檔案非形成在前

摘要：本文針對劉東斌提出的檔案形成在前說，從檔案與文件的定義、檔案與文件的形成過程及檔案的本質屬性等方面展開論述，認為檔案來源于文件，檔案是在一定的條件下才產生的，文件不是檔案的復制件，檔案非形成在前。

關鍵詞：檔案 文件 形成

《檔案管理》2007年第1期劉東斌的《論檔案形成在前》一文(以下簡稱劉文)對“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點進行了質疑和反思，提出了“檔案形成在前”的觀點。他認為檔案是記憶工具，所以形成在前：檔案之義形成在前，而文件之意形成在后：檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件，這無疑是一個十分大膽的理論設想，對于已經形成并且檔案界早已經習慣的檔案學理論來說具有一定的顛覆性，令人耳目一新。不過，細讀劉文，又對“檔案形成在前”的說法產生很多疑問。劉文論述檔案與文件到底哪一個先形成的問題，其實是涉及到檔案起源的問題。在此，筆者對此有不同的看法，以求教于劉東斌。

1 從檔案與文件的概念看，檔案來源于文件

劉文采用的文件概念是《檔案學詞典》中狹義的文件概念，即“僅指法定機關、團體、企事業單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文”。所采用的檔案概念是陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中的檔案定義，即“檔案是原始的歷史記錄”。既然要弄清楚檔案與文件到底哪個先形成這個大問題，就不能單純采用檔案與文件的狹義的概念來論述。竇曉光主編的《文件管理》一書中對文件作出如下解釋：“文件是組織或個人在各種活動中，為了相互聯系和處理事務等實際需要，而用語言、文字、圖像、信號等方式直接記錄下來的信息材料，它是人們為了處理實際事務，用來記錄、固定和傳遞信息的一種工具。”《檔案法》指出，檔案“是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”以上定義從廣義的角度分別說明了文件與檔案的內涵，文件是用語言、文字、圖像、信號等方式直接記錄下來的信息材料，檔案是其中對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二者內容是一致的，只不過檔案是對國家和社會有保存價值的不同形式的歷史記錄而已。文件轉化成檔案的重要條件就是看其是否對國家和社會具有保存價值，文件的生命力正在于其價值，檔案管理使文件的生命力得以延續。很顯然，檔案來源于文件，檔案來源于有保存價值的文件。

2 檔案是一種記憶的工具，但不是單純為了記憶而產生的，檔案的產生是需要具備一定的條件的，檔案非形成在前

劉文認為“檔案是記憶工具，所以形成在前”。我們不否認檔案是一種記憶的工具，但不能因此斷定檔案是單純為了記憶而產生的，更不能從檔案是記憶的工具這一點上得出檔案形成在前的結論，檔案不是單純為了記憶而產生，那么它又是如何產生的呢?檔案的形成要具備兩個條件，一是文字的產生，二是國家管理的需要。國家的出現、文字的產生應是檔案形成之時。從古代史籍記載推斷，我國最早的檔案在第一個奴隸制國家夏朝就產生了，那時不僅產生了檔案，還有保管檔案的官員，只是還沒有發現實物證明。可以明確的是在我國第二個奴隸制國家商朝，已經產生了甲骨檔案。殷墟甲骨文在商代是有意識保存的，是商代人們在社會實踐活動中直接形成的真實歷史記錄，是檔案。

劉文為什么憑“檔案是記憶的工具”就得出檔案形成在前的結論呢?因為，劉文認為“記憶是人腦的信息貯存功能，人類認識世界和改造世界的一切活動都是從記憶開始的，其他活動都是建立在記憶基礎之上的。也就是先有記憶活動后有其他活動，否則，其他活動將無法進行。”對此觀點，筆者更是不敢茍同。辯證唯物主義認為：世界是客觀存在的物質世界，物質是不依賴于人的意識并能為人的意識所反映的客觀實在，先有物質后有意識，意識是物質的反映。物質決定意識，意識對物質有反作用。從意識的起源來看，意識是物質世界發展到一定階段的產物。從意識的生理機能來看。人腦是產生意識的物質器官，是意識的生理基礎，意識是人腦特有的機能。從意識的本質來看，意識是客觀存在在人腦中的反映。即意識是物質的產物，是人腦(物質)的機能，是物質的反映。《辭海》中“記憶”的定義是：“人腦對經驗過的事物的識記、保持、再現或再認。”可見“記憶”是屬于意識范疇的，人類認識世界和改造世界的一切活動并不是從記憶開始的，其他活動也不是建立在記憶的基礎之上的。劉文的“先有記憶活動后有其他活動，否則其他活動將無法進行”的觀點顯然是錯誤的。由此得出的先有檔案的記憶功能，然后才有其他功能。其他功能都是建立在檔案形成在前的記憶功能之上的觀點也自然是錯誤的。

3 從檔案與文件的形成過程看，檔案非形成在前，檔案不是文件的前身，更不是文件的復制件

我們知道，檔案是隨著文字的產生和國家的出現才產生的，檔案最初來源于文書，也就是文件。我國的文書在不同的社會歷史階段，從形式到內容都有很大變化。從制成材料上看，文件經過了從甲骨到金石、縑帛、紙質、電子等不同的發展階段，從而產生了甲骨檔案、金石檔案、縑帛檔案、紙質檔案和電子檔案。這種書寫載體的進化意味著社會經濟、政治、文化的不斷進步，不能把文件形成方式的進步當成是檔案形成在前的理由，如果以此作為檔案形成在前的理由，則檔案應該一直是原始的手抄件。從手抄到打印，這只是文件形成過程發生的變革。在相當長一段時期內，文件采用先手寫再打印的方式，手寫件和打印件共同構成一份檔案的內容，所以立卷時我們反復強調“正文在前，定稿在后”。所以，并不是把檔案復制成了文件，檔案還在產生過程中，怎么會被復制呢?劉文認為：“所有的文件都是依照檔案手抄繕寫或印刷復制的。檔案實質上是文件的前身，文件不過是檔案的復制件。檔案與文件的這種復制與被復制的關系，從古到今就沒有改變。”事實上，所有的文件不是依照檔案手抄繕寫或印刷復制的，而是依照定稿手抄繕寫或印刷復制的，在電子時代這種手抄繕寫或印刷復制也不復存在了，這些只是文件的形成過程而已，

劉文列舉古籍中的史實進一步論證文件是檔案復制件的問題，讓我們隨劉文一起也到歷史長河中去考察，看是不是檔案形成在前。劉文說：西周時期，《周禮》中記載：“凡邦之大盟約，涖其盟書，而登之于天府。大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之。”也就是國家大盟約(檔案)要存放到天府(檔案館)，并將盟約(檔案)復制成盟約文件發給“大史、內史、司會及六官”，分別保管，踐約執行。這不僅不能說明文件是檔案的復制件，恰恰相反，正說明檔案來源于文件。《周禮·內史》賈公顏疏：“‘內史、司會、冢宰貳之’又‘大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之。’這些史料中的‘副’、‘貳’，都是指檔案的副本。”西周王朝當時已十分重視檔案副本的收藏，在其文檔管理的過程中，檔案文書已有正本的同時推行副本制度，凡重要文書都保存有副本以備查考，特殊文書甚至存有多份副本，足以見得當時統治者對副本制度的重視程度。

劉文又列舉了《周禮》中的記載：“司民，掌萬民之數，自生齒以上，皆書于版，……獻其數于王，王拜受之，登與天府，內史、司會、冢宰貳之，以贊王治。”司民歸小司寇所管，負責經常的人口統計，這條記載正表明，戶籍的正本呈交天府收藏，內史、司會、冢宰均收藏戶籍檔案的副本。《大司寇》、《司徒》、《司民》、《小司寇》、《司勛》等有關職掌表明，夭府所掌管的檔案文獻種類是相當繁多的，天府所掌管的宗廟是周王室收藏、保管檔案文獻的最高機構。如果說天府是周王室管理檔案文獻的最高級官員的話，那么大史、內史、外史、小史、御史、司勛、司約、司盟、司書、職方氏、司會等，也是周王室起草以及保管檔案文獻的重要官員。

此外，劉文還列舉了《舊唐書》的內容：“凡尚書省施行制敕，案成則給程以抄之，若急速者，不出其日，……凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日納諸庫。”但原文中還有以下內容：“凡施行公文應印者，監印之官考其事目無差，然后印之，必書于歷。”由此可見，在唐代，公文的形成是有嚴格的格式要求的，“文案”、“公文”屬于文件的范疇，宋代《理會架閣札子》中的“應令逐案承受文字，已結絕及無行遣，限三日發送上簿，接續結押”內容，事實上也是指文件的辦理過程。從以上分析可以看出，從古到今，無論檔案的形成過程如何發生變化，檔案來源于文件始終沒有改變。

文件形成后一式三份暫時保存在檔案員那里，歸檔時再區分其價值進行歸檔，也有即時歸檔的，但也是按照這個原則進行的，沒有價值的文件存放再久也不能成為檔案。劉文也承認兼職檔案員“保管的復制印刷成文件后就存檔的原始記錄，就是檔案了”，正因為文件與檔案的密切關系，文書處理人員與檔案員一般由一人擔任。劉文認為：文件形成后，發往有關部門、單位后就再也沒有回到檔案人員手中。怎么能說文件是檔案的前身，檔案是文件轉化而來的呢?事實上，對發文單位來說，文件形成后，由文書處理人員或檔案人員保存一式三份，等第二年再立卷歸檔。留存的文件在沒有歸檔前可以說還是文件，怎么能說文件再也沒有回到檔案人員手里呢?一個單位的發文包含了發出去的文件和留存在文書處理人員或檔案人員手中的文件，對發文單位來說，發文中的一小部分變成了檔案；對收文單位來說，是否將收到的文件歸檔，要依據文件對本單位的價值，看此份文件能否反映本單位的歷史面貌。大多數收文是不需要歸檔的，檔案來源于文件，當然可以說檔案來源于收文、發文，確切地說，是檔案來源于有保存價值的收文和發文。劉文以正在制定的《物權法》為例說，雖經六審而未通過，這六審的原稿或修改意見會作為檔案保存的。這又是一個錯誤的認識，按照檔案保管范圍的規定，如果經過六審沒有通過，那么這六審的草稿是不需要歸檔的，因為文件沒有按照一定的程序完成，沒有任何法律效力，即便是在打字技術已很發達的二十一世紀仍用原始的手抄形式形成的草稿也是沒有絲毫價值的，是不用歸檔的；相反，《物權法》一經頒布實施，文件具有了法律效力，其歷次修改稿也就需要歸檔保存，因為它們真實地反映了《物權法》的形成過程。

4 從檔案的本質屬性看，檔案非形成在前

檔案的本質屬性是原始記錄性，這是我們所公認的，這是檔案區別于圖書、資料的主要特點。劉文正是利用這一點來否認檔案從文件轉化而來，究其原因是因為其對原始記錄性產生了誤解。劉文認為檔案是最原始的記錄，是原本、原稿等，嚴格意義上的檔案實質上指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。事實上，檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性是原始記錄性，國家機關、社會組織或個人在其社會實踐活動中，要闡明意圖、進行聯系、記述情況、處理各種事務，必然形成和使用許多文件，這些文件有的日后需要查考的就整理保存下來，轉化為檔案。由于它是隨著工作活動的客觀需要而形成的，歷史怎樣發展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。無論從形式和內容特征上它都表現出原始性，在形式上，機關的發文底稿上有主管者、作者的筆跡，有機關的大印，有的還是當時形象的照片或錄像、原聲的錄音，表現出高度的原始性、事實的確鑿性。在內容上，無論是指示、命令、請示、通知、通報都真實地記載著作者、主管者的思想立場。正確認識檔案的本質屬性對做好檔案工作具有指導意義。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史真跡，后人不能以自己的觀點和需要去改變檔案。便于認識檔案與文件的區別和聯系，檔案直接來源于文件，文件與檔案在內容與形式上完全一致，但是文件與檔案在性質和作用上不同，是屬性不同的兩種事物，檔案是文件中挑選出來的一小部分。

劉文稱文件是檔案的復制件，那么文件運轉就是檔案的復制件在運轉了，手寫的、電腦上存的原始的文字，如果不經過固定的程式形成文件從而具備法定效力，則其是沒有任何價值的。劉文顯然是站在古代的天空下審視現代的檔案工作，豈有不錯之理?如果只將定稿看成檔案，那么所有的收文不管其內容如何重要，都沒有轉化成檔案的可能了，因為收文不是原始的記錄。以此推斷，通過轉化手段而形成的電子檔案、縮微檔案也是不可能產生的。按照劉文的觀點，在計算機技術十分發達的今天，任何形式的轉存都是不原始的手段，如果需要歸檔的話，最好連同保存“檔案”的計算機一起保管，因為這樣才符合檔案的原始記錄性。

5 檔案形成在前說對檔案工作帶來的負面影響

劉文的檔案形成在前說立意大膽，使我們對早已習慣的檔案來源于文件的學說重新進行審視，其創新性是值得肯定的。但是，如果劉文的檔案形成在前的觀點成立的話，那么對檔案工作來說是無益的，突出表現在：

對檔案理論的負面影響。學術研究不拒絕爭論，更不拒絕創新，由于劉文對檔案的本質屬性——原始記錄性的理解是片面的，所以得出了檔案形成在前的錯誤結論，這一結論對檔案理論的不斷發展也是不利的。

對檔案信息資源建設的負面影響。由于劉文所用檔案與文件的概念只是狹義的概念，劉文又一再從檔案的本質屬性原始記錄性來強調真正的檔案只能是定稿、手抄件，如此推斷下去，則照片、錄音帶、錄像帶、公文等都不被列入歸檔的范圍了，無疑檔案形成在前理論不利于豐富檔案信息資源。