從地方報紙的誤用談通告和通知的區別

摘要：通告和通知的相同之處是：都是使用范圍很廣、使用頻率很高的文種，都是要求有關人員遵守、了解并配合執行的文種。其次，通告和通知的不同之處是：其一，告知范圍不同。其三，行文渠道不同。其四，適用范圍不同。其五，使用頻率不同。

關鍵詞：通告；通知；區別

通告和通知本來是不大容易誤用的文種，可是，地方報紙上誤用通告和通知文種的事例卻比比皆是。因此，筆者認為：明確通告和通知的區別很有必要。

一、 通告的適用范圍、特點和種類

《國家行政機關公文處理辦法》對通告的適用范圍有明確的規定：“通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。”由上面的規定可以歸納出通告具有以下特點：1.廣泛性。廣泛性包括三個方面：其一是使用單位的廣泛性，從國家機關、地方各級人民政府到基層單位都可以使用；其二是公布范圍的廣泛性，公布范圍是社會各有關方面，公布對象具有普遍性；其三是公布事項的廣泛性，既可向社會各有關方面公布重大事項，如：中華人民共和國公安部為確保民航班機安全作出對旅客和行李進行安全技術檢查的通告；也可公布社會生活中的一些具體事務，如：“摩博會”巡游路線臨時交通管制通告，春節期間限制燃放煙花爆竹通告。2.強制性。這主要是指公布社會各有關方面應當遵守的事項的通告。強制性也包括兩個方面：其一是內容的強制性，這類通告帶有法規性質，通告的事項社會各有關方面必須遵守；其二是執行的強制性，如有違反，將受到嚴肅查處，甚至刑事處罰，如上面提到的中華人民共和國公安部通告等。那么，通告有哪些種類呢？通告的種類主要有兩種：其一是周知性通告，它是向社會各有關方面公布應當周知事項的通告。如上面提到的“‘摩博會’巡游路線臨時交通管制通告”。這類通告的作者比較寬泛，除個人以外的國家行政機關、社會團體等都可以使用，使用頻率較高；其二是法規性通告，它是向社會各有關方面公布應當遵守事項的通告。如上面提到的“中華人民共和國公安部通告”。這類通告的發布者應為各級權力機關、行政機關和司法機關等具有相應職權的機關和企事業單位，一般的社會團體和個人不能使用。

二、 通知的適用范圍、特點和種類

《國家行政機關公文處理辦法》對通知的適用范圍也有明確的規定：“通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。”這同樣可以歸納出通知的特點如下：第一個特點是廣泛性。廣泛性包括兩個方面：其一是使用單位的廣泛性，從國家機關、地方各級人民政府到基層單位都可以使用；其二是涉及內容的廣泛性，從國家的重大事項到各級機關、社會團體、企事業單位的內部事項都可以使用，既可以用于下達指示、布置工作、批轉或轉發公文，又可用于告知事項、召開會議等。從通知的第一個特點我們可以推出通知的第二個特點，就是使用頻率高，起碼占各級單位收發文總量的一半以上。那么，通知又有哪些種類呢？通知的種類主要有六種：其一是批轉或轉發性通知。這種通知用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。如：“XX市人民政府辦公室轉發XX省人民政府辦公廳關于切實做好防御臺風“珍珠”工作的緊急通知”；其二是發布性通知。這種通知用于發布規章制度。如：“XX部關于發布《社會福利企業招用殘疾職工的暫行規定》的通知”；其三是指示性通知。這種通知用于傳達要求下級機關辦理和需要有關單位執行的事項，如：“XX省人事廳關于調整專業技術資格評審中若干政策規定的通知”；其四是告知性通知。這種通知用于傳達需要有關單位周知的事項。如:“XX市社會保險基金管理局關于開展社會保險待遇資格年審工作的通知”;其五是任免通知。這種通知用于任免人員。如：“XX市XX局關于XX同志職務任免的通知”；其六是會議通知。這種通知可以說是特殊的告知性通知，告知事項是開會。如：“XX市XX局關于召開XX會議的通知”

三、 通告和通知的異同

首先，通告和通知的相同之處是：都是使用范圍很廣、使用頻率很高的文種，都是要求有關人員遵守、了解并配合執行的文種。其次，通告和通知的不同之處是：其一，告知范圍不同。通告的告知范圍是“社會各有關方面”，是普遍告知；通知的告知范圍是“有關單位”或有關人員，是特定告知。因此，需普遍告知，告知對象又無法限定時，用通告；需特定告知，也可限定告知對象時，用通知。其二，格式不同。因為通告是普遍告知，告知對象又無法限定，所以就沒有主送機關、抄送機關等格式；而通知是特定告知，也可限定告知對象，所以就有主送機關、抄送機關等格式，其中通知的主送機關或通知對象是必不可少的。其三，行文渠道不同。通告既然是普遍告知，所以就要在社會上公開行文；而通知是特定告知，所以經常是內部行文。其四，適用范圍不同。通告是行政機關使用的文種，黨委機關不用；而通知則黨委機關和行政機關都可使用。另外，公布強制執行范圍比較廣的法規性事項，用通告，不用通知；批轉或轉發公文、任免人員、召開會議，只能用通知，不能用通告。因此，通知的適用范圍比通告廣。其五，使用頻率不同。由于通知的適用范圍比通告廣，當然使用頻率就比通告高。

四、 誤用通告和通知文種的事例及修改

“周知性通告”和“告知性通知”比較容易誤用，地方報紙上誤用通告和通知文種的事例比比皆是：其一，誤用通告。如：“XX物業有限公司關于召開2006年股東會會議的通告”，很明顯，“通告”應改為“通知”；“XX國土資源局通告”，其通告對象為XXX(人名)。前面已經分析過：須普遍告知，告知對象又無法限定時才用通告，需特定告知，也可限定告知對象時，用通知。因此，這里的 “通告”應改為“通知”;“XX學校招聘通告”，前面也說過:“通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。”因此，這里不能用“通告”，應改為“啟事”。因為啟事是機關、團體或者個人，有事情要向群眾公開說明，或者需要請求大家幫助，而寫成簡短的文字，張貼出來或者刊登在報刊上的一種應用文體。其二，通知缺少通知對象。“XX市注冊會計師協會考試通知”、“停電通知”、“XX市交通局關于催繳摩托車養路費的通知”都沒有通知對象。從上面的分析我們知道：通知的主送機關或通知對象是必不可少的。因此上面的通知應該寫明通知對象。其三，誤用通知。“XX市第一次公開競價發放小汽車號牌地點更改通知”，此“通知”應為“啟事”。

參考文獻：

[1] 秘書—國家職業資格培訓教程.