會計電算化環境下后悔性操作方法分析

［摘 要］ 本文系統地分析會計電算化環境下各種錯賬的類型及各種錯賬的更正方法，提出會計電算化下除紅字沖銷法、補充登記法之外的即時修訂法和逆向操作法等后悔性操作方法，并對后悔性操作方法的適用條件和操作步驟進行詳細的介紹，為會計一線工作人員提供便捷的會計后悔性操作指南。

［關鍵詞］ 后悔性操作；憑證更正方法；逆向操作法

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）12-0017-03

在日常業務的憑證處理中，如果出現了憑證的操作錯誤，包括憑證科目用錯、憑證金額填錯、金額過賬有錯等錯誤，會計人員應遵循會計學中對錯誤憑證更改的基本原理進行更改。在實現會計電算化后，由于憑證錄入、記賬等后續過程由計算機自動完成，只要錄入的憑證無誤，則會計的后續過程將保證無誤，也就是說，在電算化后，憑證的錯誤一般在手工錄入時產生，錯誤一般為用錯會計科目或科目出錯。對于這種錯誤，可以用紅字沖銷法或補充登記法進行更正。在電算化下，為了保證會計賬面整潔和賬務數據條理清晰，在不違背會計、審計的基本原則下也可以采用后悔性操作方法進行錯誤憑證的更改。

1 后悔性操作概念與適用條件

1. 1后悔性操作的概念

后悔性操作指在正常的電算化操作過程中，出現了錯誤操作，該錯誤導致記賬憑證不正確或賬簿不正確或該錯誤已導致電算化的后續操作不能正常進行，在事后對前電算化操作過程進行修改的操作。操作錯誤一般分為兩大類。第一類是事中錯誤，指操作過程中未退出該操作界面，且可以在該處立即進行修改的錯誤。例如：在填制憑證時產生的科目或金額錯誤、已保存但未審核的錯誤憑證。其錯誤內容大致有科目、金額、項目、結算方式、各種往來單位、數量、單價等。第二類是事后錯誤，指原來的操作已出現錯誤，并對它的后續過程產生影響的操作。例如：電算化初始化中的設置錯誤、審核簽字后發現的憑證錯誤、記賬后發現的錯誤、結賬后發現的錯誤等等。

1. 2后悔性操作的適用條件

后悔性操作必須在一定的時間和條件下才能使用，否則，可能導致會計電算化的操作錯誤，其限制條件為：⑴后悔性操作適用于任何種類的錯誤更正。具體包括憑證科目用錯、憑證金額填錯、初始化設置出錯等等。⑵后悔性操作更正法使用的時間限制。后悔性操作更正法應在本月會計報表還未上報、稅務報表還未報出之前使用，否則，就會造成企業的會計數據與對外報出的數據不符。對于在已對外報出報表后發現的錯誤，只能在下月采用紅字沖銷法或補充登記法進行更正。

2 憑證更正方法

2. 1手工狀態下的憑證更正方法

在會計學原理中，一般包括紅字沖銷法、劃線更正法、補充登記更正法。由于手工狀態下的會計數據、會計信息是以紙作為存儲介質，所以，在對外報表未報出之前，均可采用紅字沖銷、劃線更正和補充登記更改會計數據；在對外已報出報表時，應在下月采用紅字沖銷法和補充登記法，但不能對上月會計賬簿進行劃線更改。

2. 2電算化狀態下的憑證更正方法

在電算化下，錯賬仍然可在適當的時間內采用紅字沖銷法和補充登記法進行錯賬更正，由于電算化是以磁性介質存儲文件，客觀上不可能采用劃線更正法。另外，為了保證會計賬簿的清晰性和會計經濟業務的整體性，在電算化下，針對電算化的不同操作錯誤，還經常采用即時修訂法和逆向操作法。

即時修訂法，指在會計電算化憑證錄入過程中發現憑證錄入錯誤時所采用的一種現時改正方法。它適用于對事中錯誤的更正。對于還未保存的憑證，一般可以進行會計分錄（會計分錄指會計憑證中的一條記錄）的刪除、會計科目的重新選擇、科目金額的重新錄入、制單人員的重新注冊、會計分錄的摘要的重新錄入、會計憑證的制單日期、憑證附件張數，直至放棄保存該錯誤憑證等操作；對于已保存但仍未審核（包括出納簽字或主管簽字）的會計憑證的修改，也可以參照上述即時修訂法對會計分錄和金額進行修改，在認為該憑證完全錯誤并已沒有存在的必要時，還可以采用先作廢該憑證、后對已標注“作廢”標記的憑證進行直接刪除并同時整理憑證號的操作，具體操作見圖1。采用即時修訂法必須注意：對憑證的作廢與刪除必須由該憑證的填制人員進行操作，其他人員一般不能賦予此項權限；另外，對從其他子系統中傳來的錯誤記賬憑證，除在總賬系統中進行憑證即時修訂外，還應檢查該子系統的設置，以防止其他類似錯誤憑證的產生。

2. 3電算化與手工狀態下的錯賬更正方法比較

總體來說，電算化的錯賬更正更注重于對憑證的修改，手工狀態則比較兼顧憑證與賬簿。造成這種現象的原因主要是電算化下的各種賬簿都是通過憑證數據庫進行各種查詢生成的數據結果，可以說電算化本身是不存在現實的賬簿的，因而，會計電算化的錯賬更改必然偏向對憑證的修改。只要憑證不錯，根據條件查詢的各種查詢結果（會計賬簿）一般不會出錯。具體來說，電算化的錯賬更正方法、手段比手工操作狀態下的更正方法要多，各種方法對會計賬簿的條理性、清晰性和業務的完整性的影響有比較大的不同?，F列表說明如下（見表1）。

3 逆向操作法

3. 1逆向操作法的概念

對發現的事后錯誤從發現時的操作流程開始，逆向操作到能對錯誤進行即時修訂的方法稱為逆向操作法。逆向操作法不同于紅字沖銷法和補充登記法，它一般要從后往前逆向操作，直到該錯誤變為事中錯誤，能用即時修訂法更正為止。逆向操作法不需要填制憑證，它的目的僅僅是使得憑證填制人員能夠對錯誤憑證進行修改，并對修改后的憑證重新審核、記賬、結賬。正是由于它不需重新填制憑證，才使得會計業務數據能與經濟業務流程保持一致，保證了會計的賬面清晰和條理清楚。

3. 2逆向操作法的注意事項

逆向操作法實際上是通過程序的反向操作對會計憑證的數據庫中的數據進行修改，此種修改除在“操作日志”上會留下操作記錄外（該記錄也可以刪除），在會計數據庫或賬簿上不會留下痕跡，這樣就容易給一些別有用心的人提供人為改賬的機會。因此，對于逆向操作法的操作權限應嚴格把關，責任到人，同時應做好書面登記工作或及時打印“操作日志”，做好會計數據的每天備份工作。

3. 3逆向操作法的操作范圍

依據會計電算化的憑證處理流程，從制單人員填制憑證開始，到出納簽字、主管簽字、記賬人員記賬到會計賬簿的結賬整個過程中，只有未經出納簽字或主管簽字（非出納憑證不需出納簽字）的憑證才能采用即時修訂法，其他經過簽字、記賬和結賬的憑證均不能直接進行憑證的修改操作，逆向操作的操作范圍僅限于如何取消結賬、如何取消記賬、如何取消主管審核和取消出納簽字的操作。

3. 4逆向操作法的操作步驟

鑒于各種會計電算化軟件的設計不同，逆向操作法中的取消結賬、恢復記賬前狀態、取消主管簽字和取消出納簽字的具體功能按鍵也有所不同，在操作業務時可參照本單位所購會計電算化軟件的說明和操作手冊（若在操作手冊中未涉及該功能，可向服務商咨詢），本文以用友軟件為例來說明逆向操作法的操作步驟。

3. 4. 1取消結賬的操作方法

取消結賬的步驟為：以會計主管身份注冊總賬系統→在總賬系統中的“月末處理”功能菜單下點擊“月末結賬”進入結賬向導→選擇結賬月份，同時按下“Ctrl+Shift+F6”鍵激活“取消結賬”功能，系統導出取消結賬的“確認口令”，窗口見圖2。確認口令后，在“結賬”功能界面上直接點“取消”結賬并退出結賬界面，即完成了取消結賬功能。

3. 4. 2恢復記賬前狀態的操作方法

恢復記賬前狀態的操作步驟為：以會計主管身份注冊總賬系統→在總賬系統中的“月末處理”功能菜單下點擊“試算并對賬”進入對賬界面→選擇擬取消記賬月份，按下“Ctrl+H”鍵，輸入主管口令后，即可激活恢復記賬前狀態功能→在總賬系統的二級菜單下的“憑證”菜單下可見“恢復記賬前狀態”功能，單擊此功能即可按要求恢復最近一次或本月初的記賬前狀態（見圖3）。

3. 4. 3取消憑證簽字的操作方法

取消憑證簽字包括取消主管的審核簽字和出納的簽字。取消憑證的簽字必須由原來相對應的操作人員進行操作，操作方法同原來的審核和簽字方法，只需在原簽字界面點擊“取消”或“成批取消簽字”即可完成逆向操作。

4 結 論

會計電算化環境的后悔性操作能給會計的錯賬更正工作帶來極大的方便。與傳統的錯賬更正方法相比，使用后悔性操作在保持經濟業務的完整性和賬簿的清晰性方面有很大的優勢，但必須在具備完善的監控機制、符合使用條件時使用，否則，它對企業的財務工作有害無利。

主要參考文獻

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