芻議會計電算化檔案管理

　　【摘要】各單位在會計電算化檔案管理工作中存在很多問題，本文對此進行了分析，并提出了一些解決措施，期望對單位會計電算化檔案管理有一定的借鑒意義。
　　
　　會計電算化檔案管理對于各基層單位來說是重要的基礎工作。實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案具有磁性化的特點，因此認真分析會計電算化檔案管理中存在的問題，對提高各單位的管理水平有著重要意義。
　　
　　一、會計電算化檔案管理中存在的主要問題
　　
　　從傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)轉變?yōu)闀嬰娝慊到y(tǒng)后，許多方面都發(fā)生了變化，這給各單位的會計工作帶來了新的要素，從而在會計電算化檔案管理中也產(chǎn)生了一些相應的問題。
　　
　　（一）會計電算化檔案管理內(nèi)容不全
　　我國自開展會計電算化以來，實現(xiàn)會計電算化的單位數(shù)量很多，但多數(shù)單位真正運行時間較短。有些單位為了適應會計電算化系統(tǒng)技術環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對會計軟件進行了升級，而原有的會計軟件及相關資料未能及時進行整理歸檔。這樣，這些會計檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。
　　
　　（二）會計電算化檔案損壞嚴重
　　很多單位在實現(xiàn)會計電算化后，認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，所以會計檔案管理的制度仍沿用手工系統(tǒng)的制度，對保管會計檔案的環(huán)境沒有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過多，使得很多存儲設備無法正確讀出數(shù)據(jù)或根本無法打開；由于環(huán)境潮濕，使得存儲設備變形、發(fā)霉；作為保存各種重要數(shù)據(jù)的存儲設備在多次借閱中，被多次進行讀數(shù)據(jù)的操作，造成了存儲設備的自然損壞，而使數(shù)據(jù)無法讀出。這些情況都造成了會計電算化信息系統(tǒng)檔案的人為破壞。
　　
　　（三）輸出材料達不到規(guī)定的保管期限
　　利用計算機進行會計核算的單位應保存打印輸出的紙介質會計檔案，如憑證、日記賬等，這些會計檔案的保管期限為15年或永久保存。會計業(yè)務與其他業(yè)務相比，有時又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統(tǒng)是通過復寫紙來實現(xiàn)的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業(yè)務需求，在會計電算化系統(tǒng)構建時，在選擇打印機時應以針式打印機為首選，而針式打印機輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。
　　
　　二、加強會計電算化檔案管理的措施
　　
　　針對上述存在的問題，各單位應采取相應措施來加強對會計電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。
　　
　　（一）要統(tǒng)一思想認識
　　會計電算化與手工會計系統(tǒng)相比，有許多不同，應當在各單位中統(tǒng)一思想認識。因此對于實現(xiàn)會計電算化的單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。不少已實現(xiàn)會計電算化的單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認識，因此，應當進一步提高會計電算化檔案管理者的素質，把信息化檔案資料的管理落到實處。
　　
　　（二）注重硬件環(huán)境管理
　　對于會計電算化系統(tǒng)來說，應提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。在擁有針式打印機的同時，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以便輸出的紙質會計檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實際管理要求的會計軟件，最好是具有會計檔案管理功能的會計軟件。加強會計電算化系統(tǒng)的安全管理，注意進行定期的補丁維護、數(shù)據(jù)備份，盡量避免因計算機病毒等不安全因素而導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
　　
　　（三）建立有效的會計電算化檔案管理制度
　　在進行會計電算化檔案管理時，應注重有效管理制度的建立，這對于其管理工作會有事半功倍的效果。
　　1.建立有效的檔案歸檔制度
　　會計電算化檔案不但包括原有手工的相應檔案資料，也包括會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。未打印成書面形式輸出之前的會計數(shù)據(jù)，應妥善保管其電子形式的數(shù)據(jù)并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
　　2.建立有效的借閱制度
　　任何人在借閱會計電算化檔案時，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照本單位會計電算化檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；單位外部人員借閱本單位會計檔案時，要特別注意，必須經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準方可。
　　3.建立有效的檔案保管制度
　　在制定會計電算化檔案保管制度時，應依據(jù)國家有關的檔案法規(guī)、檔案標準等來進行。在進行數(shù)據(jù)備份時，應選擇優(yōu)質的存貯介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對用來進行數(shù)據(jù)備份等的電子會計檔案要標明時間、文件內(nèi)容、負責人員等，并制作檔案管理文件卡片。
　　4.建立有效的檔案備份制度
　　對于各單位的會計電算化檔案，應由相應負責人定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質中。由于磁性介質的特殊性，相應管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期復制、檢查，以防止會計信息丟失。同時要建立相應的登記簿，記錄備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。
　　5.建立有效的檔案權限調(diào)用制度
　　在各單位中，不同的人對會計電算化檔案資料應有不同的使用權限，因此對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。一般數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；保密程度較高的數(shù)據(jù)，只能供一定范圍內(nèi)的人員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，應只有單位的主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣分權設置，可以在一定程度上保證會計電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。
　　
　　（四）加強復合型人才的培養(yǎng)
　　會計電算化，在可以快速實現(xiàn)傳統(tǒng)會計功能的基礎上，還可以快速實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)的分析，因此要求相關人員的知識結構要多元化，以便加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時會計軟件維護及系統(tǒng)安全方面對系統(tǒng)中的相關人員要求也較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的復合型高級人才來維護會計電算化系統(tǒng)的日常運作，開發(fā)更合理、更高效的會計軟件。
　　綜上所述，針對會計電算化管理中的管理內(nèi)容不全、檔案資料損壞嚴重等實際問題，可通過統(tǒng)一思想認識、建立嚴格有效的會計電算化檔案管理制度、注重復合型人才培養(yǎng)等相應措施來解決，這樣會更加有利于各單位管理水平的提高。