公有住宅管理檔案的收集和整理

前些年，大多數居民的住房都是由政府分配的，人們按月繳納房租，居民與政府之間有租賃合同。這種房屋分配形式在一定時期內（特別是計劃經濟中人們的收入較低、較平均）給居民帶來了很大的實惠，人們不需要投入大量的資金購買住房，但隨著中國經濟改革的不斷深入、市場經濟的日趨成熟，人們的收入不斷增加，對住房有了更高的要求（住房要寬敞、明亮、舒適、交通方便等），僅僅是“棲身”的住房已不能滿足人們對住房的需求。房屋產權的私有化不僅解決了人們對住房更高的需求（只要有能力購買，住多大的房屋自己決定），也減輕了政府對公有住宅的補貼、投入（政府不再出資對已售公房進行維護、修理，不再增加新的公有住宅）。因此公有住宅管理檔案也呈現出由不斷壯大到逐漸萎縮的情況，但是這些材料真實地記載了公有住宅的發展變遷，反映出住房制度改革、新城建設對老百姓所產生的影響，是今后城市建設和管理的依據性、借鑒性的歷史資料。

一、公有住宅管理檔案的構成特點

1、多樣性

在形成特點上，公有住宅管理檔案可分為直管平房管理檔案和直管樓房管理檔案。

在案卷內容上，公有住宅管理檔案有：與承租人簽訂的公有住宅租賃契約、合同；承租人提出的轉戶申請、換房協議、相關證明；根據國家政策調整的租金變動通知單；房屋數量基數變動通知單；分戶租金計算表；民用公房租金計算表；平房使用費計算表；房屋使用費計算表；分戶管理手冊；接管、退（減）租金通知單；租金減免審批材料；房屋檢查、修繕、平面圖、核定表等等。

在規格上，既有A4標準紙面的文件材料，也有A5標準紙面的文件材料（如分戶租金計算表、民用公房租金計算表、平房使用費計算表等是A4、租賃契約、合同、轉戶申請、分戶管理手冊等是A5），還有大于A4、小于A5標準紙面的文件材料（如房屋的平面圖大于A4、租金變動通知單小于A5）。

2、延續性

公有住宅管理檔案較突出的特點之一就是檔案材料的延續性。公有住宅自建成投入使用起，公有住宅管理部門（房管所）和每個承租人就某一處公有住宅會簽訂房屋租賃合同，其房屋坐落（房屋所處的地理位置）是永久不變的，所變的是公有住宅承租人情況（如承租人轉戶、承租人分戶、承租人換房等）和租金收繳比例（根據國家政策不定期的調整月房租、根據承租人的實際情況減免租金、房況變動調整租金等）及產權發生變化時公有住宅管理部門做出的撤管、接管決定等材料。因此所形成的檔案材料均圍繞某一處公有住宅產生的，且每年會圍繞此處公有住宅管理延續產生新的檔案材料。如租賃合同需要續簽或享受減免房租待遇，還需根據是否符合條件在原合同上續寫或取消待遇。

3、不定性

公有住宅管理檔案另一較突出的特點是檔案材料形成多少的不定性。雖然公有房屋的坐落是永久不變的，但每處公有住宅不一定每年都能產生新的檔案材料，有的公房（特別是樓房管理材料）甚至幾年都不發生變化，沒有增減。而有的公房（危舊平房）則需要翻建、挑頂等大的維護修繕，這時檔案材料就會有較大的增加。因此每處房產形成的管理檔案是無法預計、無法確定的。

4、分散性

公有住宅管理檔案的第三個較為突出的特點是檔案材料的分散性。公有住宅遍布全區，為了更好地管理好公有住宅，房屋管理部門一般采取分班（組）或分片兒管理的模式，而檔案材料一般由房屋管理員在對房屋管理日常工作中形成的，分散在每個班（組）或管片，這就造成了檔案材料的分散性。

5、重要性

隨著新城區建設的迅猛發展，公有住宅管理檔案（特別是直管平房檔案）在拆遷和公房出售工作中的重要性不可替代，公有住宅管理檔案真實地反映了房屋的房況，為被拆遷人（承租人）購買房產提供了原始依據，為順利開展拆遷和住房制度改革工作奠定了良好的基礎。為新城建設做出了應有的貢獻。

二、公有住宅管理檔案的收集

針對公有住宅管理檔案的特點，采取科學方法和措施開展收集工作尤為重要。

1、加強對房屋管理員檔案意識、檔案業務知識的培訓。

每個房屋管理員同時又是一名兼職檔案員，他們的檔案意識和檔案業務知識將決定公有住宅管理檔案材料的齊全完整與安全。目前，房屋管理員的資料保存意識還是比較強的，對日常工作中形成的材料比較注意收集，但是由于檔案業務知識的缺乏，分類整理不夠科學。因此必須加強對房屋管理員的檔案業務培訓，指導兼職檔案員（房管員）做好初步收集、整理工作，檢查應歸檔材料是否符合規范要求，以保證檔案移交時齊全、完整。

2、主動到班組或管片提前介入檔案材料收集工作

在發揮兼職檔案員（房管員）作用的同時，作為房管部門管理檔案的專職檔案人員應積極主動到各班組或管片，及時發現收集工作中存在的問題并加以解決，隨時指導檔案資料的整理工作。

3、做好公有住宅管理檔案的檢查驗收工作

檢查驗收是保證公有住宅管理檔案齊全完整的關鍵環節。檔案管理部門應按照相應的法律、法規確定公房管理檔案的收集范圍和歸檔制度并逐項檢查收集是否齊全，對整理工作進行指導。

三、公有住宅管理檔案的整理

1、公有住宅管理檔案實行動態管理

由于公有住宅管理檔案的特點和住房制度改革、新城建設步伐的加快，雖然公有住宅的房屋數量不會增加，但是還有每年遞減的情況。而且公有住宅的承租人相對是比較穩定的，對平房的大修、翻建工作也是比較少的，所以每年新形成的公有住宅管理檔案材料也不多，樓房比平房更少。因此實行一戶一檔動態管理是比較科學的。具體整理形式如下：按照公有住宅管理檔案的特點，將公有住宅管理檔案材料按照坐落排列，一個大流水編號，這樣全區多少套公房一目了然。形成的檔案材料按照一戶一檔（樓房以一套為一戶立檔，一棟樓、一個小區按坐落順序排列，平房以院落為一戶立檔）的形式，采用文件集整理。這樣每份檔案都能完整地反映出某處公有住宅的變遷。

2、公有住宅管理檔案一戶一檔、一檔一盒

由于公有住宅管理檔案形成材料的不定性，檔案盒的大小、寬窄選用要適當。在實際工作中發現樓房管理檔案材料較少。因此每戶檔案可采用2-3公分左右的檔案盒。平房管理檔案材料相對較多，而且以院為立檔單位（每院的承租人多少不定），因此可根據院中承租人的多少采用4-6公分的檔案盒。每盒中的檔案材料按照形成時間的先后（同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號章）裝入盒中。

3、公有住宅管理檔案不能按年度移交

由于公有住宅管理檔案的延續性和分散性，為了便于房屋管理員對日常工作中形成的公房管理檔案材料及時歸檔，公有住宅管理檔案材料不能按照材料的形成年度移交，日常形成的檔案材料應由房管員按照材料的形成時間隨時歸檔。只有在房屋產權發生變化（公房被拆遷或出售房屋產權發生轉移）后，房管部門對公房的監管職能結束，此處公房不再發生新的檔案材料，房管員再向檔案部門移交。

作者單位：北京市通州區建設委員會