文件生命周期理論與中國語境

進(jìn)入二十世紀(jì)九十年代以后，檔案界的有識之士進(jìn)一步認(rèn)識到了“文件生命周期理論”的巨大學(xué)術(shù)價(jià)值，先后出版了多部與“文件生命周期理論”相關(guān)的論著，其中吳品才博士所著《文件縱橫運(yùn)動(dòng)論》一書，無疑是國內(nèi)學(xué)者研究文件生命周期理論集成之作之一。該書是融會檔案(文件)形成與運(yùn)動(dòng)規(guī)律理論并結(jié)合我國實(shí)際而作出的普適性的文件生命周期理論中國化的闡釋與解讀，是中國語境下的文件生命周期理論。全書的特色主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。

1 研究方法的創(chuàng)新

作為博士論文的選題，《文件運(yùn)動(dòng)縱橫論》一書首先給我們描述了一個(gè)不同于一般檔案學(xué)著作的“另類”分析工具和認(rèn)識框架，借助了自然科學(xué)學(xué)術(shù)研究中常用的分析工具，即對照組或參照物，與多數(shù)檔案學(xué)者的學(xué)科及學(xué)術(shù)訓(xùn)練背景不同，作者在大學(xué)本科階段接受的是嚴(yán)格的物理學(xué)學(xué)習(xí)和方法訓(xùn)練，因此，他的思維方式帶有明顯的理工科學(xué)者的特色，其研究方法體現(xiàn)在檔案學(xué)研究領(lǐng)域也有所創(chuàng)新。

例如，對于文件(檔案)價(jià)值及其形態(tài)的闡發(fā)。檔案價(jià)值研究是檔案學(xué)的核心理論問題之一，也是檔案學(xué)者力求解決的第一個(gè)重大理論問題。但是相當(dāng)一部分論著，對這個(gè)問題的探討，在學(xué)術(shù)思路上并沒有完全梳理清楚，表述也失之于表面。如，對檔案的認(rèn)識通常是這樣表述的，檔案是社會實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，它的功能和作用主要表現(xiàn)在憑證作用、參考作用和情報(bào)作用上。但是，作者認(rèn)為這種學(xué)術(shù)結(jié)論失之于太過籠統(tǒng)與一般化，沒有針對性，并未解讀出價(jià)值、功能與服務(wù)對象之間的內(nèi)在邏輯及對應(yīng)關(guān)系。作者強(qiáng)調(diào)第一價(jià)值、第二價(jià)值與文件服務(wù)對象(用戶類型)的一一對應(yīng)關(guān)系，對此問題的分析和描述準(zhǔn)確、清晰，層次分明，闡述有新意，擺脫了以往某些著作眉目不清、甚至是故弄玄虛的毛病。“對于一份具體的文件或一個(gè)具體的案卷的檔案來說，它不可能是本單位、本地區(qū)、本專業(yè)乃至整個(gè)國家所有社會實(shí)踐活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，具體的檔案只能是它自身形成活動(dòng)(設(shè)定為A活動(dòng))真實(shí)的歷史記錄，對于其形成活動(dòng)之外的其他任何社會實(shí)踐活動(dòng)(設(shè)定為B活動(dòng))而言，它不再可能是這些活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄”。“既然檔案只能是針對形成活動(dòng)而言，它只是形成活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，那么只有對形成活動(dòng)來說它所呈現(xiàn)出的價(jià)值形態(tài)才為檔案的價(jià)值形態(tài)，而對自身早已逝去的形成活動(dòng)來說，它所能呈現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)首先只是事后的查實(shí)、憑證價(jià)值。”同時(shí)，由于文件運(yùn)動(dòng)階段的劃分取決于文件呈現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)，兩者之間存在著內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系，因此通過對文件價(jià)值形態(tài)的描述，實(shí)現(xiàn)了文件運(yùn)動(dòng)狀態(tài)(現(xiàn)行文件—半現(xiàn)行文件—非現(xiàn)行文件)與文件價(jià)值形態(tài)(現(xiàn)行價(jià)值—憑證價(jià)值—?dú)v史研究價(jià)值)的整合與統(tǒng)一。

2 體系架構(gòu)的完整性及論證過程的邏輯性和嚴(yán)密性

全書共分六章，分別是“文件縱橫運(yùn)動(dòng)理論研究基礎(chǔ)”、“文件縱向運(yùn)動(dòng)論”、“文件橫向運(yùn)動(dòng)論”、“電子文件縱橫運(yùn)動(dòng)論”、“文件縱向運(yùn)動(dòng)理論應(yīng)用研究”、“文件橫向運(yùn)動(dòng)理論應(yīng)用研究”。各章節(jié)的組織結(jié)構(gòu)、安排具有很強(qiáng)的內(nèi)在邏輯性和層次性。內(nèi)容既完整、細(xì)密，整體性強(qiáng)，又層次清晰。由于檔案學(xué)歸根到底是一門實(shí)踐性與技術(shù)性特征較突出的學(xué)科，最后自然要?dú)w結(jié)到這一理論的應(yīng)用研究。

為了充分闡述并準(zhǔn)確表達(dá)自己對文件運(yùn)動(dòng)理論的系統(tǒng)觀點(diǎn)，有利于同行之間進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，作者先后發(fā)表了《文件運(yùn)動(dòng)理論研究中的幾個(gè)概念》、《再談文件運(yùn)動(dòng)理論研究中的幾個(gè)概念》等多篇圍繞文件運(yùn)動(dòng)理論研究的辨析性文章，對諸如“文件生命”、“文件運(yùn)動(dòng)”、“文件運(yùn)動(dòng)狀態(tài)”、“文件運(yùn)動(dòng)階段”、“文件生命周期”、“文件生命歷程”、“半現(xiàn)行文件”與“非現(xiàn)行文件”等一系列與文件運(yùn)動(dòng)理論有關(guān)的概念，不厭其煩地予以闡發(fā)和辨析，力圖在中國語境下充分發(fā)掘我國傳統(tǒng)檔案學(xué)理論與歷史的本土資源，整合國外文件生命周期理論研究成果，有針對性地構(gòu)建或重塑中國式的文件運(yùn)動(dòng)理論。如，在檔案界，對于文件管理階段與文件運(yùn)動(dòng)階段的關(guān)系，多數(shù)學(xué)者認(rèn)為兩者相一致，有的甚至干脆認(rèn)為文件管理階段與文件運(yùn)動(dòng)階段是就不同角度提出的指稱同一的名詞。而作者的觀點(diǎn)與大多數(shù)的學(xué)者不同，他認(rèn)為，“文件運(yùn)動(dòng)階段是表示文件同一運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的時(shí)間跨度，而文件管理階段是表示文件處于同一存放地點(diǎn)和采用同一管理方式的時(shí)間跨度。通常情況下，當(dāng)文件處于同一運(yùn)動(dòng)狀態(tài)時(shí)，由于擁有同一屬性而要求我們將文件存放在同一地點(diǎn)和采用同一管理方式：當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)狀態(tài)發(fā)生變化，文件運(yùn)動(dòng)從一個(gè)階段跨入另一個(gè)階段時(shí)，由于文件屬性的變化而要求我們適時(shí)地改變文件的存放地點(diǎn)和管理方式”。言之成理，且有理有據(jù)，能夠充分關(guān)注學(xué)術(shù)研究中的細(xì)節(jié)問題。

作者對于國外文件中心與我國傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案室的關(guān)系的闡釋也頗有新意。自從1988年甘肅省永靖縣試設(shè)參聯(lián)式的文件中心以來，至今已有十七、八年的時(shí)間，這一行之有效的集約化、社會化、專業(yè)化的半現(xiàn)行文件處置模式，卻遲遲得不到推廣。筆者以為，主要有兩方面的因素。一是體制問題。我國單一模式的基層檔案管理組織是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)“小而全”體制的產(chǎn)物，單位不論大小，職能不論繁簡，事務(wù)不論巨細(xì)，文件數(shù)量不論多寡，都得建立一個(gè)與政府的檔案行政管理機(jī)構(gòu)相對口的檔案室。二是觀念問題。長期以來，檔案工作相對封閉，從上到下的從業(yè)人員自覺不自覺地把檔案工作機(jī)要化、意識形態(tài)化，從而形成巨大的體制慣性。推廣文件中心式管理體制，將會不可避免地帶來大量檔案人員重新就業(yè)問題，

3 為科技檔案管理理論研究增添了新元素、新成果

檔案學(xué)的發(fā)展與進(jìn)步離不開創(chuàng)新的腳步。文件生命周期理論對于文書檔案工作實(shí)踐具有普適性(用一學(xué)術(shù)界的流行語可謂“普世價(jià)值”)，運(yùn)用文件生命周期理論解釋、闡發(fā)并解決我國檔案工作中的現(xiàn)實(shí)問題——中國語境則帶有原創(chuàng)性與本土性。本書提出的文件橫向運(yùn)動(dòng)理論，為科技檔案管理理論研究增添了一大新亮點(diǎn)，是對科技檔案管理理論的有益探索，無疑具有一定的原創(chuàng)性。傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論只承認(rèn)文件運(yùn)動(dòng)的階段性，且這些階段彼此是不可逆的。而作者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)與科技活動(dòng)中普遍存在的科技檔案重新轉(zhuǎn)化為科技文件的現(xiàn)實(shí)不符，隨著科技文件對科技活動(dòng)開展的指導(dǎo)作用逐漸消失，科技文件經(jīng)整理轉(zhuǎn)化為科技檔案，這是現(xiàn)行文件與檔案的關(guān)系問題在科技文件上的具體反映，是檔案界的共識。但所謂文件運(yùn)動(dòng)就僅僅是這樣的文件縱向運(yùn)動(dòng)嗎?回答是否定的。這就是科技檔案與文書檔案的重大區(qū)別所在。作者鋪陳了大量的科技檔案的依據(jù)作用或現(xiàn)實(shí)使用性的實(shí)例，反復(fù)強(qiáng)調(diào)文件橫向運(yùn)動(dòng)概念的意蘊(yùn)(也是作者首次提出的)。作者由此還進(jìn)一步提出了文件多維運(yùn)動(dòng)的概念，即文件運(yùn)動(dòng)除了縱橫運(yùn)動(dòng)的形式外，可能還有其他的運(yùn)動(dòng)形式。