明代檔案機構設置及其管理探究

摘要：由于明初統治者的重視，上至中央下及各級地方政府都對檔案收貯、保管工作十分重視。明朝中央設立了多處功能不同的檔案機構，同時地方各級檔案機構也普遍設立，并有嚴密的防護措施。各級檔案機構在各級衙署建制中的建筑位置十分重要。明代的檔案管理工作采取分層進行、逐級負責制，各機構具有相對的獨立性，又具聯系性，其隸屬人員構成體系明晰。明代檔案機構的設置與管理，說明明代的檔案保管工作已普遍、系統地開展起來，并受到普遍重視。

關鍵詞：明代；檔案機構；設置與管理

中圖分類號：K248

文獻標識碼：A 文章編號：1003-854X(2007)12－0059－07

目前，學術界對明代檔案庫房的設置與管理研究較為薄弱，零星的論點散見于有關古代檔案保護研究中①。本文通過廣泛查閱明代歷史文獻，尤其是翻閱大量明代地方志，在前人研究的基礎上，對明代檔案機構的設置、多功能檔案館舍的建立及檔案管理的特征等問題進行了研究，不足之處敬請專家指正。

一、明朝中央多功能檔案庫房的興建的重視

1.大本堂的修建體現了明太祖對元朝檔案的重視

元至正二十八年(1368)。明軍攻下元大都時，朱元璋即“詔告天下，條布十事”，其中之一就與元朝檔案搜集、保管有關。當時。朱元璋特命徐達、常遇春等把元朝“秘書監、國史監、太史院典籍，太常法服祭器、儀衛及天文、儀象、地理、戶口版籍、應用典故文字”等項完整地收集起來，并對“其或迷失散在民間者，許赴官送納”。另據記載，徐達人元都，即“封府庫、圖籍實物，令指揮使張勝以兵千人守宮殿門，……禁士卒毋所侵暴”。同年十一月，朱元璋特令在宮中修建大本堂，由秘書監掌管，主要保管、整理元朝官府機構遺留下來的以及從其他地方收集來的有關元朝的檔案文件和圖書。大本堂的修建體現了朱元璋對元朝檔案的重視，這些檔案對于明初穩定社會秩序、恢復和發展社會經濟、建立各種制度及鞏固社會統治等方面都起了重要作用。

2.集中收藏明朝中樞檔案的處所——文淵閣庫樓

洪武三年(1370)，明將李文忠率大軍北征逃往漠北的元順帝時，繳獲了大批檔案典籍。明定都南京后不久，在奉天門東建文淵閣作為宮廷藏書樓，一來作為收藏文書檔案的處所，二來作為皇帝講讀的地方。

明成祖遷都北京后，又在宮中內閣之東建文淵閣。據史載，“永樂辛丑(1421)命修撰陳循將南內文淵閣書各取一部至京，計取書一百柜，載以十艘”，運至北京。明仁宗后，內閣權位漸高，大學士為內閣長官，負責起草詔令、批簽奏章，實掌宰相權力。另外，由于文淵閣“深嚴禁密，百官莫敢望焉；吏人無敢至其地，防漏泄也。禁密文書一小匣，在幾上鑰之”。此后，文淵閣庫樓就成為收藏明王朝中樞機要檔案的庫房。

文淵閣庫樓位于“午門之內，迤東文華殿南，磚城；幾十間，中揭文淵閣牌，牌下置紅柜藏實錄副本，僅前楹設凳，東西坐余五間，皆后列書柜，隔前楹為退休之所。……特鑿一牖復開門，搆數掾以通日色”。可見文淵閣的建筑特色為外包磚石、不露木材的建筑，建筑堅固且利于防火。整個建筑密封性好，開設—個窗戶，便于通風，有利于檔案的保護。

3.集中保管明朝賦役檔案的專門檔案庫——后湖黃冊庫

有明一代，自洪武以后直到1645年清兵攻陷南京為止，專門收儲、保管明朝賦役檔案的專門庫房——后湖黃冊庫從來搬遷過。它的收儲、保管工作也從未中斷過。后湖黃冊庫是一個存續250年以上、規模巨大的專門性檔案館，就它保管和整理黃冊文件的浩大數量和當時對這些文件的頻繁利用來說，就其本身各種規定嚴密的工作制度及長期活動的影響來說，后湖黃冊庫都是當時世界上最偉大的檔案館之一。

明王朝建立初期，面對元朝末年生產凋敝、戶口失實的情況，在恢復、發展生產的同時。開始了對全國戶口賦役的普查、整頓治理。洪武三年(1370)，“太祖籍天下戶口，置戶帖、戶籍”。之后，為進一步加強封建專制的中央集權，朱元璋采納了戶部尚書范敏的建議，于“洪武十四年(1381)詔天下編賦役黃冊”。黃冊是明王朝用來記載、管理全國戶口、土地、財糧和征收、核對賦稅的冊籍和工具，編制黃冊的目的是把豪強地主和舊貴族隱占的勞動力奪歸封建國家管理。把游離于田地之外的流民重新引導、附著于農業生產上去，以求盡快謀求社會秩序的安定及社會生產的恢復與發展。黃冊的具體編造辦法，經洪武二十四年(1391)奏準：“攢造黃冊格式，有司先將一戶定式，謄刻印版，經與坊長、廂長、里長并各甲首，令人戶自將本戶人丁、事產，依式開寫，付該管甲首，其甲首將本戶并十戶選列文冊，送各該坊、廂、里長，坊、廂、里長各將甲首所造文冊，攢造一處，送赴本縣”編造之初，“以一百十戶為一里，推丁糧多者十戶為長，余百戶為十甲，甲凡十人。歲役里長一人，甲首一人，董一里一甲之事”。“每十年有司更定其冊，以丁糧增減而升降之。冊凡四：一上戶部，其三則布政司、’府、縣各存一焉。上戶部者，冊面黃紙，故謂之黃冊。年終進呈，送后湖東西二庫庋藏之”。明代黃冊制度也是在歷代封建王朝管理戶籍和賦役辦法的基礎上完善、發展起來的，南京后湖黃冊庫就是明王朝推行黃冊制度之后，為收貯全國賦役黃冊而建造的專用庫房。

后湖黃冊庫修造在應天府(今江蘇南京市)城外東北側玄武湖中央。把黃冊庫建造在后湖的湖心島上，完全是出于便于利用和守護的考慮。因為后湖緊靠皇城，之外更有外城護衛，而且“后湖之廣周遭四十里，中突數州，斷岸千尺，由是而庫于其上，由是而冊于其間”。就當時的條件，對收貯檔案冊籍來說，此處可謂“誠天造而地設者也”。

由于黃冊作為一種戶籍管理和組織全國經濟活動的專門工具，其功能直接關系到明朝的集權統治和經濟命脈，因此明太祖朱元璋對保管黃冊的庫房建筑十分重視，曾親自參與策劃。史載：“供武初，天下官員三年一朝覲，而凡州、縣之老人亦與焉。某年朝覲，太祖問一老人日：‘朕將命工部筑室于后湖之中，以藏天下黃冊之所，然當做何向宜乎?’一老人對日：‘此堂當東西相向，庶朝夕皆為日色所曬，而黃冊無泡爛之虞也。’”朱元璋采納了這個建議。島上除吏役工匠的居室和其他建筑外，存放黃冊的庫房都是東西相向的，且每間庫房的前后都有窗戶，以便于通風和早晚日曬。在當時的條件下，這對防止湖內潮濕空氣侵蒸和保護黃冊都是有益的。明統治者有意識地把黃冊庫建在玄武湖中心的小島上，這在古今中外的檔案庫房建筑中是罕見的。從實際效果考慮看，一方面是由于這里四面環水，故可以避免火災；另一方面是由于它雖然位于政治經濟中心之一的南京，但實際上是與世隔絕的，這有利于黃冊檔案的安全和保密。明統治者在有意識地選擇庫址的同時，還對后湖黃冊庫采取了較為嚴密科學的保護措施。如冊架一律木制，不準用竹，以防蟲蛀。每年4－10月曬冊，其他月份不準曬晾。庫內禁絕燈火，湖內外防衛森嚴，每旬一、六開船過湖，平時與外界完全隔絕等。

4.集中保存明朝皇家檔案史冊的專門庫房——皇史宬

明中葉，內閣藏書主要有“明太祖實錄一部二百五冊、寶訓十五冊；太宗實錄一部一百三十四冊、寶訓十五冊；仁宗實錄一部二十一冊、寶訓六冊；宣宗實錄一部一百十六冊、寶訓十冊；英宗實錄一部三百六十一冊、寶訓十二冊；寧宗實錄一部二百九十三冊、寶訓十冊”。以后每一個皇帝均有實錄和寶訓，然而內閣藏書“既無金石藏書之具，又無名山藏副之制”；加之明代火災頻繁發生，不少建筑物被毀。因此如何收儲和保護內閣藏書就成為困擾統治者的首要問題。為了集思廣益，明孝宗曾召集眾臣集議解決辦法。弘治五年(1492)五月，時任禮部尚書兼文淵閣大學士的丘浚，借上疏明孝宗之機，引用《大學衍義補》卷94《圖籍之儲》，全面深刻地陳述了對圖籍檔案保管的看法。在上疏中他請求皇帝“于文淵閣近便去處，別建重樓一所”，以收貯皇家的圖籍檔案。設計的“重樓”雖然得到了皇帝明孝宗的“嘉納”，但并沒有立即動工興建，其間經過了長時間的計議、規劃。又由于武宗正德四年(1509)文淵閣又發生了一次火災，嘉靖十年(1531)宮中再次發生火災，三年后也即丘浚上疏42年后，明世宗嘉靖十三年(1534)七月才“命內閣同在工諸臣視建造：沖御閣(即重樓)地于南內”，并且親臨定命，當時還詔令該建筑不用木植、專用磚石壘砌。嘉靖十五年(1436)七月，按丘浚的設計建成，只有一層。初建時，命名神御閣，擬藏歷代帝王像、實錄、寶訓；建成后，更名為皇史宬，收藏寶訓、實錄等。皇史宬由內閣掌管收貯事宜。皇史宬即是專門保存皇家檔案史冊的專門庫房，嘉靖皇帝定名皇史宬十分鮮明地反映其修造的目的，即是強化皇權以適應其統治的需要。

皇史宬坐北朝南，總面積達8460平方米。正殿為無殿式建筑，沿古代石室金匱之制，全為磚石結構，不用木植，堅固耐久。室內筑有1.42米高的石臺，上置貯藏檔案的雕龍云紋鎏金銅皮樟木柜152具。銅皮樟木柜既能防蟲、防火。又可防潮。皇史宬在結構設計上很有特色，非常適合檔案的安全保存，具備了作為檔案庫房所要求的各種條件。

由此可知，隨著封建統治的加強，明代中央檔案機構不斷增多，建筑規模逐漸擴大，安全措施也不斷增強。

二、明代地方檔案庫房的普遍興建

1.檔案機構的設置具有普遍性

明代方志中所記載的府(州)、縣架閣庫(含類似機構)比比皆是。如廣東地方志中所記府(州)、縣架閣庫7座，黃冊庫4座；河北架閣庫11座；山西架閣庫2座；江蘇架閣庫26座；浙江架閣庫24座，黃冊庫(包括冊庫》5座；安徽架閣庫17座，黃冊庫(包括貯冊庫)2座；福建架閽庫8座，冊庫1座；山東架閣庫13座；河南架閣庫(包括案牘庫)24座，冊庫(包括圖籍庫)2座；湖北架閣庫7座；湖南架閣庫15座；四川架閣庫3座，黃冊庫1座；貴州架閣庫1座；云南架閣庫9座，黃冊庫1座；上海架閣庫4座；江西架閻庫(包括文卷庫)50座，黃冊庫(包括籍冊庫)4座。明代檔案機構分布在各級政府機構中，總計檔案機構240座。其中架閣庫(包括案牘庫和文卷庫)220座，黃冊庫(包括冊庫和圖籍庫)20座。雖然有些府(州)、縣志書中沒有提及建造架閣庫，但有關其設置的架閣庫官吏記述得十分詳盡。如廣東惠州府下轄的和平縣，瓊臺下轄的萬州、瓊山、定安、文昌、昌化、儋州以及潮陽縣；江蘇通州下轄的海門縣；浙江浦江縣；安徽壽州、壽州縣，池州府下轄的貴池、青陽、銅陵縣，寧國府的宣城縣；福建的惠安縣；山東的萊蕪縣；湖南的衡州府、桂陽州等，地方檔案機構管理人員主要是庫子、典(司)吏，一般為一至二人。上述所列僅為幾例。因為地方志書上未標明者，不一定不存在，再加上筆者查閱的地方志不夠全面，所以以上數字還不能看作是最后的確定數字，并不能囊括明代所有的檔案庫房，但由此可以證明明代地方明檔案機構的設置是相當普遍的。

2.明代地方主要檔案機構——架閣庫和黃冊庫

“中國古代王朝各級官府形成和保存的檔案數量很多，形式各種各樣。為了方便利用，古人從宏觀上將其劃分為兩大部類：簿籍和案牘”。據明代方志所記可知，明代地方檔案保存機構的名稱雖然不同，但其功能大體可分為保存案牘(公文檔案)的架閣庫和保存黃冊的黃冊庫兩種。案牘主要記錄的是上行下達的公文和刑名獄案文書，反映各級政府機構運轉和執行法律維持社會秩序的狀況，反映一定社會階段的政治制度和階級關系，是政府機關在執行公務過程中經過文書處理程序分散形成的。但因地方機構設置龐雜，審理案件、處理公務繁多，每年產生案牘檔案的數量特別巨大。洪武二十四年(1381)。“詔天下編賦役黃冊”，“冊凡四：一上戶部。上戶部者年終進呈，送后湖東西二庫度藏之，其三則布政司、府、縣各存一焉”。明代黃冊所載內容以及編制采取逐級上交和分級保管的方法，按照規定，編制黃冊時要逐級核實內容，然后再按縣、州、府、司、戶部的行政系統逐級匯總上交。黃冊檔案每次形成數量多，且形成時已是成本成冊，比較整齊。

明代地方案牘檔案和黃冊檔案的存貯大體有以下幾種情況：

第一，黃冊檔案貯藏在架閣庫內。地方政府有將黃冊貯藏在架閣庫內的。如弘治年問已退職的南京刑部尚書何喬新在《江西布政司黃冊庫修造記》中說：“郡邑黃冊，建庫藏之，重民數也。……舊制，天下版籍每十年輒改造，繕寫既成，獻于天府，藏之后湖庫；副本在布政司，藏于架閣庫”。《萬歷淮安府志》記有淮安府建“架閣庫三間。在茶事南，黃冊貯其內。”《隆慶長州縣志》載：“堂東兩楹為架閣庫，黃冊及軍器入內。”《嘉靖穎州志》載：“架閣庫在州治之內藏案牘，冊籍”。《弘治徽州府志》載：“架閣庫在正廳之左右，存貯黃冊”。《嘉靖汀州府志》載：“架閣庫在儀仗庫之后。盛累年八縣(長汀縣、寧化縣、上杭縣、武平縣、清流縣、連成縣、歸化縣、永定縣)版籍于中，共五間等”。

架閣庫是綜合性檔案機構，無論簿籍還是案牘都度在其中。“由于黃冊的體積較大，數量較多，它一般是在架閣庫內單獨貯放的，不與其他公文檔案混在一起”所以各級地方官府設置的架閣庫也分別貯藏所轄地區編造的黃冊副本。林鉞，晉江人，嘉靖中知太平府，其撰《太平府架閣庫記》言：“嘉靖戊子(1528)，鉞奉天子之命來守太平(今安徽當涂縣)。首詢民數，吏以冊籍對，究之，則三汜腐什三矣。繼詢利弊，吏以卷牘對，究之，則損匿什五矣。……建庫三連各五楹，左藏黃冊，右藏案牘”。林鋮將“冊籍”與“案牘”的不同功用說得十分明白“冊籍”記載著民數多少，由此可使土地、賦稅數目也必然知之；“案牘”是官員執行公務、審理案件的記錄，官員是否公正廉明或營私舞弊。從冊籍和案牘中便可知曉。二者因記錄的內容和書寫的形式不同，因此建立架閣庫后。左藏黃冊，右藏案牘，分別保存。

第二。地方官府中專門建造黃冊庫貯存黃冊檔案。為了黃冊檔案的安全保管和利用方便，明代地方政府還往往單獨建立黃冊檔案館。如廣東惠州府博羅縣“洪武元年(1368)始建縣署，十四年(1381)兵燹毀，十五年(1382)重修，正統五年(1440)知縣又復修，成化中再修，嘉靖十八年(1539)颶風大作，摧壞甚。知縣大修，……治中為堂，后為后堂，又后為知縣宅堂，左為幕廳。右為耳房庫，東為黃冊庫。”龍川縣“天順七年(1.463)重修，中為堂，左為幕廳，右為黃冊庫。”興寧縣“堂之西為黃冊庫”。河南固始縣“正德六年(1511)重建黃冊庫在庫樓后”。四川馬湖府“堂之左隅為經歷司，傍為廣儲庫。右隅為照磨所，傍為黃冊庫”。江西瑞州府的高安縣建有“黃冊庫”。

第三，地方官府分建架閣庫和黃冊庫(籍冊庫、冊庫)。《嘉靖興寧縣志》載：“……中古籍書店之東為尉廳，堂之西為黃冊庫，堂之后為川堂，又后為后堂，后堂之左右室為庫，后堂之后為令宅，尉廳之東為簿宅，簿宅之南為尉宅，堂之左亭為吏戶札承發，右亭為兵刑工鋪長架閣庫。”浙江省的紹興府分建黃冊庫和槊閣庫；臺州府的平湖縣和象山縣分建冊庫和架閣庫；安徽省穎州下轄的穎上縣“堂東為黃冊庫、架閣庫”圓；池州府的石埭縣“堂右為架閣庫，右為貯冊庫”；福建福寧州的寧德縣分建架閣庫和冊庫；河南省商城縣分建架閣庫、圖籍庫；蘭陽縣(今河南蘭考縣)“堂東北有冊庫，架閣在東房末”毋；江西省廣信府“成化間知府王翰于廳右西北陳地建架閣庫與籍冊(黃冊)庫”；臨江府也分建架閣庫和黃冊庫，《隆慶臨江府志》所附《新刊臨江郡治圖》上，架閣庫在大堂之右，黃冊庫在儀門譙樓之左。凡此種種，不勝枚舉。

上述文獻不僅可證明明代黃冊庫建制的普遍，也可推斷明代除少數民族地區外都推行了黃冊制度。

一般情況下黃冊庫是專門保存黃冊的檔案庫。架閣庫是專門保存官府機關在執行公務過程中經過文書處理程序形成案牘的檔案庫。但也有例外，如前述南京后湖黃冊庫是為收貯全國賦役黃冊而建造的專用庫房。這個黃冊專用庫房，除了主要保管黃冊外，也收貯明朝某些國家機關在活動中形成的主要檔案案牘。《明史》卷73《職官志》載，在洪武二十九年(1396)撤銷審判司衙門以后，“盡移案牘于后湖”。但估計黃冊以外的其他檔案文件數量是很少的。

3.明代地方檔案機構在官府建置中的位置

明代衙署建筑通常是“橫三縱三”的總體布局格局，即坐北朝南，橫向分為左中右三路，以中路為主軸；縱向分為前中后三段，以中段為主；“大堂”是全衙最重要的核心建筑。具體布局往往受五行方位說的影響，如東尊西卑、文左武右，以及東南為吉、西南為兇等；架閣庫和黃冊庫在地方衙署中多布設在軸線的左右，一般位于大堂之西或右。例如廣東瓊臺衙署“中為堂，堂東為經歷司，西為照磨所，……架閣庫在照磨所西”留；欽州州治衙署“堂之右建堂三問，中鑾架庫，右架閣庫，左為州堂耳房”；南雄府衙署“中為堂，后為正心堂，又后為知府廨，左右為庫，……西為豐積庫、架閣庫”；興寧縣衙署“中為堂，堂之東為尉廳，堂之西為黃冊庫，……堂之右亭為兵刑工鋪長、架閣庫”；以及江蘇姑蘇下轄的嘉定、江浦縣，浙江平湖、會稽、定海、淳安縣，安徽穎州下轄的寧國縣，徽州府的歙縣、休寧、婺源、黟縣、績溪縣，池州府的石埭縣，山東武城、淄川縣，河南汝州下轄的郟縣、魯山、寶豐、伊陽、通許、沈丘縣，鄧州下轄的內鄉縣，湖北羅田縣，江西瑞州府的高安、新昌、寧州、新城縣及撫州府所轄金溪、樂安縣，南安府的大余、南康、上犾、崇義縣。九江府的德安縣等。檔案庫房均建在堂或廳之西或右。從以上史料可以看出，明代地方檔案庫房大多位于衙署中軸線以西或右。亦即大堂之西及西南方向，這種布局可能與當時人們思想意識中以右為主為上有關。中國人習慣將東方與春天生長、祥和聯系在一起，而將西方與秋天、收獲等相關聯，即所謂的“東生西藏”之說。各類圖籍檔案、黃冊畢竟有合成集聚之意，故架閣庫、黃冊庫作為保存檔案的機構，位于大堂之西也在情理之中。這就從地理位置上鮮明地突出了檔案機構在衙署布局及地方官府日常管理事務中的重要地位。但也有少數地方官府把庫房建在堂之東或后者，如山西曲沃縣“鑾駕庫、架閣庫堂后左右各五間”，江蘇昆山縣“堂之東架閣庫”，長州縣“堂東兩楹為架閣庫，后堂東西房貯黃冊及軍器入內”，浙江臺州府會稽縣“后堂西為冊庫”，安徽穎州府的穎上縣“堂東為黃冊庫”，河南蘭陽縣“堂東北有冊庫。架閣庫在東房末”。但從數量上看，檔案庫房建在堂之東或后者為少數。

4.明代地方檔案庫房的龐大規模，體現了對檔案保管的重視

明代各級地方官府在各自的轄區內較普遍地修造了規模可觀、形式多樣的檔案庫。這些規模可觀、形式多樣的檔案庫，充分體現了封建統治者對檔案保護、管理及使用的重視。

弘治年間已歸隱的南京邢部尚書何喬新詳述了江西布政使司黃冊庫的修建過程：

江西布政司所統郡、縣既廣，版籍尤多，庫不能容，則別藏于章江門之城樓及廣積倉之別室。天順八年(1464年)，左布政使莆田翁公世資以為黃冊藏于他所，非先王拜民數，孔子式負版之意；乃度地城東，得故鑄錢庫廢地，建庫五十間，廳事三間，作門以謹啟閉，鑿池以防都攸之災。悉徙郡，縣所上黃冊棄藏于此。命幕職一員：吏一人、卒徙二十人，責以典守。然創始之初，規制未備。成化十八年(1482)，左布政使福清王公克復、右布政使三山陳公煒以廳事隘陋，撤而新之。前為視事之廳，后為燕體之堂。翼室、庖、湢等房以次列置；又作中間以嚴出入，凡為屋十有三間。歲久寢圮，未有葺之者。弘治五年(1492)，左布政使宜興沈公暉來蒞茲藩，周覽及是，原棟橈瓦落地堙墻傾，乃與右布政使會稽韓公邦問、參政太康陳公瑗、當涂夏公祚、參議姚江朱公讓、天臺潘公祺、高要李公魁議日： “黃冊朝廷所重。黃冊完具，則敷政出令，可倚而定也。今藏冊之所，傾敝如此，不可以不葺。”遂相與計材慮役，具白于鎮守太監桂林鄧公原，巡按監察御史韓公明，皆以為宜。沈公乃命照磨吳應鵬鳩工庀材，卜日興事。橈者易之，落者補之，堙者濬之，頹者筑之。又于堂北作樓七間以遠渫污，前為步廊以便校閱，樓南為甬道十有六丈以達于堂后。……始于弘治六年(1498)六月，以是歲九月訖工。

從何喬新所述江西布政司黃冊庫的建造及數次修葺過程中可以看出，當時地方長官對檔案庫房建設非常重視，其建筑規模也相當可觀。天順八年(1464)始建黃冊庫時，建庫房50間，并且修建院墻大門，嚴加把守，鑿池蓄水，以防火災，都是從庫房建筑上采取的安全措施；成化十八年(1482)，主要對辦公用房進行修葺擴建；弘治六年(1493)，除對原有的50間庫房進行全面修補外，又在舊庫北面16丈以外新建樓房7間，以甬道與舊庫相連，“以遠渫污”。江西布政司黃冊庫有二十多名工作人員，其隸屬人數及建筑規模幾乎與今天的一個省級檔案館的規模相仿，其建造規模反映出當時官府對檔案保管的重視。

明代地方官府中除江西布政司黃冊庫建筑規模較大外，有些府(州)、縣檔案庫房的建筑規模也相當可觀。如湖北荊州“架閣庫九間”；江蘇句容縣“架閣庫六間”；湖南岳州府“成化間建架閣庫，嘉靖四年重建架閣庫六間”：河北臨漳縣“架閣庫五間”；江蘇昆山縣“架閣庫五間在正廳東”；福建汀州府“架閣庫五間”。其他府(州)、縣架閣庫一般建一間或三間。當時檔案機構建造規模與現在地、縣檔案機構規模相當，體現了明代地方官府對檔案保管的重視。

5.明代地方設立系統而又獨立的文書和檔案管理機構及管理人員

明代檔案管理承襲元朝制度，在地方設立經歷司、照磨所和承發司。經歷司主要掌理往來文移之事；照磨所是官府衙門下屬辦事機構，主管文書和卷宗；承發司主要掌發送文書，凡公文信札，皆在編號后分發各處轉辦。經歷司、照磨所、承發司相當于今天的文書處理部門，在當時分工很細。各個部門分工明確，工作職責既獨立又相互聯系，從而保證了檔案保管、收貯和利用的有序進行。如《嘉靖惠州府志》載惠州府“中為堂，左為豐盈庫，右為儀仗庫，東翼為經歷司，西翼為照磨所，……門外左為土地祠、為架閣庫”；《嘉靖南安府志》載府衙“堂西為照磨所，所后右耳門為咸積庫，架閣庫”；《嘉靖贛州府志》載府衙“中為堂日公生明，……又后為……經歷知事照磨，檢校廨，……后堂之左為庫官廨，右為架閣庫”；《弘治撫州府志》載東鄉縣衙“廳東西列為六房吏掾，案牘之所。勘合承發之科，……又北為后堂，堂之后為知縣寓宅，左為丞宅。架閣庫在丞宅之南”；《隆慶臨江府志》“兩廊為六房科，前儀門、譙樓，左黃冊庫……正堂左為經歷司，右為照磨所”；《嘉靖興寧縣志》載“堂之左亭為吏戶禮兵承發，右亭為兵刑工鋪長架閣庫”。負責文書保護管理的官吏主要有經歷、照磨、檢校、主簿、典吏、管勾及同管勾領司事等。《正德瓊臺志》記載昌化縣“六房承發架閣鋪長吏俱同定安”，即瓊臺下轄的定安縣架閣庫有典、吏各一名。各級保管人員各司其職，以保證檔案圖籍的安全和完整。從以上史料可以看出，在明代文書工作部門和檔案工作部門有不同的管理機構，處于不同位置，并有各自的管理人員，說明明代的文書工作和檔案工作是相對獨立的。

綜上所述，由于明初統治者的重視，上至明朝中央、下及各級地方政府機構都對檔案收貯、保管工作十分重視。這不僅表現在對檔案資料的搜求上，還表現在中央及地方各級檔案機構的普遍設立及嚴密的防護措施上，而且各類檔案機構在各級衙署建筑布局中的位置都十分重要。明代檔案管理采取分層進行、逐級負責管理制度，各機構既具有相對的獨立性，又具聯系性，且人員構成體系明晰。明代檔案庫房的設置與管理，說明明代的檔案保管工作已普遍、系統地開展起來，并受到各級統治者的重視。