對(duì)《論檔案形成在前》一文的幾點(diǎn)異議

摘要：本文針對(duì)“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”這一全新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)提出幾點(diǎn)異議，認(rèn)為正確認(rèn)識(shí)文件與檔案的關(guān)系，文件與檔案都應(yīng)當(dāng)采用廣義的文件與檔案概念：文件與檔案都可以理解為記憶工具：檔案的唯一性并不是說(shuō)檔案只有一份，就是文件的定稿。

關(guān)鍵詞：文件 檔案關(guān)系

文件與檔案的關(guān)系屬于檔案學(xué)基礎(chǔ)理論范疇，是檔案學(xué)必須予以闡釋的問(wèn)題之一。我國(guó)檔案學(xué)界普遍認(rèn)為，“檔案與文件既有聯(lián)系又有區(qū)別：文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華。”或者通俗地說(shuō)，“‘今天’的檔案就是‘昨天’的文件，‘今天，的文件將是‘明天’的檔案”。而劉東斌先生在《論檔案形成在前》一文(以下簡(jiǎn)稱《論檔案》)中提出了“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”這一全新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)。筆者對(duì)這一顛覆傳統(tǒng)結(jié)論的觀點(diǎn)提出幾點(diǎn)異議，不當(dāng)之處，請(qǐng)劉東斌先生指正，

1 為何使用狹義的文件概念?

《論檔案》在論述文件與檔案關(guān)系之前，首先對(duì)文件與檔案概念作了限定，文件使用的是《檔案學(xué)詞典》中的狹義文件概念，檔案使用的是陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中的檔案定義。

《檔案學(xué)詞典》對(duì)文件概念有廣義與狹義解釋， “廣義指組織或個(gè)人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料。是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。”“狹義僅指法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文。”

論檔案使用的是《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中的檔案定義：“檔案是原始的歷史記錄。”但筆者認(rèn)為，這樣去理解檔案定義是不全面的。陳兆祦、和寶榮兩位先生在1996年版的該教材中對(duì)檔案定義是這樣界定的： “檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榭嫉奈淖帧D表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。”緊接著寫(xiě)道，為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：“檔案是原始的歷史記錄。”可見(jiàn)，沒(méi)有前面的完整表述就不會(huì)有后面的簡(jiǎn)便表述。由此看出，《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中的檔案定義是廣義的。

對(duì)文件與檔案概念進(jìn)行限定是必要的，但《論檔案》的這一限定是存在問(wèn)題的：文件概念是狹義的，而檔案概念則是廣義的。

《檔案學(xué)詞典》中狹義的文件概念其實(shí)就是公文。如果認(rèn)為文件就是狹義的公文概念，并進(jìn)而與廣義的檔案概念作比較，那么很顯然，檔案概念要大于文件概念，畢竟公文轉(zhuǎn)化為檔案也只是我們通常習(xí)慣所說(shuō)的文書(shū)檔案中的一部分。這樣去比較文件與檔案之間的關(guān)系，勢(shì)必會(huì)得出檔案未必來(lái)自文件的結(jié)論。

既然檔案采用的是廣義的概念，而也有廣義的文件概念，那么為何非要采用狹義的文件概念作標(biāo)準(zhǔn)去認(rèn)識(shí)文件與檔案的關(guān)系呢，用廣義的文件概念與廣義的檔案概念去進(jìn)行比較，得出的結(jié)論應(yīng)當(dāng)更具有說(shuō)服力。

2 文件不是記憶工具嗎?

《論檔案》得出檔案形成在先的結(jié)論，有一個(gè)很重要的依據(jù)就是“檔案是原始的記錄。‘記錄，與‘記憶’是一脈相承的。記憶是人腦的信息貯存功能，人類認(rèn)識(shí)世界和改造世界的一切活動(dòng)都是從記憶開(kāi)始的，其他活動(dòng)都是建立在記憶基礎(chǔ)之上的……檔案作為記憶工具，就是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的……先有檔案的記憶功能，然后才有其他功能……檔案是原始的歷史記錄，是記憶工具，記錄的是原始記憶，所以檔案形成在先。”

記錄與記憶是兩個(gè)不同的概念。記憶是人腦的信息貯存功能。但“原始的歷史記錄”中的“記錄”并不是指記憶，狹義的是指文字記錄，廣義的指文字、圖表、聲音等各種不同形式的記錄。如果說(shuō)由于人類做任何事情都依賴于記憶功能，檔案具有原始記憶功能，所以先有檔案后有其他記憶功能，先有檔案后有文件。這實(shí)際上是把人腦的記憶功能與檔案的記錄功能相混淆，是否有偷換概念之嫌呢?

我們說(shuō)檔案是原始的歷史記錄，我們甚至可以說(shuō)檔案本質(zhì)上是一種記憶工具，檔案是社會(huì)記憶的工具或存在物。但由此就推出檔案形成在前，檔案是文件前身的結(jié)論，似乎有些勉強(qiáng)。因?yàn)槲募部梢宰鳛橛洃浀墓ぞ摺?/p>

狹義的文件指的是公文。這里就以國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文為例，國(guó)務(wù)院2000年發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二條規(guī)定： “行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”簡(jiǎn)單地說(shuō)，文書(shū)是一種書(shū)面文字材料，而行政機(jī)關(guān)形成的文字記錄是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，公文“基本功能在于記錄、傳遞并存貯公務(wù)活動(dòng)信息，為各項(xiàng)管理活動(dòng)服務(wù)。”因此，公文也是一種記錄，或者干脆說(shuō)公文就是一種記憶工具。

其實(shí)，廣義的文件也完全可以看成一種記憶工具。陳兆祦先生認(rèn)為“文件就是組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事務(wù)、表達(dá)意志、交流情況而制作的又構(gòu)成該項(xiàng)活動(dòng)組成部分的記錄材料(用現(xiàn)代的話來(lái)說(shuō)，文件就是人們?yōu)榱嗽跁r(shí)間和空間上傳遞信息而制作的固定了信息的物體)。”2000年頒布的中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中文件的定義就是：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。” 記錄材料也好，信息記錄也好，理解為記憶工具也是完全可行的。

既然檔案與文件都可以理解為記憶工具，那么我們還是難以得出檔案形成先于文件的結(jié)論。3檔案的唯一性就是文件的定稿嗎?

《論檔案》依據(jù)檔案是原始的歷史記錄，并從狹義的文件概念出發(fā)，認(rèn)為文件的定稿是檔案，依據(jù)定稿印制的文件是檔案的復(fù)制件，因?yàn)椤鞍甘俏ㄒ坏模募t有眾多的復(fù)制件。”理由是有學(xué)者認(rèn)為，“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。檔案“在形體上都是唯一的，這種唯一的形體對(duì)于檔案的‘原始記錄性’來(lái)說(shuō)具有無(wú)法替代的獨(dú)特價(jià)值(即使照原樣絲毫不差地復(fù)制了也使其失去了原有的價(jià)值)”， “嚴(yán)格意義上的檔案實(shí)質(zhì)上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。”

這里引用的是陳兆祦先生的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)。從這些認(rèn)識(shí)看，得出文件是檔案復(fù)制件的結(jié)論似乎也是順理成章的。但筆者認(rèn)為，《論檔案》將陳兆祦先生的認(rèn)識(shí)作為論據(jù)存在著片面性，有斷章取義之嫌。

《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中的確有“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”之語(yǔ)。但陳兆祦先生為了防止產(chǎn)生誤解，還特別有這樣一段說(shuō)明：

“必須指出，檔案這種原始?xì)v史記錄，當(dāng)然包括作為檔案保存的收文、發(fā)文底稿和印發(fā)文件以及其他各種原始材料：不能誤解為只有原稿才是人們活動(dòng)中形成的原始?xì)v史記錄：亦非大凡具有原始性和記錄性的任何材料都是檔案。”

陳兆祦先生非常肯定地告訴我們：發(fā)文底稿(即原稿、定稿)、發(fā)文和收文都是檔案，不能認(rèn)為只有原稿才是檔案。

我們?cè)賮?lái)看一看《檔案工作全書(shū)》中關(guān)于“孤本性”的完整論述：

“孤本性。或稱‘唯一性’和‘不可再生性’。這是檔案外在形態(tài)上的重要特點(diǎn)。也是檔案區(qū)別于其他文獻(xiàn)性信息的重要標(biāo)志。孤本性是指文件定稿(又稱原稿)以及已歸檔保存的草稿形體上的唯一性和不可再生性，因?yàn)闄n案文件的定稿及已經(jīng)歸檔保存的草稿均只有一份，在形體上是唯一的。這種唯一的形體對(duì)于檔案的‘原始記錄性’來(lái)說(shuō)具有無(wú)法替代的獨(dú)特價(jià)值(即使照原樣絲毫不差地復(fù)制了也使其失卻了原有的價(jià)值)。所以嚴(yán)格意義上的檔案實(shí)質(zhì)上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。這種唯一的、不可再生的檔案孤本在社會(huì)生活中具有特殊意義，是檔案之所以具有權(quán)威性、可靠性的重要原因。”

這一段論述的確認(rèn)為“檔案文件的定稿及已經(jīng)歸檔保存的草稿均只有一份，在形體上是唯一的”， “嚴(yán)格意義上的檔案實(shí)質(zhì)上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。”但我們不能將問(wèn)題割裂開(kāi)來(lái)看。上述論述是檔案工作性質(zhì)條目中的一段，該條目對(duì)檔案的主要性質(zhì)概括為：信息性，管理性，文化性。此外，從檔案在社會(huì)中發(fā)揮作用的規(guī)律以及與其他同類文獻(xiàn)信息的區(qū)別角度看，檔案還有兩個(gè)重要的性質(zhì)：相對(duì)性，孤本性。

這樣我們就好理解了，陳兆祦先生主編的《檔案工作全書(shū)》中對(duì)孤本性的論述，是從檔案在社會(huì)中發(fā)揮作用的規(guī)律以及與其他同類文獻(xiàn)信息的區(qū)別角度來(lái)進(jìn)行比較的。更何況《檔案工作全書(shū)》出版于1992年，而《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》(修訂本)出版于1996年，即使陳兆祦先生對(duì)檔案孤本性的論述前后不符，從時(shí)間上看，也應(yīng)當(dāng)以時(shí)間最近的論述為準(zhǔn)。就是在《檔案工作全書(shū)》關(guān)于檔案概念的論述中，還介紹了“中國(guó)的陳兆祦、和寶榮認(rèn)為‘檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來(lái)以備查考的文件’”這一觀點(diǎn)，并沒(méi)有說(shuō)檔案只是文件的定稿。

文件的定稿是檔案，這是毋庸置疑的。但根據(jù)定稿印制的文件，盡管不止一份，但它們?cè)谕瓿晌臅?shū)處理程序以后也是檔案，因?yàn)槲募亩ǜ迮c依據(jù)定稿印制的文件都是在當(dāng)時(shí)直接形成的，理應(yīng)都具有原始記錄性。如果僅有定稿，沒(méi)有文件，那么就不能對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)出，收文機(jī)關(guān)就沒(méi)有工作的依據(jù)：如果沒(méi)有定稿，也就缺乏印制文件的依據(jù)。所以定稿與文件的關(guān)系密不可分，猶如母子，都是一家人。母親是檔案這一家族的，又怎么能說(shuō)兒子不是檔案這一家族的呢?另外，就原件、復(fù)制件概念來(lái)看，原件是指“最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。”復(fù)制件是指“與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。”如果文件的定稿是原件，文件是復(fù)制件的話，定稿擬稿封面上的一些內(nèi)容，如簽發(fā)人、核稿人、擬稿人等內(nèi)容并不能體現(xiàn)在文件上，那么很顯然，文件與文件定稿的內(nèi)容并不完全相同。所以我們將文件定稿繕印文件，往往說(shuō)打印文件、印制文件或印發(fā)文件，而從來(lái)不會(huì)表達(dá)成復(fù)制文件。

4 結(jié)語(yǔ)

由于《論檔案》在認(rèn)識(shí)文件與檔案的關(guān)系時(shí)，沒(méi)有同時(shí)采用廣義的文件與檔案概念。在這樣的前提下，它將記憶與記錄相混淆，再片面地認(rèn)為檔案的唯一性就是文件的定稿，從而就得出了文件是檔案復(fù)制件，并進(jìn)而得出了檔案形成在前、文件形成在后的結(jié)論。其實(shí)，《論檔案》并沒(méi)有推翻文件是檔案前身的結(jié)論，因?yàn)椤墩摍n案》也承認(rèn)：“就立檔單位來(lái)說(shuō)，‘收文’不符合‘檔案形成在前’說(shuō)，而恰恰符合‘文件是檔案的前身’的觀點(diǎn)。”