煤炭企業物資管理中的潛虧成因及防范措施

　　【摘要】潛虧現象大量存在于煤炭企業物資管理中，原因復雜，形式多樣，應從供應環節及物資管理為出發點，站在集團公司和礦（廠、處、公司）兩級管理的角度，采取綜合措施加以防治。
　　
　　企業中的潛虧，就是指當期少攤成本費用、多計收入，從而造成企業經濟效益數據的虛假高估。潛虧直接影響企業經濟數據的準確性，是企業會計信息失真的重要表現形式，潛虧也是會計假賬的一種。長期以來，潛虧現象屢禁不止，其涉及范圍也越來越廣，不僅存在于企業的生產過程，而且還有向供應過程、銷售過程擴展的趨勢。在潛虧前提下提供出來的會計信息既沒有參考價值，也不能為確立經營目標提供決策依據，更不能使有限的資金取得應有的經濟效益，同時還為違法亂紀行為創造了條件。
　　
　　一、物資管理中潛虧形成的原因
　　
　　 人們習慣于將潛虧的關注重點聚焦在生產和銷售環節， 認為在煤炭企業里一般是采取多報產量、多計銷售收入等手段來達到人為提高效益的目的，一般不會注意到物資環節也會有嚴重的潛虧現象存在。
　　物資管理是企業供應、生產、銷售三大環節中的重要一環，是企業生產、經營的起點，是企業整個核算數據的前提和基礎，物資信息的真實與否，直接決定著企業后續管理信息的準確性。同時，物資的流轉過程又貫穿于企業生產、經營的始終，每個環節都涉及到材料項目的管理；再者，材料消耗在企業生產成本中的比重較大，在煤炭工業企業中，材料成本幾乎占總成本的35%左右。因此，物資管理信息是否準確，對企業管理者的整個經營決策起著重要的影響作用。
　　就目前調查來看，在物資管理的采購、倉儲、銷售中，潛虧現象幾乎無處不在，基本上已經涵蓋了物資管理的全過程。形成潛虧的原因是多方面的，在實際工作中，主要有以下幾種：
　　
　　（一）功利主義驅動
　　一些單位的領導人為達到某些特殊目的，如為了粉飾企業或個人政績，或者為了完成某項考核指標，便指使會計人員編制虛假的會計信息，不按會計準則組織會計核算，而是按領導意圖進行會計賬務處理。
　　
　　（二）內部控制軟弱無力
　　由于企業內部控制制度落實不力，或者沒有建立起完整的內部控制制度，導致各個業務環節核算中“有法不依”、“執法不嚴”或“無法可依”。如采購環節中的多采多購造成積壓報廢，倉儲過程中的不負責任造成毀損等，工作人員不及時上報處理，內部監督部門監管不利，長期賬實不符，最終形成潛虧。
　　
　　（三）人員業務素質低下而造成差錯
　　物資管理工作涉及到包括采購、驗收、倉儲、批料、會計等在內的諸多人員，每筆業務、每個人都有可能發生差錯。一些業務人員長期不注重學習，業務不精、素質不高，在個別最基礎的業務處理時發生錯誤，如果業務量加大就更容易頻繁出錯，如在銷售成本的結轉、材料成本差異的計算等業務處理方面便是人為出錯的多發區。
　　
　　（四）信息化嚴重滯后
　　由于業務量的迅速加大、內部管理要求的逐步提高，目前煤炭行業物資管理的信息化程度及發展進程已遠遠落后于生產、財務、計劃、勞資、調度等系統。物資管理系統不完善，導致核算數據不準確，既影響參考價值，也容易形成潛虧。
　　
　　二、潛虧的表現方式
　　
　　物資管理業務中的潛虧，絕大部分是人為造成的，其表現形式主要有以下幾種：
　　
　　（一）擅自改變存貨的計價方式
　　1.以低于實際價格驗收入庫。物資驗收入庫時，入庫價格嚴重偏離實際價格，當材料出庫時便人為地降低了出庫成本，從而增加了當期利潤。這樣形成的大額藍字價差，自然要留待以后月份或年度才能攤銷，以后再攤銷時，便會加大當期材料成本，抵減當期實際利潤，形成了潛虧。
　　2.改變發出存貨成本確定方法。如存貨發出成本的確定由先進先出法改為移動加權平均法，如果物資降價，就會增加當期盈利，造成期末存貨成本增加，形成潛虧。
　　采取上述手段，均降低了材料的消耗成本，虛增了當期利潤，從而造成前后各期的數據均完全失真，影響到上級考核。如果該單位領導任職期滿，其潛虧包袱便會扔給下任承擔。
　　
　　（二）違規采購，造成積壓
　　由于利益驅動，照顧親戚朋友，維持各方關系，采購質次價高的物資造成積壓，形成潛虧；不按審批后的采購計劃表中所列的規格型號采購，生產中無法正常使用，積壓形成潛虧；采購人員擅自超計劃采購，長期放在倉庫不能使用直至報廢而形成潛虧。
　　
　　（三）應付性盤點
　　盤點走過場，不按實際盤點結果出具盤點表，掩蓋盤虧的實質；盤虧物資不核銷，不進行賬務處理等等，均能形成潛虧。
　　
　　（四）物資發放的隨意性
　　1.串規格發放。保管員沒有嚴格按照批料單所標明的品名、規格發放實物，人為失誤發錯物資，形成潛虧。如規格型號為GX2500/1000（8+11+8）的鋼絲繩橡膠運輸帶，計劃單價為830元/米，而規格型號為GX2500/1000（8+11+8）的阻燃鋼絲繩芯橡膠運輸帶，計劃單價為1230元/米，二者價格相差400元/米，如果將100米阻燃鋼絲繩芯橡膠運輸帶發放成鋼絲繩橡膠運輸帶，當月多實現利潤40000元，形成潛虧40000元。
　　2.不按順序發放。如果保管員不按先進先出的原則發放物資，隨意發放或總是先發關系戶的，久而久之，就會有物資長期存放在倉庫中，因老化、變質、設備轉型淘汰造成積壓、報廢，形成潛虧。
　　
　　（五）暫估物資管理不規范
　　暫估入庫的物資，由于沒有正式的票據，比正常驗收入庫的存貨更難管理。如果管理不嚴，很容易從以下兩個方面形成潛虧：
　　1.暫估價格嚴重偏離實際價。同一種物資，由于生產廠家或材質的差別，價格上時常會存在較大差距，如果不按照合同價格或廠家詢價正確暫估，暫估價格偏低時會因形成藍字價差造成潛虧。
　　2.財務與倉庫的暫估數據長期不核對。財務與倉庫兩部門應當定期進行核對，不一致時，可能形成潛虧。例如，倉庫的暫估數據大于財務的暫估數據，超出的部分因財務沒有暫估記錄無法與客戶結算，更正時往往采用再次出消耗的辦法，增加了出庫成本，增加了更正期的虧損（或減少了利潤）。
　　
　　（六）稅收方面的問題
　　主要是對進項稅額轉出業務的理解上，與稅務部門有差別或爭議。如果進項稅少轉出了，也會形成潛虧。其形成途徑有兩個方面：
　　一是抵扣范圍認識上的差距。如7.5ＫＷ以下電機等十二小件，因其物價迅速上漲的原因，單臺價值超過了2000元，使用年限又在一年以上，稅務部門認為應當視作設備管理而不允許抵扣；但由于煤炭行業生產流程的特殊性，雖然這類物資單臺價值較高，但由于不能單獨使用，又更換頻繁，而且較之主體設備價值懸殊，幾十年來一直不作為固定資產管理，而是當作材料直接攤入當期成本，其進項稅額便可以進行抵扣。如果不能正確區分應該按固定資產核算還是按材料核算，抵扣的稅金可能形成潛虧。
　　二是盤虧、報廢的物資，經批準后，在進行賬務處理的同時必須轉出已抵扣的進項稅，否則，就會形成潛虧。
　　
　　（七）在途物資長期掛賬
　　在途物資長期沒有清理，一定不是正常的在途，必須及時查找原因，及時處理，否則容易形成潛虧。例如，驗收入庫的物資在使用時發生質量問題，倉庫對已經生成的驗收單不進行稽核，實物退回，但是沒有到財務辦理退貨手續，月末財務單據核對不上時將作為在途而掛賬。如果長期不清理、不核對，會無法取得紅字發票，從而形成潛虧。
　　
　　（八）價差的計算和攤銷
　　這是各級企業核算中最容易出現錯誤的地方，也是最常用的成本調節手段，實際操作時有下列幾種方法：
　　⒈當月價差計算錯誤，多實現了藍字價差，形成潛虧。
　　
　　⒉價差攤銷計算錯誤，少攤藍字價差或多攤紅字價差，形成潛虧。
　　
　　（九）預付賬款核對清理不及時
　　預付的款項，如果長期收不到訂購的貨物，業務和財務部門又不核對清賬，長期掛賬超過訴訟時效將形成壞賬，造成潛虧。
　　
　　（十）已使用卻不出消耗單據
　　這也是二級單位最常用的做假手法，為完成考核指標，大量的已使用材料不出消耗單據，有的單位在年底甚至將已出過消耗的材料辦理退庫手續，形成大額度的潛虧。
　　
　　三、潛虧的防范措施
　　
　　煤炭物資管理過程中潛虧現象的大量存在，不僅僅是管理信息失真的問題，而且是管理和核算者的操守問題。通過人為造假而完成的經濟考核指標不但欺騙了上級，而且腐蝕了經營管理者的內心，違背了誠實守信的基本原則。
　　一切因素中最關鍵的因素是人，在企業管理中，人員管理最為重要。因此，治理潛虧，首先要求經營管理者要端正思想，堅持不做假賬，才能減少甚至根除潛虧。在此前提下，還要著重做好以下幾項具體工作：
　　
　　（一）提高工作人員業務素質
　　采購、保管、會計等物資管理人員直接從事最基礎的業務工作，他們業務素質的高低對核算數據的準確性起著最為重要的保證作用。事實證明，很多數據的差錯完全是因為工作人員的業務素質低下而造成的。集團公司和礦（廠、處、公司）等兩級企業管理者均應采取培訓、觀摩、考試等多種形式對工作人員進行業務素質的培養，以盡快適應企業管理工作不斷提高的要求。
　　
　　（二）加強職業道德教育
　　對工作人員的管理教育，除了業務素質的培訓，還要注重其個人品德的教育和管理，物資管理部門的采購、會計等關鍵崗位的職業道德教育尤其重要。如在采購環節，就應該教育業務人員要嚴格按制度規范采購，杜絕人情采購，并遠離商業賄賂。
　　
　　（三）抓好基礎工作
　　1.認真盤點，發現問題及時處理。倉庫、財務、審計、稽核等部門要定期對存貨進行盤點，發現問題要追查原因，并按照所負責任給予處罰、實行賠償。
　　2.定期進行倉庫檢查，核實保管員是否按規定對存貨物資進行計量和發放，發現問題及時糾正。
　　3.規范核算。財務部門要正確核算材料價差并準確攤銷；認真分析在途數據，及時清理在途單據；謹慎、正確處理涉稅問題。
　　4.及時清理預付賬款。預付賬款的管理，必須從源頭抓起，審批預付款時，在付款申請單標注預付期限、清理責任人；會計填制憑證時登記并定期查閱輔助臺賬；清理責任要落實到人，在清理期限內敦促沖賬，超過清理期限，按照規定進行處罰；每月末結賬后，財務部門對預付賬款逐筆進行分析，提出清理計劃和建議。
　　5.嚴格執行采購計劃。定期落實采購計劃的兌現情況，以財務入賬的驗單與計劃目錄核對，發現超計劃采購的物資，嚴格按照相關的物資管理規定進行處罰；財務部門要嚴格按照采購計劃處理業務單據，超計劃采購的物資不予報銷掛賬。
　　
　　（四）強化審計監督職能
　　一方面要充分發揮內部審計的作用，加大內審力度，對企業內部容易產生潛虧的環節要實施有效監督，因為內部審計人員最了解企業的真實情況；另一方面，應積極配0sfiEiPwXSwYCTfwAgGX9A==合上級和外部審計部門對企業的審計檢查，因為上級審計部門有其獨有的特殊權利，敢于對內部審計人員難以檢查的事項進行處理，也容易發現管理中的漏洞。因此，當上級審計部門進點審計時不能藏匿有關潛虧事項，而應主動積極地配合，盡快、早日杜絕物資管理漏洞。
　　
　　（五）優化流程控制系統
　　物資管理的過程也是流程管理的過程，設計和使用一套科學規范的物管流程是管好物資的關鍵。在物資管理企業中，計劃、物管、財務、審計、稽核、信息化等部門是能夠相互牽制的聯動體系，要逐步優化并完善這個流程控制系統，真正達到牽一發而動全身的目的，即當某一環節出現異常時，其他環節就能夠立即發現并迅速填補漏洞，以減少或有效制止潛虧的發生和形成。
　　
　　（六）完善信息化系統，實行節點控制
　　物資管理在推廣使用信息化后，解放了人力，實現了反饋迅速、資源共享、提高效率的目的。完善信息化系統，增設流程節點控制，對于防范潛虧也是行之有效的。如，當入賬價格超過計劃價的一定限額時無法自動保存單據；規格型號一樣但質量、價格不同的物資錄入時以編碼識別；物資管理系統增加價差核算功能，出具價差清單等等，也能減少潛虧的發生。
　　
　　（七）建立健全內部控制體系
　　實踐證明，企業內部潛虧的發生，重要原因就是內控制度的缺乏或不完善，因此，必須有針對性地對原有的核算體系和內控制度進一步完善和規范，從而最大限度地堵塞漏洞，減少和杜絕潛虧的形成。