辦公自動化系統的應用研究

　　摘要：分析了青島理工大學的辦公自動化系統需求，根據需求對系統進行分析和設計。充分利用了角色網絡理論，給出了相應軟件結構模型，并在模型指導下建立辦公自動化系統的體系結構，對角色理論和相應軟件平臺如何支持OA系統流程再造進行了說明。最后，通過青島理工大學辦公自動化應用實例說明了辦公自動化系統的應用流程。
　　關鍵詞：角色管理，辦公自動化，公文流轉，日常辦公
　　
　　引言
　　
　　隨著互連網絡的不斷發展，信息技術的不斷進步，辦公自動化系統在企事業單位的管理、經營活動中發揮著越來越重要的作用。人們不僅要求辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求，提供公文處理的各項功能，而且要求單位內部能夠及時解決信息交換與共享的需求，使企事業單位在日常業務中能夠更好地為利用信息技術提高辦事效率，增強生產力。
　　辦公自動化系統的目的是實現網上辦公自動化，流程規范化，公文流轉的程序化和網上資信息資源的共享化，從而提高工作效率[1-3]。
　　本文以青島理工大學辦公自動化實際項目的開發和實施為背景，研究了支持流程再造的辦公自動化系統平臺設計。
　　
　　一、青島理工大學辦公自動化系統需求分析
　　
　　青島理工大學辦公自動化系統功能需求主要包括：辦公中心、系統管理、臨時檔案、個人事務、公共信息等。在實際工作中，辦公中心是學校整個辦公自動化系統的核心。其主要包括：發文管理、內收文管理、外收文管理。還包括：流程監控、傳閱文件、文件查詢、日常業務、延時申請等。
　　我們主要實現內部公文起草，審批，會簽，簽發，傳閱，承辦和歸檔等功能。同時實現外部收文的傳閱，承辦，歸檔等功能。通過身份認證和密碼管理，不論領導和承辦人在學校還是出差在外，都能夠及時地處理學校的公文，起到了隨時隨地處理公文的目的。
　　發文管理主要包括：新建、待辦、已辦、退回、辦結等。
　　外收文管理：主要指國家省市等上級部門的來文管理。主要包括：新建、待閱、已閱、辦結。
　　1、公文管理
　　公文管理是該辦公自動化軟件的核心。它包括自產文和上級來文兩個部分。
　　（1）校內公文（自產文）
　　流程定義：首先進行公文流程定義。如：校黨字的文件，由黨委辦公室秘書起草，黨委辦公室主任進行部門審批，校領導簽發，行文下發，歸檔等環節。不同的公文定義不同的流程，方便用戶的使用和管理。
　　公文起草：有權限的人起草文件，這時的文件是word格式，允許進行方便的修改。
　　部門審批：本部門負責人對起草的公文進行審閱、批示。
　　校辦秘書科閱文：起草的公文經過部門審批后在流程上遞交給秘書科閱文。實際上這個環節是秘書科對校辦主任在文字上進行把關，只有秘書科和校辦主任能夠看到，是一個隱含的環節。
　　校辦審閱：校辦主任審批。需要說明的是本文以高校為例，而大部分高校黨辦、校辦都是合二為一。如果不是一個部門可以在流程定義中將黨政文件分開經由黨辦和校辦處理。
　　校領導簽批：校領導對公文進行簽批。
　　歸檔管理：包括行文下發，這時文件的格式由.doc轉換成.pdf格式，不可以再進行修改，最后將成型的公文歸檔。
　　（2）外收文管理（上級發文，下發文）
　　登記：文件到達之后，有關部門對文件進行登記，一般是指機要科，登記內容包括收文日期，收文字號，來文機關，題目等等。
　　擬辦：擬訂工作流的開端，需要誰批示或者誰辦理等，決定了文件所走的方向。
　　批示：由擬辦決定，是否需要批示，如果需要的話，走這里，否則跳過。
　　責任部門：按照下發文的處理結果處理公文。
　　傳閱：內部人員傳閱。
　　2、文檔管理
　　個人文件夾：相當于一個網絡存儲器，用戶可上傳、下載個人的文件，并且可以在此建立下一級目錄。每個用戶未經允許只能進自己的個人文件夾。上傳的文件大小有規定。
　　部門文件夾：顯示用戶所在部門的公用文件夾，公用文件可修改。在此使用X鎖和S鎖，避免因為同時修改文件導致沖突。
　　公用文件夾：放置一些公用的文件。用戶可以上傳一些公用文件，但是用戶的詳細信息在后面有詳細說明。
　　3、系統管理
　　參數設置：管理員在此管理用戶的個人資料，包括用戶所在的部門，民族等一些重要的信息。用戶申請注冊的信息在此顯示。管理員統一分配用戶名，以及初始密碼。
　　用戶管理：管理員可以增刪用戶、可以修改用戶基本聯系資料、可以修改用戶所屬部門、可以修改用戶角色、可以禁用某一用戶等關于用戶操作的所有權限。用戶可以隸屬與不同部門，并且也可以不止擔任一個角色。
　　部門管理：管理員可以增刪部門。某部門需要刪除，其下屬部門必須先刪除后才可以執行，要刪除該部門前，隸屬于該部門的用戶必須進行刪除或更改到其他部門。
　　角色管理：角色可以增刪，管理員可以賦予角色不同權限。如某角色刪除后，隸屬于該角色的用戶可以采用手動更改的辦法修改。
　　日志管理：可以自動記錄本系統的使用日志，用戶登陸系統后所做的所有重要操作都會被記錄在案，比如發布信息，以供系統管理員查看。
　　數據備份：隨時對數據庫備份，以防備數據丟失。
　　（1）辦公自動化系統的權限管理
　　辦公自動化系統的權限管理，是利用規則來管理用戶的權限。如圖2所示。可以為用戶、角色定義不同的規則。規則對象可以有不同的結構，可被用來進行以下的控制：
　　① 菜單的動態構造；
　　② 確定對哪些對象的哪些屬性進行哪些活動；
　　③ 確定訪問Workspace和Vault的權限；
　　④ 確定文件或索引表的存放地點；
　　⑤ 信息的分配。
　　每一條規則包括了一個或多個必須滿足的條件，通過規則的定義，權限管理系統就能分配不同的用戶權限。規則中的條件與一般程序設計語言里所使用的邏輯表達式相似。通常情況下，由系統管理員定義規則對象并將其分配給有關人員。在執行過程中，規則處理器對規則中的條件進行判斷，若條件成立，則系統執行用戶所要求的活動；若條件不成立，則由系統輸出一條出錯信息。在定義規則時不能自相矛盾，即當定義某一條規則時，不能與其它已定義的規則相沖突。當取消某一個用戶權限時，應該對與其有關的規則或條件進行更改。
　　
　　二、角色網絡理論模型
　　
　　1、角色網絡理論
　　在OA系統中，任何一種流程都是以角色為基本單元來完成的。所以，OA系統在進行工作時，首先要通過角色定義各種各樣的流程。使每一個角色按照分配的流程進行工作。角色之間在OA中發生著各種各樣的聯系（如協作、沖突、繼承和排斥等）。
　　2、 角色網絡模型
　　可以將角色網絡模型（Role Network Mo