淺談會計電算化系統下的內部控制

[摘要] 隨著IT技術特別是以Internet為代表的網絡技術的發展和運用，企業在建立了電算化會計系統后，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化。電算化會計信息系統環境下的內部控制是內部會計控制的特殊形式，也是內部控制深層次的發展，這些變革無疑給企業帶來了巨大的效益，但同時也給內部控制帶來了新的挑戰。本文通過對會計電算化內部控制情況進行分析，提出相關加強和完善相關內部控制的措施。

[關鍵詞] 會計電算化系統內部控制

一、會計電算化內部控制的基本情況

會計電算化工作是應用企業財務會計原理和成本與管理會計方法以及計算機技術，對傳統手工會計的處理方法、流程及對會計數據的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造而建立起來的電算化會計信息系統。這個系統分為會計數據處理系統、會計管理信息系統、會計決策支持系統。電算化會計信息系統的內部控制是內部控制的特殊形式，也是內部控制深層次的發展，內部控制的目的沒有發生變化，但在控制重點，控制實施的條件、控制的方法、范圍方面與手工系統均存在較大的差異，對原有內部控制制度造成極大沖擊，使其在新的環境下顯得落后于形勢。電算化會計處理系統對內部控制存在如下影響:

1.電算化處理系統對會計人員的影響

企業使用會計電算化處理系統后，企業的會計部門的組成人員不僅有原來的財務、會計專業人員，還增加了計算機數據處理系統的管理人員和計算機專家。會計部門不僅要通過計算機完成基本的會計業務，還要利用計算機完成以前沒有或由其他部門完成的業務活動，如銷售預測，人員規劃等。不僅如此，實行會計電算化后，會計人員的職能劃分發生了巨大的變化，業務處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中，導致了職責的集中，因此如果不根據電算化會計處理系統的特殊要求進行內部控制就會使某些工作人員直接對使用中的程序和數據庫進行個性操縱處理，加大出現錯誤和舞弊的風險。

2.電算化處理系統對會計資料儲存介質的影響

在手工會計處理方法下，反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等會計基本資料都是以紙質的形式保存。而在電算化處理系統中會計資料以電子數據的形式直接存儲在電腦磁盤或光盤上。因此，在電算化環境下通過計算機舞弊和犯罪的可能性更大，對內部控制的計算技術和手段要求更高。

3.電算化處理系統對會計檔案保管的影響

會計電算化的載體是會計軟件，如果軟件在安裝或操作過程中出現了問題將會導致非常大的損失。因此，會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保管好紙質會計核算資料，還要保管好以磁性介質方式存儲的各種會計資料。

4.電算化處理系統對控制舞弊、犯罪的影響

由于存儲在計算機上的磁性介質數據很容易被篡改，有時甚至能不留痕跡的篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，因此計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性。隨著網絡的迅猛發展以及網絡在財務中的應用，會計系統對企業經濟活動反映的正確性可靠性提出了更高的要求。

二、加強和完善會計電算化條件下的內部控制

1.提高風險意識

會計電算化是會計發展的必然趨勢。與手工會計系統相比，電算化會計信息系統具有明顯的優越性，但是電算化系統有不同于手工會計系統的特點及其風險，必須建立更加嚴密的、系統的內部控制制度。企業各級領導和財會部門、信息部門人員都應對會計信息化樹立正確的思想認識，營造風險防范從我做起的氛圍。目前，社會上計算機犯罪行為的增加，使我們更加清醒地認識到加強電算化會計信息系統內部控制的重要性。強化系統的內部控制，既是預防電腦犯罪的重要措施，也是減少差錯的有效保障。

2.加強人員職能和會計人員業務素質的控制

由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制。會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據系統支持的不同軟件進行職能分工，從而起到各個部門權利相互制約、相互平衡的作用，進而體現各部門間相互牽制和相互監督的作用。此外必須要加強人才培訓的力度來不斷提高會計人員計算機業務素質。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業盡快建立高效的會計信息系統。

3.加強程序控制

該項控制是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現。上機守則主要是對電腦機房內工作 所做的一般性規定，操作規程則是提出了計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求。當然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經營的變化而不斷修改完善，只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

4.加強檔案管理的控制

為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

5.加強會計信息系統的安全性控制

該項控制是為了保證計算機系統的運行安全，避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。它主要包括：接觸控制環境保護賀安全控制。接觸控制是防止未經授權的人擅自動用系統的各種資源，以保證各項資源的正確性。

隨著計算機信息技術的不斷成熟與完善，電算化會計信息系統的內部控制體系將發生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，建立完善的內部控制制度，才能適應現代企業制度建設和經濟全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。

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