文件生命周期理論與中國語境

進入二十世紀九十年代以后，檔案界的有識之士進一步認識到了“文件生命周期理論”的巨大學術(shù)價值，先后出版了多部與“文件生命周期理論”相關(guān)的論著，其中吳品才博士所著《文件縱橫運動論》一書，無疑是國內(nèi)學者研究文件生命周期理論集成之作之一。該書是融會檔案(文件)形成與運動規(guī)律理論并結(jié)合我國實際而作出的普適性的文件生命周期理論中國化的闡釋與解讀，是中國語境下的文件生命周期理論。全書的特色主要體現(xiàn)在三個方面。

1 研究方法的創(chuàng)新

作為博士論文的選題，《文件運動縱橫論》一書首先給我們描述了一個不同于一般檔案學著作的“另類”分析工具和認識框架，借助了自然科學學術(shù)研究中常用的分析工具，即對照組或參照物，與多數(shù)檔案學者的學科及學術(shù)訓練背景不同，作者在大學本科階段接受的是嚴格的物理學學習和方法訓練，因此，他的思維方式帶有明顯的理工科學者的特色，其研究方法體現(xiàn)在檔案學研究領(lǐng)域也有所創(chuàng)新。

例如，對于文件(檔案)價值及其形態(tài)的闡發(fā)。檔案價值研究是檔案學的核心理論問題之一，也是檔案學者力求解決的第一個重大理論問題。但是相當一部分論著，對這個問題的探討，在學術(shù)思路上并沒有完全梳理清楚，表述也失之于表面。如，對檔案的認識通常是這樣表述的，檔案是社會實踐活動的原始記錄，它的功能和作用主要表現(xiàn)在憑證作用、參考作用和情報作用上。但是，作者認為這種學術(shù)結(jié)論失之于太過籠統(tǒng)與一般化，沒有針對性，并未解讀出價值、功能與服務對象之間的內(nèi)在邏輯及對應關(guān)系。作者強調(diào)第一價值、第二價值與文件服務對象(用戶類型)的一一對應關(guān)系，對此問題的分析和描述準確、清晰，層次分明，闡述有新意，擺脫了以往某些著作眉目不清、甚至是故弄玄虛的毛病。“對于一份具體的文件或一個具體的案卷的檔案來說，它不可能是本單位、本地區(qū)、本專業(yè)乃至整個國家所有社會實踐活動真實的歷史記錄，具體的檔案只能是它自身形成活動(設(shè)定為A活動)真實的歷史記錄，對于其形成活動之外的其他任何社會實踐活動(設(shè)定為B活動)而言，它不再可能是這些活動真實的歷史記錄”。“既然檔案只能是針對形成活動而言，它只是形成活動真實的歷史記錄，那么只有對形成活動來說它所呈現(xiàn)出的價值形態(tài)才為檔案的價值形態(tài)，而對自身早已逝去的形成活動來說，它所能呈現(xiàn)的價值形態(tài)首先只是事后的查實、憑證價值。”同時，由于文件運動階段的劃分取決于文件呈現(xiàn)的價值形態(tài)，兩者之間存在著內(nèi)在的對應關(guān)系，因此通過對文件價值形態(tài)的描述，實現(xiàn)了文件運動狀態(tài)(現(xiàn)行文件—半現(xiàn)行文件—非現(xiàn)行文件)與文件價值形態(tài)(現(xiàn)行價值—憑證價值—歷史研究價值)的整合與統(tǒng)一。

2 體系架構(gòu)的完整性及論證過程的邏輯性和嚴密性

全書共分六章，分別是“文件縱橫運動理論研究基礎(chǔ)”、“文件縱向運動論”、“文件橫向運動論”、“電子文件縱橫運動論”、“文件縱向運動理論應用研究”、“文件橫向運動理論應用研究”。各章節(jié)的組織結(jié)構(gòu)、安排具有很強的內(nèi)在邏輯性和層次性。內(nèi)容既完整、細密，整體性強，又層次清晰。由于檔案學歸根到底是一門實踐性與技術(shù)性特征較突出的學科，最后自然要歸結(jié)到這一理論的應用研究。

為了充分闡述并準確表達自己對文件運動理論的系統(tǒng)觀點，有利于同行之間進行學術(shù)交流，作者先后發(fā)表了《文件運動理論研究中的幾個概念》、《再談文件運動理論研究中的幾個概念》等多篇圍繞文件運動理論研究的辨析性文章，對諸如“文件生命”、“文件運動”、“文件運動狀態(tài)”、“文件運動階段”、“文件生命周期”、“文件生命歷程”、“半現(xiàn)行文件”與“非現(xiàn)行文件”等一系列與文件運動理論有關(guān)的概念，不厭其煩地予以闡發(fā)和辨析，力圖在中國語境下充分發(fā)掘我國傳統(tǒng)檔案學理論與歷史的本土資源，整合國外文件生命周期理論研究成果，有針對性地構(gòu)建或重塑中國式的文件運動理論。如，在檔案界，對于文件管理階段與文件運動階段的關(guān)系，多數(shù)學者認為兩者相一致，有的甚至干脆認為文件管理階段與文件運動階段是就不同角度提出的指稱同一的名詞。而作者的觀點與大多數(shù)的學者不同，他認為，“文件運動階段是表示文件同一運動狀態(tài)的時間跨度，而文件管理階段是表示文件處于同一存放地點和采用同一管理方式的時間跨度。通常情況下，當文件處于同一運動狀態(tài)時，由于擁有同一屬性而要求我們將文件存放在同一地點和采用同一管理方式：當文件運動狀態(tài)發(fā)生變化，文件運動從一個階段跨入另一個階段時，由于文件屬性的變化而要求我們適時地改變文件的存放地點和管理方式”。言之成理，且有理有據(jù)，能夠充分關(guān)注學術(shù)研究中的細節(jié)問題。

作者對于國外文件中心與我國傳統(tǒng)的機關(guān)檔案室的關(guān)系的闡釋也頗有新意。自從1988年甘肅省永靖縣試設(shè)參聯(lián)式的文件中心以來，至今已有十七、八年的時間，這一行之有效的集約化、社會化、專業(yè)化的半現(xiàn)行文件處置模式，卻遲遲得不到推廣。筆者以為，主要有兩方面的因素。一是體制問題。我國單一模式的基層檔案管理組織是計劃經(jīng)濟“小而全”體制的產(chǎn)物，單位不論大小，職能不論繁簡，事務不論巨細，文件數(shù)量不論多寡，都得建立一個與政府的檔案行政管理機構(gòu)相對口的檔案室。二是觀念問題。長期以來，檔案工作相對封閉，從上到下的從業(yè)人員自覺不自覺地把檔案工作機要化、意識形態(tài)化，從而形成巨大的體制慣性。推廣文件中心式管理體制，將會不可避免地帶來大量檔案人員重新就業(yè)問題，

3 為科技檔案管理理論研究增添了新元素、新成果

檔案學的發(fā)展與進步離不開創(chuàng)新的腳步。文件生命周期理論對于文書檔案工作實踐具有普適性(用一學術(shù)界的流行語可謂“普世價值”)，運用文件生命周期理論解釋、闡發(fā)并解決我國檔案工作中的現(xiàn)實問題——中國語境則帶有原創(chuàng)性與本土性。本書提出的文件橫向運動理論，為科技檔案管理理論研究增添了一大新亮點，是對科技檔案管理理論的有益探索，無疑具有一定的原創(chuàng)性。傳統(tǒng)的檔案學理論只承認文件運動的階段性，且這些階段彼此是不可逆的。而作者認為，這種觀點與科技活動中普遍存在的科技檔案重新轉(zhuǎn)化為科技文件的現(xiàn)實不符，隨著科技文件對科技活動開展的指導作用逐漸消失，科技文件經(jīng)整理轉(zhuǎn)化為科技檔案，這是現(xiàn)行文件與檔案的關(guān)系問題在科技文件上的具體反映，是檔案界的共識。但所謂文件運動就僅僅是這樣的文件縱向運動嗎?回答是否定的。這就是科技檔案與文書檔案的重大區(qū)別所在。作者鋪陳了大量的科技檔案的依據(jù)作用或現(xiàn)實使用性的實例，反復強調(diào)文件橫向運動概念的意蘊(也是作者首次提出的)。作者由此還進一步提出了文件多維運動的概念，即文件運動除了縱橫運動的形式外，可能還有其他的運動形式。