做好時(shí)間管理，不如改正工作習(xí)慣

語境做好時(shí)間管理，不如改正工作習(xí)慣

要做好時(shí)間管理，與其花時(shí)間煩惱如何擬定規(guī)劃，把最多的工作塞進(jìn)有限的時(shí)間表里，還不如徹底檢討、修正你的工作習(xí)慣或方式，減少時(shí)間的浪費(fèi)。

時(shí)間管理的第一守則，就是“Do the right thing right．”（用對的方法做對的事情）。

但是多數(shù)人只做到前半段，卻忘了后半段。翻開許多談?wù)摃r(shí)間管理的書籍或文章，內(nèi)容一定是告訴你，如何依據(jù)事情的輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。

但事實(shí)上，如何用對的方法做對的事情，其實(shí)更重要。

做事有方法，時(shí)間自然變多

臺(tái)灣交通大學(xué)資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學(xué)生一年要看完100本書，當(dāng)場引起大老板們的激烈抗議。工作的事情都處理不完，怎么可能還有時(shí)間讀這么多書？

直到學(xué)期最后，大家才恍然大悟是怎么一回事。“我想測試看看，有幾個(gè)人可以找到最有效的讀書方法，”黎漢林說。事后他才向EMBA學(xué)生解釋什么是有效的閱讀方法，從目錄、內(nèi)文標(biāo)題、前言以及關(guān)鍵章節(jié)的內(nèi)容當(dāng)中，抓住整本書的核心概念，再用簡短的字?jǐn)?shù)描述這個(gè)概念，就能吸收到一本書的精華。

改善時(shí)間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些事情不該做，你還得更進(jìn)一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細(xì)節(jié)，讓工作流程達(dá)到“最佳化”，大幅減少時(shí)間浪費(fèi)。

該如何開始？美國卡內(nèi)基訓(xùn)練公司（Dale Carnegie Associates）前首席執(zhí)行官、目前擔(dān)任史都華李文顧問公司（Stuart Levine Associates）首席執(zhí)行官的史都華·李文（Stuart R．Levine），在《關(guān)鍵時(shí)刻》（Cut to the Chase）這本新書中提供了有用解答。

1、思考要慢，執(zhí)行要快。

有些事情一旦你決定了，就無法再回頭，或者事后得花雙倍的力氣去調(diào)整。

如果你真的想要節(jié)省時(shí)間，“第一次就要做對”是很重要的原則，寧可事前多花點(diǎn)時(shí)間，仔細(xì)討論，想清楚再動(dòng)手，即使事后仍需要調(diào)整，但也不至于會(huì)太過離譜。

2、再三確認(rèn)，知道你該做什么。

如果你一開始就會(huì)錯(cuò)意，不清楚對方要的是什么，就是在浪費(fèi)時(shí)間做白工。很多時(shí)候，甚至你覺得很清楚對方的意思，最后卻發(fā)現(xiàn)相差十萬八千里。到底是對方?jīng)]說清楚，還是你的理解能力有問題？

假設(shè)你的主管要求你下星期報(bào)告最近的重大經(jīng)濟(jì)趨勢，你可以自己先設(shè)想，哪些內(nèi)容會(huì)是主管想要的，然后立即和主管討論，確定你們彼此之間的認(rèn)知是一致的，就可以開始工作。

但是如果主管交代完，你就直接問比較細(xì)節(jié)的問題，例如是哪些經(jīng)濟(jì)趨勢，一時(shí)之間他可能也很難說清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的構(gòu)想，再和主管確認(rèn)最后內(nèi)容的走向，會(huì)更有效率。

3、時(shí)間壓力越大，工作效率越高。

規(guī)劃工作行程表時(shí)，不要只是列出該做的工作項(xiàng)目，還要在旁邊寫上預(yù)計(jì)完成的時(shí)間。一旦有了時(shí)間限制，就有了限期完成的壓力，工作時(shí)就會(huì)比較專注，而不會(huì)毫無限制的拖延。

李文在規(guī)劃每天的工作行程之前，除了列出工作項(xiàng)目之外，還會(huì)寫上預(yù)計(jì)要花費(fèi)的時(shí)間，等到一天的工作結(jié)束之后，再把實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間寫出來，包括中途被打斷的時(shí)間，相互比較，這樣就可以清楚知道自己是否預(yù)估正確，下次預(yù)估的精準(zhǔn)度就會(huì)提高。

4、工作之前，先把辦公桌清理干凈。

如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發(fā)現(xiàn)，廚師在開始烹飪之前，必定會(huì)把需要用到的食材和工具依照先后順序整齊地排列好。

同樣的，工作時(shí)不要把時(shí)間浪費(fèi)在找東西上。開始工作之前，請先空出一個(gè)干凈的桌面出來，再把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。

5、向外求助，別閉門造車。

如果你新接某個(gè)工作或項(xiàng)目，應(yīng)該先詢問有經(jīng)驗(yàn)的同事或主管，什么樣的工作方式最有效率，不要浪費(fèi)時(shí)間自己去摸索，以免走錯(cuò)方向。

平常，也應(yīng)該多觀察他人不錯(cuò)的工作習(xí)慣，自己多加學(xué)習(xí)，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應(yīng)多加利用。

6、凡事主動(dòng)，等待只是浪費(fèi)時(shí)間。

每次當(dāng)有人說“我再打給你”這句話時(shí)，就當(dāng)他沒說過。請別浪費(fèi)時(shí)間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉。

或是，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個(gè)人，先詢問他，你是否可以直接聯(lián)絡(luò)那個(gè)人，一方面表示尊重，另—方面又可以節(jié)省等待的時(shí)間。

7、改變自己，適應(yīng)其他人的工作習(xí)慣。

工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個(gè)人習(xí)慣的工作方式都不一樣，往往容易引起不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

要改變別人，不如先改變自己，順應(yīng)別人的工作方式，讓流程的進(jìn)行可以更有效率。平常互動(dòng)時(shí)，多觀察對方的工作習(xí)慣，或是他最討厭別人有哪些壞習(xí)慣，避免自己踩到地雷。

8、成功也要花時(shí)間分析。

我們常要求自己了解犯錯(cuò)背后的原因，避免下次再犯。

但是，你也應(yīng)該知道自己哪些部分做得很好、原因是什么。下次再遇到類似情況時(shí)，你才知道如何達(dá)到成果。當(dāng)你知道成功的原因，又能避免可能的錯(cuò)誤，才會(huì)有絕對的把握。

避開浪費(fèi)時(shí)間的4大元兇

提高工作效率的同時(shí)，也要避免浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)。鄧肯集團(tuán)顧問公司（The Duncan Group）負(fù)責(zé)人及暢銷書作家陶德·鄧肯（Todd Duncan）列舉出一般人最常見的4種浪費(fèi)時(shí)間的原因。

1、多做沒有必要的工作。

你之所以覺得時(shí)間不夠用，主要原因在于把時(shí)間浪費(fèi)在沒有必要的干擾上。

當(dāng)然，干擾是無法避免的，總是有緊急事情需要處理，但是你還是可以做一些防范工作。

例如，你可以申請2個(gè)移動(dòng)電話號(hào)碼，一是工作上使用，另外則是與家人或朋友聯(lián)絡(luò)時(shí)使用，就可以避免在上班時(shí)間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話，減少無謂的干擾。

電子郵件的使用也是一樣。美國圣路易斯大學(xué)傳播學(xué)教授佩吉·透納（PaaigeTurner）建議，你可以依據(jù)不同類別的寄信人，設(shè)立不同的帳號(hào)，讓自己可以更有效管理。

另外也可以使用自動(dòng)回復(fù)的功能，告訴對方你在哪個(gè)時(shí)段才會(huì)回信，這樣就可以安心地只在某個(gè)時(shí)段回信，又不會(huì)讓對方覺得你工作效率不佳，沒有即時(shí)給對方回音。

最后，每天傍晚可以留大約半小時(shí)到1小時(shí)的時(shí)間，用來回復(fù)內(nèi)容較為復(fù)雜、或需要詳細(xì)解說的信件，一次就溝通清楚，而不是急著回復(fù)對方，結(jié)果來來回回好幾次才搞定，這也是在浪費(fèi)時(shí)間。

2、當(dāng)濫好人。

這種人不論別人有什么要求，都照單全收。特別是做業(yè)務(wù)的，為了搶生意，客戶各種無理的要求都忍氣吞聲的答應(yīng)，做了太多超出業(yè)務(wù)范圍以外的事情，其實(shí)大可不必這樣做。

你自己應(yīng)該要設(shè)定界線，哪些可以為客戶做、哪些不可以，只要有清楚的原則，客戶也會(huì)接受。如果你自己沒有原則，只會(huì)讓對方得寸進(jìn)尺，最后吃虧的還是自己。

3、迷信科技產(chǎn)品。

科技產(chǎn)品確實(shí)能幫助我們增加效率，但是如果做得太過，也可能讓工作沒效率。

如果你已經(jīng)有習(xí)慣的工作方式，例如你習(xí)慣用手寫筆記的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去買PDA。身上有太多科技產(chǎn)品，只會(huì)讓你疲于應(yīng)付。

4、重量不重質(zhì)。

工作效率的衡量標(biāo)準(zhǔn)不是看你做完了幾件事情，而是看這些事情的價(jià)值。

以業(yè)務(wù)來說，你的工作效率不在于完成多少筆生意，而是應(yīng)該就你的投入與可得報(bào)酬來看。也許今天你只拿到一筆生意，但是帶來的收益可能是過去半年的業(yè)績總和。

不妨現(xiàn)在就開始，重新檢討你的做事方法，改變浪費(fèi)時(shí)間的工作壞習(xí)慣。（資訊來源：臺(tái)灣《cheers》雜志）