企業(yè)流程優(yōu)化方法

[摘要］ 企業(yè)流程的優(yōu)化需要企業(yè)親自操刀，任何外部力量都難以替代。本文提出了一套企業(yè)可自我運(yùn)用的簡(jiǎn)便流程優(yōu)化方法，重點(diǎn)對(duì)流程搜索方法進(jìn)行了設(shè)計(jì)。

[關(guān)鍵詞] 流程優(yōu)化

流程是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)；無流程，企業(yè)則無法運(yùn)轉(zhuǎn)。流程的重要性毋庸置疑。本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)設(shè)計(jì)出一種四階段流程優(yōu)化方法。

一、第一階段，組建流程優(yōu)化團(tuán)隊(duì)

優(yōu)化團(tuán)隊(duì)由企業(yè)的一把手掛帥，由各個(gè)部門負(fù)責(zé)人組成。

二、第二階段，描述企業(yè)流程現(xiàn)狀

描述企業(yè)流程最常用的工具就是泳道式流程圖。泳道式流程圖繪制方法規(guī)范，對(duì)描述流程中活動(dòng)的主體、活動(dòng)間的先后順序，以及每個(gè)主體所有進(jìn)行的活動(dòng)對(duì)一目了然。泳道式流程圖的具體繪制方法本文不介紹，相關(guān)資料很多。流程的繪制應(yīng)由員工自己來繪制。

實(shí)踐證明，企業(yè)員工自己繪制流程圖的方式有以下好處:

1．企業(yè)員工對(duì)流程的認(rèn)可度大大提高。絕大多數(shù)員工都會(huì)認(rèn)為，流程確實(shí)是企業(yè)運(yùn)作的重要因素。由員工自己繪制的流程圖，很容易在部門內(nèi)，以及部門之間進(jìn)行交流，并發(fā)現(xiàn)問題和進(jìn)行優(yōu)化。

2．減少對(duì)外部力量的依賴。員工一旦掌握流程圖的繪制方法，在今后工作中可以長(zhǎng)期用它來為自己服務(wù)，減少了對(duì)咨詢公司的依賴。

三、第三階段，搜索目標(biāo)流程

何為目標(biāo)流程？目標(biāo)流程即要進(jìn)行流程描述和優(yōu)化的流程。企業(yè)的流程千變?nèi)f化，而目標(biāo)流程不會(huì)太多，一般至多在幾百個(gè)。那么如何從錯(cuò)綜復(fù)雜的流程中挑選目標(biāo)流程呢？

我們提供了一種三種維度的分析方法，如圖。

第一種維度，從價(jià)值鏈的角度挖掘關(guān)鍵類流程。關(guān)鍵類流程是指處于價(jià)值鏈中的具有增值作用的流程。企業(yè)一般只有一條價(jià)值鏈，由最核心的業(yè)務(wù)組成。

第二種維度，從組織結(jié)構(gòu)的角度挖掘組織交接類流程。所謂組織交接類流程，是指部門與同級(jí)部門之間、部門與上級(jí)部門，以及部門與下級(jí)部門之間有業(yè)務(wù)聯(lián)系的流程。交接類流程往往是容易出現(xiàn)缺陷的流程。

第三種維度，從訪談的角度挖掘焦點(diǎn)類流程。所謂焦點(diǎn)類流程，是指那些本身重要度并不高但由于種種原因產(chǎn)生缺陷的流程。這些缺陷大多短期內(nèi)突出，甚至成為瓶頸問題，但一旦經(jīng)梳理優(yōu)化后焦點(diǎn)類流程就重新成為普通流程。焦點(diǎn)類流程的挖掘主要來自于對(duì)員工的訪談，員工對(duì)現(xiàn)有流程的質(zhì)疑、迷惑甚至抱怨等都可能成為發(fā)現(xiàn)焦點(diǎn)類流程的線索。

通過這三種維度，可以大大縮小要描述和優(yōu)化的流程數(shù)量和范圍。

四、第四階段，流程優(yōu)化

流程優(yōu)化最難的任務(wù)恐怕就是怎么才能發(fā)現(xiàn)流程存在的缺陷。缺陷一旦發(fā)現(xiàn)，優(yōu)化方案就容易得出了。如何發(fā)現(xiàn)流程是否有缺陷？一個(gè)最自然的方法就是對(duì)流程進(jìn)行審讀。這種方法簡(jiǎn)單易行，能發(fā)現(xiàn)比較明顯的缺陷。但我們還需要其他有效的方法輔助。一種方法是將流程分解為活動(dòng)，并對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括每項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、成本，以及是否增值。

以某實(shí)例來說明，某機(jī)床加工廠中，刀具屬于易損件，損壞后需要馬上更換，否則機(jī)床就將停機(jī)。其流程如表所示。

整個(gè)過程最少耗用15分鐘，最多耗用2小時(shí)10分鐘。原因就在第二個(gè)活動(dòng)“車間主任審核”上。該工廠要求所有的刀具在受損需要換新之前必須經(jīng)過車間主任的審核。出發(fā)點(diǎn)是好的。但由于車間主任工作量很大，往往不能馬上對(duì)工人領(lǐng)取新刀具的申請(qǐng)進(jìn)行審核，而其他人又無此權(quán)限。這就造成了不必要的機(jī)床停機(jī)。流程的缺陷找到了，解決辦法也隨之產(chǎn)生。比如，規(guī)定只有某些重要刀具的領(lǐng)取才需車間主任審批，其他刀具可以先由工人自行領(lǐng)取；車間主任定期到工具室對(duì)刀具損壞原因，以及工人領(lǐng)取情況進(jìn)行復(fù)查。

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