干部人事檔案材料收集中存在的問題及對策

干部人事檔案材料的收集，是做好干部檔案工作的基礎和前提，也是保證干部人事檔案完整性、準確性、真實性的重要環節。只有將歷年所形成的反映干部德能勤績的有關材料及時、全面、真實地收集補充到干部人事檔案中去，才能使干部人事檔案客觀地反映干部的歷史全貌，更好地發揮干部人事檔案的使用價值，為干部選拔任用管理提供參考依據。因此，提高干部人事檔案工作水平必須從材料收集這個基礎工作做起，這是各級組織人事部門和每個檔案管理者的一項重要職責。

一、目前干部人事檔案材料收集存在的主要問題

1．來源渠道不暢。材料形成部門和檔案管理部門之間聯系少，不能及時將干部有關材料報送 ，檔案管理人員也存在著不注意及時收集材料的問題，給材料收集工作增加了一定的困難和不便。

2．收集不完整。在干部人事檔案材料的收集過程中，存在“缺漏”現象。有的只注重干部職務任免、工資考核等材料的收集歸檔，而忽略了學歷培訓、職稱、獎懲等相關材料的收集；有的只注重在職國家干部人事檔案材料的收集，而忽略了聘用干部、離崗干部的人事檔案材料的收集；有的只注重集中形成檔案材料的收集，而忽略了個別零散材料的收集，造成系列材料脫節斷檔。

3．形成材料不規范。有些單位報送的干部人事檔案歸檔材料，紙張太薄，大小不一，規格達不到標準；有的材料用筆不規范，使用圓珠筆或復寫紙書寫；有的手續不完備，無審批意見、缺少章印；有的甚至無單位名稱，無材料形成時間等。

4．內容不真實。有些干部在填寫人事檔案材料時比較隨意和“失真”，特別是在年齡、學歷、參加工作時間等方面，出現前后不一致，甚至年齡越填越小，學歷越填越高，參加工作時間越填越早的現象，發現后被退回重新核實，既拖延了歸檔時間，又容易造成材料丟失。甚至有極個別人為了達到一己私利之目的，擅自涂改、偽造檔案，既影響了干部人事檔案的真實性，明顯地降低了檔案的質量，又人為地加大了干部人事檔案管理工作的難度。

二、加強干部人事檔案材料收集的措施及對策

1．要強化宣傳，明確材料收集的重要性。干部人事檔案工作長期處于封閉狀態，外界了解甚少，同時它又關系到每個干部的切身利益。只有通過廣泛宣傳收集工作的重要意義和作用，使各級領導、組織人事干部、廣大干部充分認識到這項工作的重要性，取得他們的重視、獲取他們的支持，為檔案材料的收集工作創造一個良好的氛圍，

2.要強化督查指導，加大業務培訓力度。干部人事檔案管理部門在業務上具有監督、檢查和指導的職責，應當定期組織管檔人員和組工干部學習培訓，特別是對新變動的人員，要單獨進行崗前業務培訓，堅持先配后調，先培訓后上崗。在培訓方法上，可采取專題講座、以干代訓、觀摩學習、經驗交流、督查通報、示范引導等多種形式，在較短的時間內提高檔案工作業務能力，盡快適應崗位的需要。還必須經常對收集檔案材料提出要求，進一步明確干部檔案材料的收集內容、范圍、質量和時間，確保所需收集的材料全部及時收集歸檔；定期與有關部門保持聯系，每當人員調整、職務晉升、工資變動、獎懲以及各種代表大會換屆等活動之后，及時督促有關部門與單位將所需歸檔材料及時送交管檔部門歸檔，充實和完善檔案內容；定期對各單位干部檔案材料收集工作進行指導，不斷提高干部檔案材料收集工作水平。

3.要強化材料收集，健全材料收集網絡。層層建立以干部人事檔案管理人員為主體，各材料形成單位有專人負責的材料收集網絡系統。堅持暢通兩條渠道：一是單位內部領導重視，各科室勤溝通，形成上下齊抓共管的局面；二是對外與有關形成材料的部門多聯系和協調，使收集工作長期化、制度化。在收集方法上采取內外結合、主次渠道結合、縱橫向結合、經常性收集與專題性結合、集中全面收集與重點收集結合、跟蹤收集與突擊收集相結合的辦法，及時收集并收齊新形成的檔案材料，使檔案內容能夠及時得到補充，從而確保檔案材料的完整性。

4.要強化各項制度的建設，促進收集工作規范化。（1）遞交制度。干部檔案管理部門應建立健全移交和轉遞制度，保證干部檔案材料能及時地、源源不斷的從形成單位獲得干部檔案的歸檔材料，干部人事檔案管理部門在總結實踐經驗的基礎上，制定具體的干部人事檔案材料缺范圍、時間、質量要求和應履行的有關手續，轉發各單位執行，任何組織與個人都不得以任何理由積壓、滯留應歸檔材料。（2）索要制度。對于未能按時遞交的干部檔案，要及時向所在單位發索要材料通知書，限定時間，或是主動上門索要歸檔材料，從根本上杜絕漏收檔案材料現象的發生。（3）登記備案制度。為了便于了解收集工作情況，還必須對已收集的歸檔材料按照收到的時間順序逐份進行登記，避免檔案材料遺失或散落。（4）檢查核對制度。作為檔案管理人員要定期對收集的檔案材料進行認真清查，發現漏交、缺失材料，應及時填寫《干部檔案缺少材料登記表》，同時向干部所在單位或本人催要缺材料。

5.要強化責任意識，確保檔案材料的真實性。組織人事干部要有高度的事業心，強烈的責任感，本著對組織和個人負責，嚴格按照有關原則與規定，對收集歸檔材料逐一進行仔細、認真的審查和鑒別，絕不能讓任何虛假材料混進干部人事檔案，特別是干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務、職稱等更要注意鑒別核準，發現問題及時向干部人事檔案管理部門反映，使之得以及時糾正。對弄虛作假、隨意涂改檔案材料的當事人應批評教育，情節嚴重的要給予必要的紀律處分，保證干部人事檔案材料的真實性、純潔性。