淺談高校檔案管理人員業(yè)務(wù)修養(yǎng)

摘要：檔案管理是高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)決定了管理水平。增強檔案管理人員的檔案意識，拓寬知識，提高技能成為強化其業(yè)務(wù)修養(yǎng)的主要對策；圍繞高校的工作中心，從加強宣傳、樹立形象、積極參與、拓寬范圍、舉辦展覽等幾個方面來提高檔案工作的服務(wù)水平也是促進檔案管理人員業(yè)務(wù)修養(yǎng)的重要舉措。

關(guān)鍵詞：管理；檔案員工；業(yè)務(wù)水平

隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，它涵蓋了高?？蒲?、教學(xué)、教代會、學(xué)代會、學(xué)生學(xué)籍等方面。全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)，提高管理人員的素

質(zhì)，建設(shè)一支適應(yīng)高校形勢發(fā)展的檔案管理隊伍成為高校管理的重要組成部分。

一、當(dāng)前高校檔案管理人員業(yè)務(wù)修養(yǎng)簡況

客觀地講，改革開放二十多年來，各高校在檔案管理工作上是取得一定成績的，表現(xiàn)為學(xué)校的檔案意識有所增強，對檔案工作的重視程度有所提高，隊伍有所壯大，專業(yè)人員素質(zhì)有所提高。但是，隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和科學(xué)技術(shù)的日新月異，高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業(yè)修養(yǎng)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

1．檔案意識不強。在目前的高校檔案管理隊伍中，充斥著大量的不適宜從事此項工作的人員，有的甚至把這種崗位當(dāng)成養(yǎng)老或裁減冗員的地方，挫傷了檔案管理人員的工作積極性，影響了整體素質(zhì)的提高。

2．專業(yè)技術(shù)人員偏少。專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例偏低，畢業(yè)于檔案專業(yè)學(xué)校的寥寥無幾。

3．現(xiàn)代專業(yè)技術(shù)掌握不夠。雖然學(xué)校配備了一些諸如計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，但設(shè)備的使用程度、設(shè)備的更新速度等并不高，檔案人員缺乏嫻熟的現(xiàn)代化設(shè)備使用技術(shù)，使設(shè)備的閑置率較高。

4．復(fù)合型的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏?，F(xiàn)有不少檔案管理人員，只當(dāng)“保管員”、“查詢員”，不能進行檔案的綜合開發(fā)利用，極大地影響了高校檔案的信息開發(fā)和編研工作。

二、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)修養(yǎng)的對策

在國外，檔案工作是一門嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、受人尊重的職業(yè)，它的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度都很高。從推動我國高校發(fā)展的需要出發(fā)，檔案人員除具備良好的政治、道德素養(yǎng)外，還應(yīng)有精明強干的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)。

1．不斷樹立和創(chuàng)新檔案意識。高校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，高校檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要改變“守攤看點”的倉庫保管員形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等舊觀念，主動找婆家、找市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值。

市場經(jīng)濟體制是一種競爭機制，檔案人員使檔案信息進入市場首先要有質(zhì)量意識、效益意識，要根據(jù)信息市場的需求優(yōu)化服務(wù)措施，開發(fā)含“金”量高的檔案信息，及時把能產(chǎn)生極大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息推向信息市場，使檔案信息在市場環(huán)境中發(fā)揮作用。

2．不斷掌握和提高檔案業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。

（1）要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)。善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

（2）專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握先進的工作方法、一專多能的檔案工作人才。

（3）具備扎實的語言知識。檔案工作者還應(yīng)具有較高的語言基礎(chǔ)知識、歷史知識、寫作知識和書法知識，語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實的語言知識就無法從事這項工作。如學(xué)校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數(shù)字匯編等，沒有一定的語言文字、寫作知識是很難完成這些材料的編寫的，就連書法水平也不能忽視，因為檔案管理人員總要書寫一些東西給前人和后人使用，如目錄、著錄、標(biāo)引等，如果所寫的這些文字使他人難以辨認(rèn)，其效果就必然受到影響。所以一個優(yōu)秀的檔案工作者只有掌握了扎實的專業(yè)知識和其他檔案工作相關(guān)的學(xué)科知識，才能更好勝任檔案工作的需要。

3．不斷拓寬和豐富檔案知識。21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大大加快了檔案工作的現(xiàn)代化步伐，如今各高校已普遍利用計算機等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進行檔案管理，這不但把檔案工作人員從繁重、重復(fù)的手工勞動中解放出來，大大提高信息的開發(fā)與利用效率，同時還實現(xiàn)了檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用范圍。而所有這些都要求檔案管理人員必須注重專業(yè)知識的學(xué)習(xí)與更新。要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

在各級檔案管理人員主動努力學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，高校也要為檔案人員積極創(chuàng)造一個可提供施展才華的環(huán)境，使每個人都力有所用、才有所展。筆者認(rèn)為當(dāng)首推競爭機制的引進和推行，通過建立健全考核制度，把工作實際同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結(jié)合起來，使人的積極性得到充分發(fā)揮，從而激發(fā)檔案人員提高自身素質(zhì)的自覺性。

三、圍繞工作中心，不斷提高服務(wù)水平

學(xué)校的中心工作是教學(xué)，教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分。從某種意義上說，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)就是提高教學(xué)檔案的管理水平。概括而言，提高教學(xué)檔案管理水平主要途徑和方式有以下幾個方面：

1．加強宣傳工作，樹立形象。俗話說“酒好不怕巷子深”，但須讓人知道是好酒才行。如今，商界在打廣告戰(zhàn)，“貨好還得會吆喝”。這給檔案部門提供了借鑒。長期以來，由于檔案室處于封閉、半封閉狀態(tài)，以致人們對檔案缺乏足夠的認(rèn)識，檔案意識較淡薄。在教學(xué)實踐中遇到困難和矛盾，想到從檔案中尋找答案的人不多。若要讓一卷內(nèi)容豐富的檔案發(fā)揮其真正的作用，首先就應(yīng)讓教職工盡可能多地了解檔案，爭取他們對檔案工作的關(guān)心、支持和理解，并正確地認(rèn)識、評價檔案工作。鑒于此，檔案員可利用各種時機做好宣傳，宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》。同時，介紹一些庫藏檔案情況，如編制、印發(fā)《檔案信息》、《教學(xué)檔案目錄》、《檔案目錄索引》等，將有關(guān)檔案組成專題匯編，或綜合編撰成生動活潑的公眾感興趣的文章、簡報，并通過媒體傳播，讓教職工、學(xué)生了解庫藏檔案，為利用工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，還應(yīng)大力宣傳利用檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟效益。

2．樹立參與意識，拓寬服務(wù)范圍。人們常說：要想有地位，必須有作為。同樣，要擴大檔案的影響、提高聲譽，檔案員應(yīng)積極開動腦筋，改變服務(wù)方式，從單純的保管型轉(zhuǎn)為開放型，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，讓檔案工作滲透到教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，在服務(wù)中體現(xiàn)其價值。常見的服務(wù)方式有坐家服務(wù)和登門服務(wù)，但將兩者結(jié)合的方式較為理想，可根據(jù)教學(xué)、學(xué)校工作的進程，靈活選用。在平時以“坐家守攤”服務(wù)為主，即采用你借我調(diào)、迎來送往的被動利用方式；而在利用的高峰期，如開學(xué)上課、考試、職稱評審等階段，就要預(yù)測需求動態(tài)，登門服務(wù)。開展跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場服務(wù)，以提高服務(wù)質(zhì)量及檔次。

3．舉辦檔案展覽，激發(fā)學(xué)習(xí)動力。為了激發(fā)全校師生的工作、學(xué)習(xí)熱情，檔案室可配合學(xué)校校慶、教師節(jié)等重大節(jié)日，舉辦檔案展覽。如展出學(xué)校的創(chuàng)業(yè)史，發(fā)展史；歷年來先進工作者(教職工)的優(yōu)秀事跡，歷屆三好學(xué)生、優(yōu)等生、知名校友等的事跡；歷屆畢業(yè)生贈給母校的紀(jì)念物等。融檔案的原始性、真實性、具體可感性和鮮明形象性為一體，將原本枯燥乏味的檔案，通過嚴(yán)密的構(gòu)思、巧妙的設(shè)計，以圖文并茂的形式展現(xiàn)在人們眼前，既生動活潑，又富有強烈的藝術(shù)感染力。讓連接昨天和今天的檔案，喚起人們心底的美好回憶，達到回顧光榮歷史、檢閱豐碩成果、展望輝煌明天的目的。在平時，檔案員亦可分期分批地組織學(xué)校教職工及學(xué)生參觀檔案室及檔案利用的成果展覽，讓他們有更多的機會接觸檔案，吸引更多的人來利用檔案。此外，對儲存的檔案選好課題，開展編研工作，或進行“二次、三次加工”也不失為開發(fā)利用的一條有效途徑?？傊瑢ν暾?、齊全和規(guī)范的教學(xué)檔案進行科學(xué)的管理，是為了更好地開發(fā)利用。要做好教學(xué)檔案工作，只靠教務(wù)員、檔案員的力量還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠全體教師、各層次領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，達成共識，密切配合，這樣教學(xué)檔案的管理和利用才會達到真正為教學(xué)服務(wù)的目的。