高校教學(xué)秘書工作的特點及素質(zhì)要求

近年來，隨著各高校的擴大招生，大力引進師資，學(xué)校對教學(xué)管理工作的要求逐漸完善，要求效率不斷提高，教學(xué)秘書要了解工作的特點，具有創(chuàng)新精神和求實作風(fēng)，這樣才能面對繁雜的工作游刃有余，從而提高工作的效率。

一、教學(xué)秘書工作的特點

1.服務(wù)性

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點和歸宿。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學(xué)歷、地域等均有所不同，面對成千上萬的性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境的不同的教師和學(xué)生，都使教學(xué)秘書的服務(wù)對象有了特殊性，服務(wù)的難度加大。由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此，教學(xué)秘書的工作必須建立在真心誠意服務(wù)的基礎(chǔ)上，急教師所急，解學(xué)生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。

2.管理性

教學(xué)秘書的管理層次低，但工作細。院（系）教學(xué)管理工作是學(xué)校內(nèi)部的基礎(chǔ)工作，學(xué)校下達的任務(wù)、命令都由各院（系）來貫徹實施，其管理的對象是一個個具體的教師和學(xué)生以及各種相關(guān)的問題，也就要求二級院工作要做得更扎實、穩(wěn)妥。

3.時效性和繁雜性

教學(xué)秘書工作的時效性主要表現(xiàn)在所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作必須在教學(xué)活動實施前準(zhǔn)備就緒，講究效率，不做無效勞動，不做重復(fù)教育，爭取教學(xué)資源的有效配置和教學(xué)效應(yīng)的最佳發(fā)揮。教學(xué)活動是教和學(xué)雙方的互動過程，也是全院各部門相互作用、相互協(xié)調(diào)的過程。

教學(xué)秘書工作的繁雜性主要表現(xiàn)在工作的難度大，既有常規(guī)性的日常管理工作要做，又有一些突發(fā)性的教學(xué)情況要處理，工作重，責(zé)任大。工作的內(nèi)容范圍幾乎涉及到院（系）教學(xué)管理工作的各個方面，既繁又雜，頭緒多，工作量大，許多工作都牽涉到具體的人或物，甚至涉及教師和學(xué)生的切身利益。

4.時限性和例行性

時限性和例行性主要有每學(xué)期的教學(xué)周數(shù)、每門課程的學(xué)時安排、入學(xué)和畢業(yè)這些活動都有嚴格的時間限制，而且任務(wù)集中，責(zé)任重大，來不得半點失誤和差錯。高校教學(xué)管理以每個專業(yè)的不同年級、每個學(xué)期的各個階段為周期不停地運轉(zhuǎn)，課程的安排、課時的安排、考試考查及成績登錄、學(xué)籍管理、教學(xué)檔案的建立以及專業(yè)教學(xué)計劃的制度，都屬于例行性和程序化的管理。

5.協(xié)調(diào)性和政策性

教學(xué)秘書必須正確、迅速地貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定和指示，并將執(zhí)行情況及時報告和反饋。教學(xué)秘書工作是聯(lián)系教學(xué)主管部門、教師、學(xué)生三者之間，具有承上啟下、溝通信息、互通情況的作用。其協(xié)調(diào)職能貫穿于教學(xué)管理的全過程，教學(xué)秘書協(xié)調(diào)職能發(fā)揮得好壞將對院（系）的教學(xué)活動產(chǎn)生直接影響，而發(fā)揮協(xié)調(diào)功能要堅持原則，不能違背政策與法規(guī)，一味讓步與妥協(xié)。從秘書工作的職能來看，是貫徹執(zhí)行教育方針政策、法規(guī)、實施學(xué)校教育管理的最基層的管理人員。

6.積累性和檔案性

院系實施教學(xué)活動、教學(xué)研究、教學(xué)文件等是各院系不可缺少的重要歷史記錄，極具保存價值，它是學(xué)院改革發(fā)展的見證，是促進教學(xué)創(chuàng)新、提高教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)過程的信息資源，也是本科教學(xué)工作水平評估隨機檢查的基本材料，必須及時做好這些資料的整理、歸檔工作。這項工作不僅有時間上的限制，還有質(zhì)量上的要求，所以教學(xué)秘書要有責(zé)任心，刻苦認真的態(tài)度來操作，以確保教學(xué)資料歸檔的時間性、正確性和完整性。

二、對教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

1.良好的心理素質(zhì)

做好教學(xué)秘書工作，固然需要一定的思想素質(zhì)、能力素質(zhì)，但也應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)。因為教學(xué)秘書的服務(wù)職能決定了這一特殊崗位的從屬性、被動性、輔助性等特點，教學(xué)秘書在工作中不可避免地產(chǎn)生一些不良心理，其后果將影響其工作的積極性和創(chuàng)造性，影響水平的發(fā)揮和效率的提高。秘書工作是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，要善于改善自己的心理素質(zhì)和思維方式，要善于自省，要學(xué)會有效地表達自己的想法，要學(xué)會開放心靈，容納別人的想法。因此，教學(xué)秘書在不斷擴充理論應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強心理素質(zhì)的培養(yǎng)。

2.熟練的微機操作能力

在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，辦公現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化深刻地改變著學(xué)校的教學(xué)管理模式。教學(xué)秘書的工作方法和手段也要發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，要適應(yīng)新形勢、掌握新技術(shù)。計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)越性可以說在目前的教務(wù)管理中發(fā)揮得淋漓盡致，大到排課系統(tǒng)、各級各類考試報名系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)，小到日常管理、文件傳遞及各類電子文檔等等，幾乎滲透到教學(xué)管理的方方面面。那么要想跟上時代步伐，就必須用這些現(xiàn)代化技術(shù)武裝自己，提高計算機管理操作的水平。此外，教學(xué)秘書在廣泛運用計算機知識處理日常工作的同時，還應(yīng)發(fā)揮自己的計算機優(yōu)勢，面對大量的信息資料，結(jié)合自己的實踐，在運用中總結(jié)提高，善于從紛繁復(fù)雜的信息中去粗取精、由表及里，創(chuàng)新和拓寬自己的思路，構(gòu)建自己工作的新門道。

3.強烈的事業(yè)心

教學(xué)秘書工作是高校服務(wù)管理工作的窗口，內(nèi)容多，責(zé)任大，日常事務(wù)繁多，這就要求秘書應(yīng)具有強烈的事業(yè)心，工作認真，愛崗敬業(yè)，不計名利，用自己的語言和行動來展示高校的優(yōu)良作風(fēng)和管理水平。

4.具有服務(wù)意識

教學(xué)秘書如果在思想上樹立了服務(wù)意識，那么就會在日常工作中全心全意埋頭苦干，又能盡力使廣大師生滿意。辦公室的職責(zé)就是為教學(xué)服務(wù)，上對領(lǐng)導(dǎo)，下對群眾。應(yīng)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理念，研究新情況，解決新問題，增強服務(wù)意識和提高服務(wù)水平。

5.具有創(chuàng)新思維能力

教學(xué)秘書在完成日常教學(xué)事務(wù)工作的同時，還要善于站在學(xué)院的角度分析問題，提出解決問題的正確方法，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的信息和合理化的建議。在某些工作中要有自己的新觀點、新看法、新建議，使領(lǐng)導(dǎo)的智慧和意圖得以延伸、擴展和升華，從而進一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策。

6.正確分析處理突發(fā)事件的能力

教學(xué)秘書在日常工作中要善于處理各種棘手的問題，當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時，應(yīng)該有相應(yīng)成熟的心理承受能力和迅速作出正確判斷并解決問題的能力。對教學(xué)秘書而言，每天所經(jīng)歷的事所處理的問題，很多不是原先預(yù)定的程序和內(nèi)容，往往有一些意外的事情出現(xiàn)，需要馬上處理，這是工作性質(zhì)所決定的。