談談圖書招標采購

[摘要] 本文論述了圖書招標采購中出現的問題，并分析探討了改進工作的策略。

[關鍵詞] 圖書招標采購問題對策

近幾年高校圖書館普遍實行了圖書招標采購，并得到了一定的發展。但由于實行時間不長、經驗不足等原因，在具體的圖書采購工作中出現了一些問題。本文結合我館實踐，進行論述，并分析探討了改進工作的策略。

一、圖書采購招標實施初期采訪工作出現的問題

1.采訪數據方面的問題

一是數據格式與本館的采訪系統不很兼容。目前，我國圖書館界使用的自動化管理系統屈指可數，如北京丹誠、北京清大新洋、深圖的ILAS、深大的SUCMIS等。這些系統在圖書館界應用較為廣泛，但許多系統需要很長時間才能更新版次，它的功能的欠缺與落后，無法適應圖書館采訪工作的變化，尤其是在圖書數據轉換中存在的問題非常突出。我館使用的是北京清大新洋系統，由于與書商所用系統不一致，對MARC著錄格式的理解和要求不一，造成數據轉入時丟失和錯誤現象時有發生，甚至有些數據根本轉換不進系統。

二是圖書采集器查重系統不盡完善。現采可以直接面對圖書，對于圖書的了解更充分，可以有效地減少誤訂和漏訂。目前采訪人員外出現采通常使用圖書采集器，圖書采集器通過ISBN號進行查重。由于查重系統不盡完善，通過采集器查重的現采圖書做成采訪數據入庫查重時才發現仍有重書出現。況且有的多卷冊書雖然出版時間不一樣，但用的是同一個ISBN號，所以漏采的情況也就屢見不鮮，致使圖書的完整性、連續性很難保證。

三是數據不夠規范、著錄內容不夠全面。書商提供的采訪數據通常來源不一，有的來自出版社，有的來自各大書目報，有的是書商自己組織編制的。這些數據在獲取時本身就存在不完整、不準確的情況，再加上制作者的能力有限，標準欠規范、內容不全面的采訪數據就不可避免的產生了。采訪人員根據這樣的數據圈定書目很容易造成圖書的誤訂和漏訂。由于采訪數據的叢編項沒有著錄，本不是訂購范圍的教材類圖書赫然擺在了我館的書架上；又由于摘要項的短缺，內容新穎，專業性強，而書名不足以體現學科內容的優秀圖書卻被擋在了圖書館大門之外。長此以往定然影響館藏的完整性，也影響教學與科研工作的展開。

四是數據重復現象嚴重。由于圖書發行由單一方式走向多樣化，發行渠道增多，相互交叉征訂現象越來越嚴重。同一種圖書在本出版社征訂，在不同書目報上征訂，在同一書目報上多次征訂，同時又通過其他渠道發行的情況比比皆是。書商征集的這些書目本身就交叉重復，制作采訪數據時整理查重環節又不過關，以致出現了圖書館收到的采訪數據不同期之間有重復，同期數據之間也有重復的現象，使采訪人員很難把握，稍有不慎就會重訂，導致圖書館藏書體系失衡、缺乏系統完整性。

五是數據覆蓋面不夠全面。書商為了追求利益的最大化，都有自己的經營傾向和對出版社的偏好，這就造成在進書上會有專業上的缺口。比如新華書店系統的缺口是那些專業性較強的專業圖書，北京地區書商的缺口多是地方版圖書，多數書商的缺口是年鑒類工具書等等。年鑒類工具書參考價值高，而且每年出版，我館根據本校的專業設置和教師需求，選訂了一些綜合類和專業類的年鑒類工具書入藏，為了保持圖書的連續性，滿足讀者的需求，我館年年訂購，而在書商提供的采訪數據中卻看不到年鑒類工具書的蹤影。由于不能按照正常的藏書規則辦事，一段時間后館藏圖書結構就會發生變化，導致圖書館藏書結構受到影響。

2.圖書質量

一是創新不足和低水平重復出版。近年來，圖書市場確實出現了一些選題新穎、包裝精美的“精品書”，但同時也存在圖書質量普遍滑坡的情況。作者、出版商撈錢心切、急于求成的浮燥心態，使圖書內容創新不足，原創精品稀少成為圖書界的尷尬。出自不同的編者之手，由不同的出版社出版，書名也不盡相同，但編寫內容、體系設計，以及具體的例子，都大同小異的圖書數不勝數，讓采訪人員很難根據書目訂準圖書。

二是克隆盜版與假冒偽劣現象嚴重。克隆與跟風已成中國圖書業的特色，每一本暢銷書都是一輛公共汽車，大家一起搭。當書商迅速端出希拉里自傳的中譯本《親歷歷史》時，民間流傳的另一個譯本《活出歷史》比之來得更為準確傳神。中國圖書界在對引進版圖書趨之若鶩的同時，假冒外版書也大量出現在中國圖書市場。例如，中國企業家喜愛的《執行力》《沒有任何借口》等圖書就是假外版書，是由國內不法書商招集的“槍手”編寫，然后套上“皇帝的新衣”偽裝成的暢銷書。這些假外版書大部分還是由國內正規出版社出版，其中不乏一些大名鼎鼎的出版社。這些假冒外版書不僅使廣大讀者上當受騙，而且也讓圖書采訪人員真假難辨，苦不堪言。

3.到書速度不確定

現采圖書和訂購圖書到館時間不一致。一般情況下，現采圖書復本齊全的情況下半個多月即可處理完畢送到圖書館，如果現采圖書復本不全到館時間與訂購的圖書到館時間一致；而訂購的圖書最早也得一個多月的時間，有的三個月甚至半年時間才能到達圖書館。

大的書商通常與數百家圖書館有業務關系，這些圖書館不在同一地區，供貨安排時有沖突，加上市場上圖書上市有旺季和淡季之分，導致不能及時供書。某一地區一段時間內購書少時，書商考慮經濟方面的原因，為了尋求自身利益最大化，節約運輸成本，避免物流配送浪費，書積累多了再送，這就從主觀上延遲了到書時間。書商從出版社拿到的圖書折扣，是隨著圖書出版的周期逐漸遞增的，有的書商為了能拿到更多的折扣，故意拖延時間，導致部分圖書半年以后才能到館。由于信息技術更新快，一些時效性強的電腦類書籍，半年后到館，其價值已大打折扣。

4.到書率較低

一般情況下，現采圖書的到書率不低于95%，訂購圖書不低于85%。而我館的現采圖書到書率僅為90%，訂購圖書不超過80%，未到圖書多為地方版、大學版的專業圖書和到書時間過長而取消訂購的圖書。究其原因不外乎以下幾種：一是中標書商本身書源有限；二是受出版市場的影響，圖書出版計劃變更；三是書商考慮自身的利益，不愿提供超出折扣或那些發行量少、只有微薄利潤的圖書，因為采購招標簽訂的是一個平均折扣，但書商從各出版社獲得的折扣卻是不同的，一些有名的出版社因為銷路好會壓低折扣，反之亦然，銷路不好的出版社則會提高折扣。以上種種很容易造成圖書訂貨量與到貨量的失衡，從而導致藏書結構發生變化。

5.經費使用難以控制

圖書出版計劃的變更，采訪數據的不準確、不完整，到書速度、周期的不穩定等，使采訪人員難以控制預訂圖書的到貨情況。大部分情況下，采訪人員經常是上半年按正常數量發送訂單，但下半年實際到貨量不足，使得經費無法按計劃使用，通常造成經費使用的先緊后松，年終經費多，突擊現購的不均衡情況。

二、改進采訪工作的策略

1.合理選擇書商

每個書商為了追求利益最大化，都有自己的經營傾向和對出版社的偏好，進書上會有專業上的缺口。為了了解書商的業務范圍和規模，招標時可要求書商提供可供圖書專業類別、品種和業務往來的出版社名單，以及在本地區的圖書館用戶名單，根據情況選擇合適的書商。為了保證藏書結構合理全面，促使書商間良性競爭，給圖書館帶來更多的利益，最好選擇兩個以上的書商。同時，全年中文圖書經費總額不要全用在招標采購上，要留有余地，以便購買讀者急需的市場上無法及時買到的學術性強的專著，起到拾遺補漏的作用。

2.加強對圖書出版發行信息的搜集和了解，保證圖書的采購質量

由于書商發送的書目信息覆蓋面有限，采訪人員不僅要在采訪數據上圈定書目，訂購圖書，還要廣泛的搜集其他的書目信息，以保持藏書結構的完整。采訪人員必須把重點放在“訪”字上，要擴大視野，全面了解圖書出版發行信息，及時捕捉各種渠道的圖書發行動向。不僅要從新聞、報紙、廣播、電視、互聯網等媒體上獲取正確的圖書信息，還要對全國和省級的書目乃至一些地方性非正規渠道的書目列入采訪范圍。對所搜集的書目進行分析、綜合判斷，取其精華去其糟粕，最后根據“訪”的結果進行有效的“采”。

由于圖書的出版商和發行者為吸引讀者，經常對圖書進行夸大性宣傳，以制造轟動性效應，加上書目信息不完整等原因，致使采訪人員根據書目不能準確判斷圖書的質量。這就需要采訪人員訂購圖書時要掌握足夠的圖書信息，包括出版者的學術地位、作者的聲望、文獻資源的利用研究，以及師生未來的使用情況等。只有這樣，采訪人員才能做出有效的采訪決策，保證圖書的采購質量。

3.建立完善的采訪數據庫

采訪數據庫是采訪人員做好采訪工作的必要手段之一。書商發的采訪數據重復現象嚴重，如果不認真查重，極易造成重訂；并且叢書、多卷書多，有些出版周期又長，稍不注意就會造成漏訂。所以要建立完善的采訪數據庫，采訪數據中必備字段一定要錄入完整。特別對叢書、多卷書，要認真做好查重工作，避免不必要的重訂或漏訂，以保持圖書的完整性和連續性。

4.認真做好購書查重工作

查重是圖書訂購的重要步驟， 所以各館在選擇使用文獻管理系統軟件時， 都十分重視預訂查重功能。利用計算機查重快捷、方便、靈活，省時省工，但是沒能查出來的現象依然存在。在軟件沒有得到有效改善的情況下，要想解決這一問題，就要轉換角度， 進行多途徑檢索查重。根據系統提供的檢索點， 分別用ISBN號、正題名和責任者對采訪庫、工作庫和中央庫進行分庫查重。盡量不用匹配查重，否則限制條件太多，會降低圖書數據的查全率。對于現采圖書的查重問題，由于圖書采集器查重功能不盡完善，用ISBN號查重后的圖書仍有重復的現象。為了解決這一問題，就需要采訪人員對用ISBN號進行初步查重后的圖書做成采訪數據，導入本館系統后再次進行查重，以有效地避免重復購書。

5.加強讀者薦購工作

讀者薦購工作是采訪工作的重要一環，采訪人員可以通過網絡向讀者征詢圖書需求的意見和建議。在網上發布訂購信息，可以讓更多的讀者參與選書工作，從而使購書更具有針對性，更符合讀者的需求。具體操作是采訪人員將得到的電子數據轉入本館系統后，鍵入截止日期，系統將數據自動發布到圖書館Web服務器上，讀者通過圖書館網頁上相關的新書欄目，查看新書目錄，進行薦購。同時讀者也可將自己所了解到的最新、最好或最暢銷的圖書通過留言簿或E-mail發送給采訪人員進行薦購。采訪人員通過查看讀者薦購信息，進行統計，作為訂購的依據。從讀者薦購的書目統計中，采訪人員可以了解到讀者對圖書的要求及建議，這對于確定館藏定位、館藏結構及館藏復本具有重要的參考價值。

6.嚴把圖書驗收關

新書驗收是確保圖書采購質量的最后防線，采購其他環節中的問題可能在驗收階段被發現。因此新書到館后，驗收人員應及時開包對賬，根據采購訂單和隨書同行清單對每種圖書的價格、復本量等進行認真的核對，為防止出現失誤，最好由兩人同時進行，一人驗單另一人驗書，先由驗書的人員逐種報告圖書的冊數和價格，由驗單人員根據清單核對，核對無誤的由驗收人員在驗收清單上簽字，以確認圖書已經接收入庫。同時對圖書的紙張、版式、印刷和裝訂質量等進行檢查。發現數量不符、價格有誤的圖書要及時與書商核實，發現質量不合格、重發或搭配的圖書要一律退回，發現漏發的圖書要及時催要，發現錯發的圖書要及時更換。如果有圖書加工服務，還要認真驗收服務質量。

7.加強與書商溝通，加強監管，實現整個采編流程的標準化、制度化

采編業務外包后，在新的工作流程中，書商實際上承擔了圖書館采編部門的原有部分工作內容，因而書商所提供的服務將對圖書館的采編工作產生極為重要的影響。圖書館與書商的合作也從單純的供求、買賣關系，變成合作、協作關系，并且將在長期合作中共存。因而需要雙方增加溝通，增進對各自的特點與雙方的需求的了解。采編人員要花費更多的時間與書商進行采訪和編目數據、圖書質量、自動化系統、館藏、圖書查重等問題的詳細溝通，并積極約束和監管書商，避免差錯，尤其是要對圖書的到館時間、圖書質量、服務等進行嚴格控制，在工作中逐步使雙方各工作環節標準化、制度化，減少人為因素的影響。

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