中小企業如何選擇企業郵箱服務

[摘要] 電子郵件以其方便、快捷、便宜的特點得到了越來越廣泛的應用，同時其也成為現代企業內外信息交流的有效必備工具。中小企業在資金緊張、技術短缺等狀況下如何有效選擇合適的企業郵箱服務，適合企業的信息化建設需求，已經成為當前中小企業開展電子商務的迫切需求。

[關鍵詞] 企業郵箱郵箱容量增值服務售后服務

作為企業在網絡技術和商務管理中的基本應用，電子郵箱已經成為重要的信息聯絡工具。但很多中小企業對外聯絡的電子郵箱使用的卻還是個人免費郵箱，這對于企業形象是個不利的因素，而且在安全性和管理性方面也存在很多問題。有一個以自己公司域名為后綴、并且和企業組織結構相吻合的企業郵箱，已經成為當前諸多中小企業在互聯網時代開展電子商務的基本條件。

一、企業郵箱服務的市場意義

企業郵箱，作為企業對外聯絡的重要通訊手段之一，已不僅是企業網絡形象的塑造，企業郵箱的應用可以提高企業內、外部辦公效率，節省企業文件傳遞的開支。一個沒有企業郵箱的企業，可能因此而影響人才的招聘、業務的聯系開展，效率的提升。

1.樹立并推廣企業網絡品牌形象

企業郵箱是以企業域名作為郵箱的后綴，其在對外交流溝通過程中就會成為企業在網絡上的文化品牌標志，從而樹立企業整體品牌形象。

2.有效提高公司自主管理

企業郵箱作為一種有效的企業管理工具，可以提高公司管理層的管理效率。企業郵箱服務可針對不同的部門進行分層管理，并可根據本企業員工數量和業務發展狀況隨時添加、刪除用戶。當員工離職后，企業可以收回其企業郵箱，從而保證企業業務活動的連續性。

3.促進企業網絡營銷和開展電子商務

企業郵箱提供的郵件列表服務功能，可以作為企業市場推廣和產品營銷的有效途徑。企業為企業的客戶、潛在客戶、供應商、代理商、合作伙伴等建立不同的郵件列表，然后利用群發功能，隨時向這些人群發送本企業最新的產品以及其他相關信息。

4.增強企業信息的保密性和穩定性

企業郵箱系統，由于采用先進存儲技術，具有先進的傳輸加密技術及SMTP身份認證功能，能對企業的網絡信息進行很好的加密保護和穩定傳送。

5.實現企業內部的協同辦公

目前，部分電信服務商提供的企業郵箱具有企業商務助理服務功能，其完全可以取代傳統企業內部的公告牌等使用，開源節流，使公司內部人員實現快速溝通，全面推出環保、先進的無紙化辦公方式。

二、中小企業如何選擇企業郵箱服務

艾瑞市場咨詢預測2007年中國企業郵箱市場規模將會達到6.8億元人民幣。巨大的企業郵箱市場規模成長空間已經成為企業電子商務應用的奶酪，不斷地吸引著國內外眾多企業郵箱服務商的注意力。當前國內企業郵箱市場魚目混珠的狀況，以及諸多企業對企業郵箱認識上的偏差和企業郵箱功能使用的不充分，讓已經使用或正想使用企業郵箱的企業處于兩難境地。如何選擇一個有效的企業郵箱服務，成為眾多中小企業的一個難題。

1.外包企業郵箱服務優于自建企業郵局系統

企業自建郵件系統，在運作上可以保證足夠的自主權，可以滿足企業用戶的大部分需求，但其存在諸多的風險和問題，如企業必須成立自己的IT部門，招募非業務領域的IT專業人才進行管理存在的管理控制風險;企業需要購買大量的軟、硬件設備，存在初期資金的投入風險;企業會不斷遇到諸如軟件升級，硬件更新等后續投入問題等等。巨大的資金投入，高昂的日常運作維護成本，多數企業特別是缺乏資金和技術實力的中小型企業根本無法承擔；因此更多的企業將目標轉向了由ISP提供的企業郵箱服務。

所謂企業郵箱服務，即指企業通過外包給專業郵件運營商的方式，來建立以企業自有域名為郵局后綴的電子郵件系統。由于采用外包服務，企業郵箱無需企業自己投入硬件、軟件和網絡設備，無需企業自己設置專門的技術人員來維護，節約了企業在信息化方面的大量投入。另一方面，郵件服務提供商具有較高的技術水平和豐富的運營經驗，可以為用戶提供更加穩定可靠的服務質量；同時由于采取規模化的運營方式，降低了單個用戶的成本，服務提供商有機會以低廉的價格為用戶提供郵件服務產品。可見，外包企業郵箱服務是企業郵箱應用的必由之路。

2.企業郵箱容量要適度

企業郵箱一般按M收費，標準比較高，而且隨著寬帶環境以及多媒體郵件的普及，郵箱G級時代已經到來，因此對于企業來說，如果以M或G的標準簡單的確定企業郵箱容量的話，這項支出肯定會與日俱增。企業郵箱容量過大，會造成企業購置成本的增加，如果企業郵箱容量過小，則又會造成企業員工不停地刪除郵件以保證一定的郵箱空間。

企業郵箱容量大小的確定主要考慮兩個因素：第一，每個員工郵箱的容量大小。這一點與企業對外往來的業務量多少、業務特點以及電子郵件內容等密切相關。如企業員工每天對外業務量很大，且以電子郵件作為主要交流溝通工具，則可以適當考慮擴大郵箱容量；如果日常傳送的文檔都較大，如語音郵件，或者每日接收比較大的附件的人員，如產品圖片、視頻剪輯等的，則需要適當增加郵箱的空間。當然此因素也可以通過郵箱的“網絡存儲”增值服務來彌補。如果企業往來郵件無特殊要求，則員工的郵箱容量控制在10M～20M之間比較合適;第二，需要分配企業郵箱的員工數量。企業可以根據員工工作內容的特點，確定可以分配企業郵箱的員工數量。根據上述兩個因素確定企業郵箱的基本容量，再適宜的彈性增加一定比例即可。總體來說，企業需要根據自己企業的規模與實際狀況來判斷具體選擇多大的企業郵箱。

3.企業郵箱性能重于郵箱價格

目前，市場上有許多服務商都為企業提供郵件服務，但是這些郵件服務產品多數功能比較簡單，只是做到企業使用自有域名和進行基本的用戶管理，且后臺系統運行不夠穩定，時常出現服務中斷或數據丟失等現象。與此形成反差的是，由于郵件通訊在企業日常辦公中越來越重要，企業用戶需要頻繁的登錄企業郵箱而進行相關的業務操作，用戶非常需要高品質的企業郵箱服務產品。企業郵箱不但要提供快速、穩定、安全的信息交流功能，同時要能夠幫助企業提高內部經營管理水平，幫助企業完成業務目標。因此，郵箱的綜合性能指標，如安全性、穩定性、郵件送達率、互聯互通才是真正的選擇標準。

在iResearch的一項關于企業郵箱用戶在企業郵箱使用上最關注的因素情況調查報告顯示，企業郵箱用戶中，最關注收發速度的用戶比例最高，達到68%，關注可靠性的為56%，關注反垃圾性能的為49%，關注互聯互通的為14%。在目前國內的六大品牌企業郵箱中，全速企業郵箱服務的性價比是最高的。

4.企業郵箱的增值服務功能適當選擇

企業郵箱的基本功能是對外交流，但其同時也是企業信息化應用的重要內容。企業郵箱已經成為企業信息化管理的重要渠道之一。因此，企業在購買企業郵箱服務時，可以根據企業自身的需要，適時適量地選擇其所需要的郵箱增值服務。如新浪企業郵箱提供了多種增值服務，其中包括企業主頁、企業留言板、公告欄、日程提醒、書簽、通訊錄等功能，可以大大的提高工作效率；263企業郵箱開通了手機郵件功能；21CN提供了視頻郵件、翻譯郵箱、企業短信、郵件監控等服務功能。

5.郵箱售后服務質量很重要

企業郵箱的用戶收發郵件的頻率，要高于免費郵箱的郵件收發頻率，企業用戶收發企業信件幾乎是每時每刻都在進行。用戶對企業郵箱的穩定性與解決問題的及時有效性的要求，應該是這個群體的普遍特征。如何在發現問題之后，及時的解決問題，是關系到企業信息傳遞及時通暢的有力保證。對于當前魚目混珠的企業郵箱市場而言，企業用戶尤為需要認真辨別。

資料來源：iResearch艾瑞市場咨詢（2006.6）

iResearch艾瑞市場咨詢針對國內六種企業郵箱的研究中，對六種企業郵箱服務相關內容做橫向對比，通過電話訪問各品牌企業郵箱的客服人員得到的結果中，總體來說，各品牌企業郵箱的客服人員態度都非常好。

參考文獻:

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[2]陸夢嘉:郵件贏利應用系列專題：企業郵箱——Email老應用新機會.通訊世界[J].2005年11期:88～88

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