電子文件歸檔工作四問

1、電子文件歸檔時的質量要求是什么？

答：電子文件歸檔的質量要求總體上講就是三點，即：保證電子文件的真實性、完整性和有效性。所以，各單位在歸檔電子文件時應采取有效措施，滿足這三點要求。

真實性方面的具體要求有五點：（1）可靠地保證電子文件從最終形成直到歸檔以及日后的保管和利用過程中，其內容、結構、元數據和背景信息都能保持完整，而且未被更改；（2）電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式不管相同，還是不相同，都保證能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；（3）保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；（4）對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；（5）能夠識別電子文件的發送、接收的人員和時間。

完整性方面的具體要求有兩點：（1）確保應歸檔的電子文件全部歸檔；（2）電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。

有效性方面的具體要求有兩點：（1）有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可供隨時調取查用；（2）保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業。

2、電子文件的歸檔工作是由檔案部門獨自承擔嗎？

答：不是的，電子文件的歸檔工作同其他門類的文件材料的歸檔工作一樣，涉及了單位內部的各個相關部門。涉及電子文件歸檔的相關部門的責任分別是：各單位檔案部門要會同本單位信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時間及方式等內容；要加強與本單位信息化工作部門的溝通協調，使辦公系統和業務系統具備符合檔案管理要求的功能。各單位信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。各單位電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。

3、電子文件應在什么時間歸檔？

答：各單位電子文件形成部門一般應于次年6月底之前，將上年度形成的電子文件經鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后3個月內將其向本單位檔案部門進行在線歸檔。

4、我單位在系統中形成的電子文件是不是只保存在系統中就可以了？

答：不可以。檔案部門應將具有永久和長期保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。

對于采取技術手段對內容進行加密的電子文件，應在解密后進行脫機保存。存儲電子文件的載體或裝具上應注明反映其內容的檢索標識。檢索標識一般包括載體序號、全宗號、類別號、保管期限、存入日期等項目。存儲涉及國家秘密的電子文件的載體或裝具上還應注明相應的密級和保密期限，并按照國家保密法律法規的有關規定進行管理。