秦翰才與《檔案科學管理法》

1 秦翰才。秦翰才(1895—1968)，上海陳行鄉人，幼時先后就讀于三林學校、江蘇省立松江第三中學，畢業后，任江蘇教育會文書，1917年轉入上海中華職業教育社總務科任秘書、通訊股主任。1927年，受聘為上海市公用局秘書科長，后轉為“兩路局”(京滬、滬杭甬鐵路管理局)秘書，主辦文書檔案管理。抗日戰爭爆發后，在重慶任交通部專員。1939年夏，赴香港參加編纂《中國經濟建設資料》。1942年秋，赴蘭州甘肅水利林牧公司任秘書。1946年回到上海任職于中國紡織機械公司。1955年退休。1956年被上海市人民委員會聘為上海市文史館館員。1968年9月28日病逝。

秦先生治學勤奮嚴謹，譯介西方學術以切于實用者為主，學術研究重資料依據。“公余之暇則手不釋卷，筆不停揮，讀書著述”。他在蘭州等地搜集了大量左宗棠資料，在當時全面貶低左宗棠的文化大背景下，他卻寫出了《左文襄公在西北》一書，獲得了后人的高度贊揚。他對年譜頗有研究，收集了2090種年譜，獲得了“千譜樓主”的稱號。他還注重調查，1945年赴大連，兩次客旅長春，五訪偽滿宮廷，查閱偽滿宮藏圖書字畫，搜求溥儀書信和逸事，著《滿宮殘照記》，輯《滿洲偽國官印集》。他還將其全部藏書捐獻給了上海圖書館。

2 《檔案科學管理法》。秦先生在上海市公用局任職期間，總結該局文書檔案改革的實踐，提出了一種檔案管理的新方法，并纂成《上海市公用局行政管理實況》一書。此后，在京滬、滬杭甬鐵路局任秘書和在交通部任專員時，與同行顧震白、吳芳孫共同探討檔案管理的經驗，于1942年編著成《檔案科學管理法》一書。《檔案科學管理法》最初出版于1942年，1945年出第三版時有所增訂，1947fg4月再度出版。1958年被中國人民大學歷史檔案系作為檔案學十三本舊著之一而翻印。

《檔案科學管理法》一書內容新穎，全書共五章。第一章檔案工作性質之新認識。作者首先認為“檔案非為官署所專有”，然后認為“檔案乃一種工作或事業之歷史”，并認為“吾人斷定一個民族或一個國家之文野，常以其有無歷史記錄，或有無完善之歷史以為衡。由是吾人評判一組織在文化上之程度，亦可以其有無完善之檔案為衡”，還糾正了一些錯誤的觀點，如“檔案工作是一種機械工作”，最后給出了檔案性質的新認識：檔案本身便是歷史，編輯檔案等于編纂史書，檔案工作并非純粹機械工作，僅是保管為機械工作。第二章檔案工作之新組織。作者認為“在吾人樹立對于檔案之新認識以后，吾人建議今后之檔案工作，應有一個嶄新之組織”，“檔案工作應脫離一般之文書組織而有一獨立之組織，然后方可提高檔案工作人員之地位”，在此基礎上作者假定此組織之名稱為“資料室”，并對該機構作了進一步的闡述。第三章檔案編管之新方案。作者先解釋了檔案編管方案應具備的四個目標，并介紹了需要先期致力的兩項工夫。檔案工作的地位要在文書系統之上，還要使一般文書工作與檔案工作相配合，然后作者闡述了編輯案卷的六大步驟，補充了對現有檔案管理通病補救的方法，介紹了檔案保管的三大項，最后介紹了附加的兩項建議。第四章檔案人才之新標準。作者認為既然實行新的管理方案，就要按一定標準選擇合適的人員來從事檔案工作，因此，作者在將檔案工作分為編輯和保管的基礎上，也對不同崗位的人員提出了不同的具體要求。第五章檔案用品之新設計。作者一一介紹了登記、裝訂、度藏以及調卷四方面所用的新的檔案用品。作者在本書第五章后附有19種檔案編管用品目錄。

3 該書之學術價值。雖然《檔案科學管理法》正文只有三十一頁，但該書極具理論價值。首先，作者雖然站在機關文書檔案管理的角度上寫作本書，但卻強調了檔案的歷史價值，檔案是史料，檔案與歷史有著緊密的聯系，編輯檔案等于編纂史書。這一認識尤其在行政界學者中是少有的，難能可貴。其次，作者認為“檔案非為官署所專有，凡為一個事業組織，如銀行，如百貨公司，如學術團體等，皆必有其檔案。即為一私，亦有其檔案”。正是在此基礎上，作者說，“然今后之歷史，將包括全社會活動之記錄，當不僅取材于各官署之檔案，亦當取材于一切重要事業之檔案，則如金融機關，交通機關等，并應各知所以重視其檔案，樹立一種健全之檔案制度”。此外，作者還對分類與立卷的關系，以及立卷原則和方法都有新的認識，其中所提立卷應以一事一卷為主，結合“時期”、“單位”、“地域”和“事業”，有較高理論和應用價值。