淺析會計電算化對手工會計核算形式的影響

［摘要］把以電子計算機為主的現代信息技術應用到會計工作中，實現會計電算化后，出現了記賬過程虛擬、對賬環節不復存在、核算形式統一等諸多新現象，對傳統會計核算形式產生了深遠影響。

［關鍵詞］會計電算化會計核算形式影響

在會計核算處理過程中，賬簿組織和記賬程序相互結合的技術組織方式，稱為賬務處理程序或者會計核算形式。賬簿組織是指會計憑證和賬簿的種類、格式及其相互關系；記賬程序是指從審核、整理原始憑證開始，到填制記賬憑證、登記各種賬簿以及編制會計報表為止的一系列順序和方法。

不同的企事業單位，采用不同的賬務處理程序。各種不同的賬務處理程序的區別，主要體現在登記總分類賬的依據和方法不同。因此在手工會計核算形式下，賬簿組織是賬務處理程序的核心。

傳統手工會計核算形式主要有：記賬憑證賬務處理程序、記賬憑證匯總表（或科目匯總表）賬務處理程序、匯總記賬憑證賬務處理程序、日記總賬賬務處理程序、多欄式日記賬賬務處理程序等。企業可以根據自身規模大小和業務量大小選擇適當的賬務處理程序。

傳統手工會計核算形式缺點集中體現在：處理環節多，處理內容分散；處理流程重復，數據核對工作復雜；處理周期長，信息傳遞、反饋慢，財務報告的時效性差。

隨著現代信息技術在會計工作中的運用，電算化會計是否還有必要完全照搬手工會計下的會計核算形式呢？答案是否定的。因為在手工會計條件下，不同會計核算形式的劃分并不是會計數據處理本身所要求的，而是手工處理手段的局限性所致。現代信息技術的引入，使上述這些具體會計核算形式的客觀限制條件不復存在。賬簿組織不再是賬務處理程序的核心，會計核算形式從程序設計角度考慮也只需要采用一種就可滿足數據處理的需要。具體表現在以下幾個方面：

一、賬簿組合體系虛擬化

1.無紙化使賬薄可以脫離紙質載體而存在賬簿，作為存放經分類匯總的會計數據的載體，是會計處理承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶，手工會計賬務處理的核心問題就是賬簿組織問題。手工會計離開賬簿，其會計報表的編制便成無本之木。簿籍只是賬簿的外表形式，賬簿的內容則是賬戶記錄。

在電算化會計信息系統中，信息的生成仍然離不開賬戶基本概念。但賬戶完全可以脫離賬簿而存在。現代信息技術的運用，使賬戶記錄與紙介質呈現出分離的趨勢，紙介質不再是賬戶分類和匯總數據的惟一載體。實踐已經證明，在磁、電、光等介質保存會計數據的可靠性得以保證的前提下，人們需要的各種核算資料盡可通過調用這些介質上的數據庫文件并加以顯示，完全可以不使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離，那么手工會計中關于賬簿的定義也就不存在了。

2.電算會計系統的虛擬載體使得賬簿可以以文件格式存在，也可以根本就不存在。電算化系統中的賬簿實際是“虛擬”的。所謂“虛擬”，是指磁盤上一般并不存在真正的賬簿文件，不是一個手工賬對應一個磁盤文件。賬簿上反映的數據不外有兩類，一類是發生額，另一類是余額。作為記賬對象的發生額數據，來自于記賬憑證，而作為記賬結果的期末（或期初）余額數據，則是在賬簿被登記之后形成的。所以，賬簿記錄只不過是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計算機具有強大、快速的數據處理功能，它對記賬憑證庫文件的分類、匯總不過是舉手之勞。而對于賬戶余額，只要保證系統初始化時輸入的初始余額數據正確無誤，以后各個會計期的發生額和余額可以通過運算即時得到。

因此，電算化系統中的“賬”是會計憑證數據庫文件及相關數據（主要是各會計賬戶的期初余額數據）自動準確無誤地派生出來的。所以從理論上說，保留了會計憑證數據庫文件及相關數據，也就保證了賬簿的存在。傳統會計賬薄在電算化系統中不再存在，其本質是虛擬的。

二、記賬過程虛擬化

登記賬簿，是手工會計核算賬務處理流程的核心環節。會計產生以來，就一直與記賬、算賬、報賬密不可分。從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序，處處打上了“記賬”的烙印。所以，在傳統觀念上，“記賬”似乎成了會計的代名詞。

在電算化系統中，記賬過程卻是一個虛擬過程，因為并沒有生成實際的賬，當然不排除程序設計允許獨立的賬簿數據庫文件存在。所謂的“記賬”就是將賬前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標識或者另外形成一個賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對其進行無痕跡修改或作廢、刪除操作。如果有錯誤，只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法，通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化系統中，記賬環節完全可以取消，即平時不登記日記賬、明細賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時再采用瞬間成賬的做法：根據科目余額庫文件的期初余額數據和記賬憑證庫文件的科目發生額數據，當即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時，這種瞬間成賬的方式也使會計報表瞬間形成成為可能。至于很多財務軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會計人員的賬務處理習慣，即只有先記賬才能查詢和打印。

三、對賬環節不復存在

手工會計中，分類賬分為總分類賬（總賬）和明細分類賬（明細賬）。其登記的原則是“平行登記”，即把來源于記賬憑證的信息一方面記入有關總賬賬戶，同時還要記入該總賬所屬的有關明細賬賬戶，并通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現的記錄錯誤。這種通過低效率的多重反映和相互稽核來換取數據處理的正確性與可靠性是手工會計核算形式的一個重要特征。然而，對賬是設置賬簿的產物。如果沒有設置賬簿，也就無所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。

我們知道，計算機本身是不會發生遺漏、重復及計算錯誤的。只要會計軟件的程序正確且運行正常，賬證、賬賬、賬表一定是相符的。這樣，就使手工會計下的對賬環節不復存在了。會計軟件中即使設置了類似于總賬和明細賬的數據存儲結構，這樣做的目的并不會為了對賬。因為總賬和明細賬之間并不存在統馭與被統馭的關系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。諸多財務軟件設置的對賬功能也僅僅是為了迎合傳統會計核算方式下會計人員的應用習慣，實質上已經沒有任何意義。

四、賬務處理流程呈現一體化趨勢

手工會計的賬務處理流程，簡單地說就是：憑證一賬簿一報表。會計人員的工作重點是在填制憑證以后的階段，要登記賬簿直至會計報表，必須經過填制憑證、過賬、結賬、試算平衡、對賬等諸多程序。

在電算化系統中，整個賬務處理流程分為輸入、處理、輸出三個環節，首先將分散于手工會計各個核算崗位的會計數據輸入計算機，此后的各種數據處理工作都由計算機按照會計軟件的要求自動完成，不受人工干預。從輸入會計憑證到輸出會計報表，一氣呵成，一切中間環節都在機內自動處理，而需要的任何中間資料都可以通過系統提供的查詢功能得到，真正實現了數出一門（所有的數據都來源于憑證）、數據共享（賬簿報表甚至分析表都可以使用憑證中數據）。整個賬務處理流程具有高度的連續性、嚴密性，呈現出一體化趨勢，極大地提高了財務報告的時效性。

因此，在手工會計核算中非常費時、費力和繁瑣的工作，在電算化會計系統中變成了簡單的操作指令。過去繁雜的填制憑證、記賬、編表等工作，現在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此，手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要，可以采用一種統一的會計核算形式，這就為實現電算化系統中會計核算形式的通用化提供了前提。

綜上所述，會計電算化對會計核算形式的影響是深刻的，我們必須突破傳統觀念的束縛，從會計核算工作所要達到的目標出發，重新構造會計核算模式，設計出適合計算機處理的，效率更高、數據處理流程更加合理的會計核算形式，以充分發揮現代信息技術的優勢，進一步滿足會計核算與管理的需求。

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