淺談會計電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制

[摘要] 隨著IT技術(shù)特別是以Internet為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運用，企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式，也是內(nèi)部控制深層次的發(fā)展，這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時也給內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。本文通過對會計電算化內(nèi)部控制情況進(jìn)行分析，提出相關(guān)加強(qiáng)和完善相關(guān)內(nèi)部控制的措施。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制

一、會計電算化內(nèi)部控制的基本情況

會計電算化工作是應(yīng)用企業(yè)財務(wù)會計原理和成本與管理會計方法以及計算機(jī)技術(shù)，對傳統(tǒng)手工會計的處理方法、流程及對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進(jìn)行改造而建立起來的電算化會計信息系統(tǒng)。這個系統(tǒng)分為會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、會計管理信息系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)。電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部控制的特殊形式，也是內(nèi)部控制深層次的發(fā)展，內(nèi)部控制的目的沒有發(fā)生變化，但在控制重點，控制實施的條件、控制的方法、范圍方面與手工系統(tǒng)均存在較大的差異，對原有內(nèi)部控制制度造成極大沖擊，使其在新的環(huán)境下顯得落后于形勢。電算化會計處理系統(tǒng)對內(nèi)部控制存在如下影響:

1.電算化處理系統(tǒng)對會計人員的影響

企業(yè)使用會計電算化處理系統(tǒng)后，企業(yè)的會計部門的組成人員不僅有原來的財務(wù)、會計專業(yè)人員，還增加了計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員和計算機(jī)專家。會計部門不僅要通過計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù)，還要利用計算機(jī)完成以前沒有或由其他部門完成的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測，人員規(guī)劃等。不僅如此，實行會計電算化后，會計人員的職能劃分發(fā)生了巨大的變化，業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中，導(dǎo)致了職責(zé)的集中，因此如果不根據(jù)電算化會計處理系統(tǒng)的特殊要求進(jìn)行內(nèi)部控制就會使某些工作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行個性操縱處理，加大出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。

2.電算化處理系統(tǒng)對會計資料儲存介質(zhì)的影響

在手工會計處理方法下，反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等會計基本資料都是以紙質(zhì)的形式保存。而在電算化處理系統(tǒng)中會計資料以電子數(shù)據(jù)的形式直接存儲在電腦磁盤或光盤上。因此，在電算化環(huán)境下通過計算機(jī)舞弊和犯罪的可能性更大，對內(nèi)部控制的計算技術(shù)和手段要求更高。

3.電算化處理系統(tǒng)對會計檔案保管的影響

會計電算化的載體是會計軟件，如果軟件在安裝或操作過程中出現(xiàn)了問題將會導(dǎo)致非常大的損失。因此，會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保管好紙質(zhì)會計核算資料，還要保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計資料。

4.電算化處理系統(tǒng)對控制舞弊、犯罪的影響

由于存儲在計算機(jī)上的磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)很容易被篡改，有時甚至能不留痕跡的篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，因此計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性。隨著網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)在財務(wù)中的應(yīng)用，會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確性可靠性提出了更高的要求。

二、加強(qiáng)和完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制

1.提高風(fēng)險意識

會計電算化是會計發(fā)展的必然趨勢。與手工會計系統(tǒng)相比，電算化會計信息系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)越性，但是電算化系統(tǒng)有不同于手工會計系統(tǒng)的特點及其風(fēng)險，必須建立更加嚴(yán)密的、系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和財會部門、信息部門人員都應(yīng)對會計信息化樹立正確的思想認(rèn)識，營造風(fēng)險防范從我做起的氛圍。目前，社會上計算機(jī)犯罪行為的增加，使我們更加清醒地認(rèn)識到加強(qiáng)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性。強(qiáng)化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，既是預(yù)防電腦犯罪的重要措施，也是減少差錯的有效保障。

2.加強(qiáng)人員職能和會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的控制

由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進(jìn)行職能分工，從而起到各個部門權(quán)利相互制約、相互平衡的作用，進(jìn)而體現(xiàn)各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。此外必須要加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度來不斷提高會計人員計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動企業(yè)盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)。

3.加強(qiáng)程序控制

該項控制是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對電腦機(jī)房內(nèi)工作 所做的一般性規(guī)定，操作規(guī)程則是提出了計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求。當(dāng)然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經(jīng)營的變化而不斷修改完善，只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

4.加強(qiáng)檔案管理的控制

為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

5.加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的安全性控制

該項控制是為了保證計算機(jī)系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。它主要包括：接觸控制環(huán)境保護(hù)賀安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。

隨著計算機(jī)信息技術(shù)的不斷成熟與完善，電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，建立完善的內(nèi)部控制制度，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)和經(jīng)濟(jì)全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。

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