企業實施ＥＲＰ財務如何進行同步管理

如何消除企業信息孤島實現企業信息共享？是每個企業都想解決的問題。于是許多企業實施了ERP，這個系統的一個重要特征就是能達到企業的物流信息共享，在財務和業務之間真正實現信息共享，也就達到了財務和業務的同步管理。所以本篇文章就是想通過進一步分析ERP實施中的各種管理內容的關聯應用，一方面對信息共享進行一些解析，另外一方面也再次證明實施ERP，財務是如何達到同步管理的。由于任何ERP產品都是十分龐大的，就不可能將所有流程都進行一一介紹，也不可能將所有關聯的信息共享應用都進行介紹。所以這里只選擇一些最能表明實施ERP與財務業務能同步進行財務管理的關聯應用來進行解析。

一、銷售業務與財務的同步管理

在沒有進行信息化管理的企業中，所有企業的業務管理之間的聯系都是要通過各種單據的傳遞來實現的，這些單據是一種依據、一種證據、一種責任。為了這種依據、證據和責任，手工管理不得不呈現出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據的等待、核實、匯總、分類、統計中形成的。所有的企業管理操作中不能沒有依據、證據、責任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結果。

但是，企業實施ERP就可以通過ERP系統的管理，對企業的銷售管理、庫存管理、財務管理這三者之間的信息實現資源共享，從而達到銷售業務與財務的同步管理。

首先在銷售管理中其銷售業務是從銷售訂單開始的，這里重申一點，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業內的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計算機應用而創立的一種形式。在企業的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當于確立了一項銷售任務，當然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶或許僅僅是一個電話或傳真的確認。不管它的形式是什么，總之是確認了一項銷售任務。此時，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項銷售任務錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對這張銷售訂單進行審核，一旦審核完成，也就相當于確定了一種銷售任務的依據、證據、責任。銷售訂單與合同的區別在于合同是企業與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業內部的一種銷售任務全過程的記錄，包括任務下達、執行和完成結果。如果每個銷售合同就是一項銷售任務的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動產生。但是，銷售管理中可以是幾個銷售合同構成一項銷售任務，此時一個銷售訂單對應著幾個銷售合同。也可能一個銷售合同會派生出若干項銷售任務，此時，一個銷售合同對應著幾個銷售訂單。

在ERP系統中，一旦銷售訂單經過了審核，就相當于確定了一項銷售任務，此時的信息共享體現在，所有與該項銷售任務相關的部門和人員都看到這張銷售訂單，當然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

● 銷售部門本身可以用銷售訂單直接產生發貨單，而無須再重新填制發貨單。

● 庫存管理可以根據發貨單直接生成銷售出庫單，無須重新填制銷售出庫單。

● 核算存貨時可以直接根據銷售出庫單產生記賬憑證，無須重新再做憑證。

● 銷售發票開出時，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數量、價格。

● 可以根據銷售發票自動產生記賬憑證。

在ERP的財務管理中，由于財務根據記賬憑證進行記賬的過程也是自動完成的，所以銷售出庫自動產生的記賬憑證也會自動記入相應的賬簿，這個過程可以是實時的，此外，對于銷售業務而言，所開發票同樣可以用生成憑證的功能來自動生成憑證。由于生成憑證的時間可以是任意的，且可以一張單據生成一張憑證，也可以多張單據生成一張憑證，所以可以做到實時管理。即任何時候只要發生了銷售業務，隨時都能直接反映到財務賬簿中。這在手工管理狀態下是不能夠做到的。這就是銷售業務與財務同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財務事后記賬的傳統方式，使財務能夠發揮對業務的監控職能，使得管理者隨時都能從企業效益的角度了解業務的進展。同步管理的另外一個意義在于，由于憑證的生成是實時自動的，所以憑證的記錄是細致而精準的，在系統中完全可以由憑證追溯到業務上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現為可以由管理指標的變化，追查到發生這些變化的原因。

當然，銷售信息的共享絕不只是在已經闡述的這些內容上。盡管不能一一列舉，但有一點是必須要指出的，那就是當企業進一步實施ERP以后，銷售訂單的共享在生產計劃管理中是更加重要了，它是生產計劃的依據、證據、責任。

二、采購業務與財務同步管理

采購業務與銷售業務一樣可以做到與財務管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達到各相關部門間實現信息共享。采購任務的下達反映在采購訂單之中，采購任務的執行情況都可以圍繞采購訂單通過信息共享完整記錄下來。采購訂單與銷售訂單類似，也是ERP中特有的一種用來進行采購管理的形式。

一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務已經明確，此時所有各相關部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數據，諸如供應商、品名、數量、價格等等。

● 可以通過采購訂單直接生成到貨單。

● 可以通過采購到貨單直接生成采購入庫單。

● 可以根據采購訂單直接生成采購發票。

● 可以根據采購入庫單直接生成記賬憑證。

● 可以根據采購發票直接產生記賬憑證。

這樣的一些信息共享在手工管理狀態下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實現了采購業務與財務的同步管理，實現了財務對采購業務的監控。

三、精準的庫存可用量共享

由于庫存管理是整個企業物流狀況集中表現的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業務共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來說明庫存管理與其他管理業務之間的信息共享關聯應用。可用量=現存量+凍結量+預計入庫量-預計出庫量，可用量與四個因素相關，即現存量、凍結量、預計入庫量、預計出庫量。其中現存量和凍結量是一種固定狀態，而預計入庫量和預計出庫量則是根據不同企業的管理要求自己進行選擇設置。如果選擇了出入庫時都要做可用量檢查，則在出入庫的操作中就會自動給予提示和警示。顯然這種庫存管理的精確性在手工狀態下是無法做到的。

該可用量用于銷售管理業務時，用來檢查是否可以立即進行交貨，因為對于銷售管理而言，很多時候都會遇到需要馬上交貨的情況，當這種情況發生時，往往意味著客戶將收入送到了企業，在這種情況下，如果不能交貨，對企業的機會損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業信譽又將受到較大的影響，再則如果因為交了貨而影響到其他訂單的按時完成，這很可能是得不償失的，這時候顯然最重要的事情就是知道一個準確的可用量，從而做出正確的選擇。

該可用量用于采購時，顯然能夠明顯地幫助采購人員控制采購數量，盡量避免重復或過剩采購給企業帶來的負擔和浪費。當然對于采購的指導意義最終要等ERP全面實施以后，在生產計劃生成的過程中，對于采購量的計算依據這個可用量來運算，此時可用量才是最能體現出對采購的作用。

庫存可用量的計算公式中就是考慮了采購和銷售的因素的，銷售和采購都是使得可用量在一個時間段中成為動態數量的直接原因，這種動態就是實時管理最現實的客觀要求，同時也是最能體現ERP優越于手工的地方。

四、給財務管理帶來的變化

由于ERP的運用使得財務管理在整個企業的財務工作的效率徹底改變，或許對財務管理的影響是最為直接的。但是，我們必須要清楚地看到，如果不實施ERP，而僅僅是實施一個財務管理。那么，財務工作的效率是不會得到徹底改變的，此時的改變更多的是體現在一些四則運算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經無法與之相比，然而信息化管理的優越性則還遠遠未能體現。惟有實施ERP之后，通過與各業務系統的信息共享，實現了財務業務的同步管理，才是真正徹底改變了財務管理工作的效率，真正發揮出財務管理對于企業經營運作的重要指導作用。

財務對于業務信息的共享表現在如下幾個方面：

● 可以根據出入庫單直接自動產生記賬憑證，無須再輸入憑證。

● 可以根據采購和銷售發票直接自動產生記賬憑證，無須再輸入憑證。

● 可以同采購管理共享供應商信息，直接引用方便了應付款的管理。

● 可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應收款的管理。

● 可以根據已經有的記賬憑證追溯業務單據，極大減少了差錯時間。

在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動登入賬簿，財務報表可以根據標準格式自動產生，而標準格式可以由財務管理人員根據企業的實際應用要求自己設置定義。這所有的一切最終達成了財務管理工作效率的徹底改變。

當然，改進是無止境的，ERP雖然使得財務管理工作的效率有了實質性的改變，但是隨著ERP系統業務的應用不斷深入，財務管理工作還將會進一步展現其對于企業管理的重要性，特別是在成本、資金、預算管理當中尤為顯著。

（作者單位：商泰軟件（上海）有限公司）