企業合同管理信息化建設

合同是企業經營管理基礎工作的重要內容，通過提高合同管理水平，規范企業合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風險、優化管理、降低成本、提高效益。合同管理信息化建設的目標是實現合同在網上的起草申報、審查審批、簽訂管理、履行管理、數據統計、分析匯報等功能，以信息化技術提高企業合同管理水平，是現代企業合同管理的必然趨勢，尤其對大、中型企業具有重要意義。合同管理信息化的意義具體體現在以下幾方面：

1、提高合同審查審批的節奏與效率。一方面大、中型企業合同業務量大，每天都有大量的合同業務，而且合同管理綜合性很強，涉及合同立項、選商、審批、授權、簽約、履行多個環節，需要各職能部門相互配合、各負其責、齊抓共管。另一方面，合同管理權限劃分基于企業的授權經營，上下級單位之間經常發生合同的申報與審查審批。合同信息化利用信息網絡實現遠程辦公，縮短了距離，可有效節約時間，同時，文本實現網絡共享，避免文本傳遞失誤，減少審查核對時間，提高工作效率。

2、節約管理成本，創造經濟效益。實現網上管理合同，能大大減少上下級機關之間因合同業務的人員異地往來，大大降低差旅費用。同時，管理人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務性工作中解放出來，將力量投入到專業論證和分析等管理工作，將進一步優化人力成本，提高經濟效益。

3、科學高效地管理合同信息數據，為企業管理提供支持信息數據，是企業的重要資源。通過網上動態管理合同，可利用信息化手段收集、整理各項合同管理信息。這些信息數據從合同角度反映出企業的經營管理情況，一方面按企業要求完成合同信息收集、披露等工作，另一方面，在評價企業經濟運行狀況、發現經營管理存在的問題、防范經營風險中，發揮較大作用。

4、增加合同管理的透明度，提高管理監督能力，防止不正之風。合同所約定的交易涉及企業物資、產品或技術，與企業資金的流出流入緊密關聯，只有進行有效監督，才能防止不正之風與職務犯罪。合同管理信息化通過網上辦公與信息流轉，將提高監督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護企業財產不受侵蝕，還能凈化企業環境，樹立良好風氣。

合同管理信息化建設工作一般分以下幾個步驟：調查企業現有網絡資源，了解功能需求；充分利用企業內部網絡條件，應用現代信息技術手段，建立企業合同管理信息系統；組織相關人員培訓，進行業務流程、用戶初始化設置；合同管理信息系統試運行，完善功能和設置；合同管理信息系統正式運行。

合同管理信息化是基于傳統管理模式，借助信息化技術完成的管理方式上的一大轉變，要做好合同管理信息化建設工作，除按步驟精心組織外，還需關注以下幾點：

1、前期調查功能需求時，充分考慮管理體系要求。隨著經濟的全球化，有的企業已經建立并實施了質量健康安全環境管理體系和內部控制體系，合同管理信息系統功能設置上要落實這些管理體系的要求，保證系統功能的適用性。

2、合同管理信息系統正式運行以前，完善相關管理制度。制度是一切管理工作的基礎，合同管理信息系統是個新生事物，因此首先要制訂系統操作方面的管理規定，明確要求，監督檢查內容不可忽略，如：網上審查督辦、超越時限審查通報、考核等，建立一套科學、合理、簡潔、有效的信息系統管理制度。此外，為適應新的管理方式需要修訂現有的合同管理制度，以及招投標、市場準入、授權管理等相關配套制度。

3、針對不同對象，編寫針對性強的培訓教材。合同管理信息系統用戶一般可劃分為申報人員、審查審批人員、系統應用管理員和系統維護人員，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的知識和技能差別很大。申報人員操作比較復雜，因統計需要設置的選項大部分由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后進入審查審批流程。審查審批人員的操作最簡單，按各自負責審查的內容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否。系統應用管理員和系統維護人員數量少，前者負責系統的應用，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，后者負責系統的運行維護，一般由IT專業人員來完成。針對不同對象編寫教材，培訓時可使用戶在短時間內了解與本崗位工作有關的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。

4、采取多種方式，保證系統運行效率。系統運行之初，審查審批人員上網意識不強，往往需要系統管理員通過各種渠道提醒審批審查人員。定期檢查系統運行情況，對申報不及時、審查審批超規定期限的單位和個人進行通報，提高了各級合同承辦、審查審批人員的責任感與緊迫感。拓展溝通渠道，通過例會、電話、電子郵件、messenger、短信、局域網等多種渠道進行溝通，確保信息交流快速、準確。

5、及時發現和解決系統運行過程中遇到的各種問題，保證系統正常運行。任何一項管理要求都不是一成不變的，合同管理也不例外，因外部條件和內部需求而變，是一個動態的管理過程。人員變化、部門職能分工調整、新合同類別出現，如不及時協調解決，將直接影響系統運行效率。對出現的問題及時了解、及時溝通、及時調整、及時培訓，結合合同業務實際優化、完善系統流程，增強合同管理系統的適用性、穩定性和長效性。

綜上所述，合同管理信息化是提高合同管理水平的重要手段，然而，要做好合同管理信息化建設工作，還需注意解決一些相關問題，才能真正實現降低管理成本，有效防范和控制合同風險的目標，從而全面提升企業合同管理水平。