高校教學(xué)檔案管理：影響本科教學(xué)水平評(píng)估結(jié)論的重要因素

教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教育研究活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文檔資料，它是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的直接的原始的記錄，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。也因此，教學(xué)檔案是否完整和齊全， 將直接影響到各高校本科辦學(xué)水平評(píng)估的結(jié)果。由于各高校對(duì)教育部主持的全國(guó)高校本科辦學(xué)水平評(píng)估極為重視，因而都在大力加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作。高校本科辦學(xué)水平評(píng)估為何要注重對(duì)教

學(xué)檔案的檢查？怎樣做好教學(xué)檔案的管理工作？筆者將在這幾方面談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、教學(xué)檔案在高校本科教學(xué)水平評(píng)估中的重要意義

1.教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)評(píng)估的基本要件

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)直接形成的歷史記錄，可以從靜態(tài)再現(xiàn)教學(xué)的流程和過(guò)程，充分展示凝結(jié)的教學(xué)效果。教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案》中明確指出了教學(xué)評(píng)估的內(nèi)容包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、辦學(xué)條件與利用、教學(xué)建設(shè)與改革、教學(xué)管理、教學(xué)效果及特色項(xiàng)目等7項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)及18項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)。雖然“教學(xué)檔案”在評(píng)估指標(biāo)體系中沒(méi)有單獨(dú)設(shè)立條目，但從這些指標(biāo)體系來(lái)看，教學(xué)評(píng)估是從整體上對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)進(jìn)行全面診斷和評(píng)價(jià)，它所需的材料，絕大部分都由教學(xué)檔案展現(xiàn)。因此，無(wú)論評(píng)估程序如何確定，專家在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，都必然要查閱大量的教學(xué)文檔資料，以全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地掌握各種信息和數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上對(duì)各高校的辦學(xué)水平和教育質(zhì)量做出切合實(shí)際的定性結(jié)論。因而，教學(xué)檔案與教學(xué)硬件（校舍、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)）等一起，成為了教學(xué)評(píng)估的基本要件。

2.教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估結(jié)論的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它的依據(jù)作用就在于它的可靠性，被人們稱為“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”。它直接或間接地展現(xiàn)了基層教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平和管理水平，它是教學(xué)管理工作的縮影。教學(xué)評(píng)估需要以一定的事實(shí)判斷為基礎(chǔ)，但事實(shí)判斷并非全是直觀的判斷，某些硬件要素或者可通過(guò)直觀獲得，而大量的評(píng)估內(nèi)容只有在查閱檔案資料的基礎(chǔ)上，才能作出適當(dāng)?shù)慕Y(jié)論。由此可見(jiàn)，教學(xué)檔案資料能真實(shí)反映和體現(xiàn)教學(xué)水平，真實(shí)完整的教學(xué)檔案將直接影響到評(píng)估的結(jié)果。因此，下大力氣搞好檔案管理工作，系統(tǒng)地收集整理高校教學(xué)檔案，是搞好高校本科辦學(xué)水平評(píng)估工作的基礎(chǔ)。

3.教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基本憑證

“作為歷史記錄保存起來(lái)以備考查”的文件資料是令人信服的歷史證據(jù)。教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和和教學(xué)研究活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)中直接形成的原始記錄，它原汁原樣地保留各教學(xué)事件的發(fā)展過(guò)程，如會(huì)議記錄、親筆文稿、現(xiàn)場(chǎng)照片、教學(xué)錄像、發(fā)言錄音等各種原始資料，最有原初性、憑證性、真實(shí)性，是進(jìn)行高校教學(xué)評(píng)估的有力佐證。評(píng)估專家對(duì)高校進(jìn)行教學(xué)考察評(píng)估時(shí)，相當(dāng)多的情況下是通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案資料查閱來(lái)了解學(xué)校的教學(xué)情況，并借此對(duì)高校的辦學(xué)水平作出科學(xué)的實(shí)事求是的結(jié)論。 “黃金有價(jià)，檔案無(wú)價(jià)”，由此可見(jiàn)，沒(méi)有教學(xué)檔案作為憑證，就難以真實(shí)客觀地認(rèn)識(shí)學(xué)校的教學(xué)和管理水平，教學(xué)評(píng)估也就無(wú)從談起。

二、當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.教學(xué)檔案缺漏、遺失現(xiàn)象多，管理不規(guī)范

由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣，工作量大，加之以往對(duì)教學(xué)檔案管理的意識(shí)較為薄弱，使相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。已有的檔案也存在著歸檔不及時(shí)，分類(lèi)不規(guī)范或者收集不完整的問(wèn)題。具體表現(xiàn)為：

第一，重計(jì)劃，輕總結(jié)，丟過(guò)程。如每學(xué)期各教研室都有比較規(guī)范的學(xué)期工作計(jì)劃，但往往缺少認(rèn)真的與計(jì)劃相配套的工作總結(jié)，更少體現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施過(guò)程的材料。有青年教師培養(yǎng)計(jì)劃，但常常沒(méi)有實(shí)施培養(yǎng)過(guò)程的具體文字記載，沒(méi)有對(duì)培養(yǎng)情況的檢查考核。

第二，重共性資料，輕個(gè)性資料。對(duì)程序性的模式化的共性教學(xué)文檔如上級(jí)下發(fā)的教學(xué)文件、各單位制定的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生成績(jī)等檔案較為重視，對(duì)個(gè)性檔案資料如教師的教案、講義、教學(xué)心得、多媒體課件、學(xué)術(shù)講座，學(xué)生的競(jìng)賽獲獎(jiǎng)、發(fā)表作品、社團(tuán)活動(dòng)等資料的收集卻缺乏應(yīng)有的重視，而這些個(gè)性資料卻正是體現(xiàn)教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平的重要的原始材料。

第三，重收存，輕整理。有些部門(mén)雖然也重視檔案的收集工作，卻忽視了對(duì)檔案的整理、分類(lèi)、編目等工作，以至于經(jīng)常出現(xiàn)當(dāng)需要查找使用某些檔案時(shí)，雖明知其有，卻找不到的情況，影響了檔案效用的發(fā)揮。

上述現(xiàn)象都嚴(yán)重影響了高校檔案的管理，使得許多學(xué)校在教育評(píng)估的準(zhǔn)備階段，需花費(fèi)大量人力物力來(lái)進(jìn)行檔案的補(bǔ)充、完善和整理工作，這不僅造成極大的浪費(fèi)，而且也在一定程度上影響了檔案的真實(shí)性。

2.教學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效用低

教學(xué)檔案之所以能成為教學(xué)水平評(píng)估的重要指標(biāo)，不僅僅因?yàn)樗哂屑o(jì)實(shí)性，能為教學(xué)水平評(píng)估提供依據(jù)，還在于它具有實(shí)用性，能為教學(xué)管理提供參考，為教育決策提供咨詢，應(yīng)該說(shuō)，它的真正價(jià)值正在于它的實(shí)用性。如果收存檔案后并不積極地開(kāi)展利用工作，而是將它束之高閣，也就失去了檔案自身的價(jià)值。教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個(gè)側(cè)面反映了學(xué)校辦學(xué)水平的高低。目前部分高校由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠、人財(cái)物的投入太少、管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)較低等多種因素，使得對(duì)教學(xué)檔案的管理還處于靜態(tài)的低層次上，大量的原始的資料被簡(jiǎn)單地收存于檔案庫(kù)中，未能對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研提供高效服務(wù)，這無(wú)疑是對(duì)檔案資源的極大浪費(fèi)。

3.信息化程度偏低

當(dāng)今人類(lèi)社會(huì)正步入一個(gè)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時(shí)代，電子化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要媒體，相比之下，高校檔案信息化管理手段大為滯后。教學(xué)檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各教學(xué)部門(mén)若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會(huì)造成全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資料共享等諸多方面的極大不便。如在迎接本科教學(xué)水平評(píng)估的資料準(zhǔn)備中，由不同人提交的不同報(bào)告中的同一內(nèi)容會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，對(duì)這種不統(tǒng)一數(shù)據(jù)的核對(duì)，無(wú)形中增加了許多工作量。同時(shí)，隨著高等教育的快速發(fā)展，教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息以及對(duì)這些信息的需求也快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)這樣的形勢(shì)。因此，建立一套完整的院系電子檔案系統(tǒng)，有效地整合各部門(mén)的教學(xué)檔案資源，使學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化已勢(shì)在必行。

4.教學(xué)管理人員對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的缺乏

檔案管理包括教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理方法。在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)化的管理。但現(xiàn)階段院系各級(jí)教學(xué)管理人員中，較少受過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本原則、方法不甚熟悉，對(duì)教學(xué)檔案工作的任務(wù)不甚明確，其中不少人是由辦公室秘書(shū)或資料室資料員兼任，他們工作任務(wù)繁雜，對(duì)教學(xué)檔案的管理工作中所花精力較少，也就難免在工作中出現(xiàn)一些漏洞。所有這一些，都將影響教學(xué)檔案的管理工作，當(dāng)然也會(huì)對(duì)教學(xué)水平評(píng)估產(chǎn)生某些直接的或間接的影響。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施

1.重視教學(xué)檔案工作是搞好高校教學(xué)管理的基礎(chǔ)

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)中直接形成的初始資料。它主要包括上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)教育工作的法規(guī)、指示；學(xué)校關(guān)于教育體制、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)管理等方面的決定、條例、制度；教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教研教改計(jì)劃；教師授課材料、考試試題與試卷評(píng)閱資料；學(xué)生實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)工作材料、教師個(gè)人的教學(xué)資料與評(píng)價(jià)材料、學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)資料等。它是高校教學(xué)工作情況的真實(shí)具體反映，是衡量教學(xué)水平的重要依據(jù)，也是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)材料。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案工作，在人員和經(jīng)費(fèi)上加大投入，將檔案管理作為學(xué)校對(duì)各單位目標(biāo)管理考核的重要指標(biāo)。與此同時(shí)，要加強(qiáng)關(guān)于檔案工作意義的宣傳教育活動(dòng)，提高廣大教職工對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員與全體教職工均注重教學(xué)檔案資料的收集和整理工作。要建立健全的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)檔案資料收集整理工作要提出明確具體要求，配備專人負(fù)責(zé)，并實(shí)施檔案管理責(zé)任追究制，以確保檔

案管理工作落到實(shí)處，

2.做好現(xiàn)有教學(xué)檔案的清理補(bǔ)充和分類(lèi)整理工作

目前高校的教學(xué)檔案雖然存在著材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲(chǔ)藏著大量的本校教學(xué)方面的原始資料，需要我們?nèi)グl(fā)掘、清理。對(duì)以往的檔案資料，首先要認(rèn)真清理，摸清底子，有針對(duì)性地進(jìn)行整理、分類(lèi)和必要的補(bǔ)充。需要說(shuō)明的是，對(duì)漏收或遺失的檔案進(jìn)行必要的補(bǔ)充與造假并不是一回事。檔案補(bǔ)充，是通過(guò)事后的說(shuō)明、追記、復(fù)原、仿真等多種形式，將已有的歷史事實(shí)真實(shí)地再現(xiàn)出來(lái)，使之形成具有實(shí)用價(jià)值的、較大準(zhǔn)確性和權(quán)威性的檔案信息。如某位教師的教改研討課，當(dāng)時(shí)未留下照片，事后仿照原樣再補(bǔ)照一張；某次會(huì)議，未留下記錄，通過(guò)回憶追記出來(lái)等等。當(dāng)然，這種補(bǔ)充雖然是以事實(shí)為基礎(chǔ)，但并等同原初意義的檔案，因而，除有特殊意義的外，一般應(yīng)避免采取這種形式。確有必要補(bǔ)充的文檔資料，最好是加注說(shuō)明，以保持檔案材料的初始性與本真性。

對(duì)檔案內(nèi)容的整理，一般有系統(tǒng)整理、局部整理、零散文件的整理三種形式。教學(xué)檔案的分類(lèi)則必須遵循教學(xué)檔案形成的規(guī)律，盡量保持教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性，常見(jiàn)的分類(lèi)方法有兩種：一是時(shí)間分類(lèi)法，以年代來(lái)區(qū)分、排列、管理檔案，強(qiáng)調(diào)檔案的時(shí)間特征；另一種是性質(zhì)分類(lèi)法，即按照材料內(nèi)容所反映問(wèn)題的性質(zhì)來(lái)分類(lèi)。更多的是將兩者結(jié)合起來(lái)，即在體現(xiàn)一定的時(shí)間性的基礎(chǔ)上按教學(xué)檔案的性質(zhì)分類(lèi)，既展示歷史與時(shí)序交替的過(guò)程，又保持檔案資料內(nèi)在特征的有機(jī)聯(lián)系，使整個(gè)案卷組成一個(gè)有機(jī)整體，各部分又具有相對(duì)獨(dú)立性，建立起“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效”的檔案體系。

3.建設(shè)完整規(guī)范的電子檔案系統(tǒng)

教學(xué)檔案對(duì)于高校的教學(xué)、科研和領(lǐng)導(dǎo)管理工作之所以具有重要意義，其內(nèi)在本質(zhì)就是檔案的信息功能。在現(xiàn)代社會(huì)里，信息的重要意義已愈來(lái)愈凸現(xiàn)出來(lái)。而隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，利用信息化手段管理檔案已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨向。為此，建立完整規(guī)范的電子檔案系統(tǒng)已成為檔案工作的重中之重。應(yīng)加速對(duì)傳統(tǒng)平面文檔資料的電子化轉(zhuǎn)換工作。目前檔案部門(mén)可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、縮微、光盤(pán)等先進(jìn)技術(shù)與手段，建立一個(gè)統(tǒng)一著錄格式，統(tǒng)計(jì)表編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將過(guò)去的一些紙質(zhì)資料用磁帶、光盤(pán)等介質(zhì)來(lái)替代，實(shí)現(xiàn)資源共享以及網(wǎng)上匯編資料的傳送，從而建立一套完整的校、系（院）電子檔案，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的教學(xué)檔案信息。電子檔案的建立對(duì)于高校教學(xué)水平評(píng)估工作也具有重要意義。可以設(shè)想，專家只要坐到電腦前，進(jìn)入檔案庫(kù)，就可以隨意調(diào)閱各種資料、數(shù)據(jù)、圖片，這樣不僅使評(píng)估工作效率更高，也會(huì)使專家的評(píng)估結(jié)論更客觀、準(zhǔn)確。

4.積極開(kāi)展教學(xué)檔案編研工作

鑒于目前高校普遍存在著對(duì)教學(xué)檔案的動(dòng)態(tài)管理缺少認(rèn)識(shí)，檔案的二次開(kāi)發(fā)和重復(fù)利用不夠，教學(xué)檔案的信息含量小、利用率低的現(xiàn)象，應(yīng)積極開(kāi)展教學(xué)檔案編研工作，根據(jù)客觀實(shí)際需要，利用教學(xué)檔案實(shí)體，就某一方面進(jìn)行系統(tǒng)的深層次的加工，用新的體例、新的語(yǔ)言匯編成相對(duì)集中、系統(tǒng)，并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值、使用價(jià)值的信息資料，如專題文摘、文件匯編、索引目錄、轉(zhuǎn)錄業(yè)務(wù)、推介宣傳等等。同時(shí)，檔案部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案信息需求研究，還可依托校園網(wǎng)內(nèi)檔案館（室）網(wǎng)站的建設(shè)，將自己的計(jì)劃與編研成果予以發(fā)布，通過(guò)BBS、E-mail或訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)等形式，了解檔案用戶的意見(jiàn)與要求，最大限度地獲取學(xué)校各層次的檔案需求，有針對(duì)性地開(kāi)展編研工作，把靜態(tài)的檔案變成動(dòng)態(tài)的活信息，從而最大限度地發(fā)揮高校教學(xué)檔案的有用性。當(dāng)然，這也就為辦學(xué)水平評(píng)估提供了更廣闊、真實(shí)的檢測(cè)平臺(tái)。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作水平的高低， 取決于檔案工作人員的素質(zhì)。且隨著高校評(píng)估中的指標(biāo)要求和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的逐步提高以及檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，對(duì)檔案工作人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平提出了更高的要求。所以，大力加強(qiáng)高校檔案人員的教育培訓(xùn)工作，提高檔案人員的素質(zhì)是搞好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。學(xué)校要由學(xué)歷教育向崗位培訓(xùn)轉(zhuǎn)變，有計(jì)劃、有步驟地采用各種形式對(duì)檔案人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，使他們系統(tǒng)地掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)、規(guī)律、方法和現(xiàn)代化的科學(xué)手段，為提高學(xué)校的教學(xué)檔案管理水平，做好高校本科教學(xué)水平評(píng)估工作提供高素質(zhì)的人力保證。

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