芻議會(huì)計(jì)電算化檔案管理

　　【摘要】各單位在會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作中存在很多問(wèn)題，本文對(duì)此進(jìn)行了分析，并提出了一些解決措施，期望對(duì)單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理有一定的借鑒意義。
　　
　　會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)于各基層單位來(lái)說(shuō)是重要的基礎(chǔ)工作。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案具有磁性化的特點(diǎn)，因此認(rèn)真分析會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)提高各單位的管理水平有著重要意義。
　　
　　一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的主要問(wèn)題
　　
　　從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，許多方面都發(fā)生了變化，這給各單位的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了新的要素，從而在會(huì)計(jì)電算化檔案管理中也產(chǎn)生了一些相應(yīng)的問(wèn)題。
　　
　?。ㄒ唬?huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不全
　　我國(guó)自開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化以來(lái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位數(shù)量很多，但多數(shù)單位真正運(yùn)行時(shí)間較短。有些單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行了升級(jí)，而原有的會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)資料未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。這樣，這些會(huì)計(jì)檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時(shí)間的推移，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。
　　
　　（二）會(huì)計(jì)電算化檔案損壞嚴(yán)重
　　很多單位在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，所以會(huì)計(jì)檔案管理的制度仍沿用手工系統(tǒng)的制度，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境沒(méi)有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過(guò)多，使得很多存儲(chǔ)設(shè)備無(wú)法正確讀出數(shù)據(jù)或根本無(wú)法打開(kāi)；由于環(huán)境潮濕，使得存儲(chǔ)設(shè)備變形、發(fā)霉；作為保存各種重要數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備在多次借閱中，被多次進(jìn)行讀數(shù)據(jù)的操作，造成了存儲(chǔ)設(shè)備的自然損壞，而使數(shù)據(jù)無(wú)法讀出。這些情況都造成了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案的人為破壞。
　　
　?。ㄈ┹敵霾牧线_(dá)不到規(guī)定的保管期限
　　利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)保存打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，如憑證、日記賬等，這些會(huì)計(jì)檔案的保管期限為15年或永久保存。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)相比，有時(shí)又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統(tǒng)是通過(guò)復(fù)寫(xiě)紙來(lái)實(shí)現(xiàn)的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業(yè)務(wù)需求，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，在選擇打印機(jī)時(shí)應(yīng)以針式打印機(jī)為首選，而針式打印機(jī)輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。
　　
　　二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的措施
　　
　　針對(duì)上述存在的問(wèn)題，各單位應(yīng)采取相應(yīng)措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。
　　
　?。ㄒ唬┮y(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)
　　會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，有許多不同，應(yīng)當(dāng)在各單位中統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)。因此對(duì)于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。不少已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認(rèn)識(shí)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理者的素質(zhì)，把信息化檔案資料的管理落到實(shí)處。
　　
　?。ǘ┳⒅赜布h(huán)境管理
　　對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，應(yīng)提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)。在擁有針式打印機(jī)的同時(shí)，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以便輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實(shí)際管理要求的會(huì)計(jì)軟件，最好是具有會(huì)計(jì)檔案管理功能的會(huì)計(jì)軟件。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全管理，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)、數(shù)據(jù)備份，盡量避免因計(jì)算機(jī)病毒等不安全因素而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
　　
　?。ㄈ┙⒂行У臅?huì)計(jì)電算化檔案管理制度
　　在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理時(shí)，應(yīng)注重有效管理制度的建立，這對(duì)于其管理工作會(huì)有事半功倍的效果。
　　1.建立有效的檔案歸檔制度
　　會(huì)計(jì)電算化檔案不但包括原有手工的相應(yīng)檔案資料，也包括會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。未打印成書(shū)面形式輸出之前的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，應(yīng)妥善保管其電子形式的數(shù)據(jù)并保留副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
　　2.建立有效的借閱制度
　　任何人在借閱會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照本單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；單位外部人員借閱本單位會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要特別注意，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。
　　3.建立有效的檔案保管制度
　　在制定會(huì)計(jì)電算化檔案保管制度時(shí)，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)進(jìn)行。在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)的存貯介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對(duì)用來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等的電子會(huì)計(jì)檔案要標(biāo)明時(shí)間、文件內(nèi)容、負(fù)責(zé)人員等，并制作檔案管理文件卡片。
　　4.建立有效的檔案?jìng)浞葜贫?br/>　　對(duì)于各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)由相應(yīng)負(fù)責(zé)人定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中。由于磁性介質(zhì)的特殊性，相應(yīng)管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期復(fù)制、檢查，以防止會(huì)計(jì)信息丟失。同時(shí)要建立相應(yīng)的登記簿，記錄備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。
　　5.建立有效的檔案權(quán)限調(diào)用制度
　　在各單位中，不同的人對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案資料應(yīng)有不同的使用權(quán)限，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。一般數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；保密程度較高的數(shù)據(jù)，只能供一定范圍內(nèi)的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，應(yīng)只有單位的主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣分權(quán)設(shè)置，可以在一定程度上保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。
　　
　?。ㄋ模┘訌?qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)
　　會(huì)計(jì)電算化，在可以快速實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)功能的基礎(chǔ)上，還可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，因此要求相關(guān)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要多元化，以便加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)會(huì)計(jì)軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全方面對(duì)系統(tǒng)中的相關(guān)人員要求也較高，這也需要會(huì)計(jì)部門(mén)相應(yīng)增加一定數(shù)量的復(fù)合型高級(jí)人才來(lái)維護(hù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、更高效的會(huì)計(jì)軟件。
　　綜上所述，針對(duì)會(huì)計(jì)電算化管理中的管理內(nèi)容不全、檔案資料損壞嚴(yán)重等實(shí)際問(wèn)題，可通過(guò)統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)、建立嚴(yán)格有效的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度、注重復(fù)合型人才培養(yǎng)等相應(yīng)措施來(lái)解決，這樣會(huì)更加有利于各單位管理水平的提高。