對《論檔案形成在前》一文的幾點異議

摘要：本文針對“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”這一全新的學術觀點提出幾點異議，認為正確認識文件與檔案的關系，文件與檔案都應當采用廣義的文件與檔案概念：文件與檔案都可以理解為記憶工具：檔案的唯一性并不是說檔案只有一份，就是文件的定稿。

關鍵詞：文件 檔案關系

文件與檔案的關系屬于檔案學基礎理論范疇，是檔案學必須予以闡釋的問題之一。我國檔案學界普遍認為，“檔案與文件既有聯系又有區別：文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華。”或者通俗地說，“‘今天’的檔案就是‘昨天’的文件，‘今天，的文件將是‘明天’的檔案”。而劉東斌先生在《論檔案形成在前》一文(以下簡稱《論檔案》)中提出了“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”這一全新的學術觀點。筆者對這一顛覆傳統結論的觀點提出幾點異議，不當之處，請劉東斌先生指正，

1 為何使用狹義的文件概念?

《論檔案》在論述文件與檔案關系之前，首先對文件與檔案概念作了限定，文件使用的是《檔案學詞典》中的狹義文件概念，檔案使用的是陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中的檔案定義。

《檔案學詞典》對文件概念有廣義與狹義解釋， “廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料。是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。”“狹義僅指法定機關、團體、企事業單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文。”

論檔案使用的是《檔案管理學基礎》中的檔案定義：“檔案是原始的歷史記錄。”但筆者認為，這樣去理解檔案定義是不全面的。陳兆祦、和寶榮兩位先生在1996年版的該教材中對檔案定義是這樣界定的： “檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，保存備查考的文字、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。”緊接著寫道，為了簡便起見，也可表述為：“檔案是原始的歷史記錄。”可見，沒有前面的完整表述就不會有后面的簡便表述。由此看出，《檔案管理學基礎》中的檔案定義是廣義的。

對文件與檔案概念進行限定是必要的，但《論檔案》的這一限定是存在問題的：文件概念是狹義的，而檔案概念則是廣義的。

《檔案學詞典》中狹義的文件概念其實就是公文。如果認為文件就是狹義的公文概念，并進而與廣義的檔案概念作比較，那么很顯然，檔案概念要大于文件概念，畢竟公文轉化為檔案也只是我們通常習慣所說的文書檔案中的一部分。這樣去比較文件與檔案之間的關系，勢必會得出檔案未必來自文件的結論。

既然檔案采用的是廣義的概念，而也有廣義的文件概念，那么為何非要采用狹義的文件概念作標準去認識文件與檔案的關系呢，用廣義的文件概念與廣義的檔案概念去進行比較，得出的結論應當更具有說服力。

2 文件不是記憶工具嗎?

《論檔案》得出檔案形成在先的結論，有一個很重要的依據就是“檔案是原始的記錄。‘記錄，與‘記憶’是一脈相承的。記憶是人腦的信息貯存功能，人類認識世界和改造世界的一切活動都是從記憶開始的，其他活動都是建立在記憶基礎之上的……檔案作為記憶工具，就是為了滿足人類記憶備忘的要求而產生的……先有檔案的記憶功能，然后才有其他功能……檔案是原始的歷史記錄，是記憶工具，記錄的是原始記憶，所以檔案形成在先。”

記錄與記憶是兩個不同的概念。記憶是人腦的信息貯存功能。但“原始的歷史記錄”中的“記錄”并不是指記憶，狹義的是指文字記錄，廣義的指文字、圖表、聲音等各種不同形式的記錄。如果說由于人類做任何事情都依賴于記憶功能，檔案具有原始記憶功能，所以先有檔案后有其他記憶功能，先有檔案后有文件。這實際上是把人腦的記憶功能與檔案的記錄功能相混淆，是否有偷換概念之嫌呢?

我們說檔案是原始的歷史記錄，我們甚至可以說檔案本質上是一種記憶工具，檔案是社會記憶的工具或存在物。但由此就推出檔案形成在前，檔案是文件前身的結論，似乎有些勉強。因為文件也可以作為記憶的工具。

狹義的文件指的是公文。這里就以國家行政機關公文為例，國務院2000年發布的《國家行政機關公文處理辦法》第二條規定： “行政機關的公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”簡單地說，文書是一種書面文字材料，而行政機關形成的文字記錄是依法行政和進行公務活動的重要工具，公文“基本功能在于記錄、傳遞并存貯公務活動信息，為各項管理活動服務。”因此，公文也是一種記錄，或者干脆說公文就是一種記憶工具。

其實，廣義的文件也完全可以看成一種記憶工具。陳兆祦先生認為“文件就是組織或個人在社會活動中，為了相互聯系、記載事物、處理事務、表達意志、交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料(用現代的話來說，文件就是人們為了在時間和空間上傳遞信息而制作的固定了信息的物體)。”2000年頒布的中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》中文件的定義就是：“國家機關、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。” 記錄材料也好，信息記錄也好，理解為記憶工具也是完全可行的。

既然檔案與文件都可以理解為記憶工具，那么我們還是難以得出檔案形成先于文件的結論。3檔案的唯一性就是文件的定稿嗎?

《論檔案》依據檔案是原始的歷史記錄，并從狹義的文件概念出發，認為文件的定稿是檔案，依據定稿印制的文件是檔案的復制件，因為“案是唯一的，而文件則有眾多的復制件。”理由是有學者認為，“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。檔案“在形體上都是唯一的，這種唯一的形體對于檔案的‘原始記錄性’來說具有無法替代的獨特價值(即使照原樣絲毫不差地復制了也使其失去了原有的價值)”， “嚴格意義上的檔案實質上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。”

這里引用的是陳兆祦先生的學術觀點。從這些認識看，得出文件是檔案復制件的結論似乎也是順理成章的。但筆者認為，《論檔案》將陳兆祦先生的認識作為論據存在著片面性，有斷章取義之嫌。

《檔案管理學基礎》中的確有“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”之語。但陳兆祦先生為了防止產生誤解，還特別有這樣一段說明：

“必須指出，檔案這種原始歷史記錄，當然包括作為檔案保存的收文、發文底稿和印發文件以及其他各種原始材料：不能誤解為只有原稿才是人們活動中形成的原始歷史記錄：亦非大凡具有原始性和記錄性的任何材料都是檔案。”

陳兆祦先生非常肯定地告訴我們：發文底稿(即原稿、定稿)、發文和收文都是檔案，不能認為只有原稿才是檔案。

我們再來看一看《檔案工作全書》中關于“孤本性”的完整論述：

“孤本性。或稱‘唯一性’和‘不可再生性’。這是檔案外在形態上的重要特點。也是檔案區別于其他文獻性信息的重要標志。孤本性是指文件定稿(又稱原稿)以及已歸檔保存的草稿形體上的唯一性和不可再生性，因為檔案文件的定稿及已經歸檔保存的草稿均只有一份，在形體上是唯一的。這種唯一的形體對于檔案的‘原始記錄性’來說具有無法替代的獨特價值(即使照原樣絲毫不差地復制了也使其失卻了原有的價值)。所以嚴格意義上的檔案實質上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。這種唯一的、不可再生的檔案孤本在社會生活中具有特殊意義，是檔案之所以具有權威性、可靠性的重要原因。”

這一段論述的確認為“檔案文件的定稿及已經歸檔保存的草稿均只有一份，在形體上是唯一的”， “嚴格意義上的檔案實質上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。”但我們不能將問題割裂開來看。上述論述是檔案工作性質條目中的一段，該條目對檔案的主要性質概括為：信息性，管理性，文化性。此外，從檔案在社會中發揮作用的規律以及與其他同類文獻信息的區別角度看，檔案還有兩個重要的性質：相對性，孤本性。

這樣我們就好理解了，陳兆祦先生主編的《檔案工作全書》中對孤本性的論述，是從檔案在社會中發揮作用的規律以及與其他同類文獻信息的區別角度來進行比較的。更何況《檔案工作全書》出版于1992年，而《檔案管理學基礎》(修訂本)出版于1996年，即使陳兆祦先生對檔案孤本性的論述前后不符，從時間上看，也應當以時間最近的論述為準。就是在《檔案工作全書》關于檔案概念的論述中，還介紹了“中國的陳兆祦、和寶榮認為‘檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件’”這一觀點，并沒有說檔案只是文件的定稿。

文件的定稿是檔案，這是毋庸置疑的。但根據定稿印制的文件，盡管不止一份，但它們在完成文書處理程序以后也是檔案，因為文件的定稿與依據定稿印制的文件都是在當時直接形成的，理應都具有原始記錄性。如果僅有定稿，沒有文件，那么就不能對內對外發出，收文機關就沒有工作的依據：如果沒有定稿，也就缺乏印制文件的依據。所以定稿與文件的關系密不可分，猶如母子，都是一家人。母親是檔案這一家族的，又怎么能說兒子不是檔案這一家族的呢?另外，就原件、復制件概念來看，原件是指“最初產生的區別于復制件的原始文件。”復制件是指“與原件內容相同的復制品。”如果文件的定稿是原件，文件是復制件的話，定稿擬稿封面上的一些內容，如簽發人、核稿人、擬稿人等內容并不能體現在文件上，那么很顯然，文件與文件定稿的內容并不完全相同。所以我們將文件定稿繕印文件，往往說打印文件、印制文件或印發文件，而從來不會表達成復制文件。

4 結語

由于《論檔案》在認識文件與檔案的關系時，沒有同時采用廣義的文件與檔案概念。在這樣的前提下，它將記憶與記錄相混淆，再片面地認為檔案的唯一性就是文件的定稿，從而就得出了文件是檔案復制件，并進而得出了檔案形成在前、文件形成在后的結論。其實，《論檔案》并沒有推翻文件是檔案前身的結論，因為《論檔案》也承認：“就立檔單位來說，‘收文’不符合‘檔案形成在前’說，而恰恰符合‘文件是檔案的前身’的觀點。”