中小企業(yè)ＥＲＰ的實施分析

[摘要] 中小企業(yè)對管理水平提高等方面的需求越來越強烈，迫切需要像ERP這種全面集成化的企業(yè)信息化解決方案來加速自身改造以提升企業(yè)的競爭力。基于此，本文就中小企業(yè)應如何實施ERP進行實證研究與分析。

[關(guān)鍵詞] ERP實施步驟實施要求信息化

中小企業(yè)是我國國家整體經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的重要部分，也是經(jīng)濟發(fā)展的主力。世界上先進國家以及經(jīng)濟發(fā)展快速的國家，都非常重視中小企業(yè)的發(fā)展與壯大。在全球信息化時代，中小企業(yè)如何利用信息化的趨勢來提升競爭力，進而提升我國的綜合國力，不僅事關(guān)企業(yè)自身的發(fā)展，也事關(guān)我國在21世紀經(jīng)濟發(fā)展的未來。

一、ERP描述

ERP的概念最早是出現(xiàn)于1990年初，由美國著名的計算機技術(shù)咨詢和評估集團Gartner Group Inc.在IT詞匯表中（IT Glossary）中給予描述。ERP是在管理事務及信息集成處理的基礎上，為企業(yè)作計劃和決策，并提供多種模擬功能和財務決策支持系統(tǒng)，使之能對每天將要發(fā)生的事情進行分析；同時將設計、計劃、質(zhì)量管理、銷售、運輸?shù)韧ㄟ^集成來并行地進行各種相關(guān)的作業(yè)，通過計劃的及時滾動，保證這些作業(yè)順利執(zhí)行；它的財務系統(tǒng)也將不斷地收到來自所有業(yè)務流程、分析系統(tǒng)和交叉功能子系統(tǒng)的出發(fā)信息，去監(jiān)控整個業(yè)務流程，快速做出決策。

ERP是“企業(yè)資源管理”的真正實現(xiàn)，是現(xiàn)代管理思想和現(xiàn)代IT共同發(fā)展的產(chǎn)物。它不僅僅是一套先進的計算機管理系統(tǒng)，還是一種新型的管理模式及管理工具。ERP軟件整合了企業(yè)管理思想、流程運作、基礎數(shù)據(jù)、計算機硬件和軟件于一體，對企業(yè)所有可利用的內(nèi)部和外部資源進行綜合經(jīng)營管理。在十幾年的時間內(nèi)，很快為人們所認同和接受，得到廣泛的推廣，為成功實施的企業(yè)帶來豐厚的效益。

二、中小企業(yè)ERP實施步驟

成功應用ERP取決于三個方面，可形象的用以下公式表示:

ERP應用成功＝有準備的企業(yè)＋合適的軟件＋成功的實施

根據(jù)用友公司實施方法論及筆者親自參加ERP項目實施的經(jīng)驗，總結(jié)出中小企業(yè)ERP實施的步驟，如下圖所示。

1.選型分析

由于中小企業(yè)受到資金、人才等方面的約束，沒有足夠的資源進行自行開發(fā)為企業(yè)定制的ERP軟件，一般都采用外購商業(yè)化軟件的做法。選用商業(yè)化軟件既可以節(jié)省時間、又能保證軟件的質(zhì)量，實施ERP的成功率比較高，但由于商業(yè)化軟件考慮其通用性，可能無法照顧到一些企業(yè)的特殊需求，這點可以采用二次開發(fā)的方式加以解決。所以，中小企業(yè)需要根據(jù)自身的行業(yè)特點、了解自身現(xiàn)狀及需求原因，了解自身發(fā)展前景，選擇一個實用性、合理性、先進性、開放性、可靠性和經(jīng)濟性的ERP軟件版本及模塊。

在這一階段，應注意收集整理企業(yè)內(nèi)部的抱怨及意見和各投標軟件提供商的《項目建議書》、《實施報價表》、中標公司的《實施服務合同》及《工作任務書》等文檔資料，一是便于企業(yè)自身學習，二是發(fā)生糾紛時用于維權(quán)。

2.項目規(guī)劃

簽訂《實施服務合同》即選定了ERP軟件供應商及ERP軟件模塊后，隨即進入ERP項目的規(guī)劃階段。TY公司根據(jù)多方面的考量，最后選定了用友公司ERP U860版本中的總賬模塊、應收管理模塊、應付管理模塊、采購管理模塊、銷售管理模塊、庫存管理模塊、存貨核算模塊及客戶關(guān)系管理（Customers Relationship Management，CRM)等模塊。用友方就TY公司項目組成了軟件提供方的ERP項目小組;在用友項目小組的協(xié)助下，經(jīng)過TY公司董事長評選審定，組成了企業(yè)方的ERP項目小組，并親任組長;實施顧問對雙方項目小組尤其是企業(yè)項目小組成員培訓講解，內(nèi)容包括ERP實施過程、方法及該項目的目標；之后在雙方項目小組的多次溝通下，根據(jù)《工作任務書》編制一份《項目實施主計劃書》，規(guī)劃整個項目實施的方案及進程，以對項目實施進行有效的時間管理;同時，組織召開項目啟動會，將ERP實施項目的目標、工作方式、時間安排等相關(guān)信息在TY公司內(nèi)部中、高層以及部門的業(yè)務骨干中進行傳達，使企業(yè)的高層乃至全體員工對項目實施的過程和方法有清楚的認識，同心協(xié)力，推進項目的實施。

此階段需要交付的工作文檔有《項目實施主計劃書》、《項目啟動會議紀要》、《雙方項目組成員名單及職責》和《實施方法論》等。

3.藍圖設計

此階段關(guān)鍵任務是培訓、調(diào)研及形成系統(tǒng)實施方案。

用友的ERP軟件提供三個月賬期的試用期，以便于企業(yè)用戶的培訓及練習。技術(shù)顧問經(jīng)過檢查測試企業(yè)的硬件及網(wǎng)絡環(huán)境后，進行安裝測試軟件服務器及客戶機。在安裝調(diào)試過程中，一個重要任務就是對企業(yè)方系統(tǒng)管理員進行現(xiàn)場培訓，包括軟件安裝、相關(guān)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作及系統(tǒng)的日常維護等等，并要進行考核以確保培訓效果。培訓開始由用友方提供《培訓計劃書》，經(jīng)過TY公司董事長簽署后，嚴格按照培訓計劃進行。

這個階段需要交付的工作文檔有《培訓計劃》、《培訓總結(jié)報告》、《培訓考核記錄表》、《調(diào)研計劃》、《需求分析報告》、《系統(tǒng)管理員手冊》、《產(chǎn)品安裝確認報告》、《業(yè)務解決方案》和《系統(tǒng)參數(shù)配置方案》等。本階段是非常重要的階段，關(guān)系到后續(xù)系統(tǒng)建設的成敗，同時，在本階段中需要提交簽核的文檔也特別多。

4.系統(tǒng)建設

此階段為最后確定符合企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展需要的業(yè)務解決方案和提供靜態(tài)數(shù)據(jù)的準備。首先，應根據(jù)《需求調(diào)研報告》、《需求分析報告》和《業(yè)務解決方案》的內(nèi)容配置系統(tǒng)；其次，配合模擬數(shù)據(jù)在配置的系統(tǒng)上進行方案測試和解決方案調(diào)整（一次）；再次，實施顧問提交TY公司董事長簽署解決方案（V2.0）和客戶化開發(fā)需求范圍和內(nèi)容。

此階段需要交付的工作文檔有《基本確認解決方案V2.0》、《靜態(tài)數(shù)據(jù)準備方案》、《測試方案》、《測試報告》、《測試案例清單》、《系統(tǒng)參數(shù)配置》、《測試問題記錄清單》、《最終業(yè)務解決方案V3.0》、《用戶標準操作手冊》等等。

5.切換準備

此階段的工作是完成系統(tǒng)切換之前的一切準備工作。包括建立保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行的各類制度、建立內(nèi)部支持體系、進行權(quán)限規(guī)劃和分配、對企業(yè)各崗位的最終用戶進行培訓等。

此階段需要交付的工作文檔有《系統(tǒng)運行內(nèi)部管理制度》、《系統(tǒng)內(nèi)部支持體系》、《操作權(quán)限規(guī)范表》、《最終用戶培訓計劃》、《最終用戶培訓考核記錄》、《最終用戶培訓總結(jié)報告》等等。

6.系統(tǒng)切換

中小企業(yè)沒有足夠的硬件資源和資金積累，而且，中小企業(yè)的ERP實施項目相對比較簡單，所以一般采用直接轉(zhuǎn)換法進行新舊系統(tǒng)的切換。靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是把前期準備好的靜態(tài)數(shù)據(jù)手工錄入或?qū)氲较到y(tǒng)中，為進行動態(tài)數(shù)據(jù)切換做準備；動態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是系統(tǒng)切換階段中至關(guān)重要的活動，動態(tài)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換完成就標志著系統(tǒng)正式上線，是項目實施的一個重要里程碑。動態(tài)數(shù)據(jù)的準備、轉(zhuǎn)換在系統(tǒng)實施中周期相對短暫，一般在4天～5天的時間就要完成轉(zhuǎn)換工作，因此要求準備工作必須充分、有效。應將動態(tài)數(shù)據(jù)準備方案提前發(fā)給業(yè)務人員，提前準備舊系統(tǒng)的清賬、存貨盤點等工作。

此階段需要交付的工作文檔有《靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換計劃》、《系統(tǒng)切換檢查表》、《動態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換計劃》、《動態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方案》、《系統(tǒng)切換報告》等等。

7.系統(tǒng)應用與維護

此階段是ERP系統(tǒng)實施成功后，交付企業(yè)正式使用、發(fā)揮效益的階段。系統(tǒng)上線后，用友ERP實施顧問會對新系統(tǒng)進行一個月左右的現(xiàn)場維護。運行正常后，請TY公司董事長簽署《項目驗收報告》，標志TY公司項目實施完結(jié)，轉(zhuǎn)為支持和維護階段。在ERP系統(tǒng)上線及運行后，企業(yè)應對其進行周期性運行審查，包括改善應用效果、調(diào)整優(yōu)化應用流程、提高分析水平、輔助管理評價、跟蹤最新發(fā)展以及軟件升級等。此外，本階段還有一重要任務就是對ERP系統(tǒng)的效益進行評價。

三、中小企業(yè)ERP項目實施要求

我國的中小企業(yè)普遍存在的特點是：以民營企業(yè)為主；技術(shù)創(chuàng)新能力不足；缺少人才；管理水平偏低；信息化建設水平很低等。結(jié)合我國中小企業(yè)的特點，在中小企業(yè)ERP實施中，需注意以下的主要問題。

1.重視人員培訓

培訓是成功實施ERP系統(tǒng)的重要因素， 企業(yè)領(lǐng)導層應該首先是受教育者，其次才是現(xiàn)代管理理論的貫徹者和實施者，規(guī)范企業(yè)管理及其有關(guān)環(huán)節(jié)，使之成為領(lǐng)導者、管理層及員工的自覺行動，使現(xiàn)代管理意識扎根于企業(yè)中，成為企業(yè)文化的一部分。通過培訓要使企業(yè)的各級管理人員充分認識ERP管理模式，它的實施將給企業(yè)帶來哪些變化，并還將明確實施ERP后各個崗位的人員如何適應新的工作方式。有關(guān)崗位工作人員認真學習ERP業(yè)務流程及各模塊、各節(jié)點的操作技巧，以確保ERP系統(tǒng)建設的實施成功。

2.加強基礎設施建設

中小企業(yè)實施ERP應該是建設信息技術(shù)設施和改善經(jīng)營管理同步進行，要有一定的信息基礎。ERP系統(tǒng)是以信息技術(shù)為主干，信息基礎建設直接影響ERP系統(tǒng)的工作效能。如果企業(yè)的信息基礎建設不足或根本沒有，要實施ERP系統(tǒng)將會困難重重，尤其是當前信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進，ERP和電子商務已成為企業(yè)未來發(fā)展的方向，企業(yè)必須走向信息化和自動化的工作環(huán)境，有序地在信息技術(shù)和設備上進行必要的投資和發(fā)展。

3.加強基礎數(shù)據(jù)建設

目前，我國不少中小企業(yè)經(jīng)營管理不規(guī)范，基礎數(shù)據(jù)極不健全，不整頓好就無法應用ERP系統(tǒng)。信息系統(tǒng)收集、處理、存儲、傳輸?shù)亩际菙?shù)據(jù)信息，但它無法對輸入的信息做真確性的判定，“系統(tǒng)輸入的是垃圾，它的輸出也必然是垃圾”初始數(shù)據(jù)是錯誤的，無論過程如何，結(jié)果肯定是錯誤的。ERP系統(tǒng)只有運行在準確、完整的數(shù)據(jù)之上才能發(fā)揮實際作用。準備ERP實施中的各類基礎數(shù)據(jù)是件細致、艱難又極其重要的一環(huán)。