辦公室文書檔案收集與管理創新路徑探究

康紅巖

【摘要】辦公室文書檔案具有特殊意義，但是由于工作手段陳舊、改革治標不治本使得在其收集和管理的過程中產生了各種問題。對于問題的解決應當運用電子化、數據化的時代手段，提升效率、專人專管、規范管理，由此才可以從根本上進行辦公室文書檔案收集與管理的路徑創新。

【關鍵詞】辦公室檔案；收集與管理；電子化

辦公室是一個變遷著的概念，隨著辦公室的功能日益增多、細分日益復雜和精密，具有歷史意義和見證意義的檔案功能也逐步繁冗，達到了需要進行科學化管理的地步。與此同時，辦公室檔案具有特殊的意義，一方面具有時效性，辦公事宜是實時發生的，檔案資料隨時產生，因此對于檔案的篩選、整理和歸檔提出了時間上的要求，采取事后整理的方式已經被證明是不科學的，因此需要即時整理；另一方面具有復雜性，辦公室檔案的內容極其龐雜，如果全部加以保存，整個辦公空間會受到極大的影響。但是如果不加以保存，相應的客戶檔案就會有毀損滅失的風險。辦公室文書檔案是辦公室檔案的一種，主要內容是在辦公過程中，與上級機關、團體、組織等在行政管理、檢查、交流等過程中產生的往來文書，并且這些文書經過篩選和過濾重新歸檔，進而由活動過程中的表層文書文件轉換為辦公室文書檔案。相較于辦公室的其他活動，辦公室文書檔案具有的特征為正式性、公共性、格式性、保存價值性、借鑒性、通行性等，因此進行歸檔和管理的必要性、重要性和可行性要比一般的辦公室檔案高。如前文所述，辦公室文書檔案既然屬于辦公室檔案的一種，其自然也具備兩個過程：歸檔和管理。信息化的時代已經來臨，辦公室文書檔案的歸檔和管理方式已經具備創新的條件，本文基于此，意圖對辦公室文書檔案的收集與管理進行路徑上的創新。

一、辦公室文書檔案收集與管理路徑的既存問題

（一）觀念陳舊，改革手段治標不治本。目前對于辦公室文書檔案收集與管理的觀念陳舊，依然是采取在一個辦公日程結束后加以歸檔的方法；盡管存在一些改革方法，如間隔時間收集管理法、分類收集管理法、專人專項收集管理法，卻依然治標不治本，產生相近但是形態各不相同的新情況；這是所有辦公室文書檔案收集與管理問題產生的根源。

（二）保存成本過高。辦公室文書檔案隨著辦公室活動的日益增多而變得日益龐雜，陳舊的收集與管理手段已無法對這種繁雜的規模進行整理；相應的，傳統的改革方式只是注重不斷擴建、增加儲存容量、增加相應的人事力量、進行大規模的文書修復工作但是并不注重保存；對辦公室文書保存場所的增加、相應工作人員的增加，均使得成本大量增加。

（三）沒有形成有力的規范。目前設立專門辦公室文書檔案的企業、行政部門較少，工作人員的操作并不具有相應的規范性；與此同時，即便是設立了相應的規范，規范要么存在時間較長，較為陳舊，要么規定過于寬泛，無法具體操作；沒有規范化的操作，就容易產生檔案毀損滅失以及效率低下等問題。

（四）人員素質低。我國檔案學已經誕生許久，但是對口的卻是圖書館等工作，而在辦公室工作的職員卻面臨著相關知識缺陳、沒有相應的意識、理論水平低下、專業素質缺乏等問題；與此同時，辦公室作為工作場所，相關的人士較多，因此在具體工作的過程中會有不同程度的破壞文書檔案的舉動。

二、辦公室文書檔案收集與管理路徑創新

（一）建立文書檔案電子化。電子化、數據化是新時代的產物，這不僅僅是工具和手段上的創新，并且在方法論上具有創新的意義；辦公室文書檔案如果進行數字化整理是一個一勞永逸的工作，首先其僅僅需要對原先沒有電子化、數字化的文書進行歸檔和整理，其次辦公室文書檔案收集工作會減輕，僅僅需要相應的辦公職員進行收入數據庫工作即可；辦公室文書檔案的電子化、數字化成本較低，僅僅需要幾臺服務器即可。

（二）建立及時淘汰制度。辦公室文書檔案的繁冗是造成現在問題的主要原因，為了減輕負擔必須建立淘汰制度；重點在于淘汰的時點，一般而言，一個文書僅僅具有當時項目的效用，因此在相關項目建構結束之后便可以丟棄，但是有些文書卻具有長時間的效用和借鑒效用，因此需要建立相應的分類制度，將二者結合起來。

（三）專人專員負責。由于電子化和數據化的建立使得數據存儲空間和辦公文書發揮效力空間分離，因此就具有專人專員管制的可行性；通過對該專員的培訓提升對于檔案管理和收集的能力和效率是一舉兩得的；專人負責制也可以擺脫不同的人對文書檔案造成的損害。

（四）建立完整的制度規范。規范的重要作用不言而喻，因此需要建立及時的、有效的、具體化的、有針對性的、專門的、系統的規范；建立研究工作小組，運用科學的手段對于辦公室文書檔案收集和管理規范進行編制；建立規范更新制度，并且每年進行評估，從而實現規范的時效性。

文書工作是檔案工作的基礎，檔案也是文件工作的發展和延續。提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規范銜接，加強各部門之間的協作，并且加入現代信息化的手段，才能實現效率化和規范化。