高職院校管理部門(mén)效能建設(shè)初探

摘要：績(jī)效評(píng)估是以技術(shù)和管理為目標(biāo)的評(píng)估方法，本文從績(jī)效評(píng)估的目標(biāo)、作用出發(fā)，探討建立績(jī)效評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)和方法，分析影響高職院校管理部門(mén)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的諸多因素，提出了提高高職院校管理部門(mén)服務(wù)質(zhì)量的途徑。

關(guān)鍵詞：績(jī)效評(píng)估；效能建設(shè)；服務(wù)質(zhì)量

隨著我國(guó)高職教育辦學(xué)規(guī)模的迅猛擴(kuò)大，高職院校內(nèi)涵建設(shè)迫在眉睫。作為重中之重的高職院校管理部門(mén)效能建設(shè)備受廣大教師學(xué)生的關(guān)注。高職院校管理部門(mén)工作應(yīng)以服務(wù)性工作為主要內(nèi)容，服務(wù)質(zhì)量和績(jī)效高低即管理部門(mén)效能，直接體現(xiàn)高職院校辦學(xué)的整體水平。目前，在高職院校管理部門(mén)效能建設(shè)中，要解決管理部門(mén)及其工作人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、總愛(ài)以領(lǐng)導(dǎo)自居，官本位思想過(guò)重、關(guān)卡過(guò)多、工作透明度差、協(xié)調(diào)不夠，工作時(shí)效性不強(qiáng)、解決問(wèn)題沒(méi)有緊迫感和時(shí)間觀念，管理方式方法不科學(xué)、管理層次性和類別性區(qū)別不夠等等這一系列問(wèn)題，必需強(qiáng)化績(jī)效評(píng)估。

高職院校管理部門(mén)效能建設(shè)中績(jī)效評(píng)估的目標(biāo)與作用

（一）績(jī)效評(píng)估的目標(biāo)

績(jī)效評(píng)估以技術(shù)和管理為目標(biāo)。其技術(shù)目標(biāo)的重點(diǎn)在于力圖開(kāi)發(fā)一種工具，以精確地測(cè)量個(gè)人的績(jī)效，以便確認(rèn)個(gè)體的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)。其管理目標(biāo)在于讓各職能部門(mén)能結(jié)合自身實(shí)際，制定一套科學(xué)的、量化的、操作性強(qiáng)的管理部門(mén)效能建設(shè)績(jī)效考評(píng)辦法，對(duì)管理人員實(shí)施有效管理和科學(xué)考核。這樣，管理者通過(guò)績(jī)效評(píng)估可以達(dá)到以下幾個(gè)目的：強(qiáng)化管理層的預(yù)期；激勵(lì)管理部門(mén)工作人員改進(jìn)績(jī)效；公平分配，組織獎(jiǎng)勵(lì)；進(jìn)行人事管理研究。

（二）績(jī)效評(píng)估的作用

制定衡量管理部門(mén)工作效率的標(biāo)準(zhǔn)從質(zhì)的角度定標(biāo)準(zhǔn)：選擇一定的標(biāo)準(zhǔn)并建立相應(yīng)的測(cè)量方法。主要是把管理部門(mén)管理活動(dòng)放置于整個(gè)行政管理系統(tǒng)中，考察管理部門(mén)管理是否正確而充分地履行了職能。其一，考察管理部門(mén)管理目標(biāo)和決策本身的政治方向。即是否遵循了民主和法制的原則，是否符合最廣大教職工和學(xué)生的利益，是否全心全意在履行行政管理職能，是否正確貫徹執(zhí)行了黨和國(guó)家的教育路線、方針和政策。其二，考察各職能部門(mén)是否發(fā)揮了自己應(yīng)有的功能。即是否及時(shí)地解決或有成效地排除困難，是否就許多可行的辦法、途徑和方案做出最佳選擇而全面完成任務(wù)。其三，考察管理部門(mén)的整體和各職能部門(mén)在處理長(zhǎng)遠(yuǎn)利益與眼前利益、學(xué)校利益與部門(mén)利益、群體利益與個(gè)人利益諸關(guān)系上，是否把長(zhǎng)遠(yuǎn)利益、學(xué)校利益和群體利益放在首位。其四，考察各管理部門(mén)是否遵循了管理部門(mén)管理的規(guī)律和原則，把工作的整個(gè)環(huán)節(jié)都置身于行政監(jiān)控和民主監(jiān)督下，并充分發(fā)揮人力資源和物力資源的作用，做到人盡其才、物盡其用、財(cái)盡其利、時(shí)盡其效。從量的角度定標(biāo)準(zhǔn)：主要是考察管理部門(mén)管理中，人財(cái)物力資源和時(shí)間在數(shù)量上的耗用程度。

制定測(cè)定管理部門(mén)工作效率的方法管理部門(mén)的職責(zé)權(quán)限、業(yè)務(wù)性能、組織形式、工作方式不同，測(cè)定效率的方法亦有區(qū)別。對(duì)管理部門(mén)的執(zhí)行效率的高低，可以用五種數(shù)量測(cè)定方式：其一，行政費(fèi)用測(cè)量法。即對(duì)管理部門(mén)工作所耗的人、財(cái)、物力進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，看其在單位時(shí)間里是否以最少的投入獲得了較佳的產(chǎn)出。它包括項(xiàng)目費(fèi)用、人均費(fèi)用和事均費(fèi)用的測(cè)定。項(xiàng)目費(fèi)用測(cè)定，即把每個(gè)部門(mén)的工作項(xiàng)目所獲成果與項(xiàng)目耗用作比較。人均費(fèi)用測(cè)定，即先算出整個(gè)管理部門(mén)費(fèi)用的總數(shù)，然后按管理部門(mén)人員人數(shù)攤算出平均數(shù)，比較各部門(mén)人均費(fèi)用的高低。事均費(fèi)用測(cè)定，即把每一人員完成的工作數(shù)量與其工資額對(duì)照，算出每件工作的平均耗費(fèi)。其二，管理職能測(cè)量法。以管理部門(mén)和人員是否圓滿地完成任務(wù)為依據(jù)來(lái)測(cè)量。規(guī)定每種職能的各項(xiàng)指標(biāo)，每項(xiàng)指標(biāo)分理想的和必須達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，分別編寫(xiě)最高和最低分?jǐn)?shù)線，同時(shí)確定主要指標(biāo)和次要指標(biāo)所占分?jǐn)?shù)的比例。然后，照實(shí)際情況計(jì)算每種行政職能實(shí)得的分?jǐn)?shù)。其三，管理要素計(jì)分法。即對(duì)影響工作結(jié)果的人力、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、機(jī)構(gòu)、制度、方法等因素，按其作用規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)?shù)并算出實(shí)際分?jǐn)?shù)，然后把實(shí)際分?jǐn)?shù)相加，其總和的多少就意味著效率的高低。其四，標(biāo)準(zhǔn)比較測(cè)量法。各項(xiàng)管理事務(wù)都有一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)，用公認(rèn)的或權(quán)威部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)與效果相比較，合標(biāo)準(zhǔn)者為效率高，不合標(biāo)準(zhǔn)者為效率低。其五，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)判斷測(cè)量法。即利用現(xiàn)有的辦公室費(fèi)用、人員編制、公文處理、會(huì)議召集等方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和報(bào)表資料，對(duì)管理部門(mén)工作效率的高低做出判斷。

在具體運(yùn)用上述方法時(shí)，質(zhì)和量?jī)煞矫娑紤?yīng)依據(jù)管理主體的特點(diǎn)進(jìn)行綜合考察。忽視質(zhì)量方面的考評(píng)，易使管理部門(mén)和個(gè)人為追求工作的數(shù)額而不顧公眾道德、學(xué)校形象和社會(huì)效益，甚至喪失正確的政治方向并以權(quán)謀私。忽視數(shù)量方面的考評(píng)，易使管理部門(mén)機(jī)構(gòu)臃腫、僧多粥少、職責(zé)不明、人浮于事、公文旅行，甚至官僚主義嚴(yán)重且勞民傷財(cái)。

此外，要注意效率標(biāo)準(zhǔn)的正確導(dǎo)向，發(fā)揮其定向指引和教育激勵(lì)的作用。要注意效率標(biāo)準(zhǔn)的相對(duì)量化和可比性，把定性描述與定量分析結(jié)合起來(lái)、精確量化與模糊量化結(jié)合起來(lái)，保證效率測(cè)定的可行性。

影響管理部門(mén)效能建設(shè)的制約因素

管理體制因素管理部門(mén)內(nèi)部組織的設(shè)置、編制、結(jié)構(gòu)、層次、分工、活動(dòng)原則和方法都對(duì)效率有直接制約。此外，管理部門(mén)的職位是否能保證最恰當(dāng)?shù)貒@完成本部門(mén)的職能而構(gòu)架，管理過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)是否流暢，法律關(guān)系是否明確和協(xié)調(diào)，對(duì)效率影響也極大。

人員素質(zhì)因素管理部門(mén)人員自身的政治思想、業(yè)務(wù)知識(shí)與技能、工作方式、職業(yè)道德修養(yǎng)等方面的素質(zhì)高低和發(fā)揮程度，直接影響效率。

辦公環(huán)境因素包括物質(zhì)因素和時(shí)間因素。前者如辦公房舍建筑與分配、辦公室的大小、辦公室桌椅和文具的擺設(shè)、光線的強(qiáng)弱、空氣的流通與新鮮、室內(nèi)溫度的高低與噪音的大小、辦公用具和設(shè)備的落后與先進(jìn)。后者如工作流程的安排、工作時(shí)效的多少、休息時(shí)間的間隔、工作操作的連續(xù)。這些環(huán)境因素對(duì)工作效率的提高有著不容忽視的影響。

提高管理部門(mén)服務(wù)質(zhì)量的舉措

在明確了提高管理部門(mén)績(jī)效的測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)和制約因素之后，可以從如下幾個(gè)方面提高管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。

實(shí)現(xiàn)管理體制的科學(xué)化第一，建立健全合理的規(guī)章制度，包括個(gè)人負(fù)責(zé)制、崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理制。這些必須與檢查、考核、獎(jiǎng)懲制度相互配套并嚴(yán)格執(zhí)行、各司其職、各盡其責(zé)，這是提高管理部門(mén)效率的制度保證。第二，綜合工作流程。通過(guò)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、轉(zhuǎn)變職能等方面的改革，減少環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化程序，縮短流程，體現(xiàn)節(jié)約和反對(duì)官僚主義的原則。第三，提高工作的透明度。對(duì)各部門(mén)或機(jī)構(gòu)的管理權(quán)限、管理程序、業(yè)務(wù)法規(guī)政策、行政經(jīng)費(fèi)開(kāi)支等，要在遵守保密法的前提下一律合理公開(kāi)；對(duì)管理部門(mén)人員的獎(jiǎng)懲一律公開(kāi)；政情通報(bào)定期公開(kāi)發(fā)行。這些公開(kāi)性措施，便于公務(wù)的管理，能提高管理部門(mén)的自律力，也便于民主參與和民主監(jiān)督，從而保證高效化的質(zhì)量。

提高管理部門(mén)人員的素質(zhì)首先，要嚴(yán)格實(shí)施管理人員的考試錄用制度，建立年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)智能結(jié)構(gòu)合理的領(lǐng)導(dǎo)班子和管理人員群體。其次，要有計(jì)劃地采取多種方式對(duì)管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高他們的技能、技巧，使他們致力于追求卓越。再次，改進(jìn)管理部門(mén)作風(fēng)，全心全意為領(lǐng)導(dǎo)、師生員工服務(wù)，樹(shù)立管理部門(mén)的公仆和勤務(wù)員的形象。

實(shí)施效能監(jiān)督和績(jī)效考評(píng)第一，強(qiáng)化管理部門(mén)效能監(jiān)察及工作督導(dǎo)。學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)要采取有力措施，設(shè)立管理部門(mén)效能投訴中心，對(duì)各種官僚作風(fēng)、老爺作風(fēng)進(jìn)行檢查監(jiān)督，對(duì)違法亂紀(jì)行為依照有關(guān)規(guī)定堅(jiān)決予以追究處理，防止和糾正“以官代法”、以權(quán)壓法、徇私枉法及有令不行、有禁不止的現(xiàn)象發(fā)生。第二，實(shí)施績(jī)效考評(píng)。一是要把績(jī)效考評(píng)納入年度考核。二是實(shí)施效能告誡。行政管理部門(mén)工作人員違反效能建設(shè)規(guī)定，予以告誡。三是追究效能責(zé)任。

總之，管理部門(mén)作風(fēng)和效能建設(shè)是高職院校改革、發(fā)展的先行工程，強(qiáng)化績(jī)效評(píng)估是提高管理部門(mén)服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要手段。高職院校普遍辦學(xué)時(shí)間不長(zhǎng)，各方面管理比較薄弱，這些“軟件”上的缺陷已隨著高職院校的規(guī)模擴(kuò)張而成為制約高職院校進(jìn)一步發(fā)展的“瓶頸”。績(jī)效考評(píng)的落實(shí)，無(wú)疑是管理部門(mén)效能建設(shè)能否得以加強(qiáng)的關(guān)鍵所在。強(qiáng)化績(jī)效評(píng)估，能使高職院校處于規(guī)范、便捷、和諧的運(yùn)行狀態(tài)。

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作者簡(jiǎn)介：

許志躍（1970—），男，法學(xué)碩士，漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授。