企業管理信息系統建設探究

[摘要] 隨著信息經濟時代的來臨，管理信息系統逐漸被企業所采用。針對管理信息系統建設中存在的問題，分析了管理信息系統建設特征，討論了管理信息系統開發方法選擇，研究了管理信息系統建設過程組織與控制，闡述了管理信息系統建設的若干基礎性工作，為企業進行管理信息系統建設提供了參考。

[關鍵詞] 管理信息系統 業務流程重組 系統

一、引言

世界經濟正面臨劇烈的變革，一個以信息為基礎的新經濟時代已經到來。信息經濟的來臨對企業的管理產生了重大影響，企業管理從生產向創新轉變，其經濟效益將越來越依賴于企業對所需信息準確及時地掌握和在此基礎上的創新。在這種情況下一個企業要生存和發展，就必須依靠管理信息系統(Management Information System，MIS)的支持，用動態的觀點來研究、適應所面臨的新環境。

MIS是一個由人、計算機等組成的能進行信息收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的系統。它提供準確及時的信息，幫助企業各部門科學決策和控制，合理利用企業資源，降低庫存，減少資金占用，增強企業應變能力，提高企業市場競爭力和經濟效益，使企業管理真正從經驗管理過渡到科學管理，從而實現科學的管理思想與先進的管理手段的完美結合。

MIS的成功應用無疑會提升企業競爭力，使企業基業常青。許多企業已經或正準備投入高額資金、花大力氣建立大規模的企業管理信息系統。但MIS建設中卻普遍存在著系統建設難以達到預期效果的問題，大量的投入沒有取得所期望的效果。如何進行MIS建設，使得MIS建設預期目標變為現實就成為一個亟待解決的問題。本文圍繞該問題進行了探討，以期為已經和即將進行MIS建設的企業提供參考。

二、MIS建設特征探討

MIS有別于其他的計算機系統，它和企業管理密切相關，和企業的管理模式、市場意識有關，為企業的最終目標服務。MIS建設具有其鮮明的特征，主要表現為管理性和系統性。

1.管理性

MIS建設要求企業各項管理工作做得規范扎實，具有規范化、標準化的企業業務流程。同時MIS建設也會反過來改進企業管理，提高企業的經濟效益，改善和提升企業的管理水平，進而推動企業管理現代化，增強企業的適應能力。MIS建設的管理性要求企業以自身經濟發展為基礎，深化需求分析，認真作好業務流程重組（Business Process Reengineering， BPR），扎實推進MIS建設，借力于MIS提升企業管理，增強企業的市場競爭能力和生存能力。

2.系統性

MIS建設系統性首先體現為它是一個數據系統。按照信息工程的原理，數據位于現代數據處理的中心，數據是穩定的，而處理是多變的，具有一個穩定的數據基礎是MIS建設最本質的問題。客觀上講，無論企業采取什么樣的方式從事企業管理，都存在一個“穩定的數據基礎”，但這樣一個“基礎”并不是現成的，它深藏在企業的各個業務部門，深藏在企業的各種業務活動之中，并和各種各樣的業務活動交織在一起。

MIS建設系統性又體現為它是一個系統工程，具有系統特征。MIS覆蓋全企業或至少覆蓋企業的主要業務部門，在統一的數據環境下集成化開發各個子系統，子系統的劃分應獨立于當前的組織機構，充分地發揮計算機、網絡和通訊平臺的作用，利用當代先進的信息處理技術，滿足管理提出的信息加工要求。

三、MIS建設開發方法選擇

在MIS建設中，系統的最終目標和內容常常難以確定，這是MIS建設中普遍存在的一個問題。MIS要管理的內容、達到的效果及運行后的狀態等涉及的內容很多，系統建設時很難通過調研完全確定其所有的內容。事實上，MIS建設和一般工程的根本區別就是不能在開發前完全確立系統的目標和內容，即不可能企望有一個詳盡的設計去簡單地、全方位地組織和控制系統的建設，這是MIS開發的最大特點。因此，簡單地用一般工程建設的方式去對待MIS開發，希望先有一個詳盡的設計，再根據設計實施開發，這種要求開發者不僅要在短時間內把原有的工作方式完全掌握，而且要設計出一種新的工作方式的辦法，實際上是很難做到的。

根據上面的描述我們可采用原型法進行MIS的開發。所謂原型法就是在經過初步調研和分析獲知用戶的基本需求之后，利用適當的軟件工具(例如第4代語言)設計出一個初步的原型并在短期內實現，然后交用戶試用；經過用戶的試運行后，開發人員根據用戶的意見，重新分析和確定需求并對原型進行修改和擴充，然后再次交給用戶試用，并根據試用后提出的意見，再次對原型進行修改和擴充，如此反復這個過程，直到符合最終開發目標和內容，讓用戶感到完全滿意為止。在系統開發前，用戶本身對將要開發的新系統往往也僅有一個十分模糊的輪廓，而且由于開發人員掌握的知識及人類認識能力的局限，開發人員很難完全獲得或不能徹底理解用戶的需求。原型法通過對原型的反復使用、修改，給用戶和開發人員提供了一個學習和交流的機會，進而產生新認識、提出新要求，該過程與人們的認識論相一致。原型法運用時的特征同MIS開發的特點十分匹配，能夠十分有效地進行MIS開發。

四、MIS建設過程的組織與控制

MIS建設的工作量巨大，系統建設組織者應有一個通盤的考慮，把握和控制建設過程，使之有條不紊。由于建設過程主要工作最終的表現形式是大量的軟件程序，人們常常僅關注程序的編寫，這很不夠。根據諾蘭模型，計算機輔助企業管理一般都從單項應用開始，逐步向代表企業進入成熟階段的MIS應用過渡，這是一個量變到質變的過程，我們不能用項目級或程序級的經驗去指導系統級的建設。就像戰爭雖然最終要表現為戰場上的廝殺，而廝殺背后的策劃對戰爭的勝負至關重要一樣，對建設過程的組織與控制決定著系統將來的穩定性。主要可以從以下幾個方面做好相關工作：

1.平穩安排

從一個舊的工作方式逐步過渡到一個依靠計算機系統的新的管理方式中，對用戶來說應是一個漸進的發展過程，不能一蹴而就。MIS建設中，常常開發了大量應用程序，再一次性地投入試運行，缺乏必要的安排；還有的對開發工作中的問題和困難估計不足，把建設規模展開得過大而無法控制。這都會使工作量和難點過于集中，使用戶和開發者都陷入忙亂之中，妨礙系統建設。

通過對系統的分解，根據工作量、用戶情況、在系統中的作用等因素排列出開發順序，并根據子系統的開發情況隨時調整和部署建設工作，使系統建設能有一個由小到大平穩發展的過程。

2.整體控制

MIS建設是一個形成系統的過程，但在建設過程中，許多出于局部利益的問題影響系統的形成。有的用戶對計算機不了解，常常在完成了一個功能以后又提出新的要求，MIS建設組織者應該統一考慮；有的用戶掌握一定的計算機知識，但是真正了解和接受系統觀念的極少，他們會從孤立的角度提出和系統相悖的要求，甚至僅僅把系統建設人員當作程序員，自己直接安排開發工作，并認為實現他們提出的功能要求比較簡單，建設人員應該馬上完成。建設人員如果不夠冷靜，很容易陷入到具體問題中去，失去對建設過程的整體控制，在這種情況下，MIS建設是不會成功的。因此，建設者應善于了解和把握系統性、本質性的問題，有一個明確的系統概念，并采取有效的技術措施，確保在系統建設中處于主動地位。

3.用戶參與

用戶的參與對整個系統建設是至關重要的。MIS是一個系統工程，MIS的建設就是企業的整體行為，MIS的質量也反映了企業的整體水平，因而特別強調用戶真正參與MIS建設。在總體設計階段，企業的高層領導、資深的業務專家必須參與，只有在他們的參與下，才能清楚地展示企業的發展規劃、戰略目標、管理策略和市場策略，改進業務流程等全局性的問題。只有這樣才能正確的認識企業和改進管理，才能有正確的信息系統體系結構和數據基礎，才可能有信息系統正確的設計藍圖。在系統實施階段，在業務人員積極參與下，根據業務流程，快速、正確的設計程序流程，才有可能用計算機取代日常的業務。

五、MIS建設的若干基礎性工作

MIS的成功應用能大大簡化管理人員的工作，使企業各級管理人員能夠對企業的各項活動進行更好地管理、監督和控制等。對于企業來說，在MIS建設中，業務量增大，大量的業務改進工作轉向系統的改進，MIS建設的正常進行成為企業運轉的生命線。為了能保證MIS建設的正常進行，需要做好以下基礎性工作：

1.MIS建設負責人的選用

企業MIS建設負責人僅僅具備一定的計算機知識，對于抓好MIS建設是遠遠不夠的。分管MIS建設人員不僅要能夠發現、解決計算機本身的問題，更重要的是能夠向領導提出適度的系統開發應用規劃，作為企業領導對有關MIS建設乃至企業改革的決策依據。國內外的經驗證明，企業MIS建設關鍵是MIS管理人員的選用，企業既要注意從內部進行選拔和培養，也要留意從外部招賢納智。

2.標準和規范的制定

MIS的建設涉及到企業數據的共享、計算機軟硬件、工作模式、企業文化等許多方面的問題，應該有統一的規則和約定，作為MIS建設時所要遵循的準則，使MIS建設能夠穩步推進，保障MIS的開發、運行。

3.業務流程重組的實施

企業的MIS建設不是一件孤立的事情。很難想象，一個組織機構臃腫、管理混亂、信息流動不暢、相互扯皮、業務流程不順的企業能夠成功進行MIS建設。應該把MIS建設和業務流程重組實施密切配合起來，使MIS的先進性同業務流程重組的創新性融合，兩者相互推動，實現系統建設目標。

六、結束語

處于信息經濟時代的企業通過MIS建設來整合企業信息資源，擺脫落后的管理方式，提升管理水平，實現管理現代化、科學化。MIS建設面對的是管理系統和計算機系統結合的問題，它需要透徹理解MIS建設特征、科學選擇MIS建設方法、扎實做好MIS建設基礎性工作、合理進行MIS建設的組織與控制。本文圍繞MIS建設的這些方面進行了深入探討，為企業引入MIS提升其競爭力提供參考。

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