電子文件歸檔工作四問(wèn)

1、電子文件歸檔時(shí)的質(zhì)量要求是什么？

答：電子文件歸檔的質(zhì)量要求總體上講就是三點(diǎn)，即：保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。所以，各單位在歸檔電子文件時(shí)應(yīng)采取有效措施，滿足這三點(diǎn)要求。

真實(shí)性方面的具體要求有五點(diǎn)：（1）可靠地保證電子文件從最終形成直到歸檔以及日后的保管和利用過(guò)程中，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)和背景信息都能保持完整，而且未被更改；（2）電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式不管相同，還是不相同，都保證能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來(lái)生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；（3）保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過(guò)程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠；（4）對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；（5）能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收的人員和時(shí)間。

完整性方面的具體要求有兩點(diǎn)：（1）確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔；（2）電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內(nèi)容、格式及相關(guān)說(shuō)明和描述上完全一致。

有效性方面的具體要求有兩點(diǎn)：（1）有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可供隨時(shí)調(diào)取查用；（2）保證存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體長(zhǎng)期有效，隨著軟硬件升級(jí)換代，及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。

2、電子文件的歸檔工作是由檔案部門獨(dú)自承擔(dān)嗎？

答：不是的，電子文件的歸檔工作同其他門類的文件材料的歸檔工作一樣，涉及了單位內(nèi)部的各個(gè)相關(guān)部門。涉及電子文件歸檔的相關(guān)部門的責(zé)任分別是：各單位檔案部門要會(huì)同本單位信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時(shí)間及方式等內(nèi)容；要加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)，使辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能。各單位信息化工作部門要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。各單位電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。

3、電子文件應(yīng)在什么時(shí)間歸檔？

答：各單位電子文件形成部門一般應(yīng)于次年6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后3個(gè)月內(nèi)將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線歸檔。

4、我單位在系統(tǒng)中形成的電子文件是不是只保存在系統(tǒng)中就可以了？

答：不可以。檔案部門應(yīng)將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫(xiě)光盤、磁帶、可擦寫(xiě)光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行加密的電子文件，應(yīng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。檢索標(biāo)識(shí)一般包括載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限、存入日期等項(xiàng)目。存儲(chǔ)涉及國(guó)家秘密的電子文件的載體或裝具上還應(yīng)注明相應(yīng)的密級(jí)和保密期限，并按照國(guó)家保密法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。