用Ｅｘｃｅｌ制作工資表

［摘 要］ 本文將工資表分成封面、工資匯總表、工資明細(xì)表、工資條、考核表5個(gè)部分，通過(guò)函數(shù)及公式有機(jī)地連在一起，共同構(gòu)成了整個(gè)工資表。工資明細(xì)表里的數(shù)據(jù)大部分由考核表計(jì)算得到，工資匯總表是對(duì)工資明細(xì)表的匯總，工資條由工資明細(xì)表自動(dòng)生成。通過(guò)挖掘Excel的計(jì)算功能，減少數(shù)據(jù)錄入，使數(shù)據(jù)計(jì)算更方便，使制作工資表更輕松。

［關(guān)鍵詞］ Excel；工資表；宏

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2007）12-0039-03

Excel是大家熟知的Office組件，它有豐富的函數(shù)，有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)計(jì)算功能，用它制作工資表簡(jiǎn)單易行，不需太多的計(jì)算機(jī)編程知識(shí)，不用花錢購(gòu)買專門的財(cái)務(wù)軟件，非常適合小企業(yè)使用。本文通過(guò)實(shí)例介紹工資表的制作。

一、工資表包含的表格頁(yè)

首先整體介紹一下工資表，它包含5張表，分別為：封面、工資匯總表、工資明細(xì)表、工資條、考核表。因?yàn)楣べY表要打印出來(lái)裝訂，所以專門用一個(gè)工作表作工資表封面，如圖1。考核表是對(duì)每位職工考勤情況及生產(chǎn)數(shù)量等數(shù)據(jù)的記錄，如圖2，工資明細(xì)表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)就是根據(jù)該表有關(guān)項(xiàng)目自動(dòng)計(jì)算出來(lái)的，避免了手工計(jì)算。工資明細(xì)表是工資表中的主要表格，按工資項(xiàng)目列示每位職工的各項(xiàng)工資數(shù)，如圖3。工資匯總表、工資條比較通用，如圖4、圖5。5個(gè)表格通過(guò)Excel公式及函數(shù)有機(jī)結(jié)合在一起，共同構(gòu)成了整個(gè)工資表。下面逐一介紹每張表的制作。

二、工資封面表

工資封面一般包括企業(yè)名稱、工資所屬年度及月份、 制表人及制表日期等內(nèi)容，可根據(jù)企業(yè)需要增減，“企業(yè)名稱”和“年度月份”必須有，因?yàn)槠渌硪眠@兩項(xiàng)內(nèi)容，以方便數(shù)據(jù)的輸入。在輸入年度月份時(shí)，先輸入一個(gè)單引號(hào)，再輸入年度月份，即將本單元格轉(zhuǎn)成文本格式，不能是日期格式。至于字體、字號(hào)、行距等格式，可依據(jù)自己的喜好設(shè)置，這樣第一張表就完成了，以后發(fā)幾月份的工資就將月份改成幾月。

三、考核表

考核表不應(yīng)是工資表中的內(nèi)容，但它卻是計(jì)算職工工資所不可缺少的，在制作工資明細(xì)表時(shí)就要用到它。各企業(yè)的考核辦法差異很大，考核表也隨之不同，本文使用了較為普通的考核辦法，用公式簡(jiǎn)單表示為：基本工資（不含管理人員的基本工資）=單件計(jì)件工資額×產(chǎn)量；缺勤扣發(fā)=缺勤日扣工資額×缺勤天數(shù)。相應(yīng)的考核表包含的項(xiàng)目有：年度及月份、工號(hào)、姓名、缺勤日扣工資額、單件計(jì)件工資額、缺勤天數(shù)、產(chǎn)量。輸入數(shù)據(jù)時(shí)所有“年度及月份”單元格要“絕對(duì)引用”封面表中的“年度及月份”單元格，如本例中輸入“=封面!$D$4”（$D$4是封面表中的“年度及月份”單元格），這樣，保證了年度及月份在兩個(gè)表中的一致，而且當(dāng)發(fā)下個(gè)月的工資時(shí)，只需改動(dòng)封面中的“年度及月份”，本表中的“年度及月份”單元格就全變成和封面中的一樣了。本文中用了很多類似的引用，相同的數(shù)據(jù)只錄入一次，避免重復(fù)輸入發(fā)生數(shù)據(jù)不一致，也減輕了錄入量。其他數(shù)據(jù)逐行輸入。所有數(shù)據(jù)輸入完畢后，把“年度及月份、工號(hào)、姓名、缺勤日扣工資額、單件計(jì)件工資額”各列設(shè)置為保護(hù)模式，因?yàn)檫@些列一般不會(huì)每月變化，避免在輸入其他數(shù)據(jù)時(shí)誤改，當(dāng)然需要改變時(shí)可撤銷保護(hù)模式，非常方便。

四、工資明細(xì)表

本表是工資表的主要部分，包含的項(xiàng)目可依據(jù)本企業(yè)情況設(shè)定，本例中有：部門、工號(hào)、姓名、基本工資、計(jì)件工資、獎(jiǎng)金、缺勤扣發(fā)、應(yīng)發(fā)、扣稅、其他扣發(fā)、總扣、實(shí)發(fā)。里面的數(shù)據(jù)大部分通過(guò)引用其他表單元格或用公式計(jì)算得到，直接錄入的數(shù)據(jù)并不很多。制作時(shí)先設(shè)置第一位職工的數(shù)據(jù)，然后通過(guò)拖動(dòng)復(fù)制，把公式復(fù)制到其他行。“部門”、“工號(hào)”、“姓名”三項(xiàng)相對(duì)引用考核表相應(yīng)單元格，如：在“部門”單元格中輸入“=考核表!B3”（公式中的B3是考核表中首位職工的“部門”單元格，下面的其他公式類似），在“計(jì)件工資”單元格中輸入公式“=考核表!G5*考核表!J5”，在考核表中輸入第一位職工的完工數(shù)量后，“計(jì)件工資”數(shù)就自動(dòng)計(jì)算出來(lái)了。同理，“缺勤扣發(fā)”單元格輸入公式“=考核表!E3*考核表!H3+考核表!F3*考核表!I3”，在“應(yīng)發(fā)”單元格輸入公式“=D3+E3+F3-G3”，在“總扣”單元格輸入公式“=I3+J3”，在“實(shí)發(fā)”單元格輸入公式“=H3-K3”。“扣稅”指代扣的個(gè)人所得稅，計(jì)算稍微復(fù)雜一些，要用到VBA編寫一個(gè)函數(shù)，方法如下：順次執(zhí)行菜單“工具”—“宏”—“Visual Basic 編輯器”，打開Visual Basic 編輯器，選擇菜單“插入”—“模塊”，然后再選擇菜單“插入”—“過(guò)程”，在對(duì)話框中選擇“函數(shù)”單選按鈕，輸入“函數(shù)名稱”，如：tax，點(diǎn)擊確定，然后在彈出的窗口中輸入如下代碼：

Public Function tax（salary）

Dim netSalary As Single

netSalary = salary-1 600

Select Case netSalary

Case netSalary <= 0

tax = 0

Case 0 To 500

tax = netSalary * 0.05

Case 500 To 2 000

tax = netSalary * 0.1-25

Case 2 000 To 5 000

tax = netSalary * 0.15-125

Case 5 000 To 20 000

tax = netSalary * 0.2-375

Case 20 000 To 40 000

tax = netSalary * 0.25-1 375

Case 40 000 To 60 000

tax = netSalary * 0.3-3 375

Case 60 000 To 80 000

tax = netSalary * 0.35-6 375

Case 80 000 To 100 000

tax = netSalary * 0.4-10 375

Case netSalary > 100 000

tax = netSalary * 0.45-15 375

End Select

End Function

最后保存退出，這樣計(jì)算個(gè)人所得稅的函數(shù)“tax”就完成了。使用方法和Excel內(nèi)部函數(shù)一樣，選擇“用戶定義”函數(shù)，就會(huì)看到tax函數(shù)，選擇它并在參數(shù)框中輸入同一職工的“應(yīng)發(fā)”單元格名，點(diǎn)擊“確定”，稅金就計(jì)算出來(lái)了。拖動(dòng)復(fù)制第一行，所有職工的大部分?jǐn)?shù)據(jù)就有了，某些數(shù)據(jù)如“其他扣發(fā)”，可能無(wú)法計(jì)算得到，只能直接輸入。這樣工資明細(xì)表就完成了。日后人員發(fā)生增減變動(dòng)時(shí)，先在考核表中變動(dòng)，考核表中刪除某一職工，本表相應(yīng)行的部分單元格就會(huì)變成“#REF!”，表示此行職工在考核表中刪除了，把此行刪除即可；增加職工，在考核表中插入空行，錄入各項(xiàng)數(shù)據(jù)，然后，在本表相應(yīng)行次（不能錯(cuò)行）插入空行，復(fù)制上一行公式，新職工的大部分?jǐn)?shù)據(jù)就有了。

打印時(shí)每頁(yè)要打印表頭，所以還要進(jìn)行如下設(shè)置，執(zhí)行菜單“文件”—“頁(yè)面設(shè)置”，選擇“工作表”選項(xiàng)卡，在“頂端標(biāo)題行”中輸入每頁(yè)要打印的行號(hào)，如“$1:$2”，點(diǎn)擊確定即可。

六、工資匯總表

工資匯總表是對(duì)工資明細(xì)表的匯總，本例中按部門分類匯總。制作時(shí)首先取得工資明細(xì)表數(shù)據(jù)：首行單元格內(nèi)輸入“=封面!B3封面!D4\"工資匯總表\"”，其他單元格皆引用工資明細(xì)表，如“部門”單元格輸入“=工資明細(xì)表!A2”，等等。然后執(zhí)行菜單“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，打開分類匯總窗口，“分類字段”中選擇分類標(biāo)準(zhǔn)，如“部門”，然后設(shè)置其他內(nèi)容，點(diǎn)擊“確定”，匯總表就出來(lái)了，在左側(cè)選擇匯總級(jí)別，可以得到不同級(jí)別的匯總表。

七、工資條

使用“宏”制作工資條表，既方便又快捷。首先建立空的工資條表，然后執(zhí)行菜單“工具”—“宏”— “創(chuàng)建宏”，打開宏窗口，輸入宏名稱，如salaryScrip，點(diǎn)擊創(chuàng)建，在打開的Visual Basic 編輯器窗口中輸入如下代碼：

Public Sub salaryScrip（）

Application.ScreenUpdating = False

Sheets（“工資條”）.Rows.Delete

Sheets（“工資明細(xì)表”）.[A1].CurrentRegion.Copy Sheets（“工資條”）.[A1]

rowsCount = Sheets（“工資條”）.[A1].CurrentRegion.Rows.Count

For i = rowsCount To 4 Step -1

Sheets（“工資條”）.Rows（i）.Insert

Sheets（“工資條”）.[A2:Z2].Copy Sheets（“工資條”）.Cells（i， 1）

Next

End Sub

然后保存退出，salaryScrip宏就建好了。每次要生成工資條，運(yùn)行該宏即可，再進(jìn)行必要的格式設(shè)置就可以打印了。再有一點(diǎn)，運(yùn)行宏之前要設(shè)置允許宏運(yùn)行，方法是：執(zhí)行菜單“工具”—“宏”—“安全性”，在“安全性”選項(xiàng)卡中選擇“中”或“低”。

這樣，整個(gè)工資表就制作好了，以后發(fā)幾月份的工資，在上個(gè)月的基礎(chǔ)上作少量的修改就成了。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 王素云. 如何用Excel制作工資表［J］. 中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)，2002，（2）.

［2］ 梁強(qiáng)達(dá). 巧用排序輕松作工資表和工資條［J］. 中國(guó)會(huì)計(jì)電算化，2003，（8）.