對電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究

[摘要] 伴隨著高科技會計電算化及網(wǎng)絡會計的普及，會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制越來越受到人們的關注，會計核算和會計管理的環(huán)境都發(fā)生了很大的變化，由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，使得建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

[關鍵詞] 電算化內(nèi)部控制措施

隨著計算機和現(xiàn)代信息技術在會計中的廣泛運用，會計工作經(jīng)歷了從手工會計到電算化會計的發(fā)展過程。會計數(shù)據(jù)處理的工具也從算盤等發(fā)展到計算機單機和計算機網(wǎng)絡。作為會計信息系統(tǒng)重要組成部分的內(nèi)部控制，在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，其作用不是削弱而是加強了。它的控制手段呈多元化趨勢，對控制本身的要求更加嚴格，電算化會計信息系統(tǒng)進一步向深層次發(fā)展，這些改變既給企業(yè)帶來效益，同時也帶來了內(nèi)部控制上的問題和挑戰(zhàn)。

一、電算化會計系統(tǒng)與內(nèi)部控制制度的相關性

1.計算機改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境

會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動，如銷售預測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠程通訊技術的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成；原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要。

2.電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務的業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。由于電子商務、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制的重點為對人、機控制為主。

3.會計電算化系統(tǒng)的建立提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能更大。

二、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性

1.防范企業(yè)經(jīng)營風險

為了及時、準確地提供經(jīng)營管理所需要的會計信息，以及買方市場的迅速形成，近幾年來，不少企業(yè)相繼建立了電算化會計信息系統(tǒng)，一是直接外購商品化通用會計軟件；二是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件。這兩者都給企業(yè)帶來一定的困難，自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件，優(yōu)點在于能最大限度地滿足企業(yè)會計工作需要，但存在較大缺點：不僅開發(fā)成本往往較高，開發(fā)出來的會計軟件較難通過財政部門的認可，而且數(shù)據(jù)的安全與維護存有隱患。因此絕大多數(shù)企業(yè)都是直接購買商品化通用會計軟件，選用這種方式，投入少、見效快，使用維護容易到位，不過也有其致命弱點。更為可怕的是，無論是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件，還是購買通用商品化會計軟件，大多數(shù)工商企業(yè)在對會計信息系統(tǒng)電算化的好處予以認可的同時，往往忽視了電算化會計信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面所存在的巨大風險。

2.來自經(jīng)濟全球化的挑戰(zhàn)

隨著我國會計核算制度的進一步國際化，國外會計軟件對我國會計制度的適應性明顯增強，無形中削弱了國產(chǎn)軟件遵循現(xiàn)有會計制度、符合財務會計人員操作習慣的優(yōu)勢。可以想見，國外軟件企業(yè)會搶占中國市場，包括國外風險投資基金在內(nèi)的外資也會在中國軟件行業(yè)中大量投資，國外軟件企業(yè)與我國企業(yè)的兼并與合作機會大大增加、國內(nèi)企業(yè)之間的聯(lián)合和重組也是在所難免。另外，隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化。在會計實踐中產(chǎn)生了多層次、多方位的會計主體，從而形成對編制合并會計報告和分部報告的需求。跨國經(jīng)營的和對外貿(mào)易的發(fā)展將更加需要有關外幣業(yè)務會計和外幣報表折算的功能。還有，在成本核算體系、稅務會計處理、基金會計、非盈利組織會計等方面，我國都需要進一步完善現(xiàn)存的會計體系，修訂和補充具體會計準則。會計制度和會計準則的變化，將對會計電算化以及其內(nèi)部控制提出新的要求。

3.適應互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢

互聯(lián)網(wǎng)在財務會計中的運用，使得財務數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時進行，不僅迅捷、而且可以雙向交流財務信息的及時性得到極大的提高。甚至報表閱讀者可以根據(jù)自身的需要，以財務會計的原始數(shù)據(jù)為基礎。進行再加工，獲得更深入的信息。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)是高科技的產(chǎn)物，并將日益成為人類經(jīng)濟生活中不可缺的一部分。在以知識尤其是高科技為基礎的知識經(jīng)濟社會，財務報告中包含的人力資源、環(huán)境保護等信息重要性迅速提高，以附表、附注形式披露的信息不再知識會計報表的補充，以前并不重要的信息或受成本效益原則約束無法披露的信息，都必須進行充分、及時的披露。由此，傳統(tǒng)財務會計報告的結構和內(nèi)容都需要進行較大的變革。網(wǎng)絡是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網(wǎng)絡下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失，所以，加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設就顯得十分重要。

4.強化審計工作的需要

國際上近代的審計都是以系統(tǒng)為基礎的，即審計師要對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制進行審查和評價，以作為制定審計方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化，手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應電子數(shù)據(jù)處理的新特點，不能有效地降低電算化會計系統(tǒng)特有的風險。例如，在電算化會計系統(tǒng)中，會計信息的處理和存貯高度集中于計算機，會使手工會計系統(tǒng)中的某些職責分離，互相寄制的控制失效。為了系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)處理與存貯的會計信息準確完整，必須考慮電算化系統(tǒng)的特點，針對其固有的風險，建立新的內(nèi)部控制。這些內(nèi)部控制除了有關電子數(shù)據(jù)處理的制度、規(guī)定和人工執(zhí)行的程序控制外，內(nèi)部控制的程序化是電算化會計信息系統(tǒng)的一個重要特點。如何識別、研究、審查和評價這些新的內(nèi)容控制，尤其是程序化的內(nèi)部控制，是會計電算化給審計提出的又一個新問題。在會計電算化條件下，由于內(nèi)部控制變化了，審計人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，掌握其審查方法。對程序控制，審計員要利用計算機輔助審計技術進行審計。對于電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點，審計人員要能評估其影響，并向被審單位提出改進的建議。

三、加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要措施

1.加強系統(tǒng)內(nèi)部制度建設

實行會計電算化以后，計算機數(shù)據(jù)處理易于篡改而不易留下痕跡。健全的管理制度、授權的控制制度等都是保證財務系統(tǒng)安全運行的基礎。對數(shù)據(jù)及時備份、防止病毒的侵害，都可以保障計算機系統(tǒng)的安全性。內(nèi)部審計人員應給予處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身更多的關注。

(1)職責明確。會計人員應該檢查組織結構、職權和責任的分配與分工情況、其目的在于確定職責分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制，例如，程序與系統(tǒng)開發(fā)、計算機操作、輸入數(shù)據(jù)的控制、在可行的情況下應予以分離。

(2)提高內(nèi)部會計人員的素質。建立以提高網(wǎng)絡安全及高級程序語言方面的培訓，大力開展計算機輔助審計技術的培訓。培養(yǎng)一批既懂財會、審計業(yè)務、又精通計算機應用技術的有經(jīng)驗的復合型專業(yè)內(nèi)部會計人員。

2.加強人員的職能控制。

加強組織控制。就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，并以相應的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

(1)將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。

(2)會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進行職能分工，從而起到各個部門權利相互制約、相互平衡的作用。在運行中，后臺管理通過商品從進、銷、調、存各個方面入手。進貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務部進行輸入登記，然后由財務部審核入帳；銷貨則采用單品管理，通過收銀POS機的輸入，電腦月終匯總，產(chǎn)生各類報表供財務部入帳使用。從而體現(xiàn)了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。