芻議外貿英語函電的書寫技巧

[摘要] 隨著國際貿易的不斷發展，外貿函電作為一種交流方式顯得越來越重要。作者從外貿函電的特點入手， 詳細闡述了外貿函電書寫的基本原則和技巧。

[關鍵詞] 商務活動外貿英語函電原則技巧

外貿英語函電不同于普通的英語信件，它是用商業語言進行相互溝通的一種交流形式，是從商人員之間進行業務磋商的書面表達，其內容具備法律效力，是外貿活動的組成部分。因此，掌握好書寫外貿函電的原則和技巧，是做好交易的前提和基礎。

一、遵循用語正式、規范，用詞嚴謹、準確的原則

外貿函電是一種公文性質的信函，其內容涉及商務活動的多個方面，目的在于建立業務關系并達成交易，因此外貿函電首先要注意語言的正式、規范。外貿函電大量使用書面語和專業詞匯，也常使用古體詞或外來詞來增加函電的嚴肅、正式意味。常使用書面語，如：with regard（關于），deliver（傳送），purchase（購買）， request（要求）等。常使用專業詞匯或半專業詞匯，如：credit(信用證)，honor（承兌），claim(索賠)，draft(匯票)等。多使用古體詞，如：hereinafter (之后，在下文中)，herein(在此，于…之中)，hereby（下述），thereinafter (在下文，此后)，therein(在那里，其中)，whereas(鑒于)，whereby(根據，憑)等。有時使用外來詞，如：as per(按照)，ex(在…交貨，在…前免稅，后常接works ， warehouse ， dock等)，re(事由)，tale quale(常用于on the tale quale basis 短語中，意為：按照樣品)，force majeure(保險用語，不可抗力)等。

二、遵循語言清楚明確，不產生任何歧義和模糊的原則

在經貿易往來中，交易各方處于不同的國家和地區，由于語言文化的差異，極易產生誤解，而根據國際貿易慣例和法規，交易雙方往來的函電是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要力求準確無誤。書寫外貿函電，在詞匯選擇上，要遵循選擇詞義相對單一的詞來替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar with，constitute而不是include等。

三、遵循簡潔明了，但又不失禮節的原則

外貿函電應是簡潔明了，避免使用語言的累贊或超出語，但是簡潔不是簡短，要把函電所涉及的內容說清楚。在簡潔和禮貌相沖突時，要選擇禮貌，而不是一味地簡潔。人們在長期使用外貿函電中，逐步形成了許多約定俗成的專業術語，恰當地把這些術語應用在外貿函電的書寫中，不但能使函電內容簡潔明了，又給對方留下良好的印象，有利于促進友誼，最終促成交易。在簡潔方面，常用的一些縮寫詞匯，如：Re：regarding(關于)；EMP：European Main Port(歐洲主要港口)；AM：Amendment 修改書；A/O：Account of進某賬戶;C/N：Credit Note 收款通知;B/D：Bank Draft銀行匯票;B/ L:Bill of Lading 提貨單等。有時候還可把較長的內容在不影響原文內容的情況下，進行高度概括，從而達到簡潔明了的目的。

四、遵循禮貌原則

外貿英語函電是商家間的文字交談，禮貌可以帶來友誼，可以達成交易，可以帶來利潤。外貿函電中的用語，應體現出商人的文雅、婉轉、盡量少直接說“不”字，盡管有時候會遇到要拒絕對方的要求或條件的時候，但一定要注意語氣委婉，盡量做到既表達了自己的意愿，又不傷害對方的顏面，不破壞長期友好的貿易關系。如：

We shall be grateful ( thankful/obliged ) if you would……(表示感謝的幾種說法)

For this reason， we cannot but decline your proposal。(用decline表示婉轉)

以上的表達方式常常給對方一種被尊敬的感覺，所以有利于交易的達成，即使達不成交易也不會失去商家的良好形象，為以后的交易打好基礎。

“禮貌”除了體現在函電的用詞恰當得體上，還體現在回函的及時性，以及在函電的書寫中要處處從對方的角度去考慮有什么要求，而不是從自身出發，在語氣上更尊重對方等方面上。

五、遵循多樣化表達的原則

多樣化的表達方式，可以使外貿函電表達生動，有節奏感。分段長短不同或一段內句子有長有短，都可以體現出多樣化。在外貿函電中，一個專業術語，有多種說法是常見的，如：投?？梢员磉_成to arrange (cover， effect， provide， take out) insurance 。

以上是寫好外貿英語函電應遵循的基本原則，但具體的語言使用還應根據不同的環境和場合。綜上所述，外貿英語函電的使用特點是既直接了當，又婉轉含蓄且有禮貌，并多樣化使用語言，體現出商務英語的特點。

參考文獻:

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[2]柯群勝:經貿英語會話的語用分析[J].武漢科技學院學報，2001(4)

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