會(huì)計(jì)軟件操作中的熟巧準(zhǔn)

[摘要] 專業(yè)證書是專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的象征，是打開職業(yè)大門的金鑰匙。會(huì)計(jì)軟件的操作關(guān)鍵在于：熟悉軟件的運(yùn)行環(huán)境、熟悉軟件的操作流程；了解各軟件模塊的功能、掌握各軟件模塊的操作技巧；懂得各軟件模塊的關(guān)聯(lián)，能夠快速得出準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)技能 軟件操作 技能 熟巧準(zhǔn)

專業(yè)證書是專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的象征，是打開職業(yè)大門的金鑰匙。要獲取會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書、會(huì)計(jì)電算化等級(jí)證書和會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用能力證書，除了要具備相應(yīng)的理論知識(shí)外，還需要具備主流會(huì)計(jì)軟件的操作技能，通過理論和實(shí)操雙重考試。會(huì)計(jì)軟件操作關(guān)鍵在于：熟悉軟件的運(yùn)行環(huán)境、熟悉軟件的操作流程；掌握各軟件模塊的操作技巧；理解各軟件模塊的功能、懂得軟件模塊與模塊的關(guān)聯(lián)，能夠及時(shí)得到準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。

一、會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)行環(huán)境

會(huì)計(jì)軟件能否正常運(yùn)行取決于會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)行環(huán)境是否滿足其運(yùn)行要求。

1.硬件基本配置:915主板（自帶聲卡、網(wǎng)卡）/P4 506 3.G CPU/512M DDR400內(nèi)存/80G 7200轉(zhuǎn)SATA硬盤/ATI X300 128M PCI-E顯卡/BENQCombo光驅(qū)/17寸彩顯/光電鼠標(biāo)/鍵盤/軟驅(qū)/南京遠(yuǎn)志保護(hù)卡（還原大師6.02版）。

2.軟件環(huán)境。以金蝶K/3為例，其軟件運(yùn)行環(huán)境除IIS、IE6及SQL Server 之外，不同部件還有其具體要求。

（1）金蝶 K/3 數(shù)據(jù)服務(wù)部件、中間層服務(wù)部件

①操作系統(tǒng)。支持Windows 2000 Server 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版；Windows 2000 Advanced Server 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版；Windows Server 2003 Enterprise 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版。Windows 2000 Professional 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版，Windows XP Professional 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版等操作系統(tǒng)均不屬于服務(wù)器類操作系統(tǒng)，不推薦安裝、使用金蝶 K/3 數(shù)據(jù)服務(wù)部件和中間層服務(wù)部件。

②基礎(chǔ)軟件。需要安裝Microsoft SQL Server 2000 中文版；還需要安裝：MicrosoftData Accesee Componnents2.8、Microsoft Net 框架軟件包1.1、Sentinel System Driver5.41.0組件。

（2）金蝶 K/3 客戶端部件

①操作系統(tǒng)。支持Windows 98（以及2222A版）簡(jiǎn)體中文\\英文版；Windows 2000 Professional 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版；Windows XP Professional 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版。Windows 2000 Server 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版，Windows 2000 Advanced Server 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版，Windows Server 2003 Enterprise 簡(jiǎn)體中文\\繁體中文\\英文版等操作系統(tǒng)屬于服務(wù)器類操作系統(tǒng)，不推薦安裝、使用金蝶K/3客戶端部件。

②基礎(chǔ)軟件。需要安裝：Microsoft Data Accesee Componnents2.8以及Adobe SVG Viewer3.0。

③特別設(shè)置。金蝶K/3客戶端必須啟用分布式COM（E），啟用COM Internet服務(wù)，否則不能正常調(diào)用中間層部件。操作方法是：控制面板=》組件服務(wù)=》計(jì)算機(jī)=》我的電腦屬性（右擊我的電腦選取屬性打開我的電腦屬性設(shè)定窗口）=》選取“默認(rèn)屬性”頁簽，在啟用分布式COM（E）和啟用COM Internet服務(wù)兩個(gè)選項(xiàng)的復(fù)選框前打上對(duì)勾。

二、軟件的操作流程

軟件的操作流程指的是軟件各模塊、模塊內(nèi)操作內(nèi)容的先后順序。以用友U8-861總賬模塊為例，軟件整體處理流程為：

1.以系統(tǒng)管理員admin的身份登錄U8系統(tǒng)管理模塊，完成賬套文件的建立、操作員的增加及其角色確認(rèn)和權(quán)限劃分；

2.以賬套主管的身份進(jìn)入U(xiǎn)8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，完成模塊啟用、基礎(chǔ)檔案設(shè)置，以及余額錄入等賬套初始化設(shè)置;不具備反啟用賬套功能的軟件，啟用賬套前切記先備份賬套資料。

3.分別以制單員、審核員、記賬員的身份進(jìn)入U(xiǎn)8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，完成憑證的制單、審核和過賬;切記制單和審核不能由同一個(gè)操作員完成。

4.以賬套主管的身份進(jìn)入U(xiǎn)8企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，結(jié)束賬務(wù)完成報(bào)表的編制和報(bào)送。

操作流程具體到某一模塊又有正向流程和逆向流程之分，比如總賬處理，其正向流程為：總賬初始化設(shè)置=》填制憑證=》審核憑證=》記賬=》自動(dòng)轉(zhuǎn)賬=》對(duì)賬=》結(jié)賬；當(dāng)結(jié)賬后發(fā)生因制單引起賬務(wù)記錄錯(cuò)誤時(shí)，其逆向流程則為：反結(jié)賬=》恢復(fù)記賬前狀態(tài)=》取消憑證審核=》憑證的修改或刪除，然后再次審核憑證=》記賬=》結(jié)賬=》編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

熟悉軟件的操作流程可以使我們?cè)诠ぷ髦惺掳牍Ρ?、少走許多彎路。比如，在固定資產(chǎn)核算模塊的操作中，業(yè)務(wù)設(shè)置包括資產(chǎn)類別、部門及對(duì)應(yīng)科目、增減方式等內(nèi)容，這些內(nèi)容的設(shè)置顯然要受到公共設(shè)置中部門、會(huì)計(jì)科目設(shè)置狀況的影響。又如，固定資產(chǎn)卡片處理中，卡片項(xiàng)目、卡片樣式、卡片管理，也需要遵循相應(yīng)的流程；在固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理中，如果采用平均年限法提取折舊，在提取折舊前就不宜處理固定資產(chǎn)的減少業(yè)務(wù)。總賬期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬中匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)要先于期間損益結(jié)轉(zhuǎn)，而且要在匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證完成審核和過賬后再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)，以保證會(huì)計(jì)信息的完整正確。

三、軟件的操作技巧

會(huì)計(jì)軟件的操作技巧主要體現(xiàn)在功能鍵的靈活應(yīng)用。這里仍以用友U8為例，常用的快捷鍵或功能鍵有：

F1--在線幫助。在軟件操作的任界面均能激活，為操作者提供及時(shí)服務(wù)-即時(shí)提供操作引導(dǎo)，是軟件操作者最直接的老師；

F2--參照（光標(biāo)所在字段的參照）；

F3--查詢（在賬表及列表中調(diào)出查詢條件窗）；

F5--增加（新增一張憑證或單據(jù)）；

F6--保存（保存單據(jù)、憑證或賬表格式）； 4{H

F7--會(huì)計(jì)日歷；

F8--成批修改；

F9--計(jì)算器；

F10-激活菜單；

F11-記事本；

F12-顯示命令窗；

Ctrl+F3--定位（用于單據(jù)、列表和報(bào)表界面）；

Tab--同一操作窗口不同操作區(qū)的切換，比之鼠標(biāo)要方便快捷得多（同一操作窗口相同操作區(qū)不同內(nèi)容的切換使用方向鍵）；

Ctrl+方向鍵--在單據(jù)設(shè)置中可以微量調(diào)節(jié)表頭項(xiàng)目在單據(jù)中的位置；

Shift+方向鍵--在單據(jù)設(shè)置中可以微量調(diào)節(jié)表頭項(xiàng)目在寬度和高度；

“-”負(fù)號(hào)--如果借貸標(biāo)志不能改變，余額可以用“-”符號(hào)表示；

Ctrl+H--激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)；

Ctrl+shift+F6--取消結(jié)賬;

此外，在憑證處理時(shí)：F3--參照；F11--原幣、匯率、本幣換算，空格--改變金額方向；“=”--借貸平衡；負(fù)號(hào)--紅藍(lán)字切換。

在金蝶等其他軟件上也有類似的快捷鍵或功能鍵，比如金蝶軟件：F1--幫助；F7--萬能獲取鍵（用來提取存放在軟件里的信息，比如會(huì)計(jì)科目，摘要等等）；F5--憑證錄入時(shí)增加；F6--憑證錄入時(shí)保存；F11--計(jì)算器；F12--計(jì)算結(jié)果回填;CTRL+F7自動(dòng)平衡平整的借貸關(guān)系；Ctrl+F9--出納系統(tǒng)反扎賬;Ctrl+F11--反過賬（如果憑證過賬后發(fā)現(xiàn)憑證輸入錯(cuò)誤可以通過此快捷鍵反過賬后修改）；Ctrl+F12--反結(jié)賬（結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)上期錄入錯(cuò)誤，可以通過此功能，一般結(jié)合反過賬一起使用）；小鍵盤“..”--自動(dòng)復(fù)制上條憑證分錄摘要（按“//”可復(fù)制第一條摘要）；已錄入的金額轉(zhuǎn)換方向，按“空格”鍵即可；若要輸入負(fù)金額，在錄入數(shù)字后再輸入“-”號(hào)即可。

四、會(huì)計(jì)信息的及時(shí)準(zhǔn)確

會(huì)計(jì)軟件的功能隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步及電算化的普及，變得越來越大、越來越完善。受人力、財(cái)力、物力的影響，會(huì)計(jì)單位購買的可能是某一品牌會(huì)計(jì)軟件的全部，也可能是其中的某一部分，比如總賬系統(tǒng)（含報(bào)表系統(tǒng)）/ 薪資管理/ 固定資產(chǎn)/ 應(yīng)收應(yīng)付等。完整使用會(huì)計(jì)軟件的所有模塊，綜合使用其中的幾個(gè)模塊或者單獨(dú)使用其中的某一模塊，均可以獲得各自所需要的會(huì)計(jì)信息。

由于會(huì)計(jì)軟件在處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)已經(jīng)程序化，影響會(huì)計(jì)信息及時(shí)準(zhǔn)確的因素表現(xiàn)為：

1.初始設(shè)置是否正確。包括：初始信息是否與本單位相吻合，是否完整；該啟用的模塊是否已經(jīng)啟用，不該啟用的模塊是否被啟用了；公共設(shè)置的內(nèi)容是否齊全；關(guān)聯(lián)模塊的初始信息是否一致，如啟用時(shí)間和會(huì)計(jì)期。

2.人工錄入的基礎(chǔ)資料是否準(zhǔn)確。比如憑證錄入時(shí)，使用的會(huì)計(jì)科目、記錄的借貸方向和金額（數(shù)量、項(xiàng)目）等是否正確。

3.處理的流程是否符合制度。比如前述固定資產(chǎn)折舊，如果采用平均年限法提取折舊，在提取折舊前就不宜處理固定資產(chǎn)的減少業(yè)務(wù)，因?yàn)楸驹聹p少的固定資產(chǎn)本月繼提折舊下月才停提折舊；采用工作量法計(jì)提折舊，其工作量是否已經(jīng)先行錄入。

4.系統(tǒng)是否穩(wěn)定，是否受到病毒的侵害。安裝殺毒軟件，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻；配備不間斷電源；經(jīng)常性地備份賬務(wù)資料。

5.制度是否健全、管理是否嚴(yán)密。賬套管理要職責(zé)分明、權(quán)限分明，允許一人多崗或一崗多人，但各人的密碼要保管好。設(shè)置的密碼要不易被人破解，切忌合用登錄密碼。