中小企業辦公自動化初步設想

摘要：辦公自動化是計算機在中小企業生產經營管理中主要的應用領域，要建立好企業辦公自動化，除了要統一管理、領導重視、提高企業職工的計算機水平外，還要引進使用新技術、新軟件，本文介紹的一種新的適合中小企業辦公自動化的軟件系統，叫Lotus Notes為平臺的辦公自動化系統，Lotus Notes/Domino 是一個世界領先的企業級通訊、協同工作及Internet/Intranet平臺，具有完善的工作流控制、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制，尤其適合于處理各種非結構化與半結構化的文檔數據、建立工作流應用、建立各類基于Web的應用。它全面實現了對非結構化信息的管理和共享，內含強大的電子郵件功能及工作流軟件開發環境，是實現群組協同工作、辦公自動化的最佳開發環境。，不但能夠節省人財力，而且能夠極大提高工作效率。很適合中小企業應用。

關鍵詞：辦公自動化；Lotus Notes；數據管理系統；工作流處理系統；知識管理系統；信息傳遞系統

一、 引言

隨著計算機及網絡技術的飛速發展，internet/intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息社會前進，信息系統的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業憑著雄厚的資金和人才優勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業特色的辦公自動化信息系統。但是，這些中小企業由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質也參差不齊，同時，其經濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業那樣進行大量投資建設信息系統。那么，中小企業應如何建設辦公自動化信息系統？

二、 一種新的適合中小企業辦公自動化的軟件系統

中小企業根據管理現狀和現代辦公的需要，可以采用Lotus公司近期推出的Lotus Do mino／Notes R5具有文檔數據庫與堅固電子郵件系統、工作流自動化開發平臺和標準Web應用服務器三大技術核心，是一個較完善的知識管理基礎平臺。它的解決方案中包括：知識發現服務器（Lotus Discovery Server）；知識工作站（Lotus K－station）；文檔服務器（Lotus Domino．Doc）；工作流設計管理服務器（Lotus Do minoWorkflow）；企業培訓平臺（Lotus Learning Space4．01a）；復制功能的網絡團隊協作服務器（Lotus Quick place）。

該辦公自動化系統由數據管理系統、工作流處理系統、知識管理系統、信息傳遞系統、信息發布系統等組成。

1． 數據管理系統。辦公自動化系統中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件（如上級發文）采用掃描壓縮方式存儲。

參與流通的數據有發下幾種形式：（1）傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。（2）閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。（3）公告型。同時發布給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。（4）請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批準。發文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發文人存檔。（5）私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。（6）共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。

2． 知識管理系統。中小企業在多年的生產中，積累了大量的數據、文檔報表和技術經驗等，形成了豐富的知識資源。建立知識管理系統也是建立企業辦公自動化系統一項重要內容，通過利用知識管理系統，各部門的工作人員可以從知識庫中迅速獲取工作資料、別人的經驗等。知識管理平臺為工作人員提供了一個討論問題、批評建議、決策溝通的場所，有利于工作組更有效率地做出決策，并增進部門間的協調合作。當然還應包含政策法規、規章制度、文件資料、大事記、會議資料、工作計劃、工作總結、建議和交流業務知識等內容。重視這些知識資源的利用是企業提高員工素質，提高專業技能，提高企業生產力的有利因素。通過管理包含在文檔、系統中信息或以其他形式存儲的信息，能夠在個人、工作組、部門中系統地進行協作，有效地利用知識來產生競爭和技術上的優勢。

Lotus Notes作為知識管理的基礎平臺，主要特點表現在如下幾個方面：（1）Lotus 具有復制技術。知識并非總是從中心機構流向分支機構。事實上，大部分知識來 源于整個社會群體。知識平臺要能使知識在組織內部移動，這樣可使所有用戶得到最新的有價值的文檔。這就表明，支持平臺應支持各分布站點采用同時向各個（下轉第110頁）方向產生或更新的材料，而不只是從中心機構帶給接受人。（2）Notes是分布式文檔數據庫。Notes的所有內容，從報告到討論、總結，都被收集在一個文檔中，對大多數用戶來說是一種比較熟悉和直觀的格式，便于管理和查閱。（3）Notes可與重要的企業應用集成。知識管理的一個基本目標就是利用現有的數據庫中的數據和信息，Notes提供了與關系型數據庫管理系統的連接，有效地利用了原始資源。（4）Notes提供多層次的安全機制。知識共享并不意味著知識對于所有用戶都是均等的。Notes的安全機制非常靈活，同一數據庫中的不同文檔，或者甚至同一文檔中的不同部分都可以分為不同層次來保密。通過這種機制可以使關鍵技術的共享只局限于部分人員，以防止有價值信息的泄密。例如，系統對所有以個人身份發出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。

3． 工作流處理系統。工作流處理系統是辦公自動化系統的核心，部門、人員間的協同工作都必須通過工作流來實現。新一代工作流處理系統除包含傳統意義上的第二代辦公自動化系統的功能外，還應包含一些業務功能模塊，如材料管理、計劃管理、調度運行管理、缺陷管理等。

借助Lotus Do mino／Notes完善的安全機制和高效率的工作流機制，系統能夠提供高效率的無紙化辦公機制。比如，對一個文檔，在經過多人的處理、修改和簽名以后，能夠把處理結果及時、準確地反饋給相關人員，很好地解決了企業信息傳遞關系復雜、信息共享要求高等問題，從而可以有效地提高中小企業工作效率。

4． 信息傳遞系統。辦公自動化系統的一個重要應用是建立企業內部和外部、上級和下級、個人之間的通信聯系，即建立電子郵件系統，通過郵件系統能夠快速及時地傳遞電子文檔，實現信息傳送和反饋。為此，可以利用Do mino中Mail Server建立調度部門內容統一的信息傳遞平臺。具體功能如下：（1）收件箱。接收其他用戶發來的郵件，并可對信件再編輯或重發送出去。（2）信件起草。用戶可以使用此功能很方便地起草編輯一封信件，并根據自己的喜好選擇不同的信件裝飾頭。編輯好的信件，再填上收件人的地址，便可以方便地發送信件了，沒有編輯好的信件可以暫時保存為信件草稿，以后可以隨時調出再編輯、發送。（3）信件復本。所有發送的信件可留一份復本以待以后查看用，復本可再編輯、發送。（4）信件刪除。存放在信箱中的信件均可做上刪除標記，放入垃圾箱內，如果有必要，垃圾箱內的文檔也可回收利用，在一定時候用戶也可對其作永久性刪除。（5）信件歸檔。信件可定期歸檔，用戶可對每封信件設置歸檔日期。用戶也可設置歸檔配置腳本，設置一些歸檔參數，如歸檔期限，歸檔數據庫在本地或服務器，以及歸哪些文檔等等。系統每周檢查文檔，將到期的文檔移入歸檔庫，用戶也可選取任意文檔進行手工歸檔。對于外出信件，系統也提供了加密、鑒字等功能，保證郵件收發的安全性。

三、 結語

中小企業如果能夠推廣這套以Lotus Notes為平臺的辦公自動化系統，不但能縮減企業的人、財、力，而且通過建立知識管理平臺，高效率的從各種信息資源中挖掘知識，把存放在關系數據庫、因特網網站、內聯網網站、文件服務器、Notes數據庫等不同系統中的信息資源映射成統一的“知識地圖”，建立團隊協作和通信的專家網絡，使知識能在內部和外部得到共享和發布，加強了文件的管理，避免了文件的丟失，對文件的流轉過程進行監督，實現文檔一體化、文件異地傳遞，從而極大地提高了工作效率。

參考文獻：

1．RIGGSBY M著．邱仲潘譯．Lotus Notes和Domino R5應用程序開發指南．北京：電子工業出版社，2001．

2．鄭翔，劉偉，賀遠瓊等．Lotus script與Formula應用手冊．北京：機械工業出版社，2001．

3．武坤，陳湘濤，文長庚等．Domino／Notes R5應用開發指南．北京：機械工業出版社，2001．

4．余春．Lotus Notes 6輕松入門．北京：中國水利水電出版社，2004．

5．陳山．Lotus Domino Designer 6企業級應用程序高級開發．北京：中國水利水電出版社，2004．

作者單位：常江慶、單怡超，南京工程學院。

收稿日期：2007-06-06。