信息系統開發項目管理中溝通管理問題和對策

[摘要] 項目管理作為一種先進的管理技術，已在信息工程等眾多工程領域得到廣泛應用。溝通管理是項目管理的九大知識體系之一，在項目整體管理中有著極其重要的意義和作用。文章分析了信息系統開發項目中溝通管理所涉及的主要問題及其影響，并由此探討了信息系統開發項目中強化溝通管理的對策和方法。

[關鍵詞] 信息系統 項目管理 溝通管理

信息系統開發項目管理是為了使開發項目能夠按照預定的成本、進度和質量順利完成，根據管理科學的理論，對項目的需求、成本、人員、進度、質量、風險等進行科學分析和有效管理及控制，并利用工程化開發方法所進行的系統活動。但目前，許多信息系統開發項目管理還沒規范化，并且不少項目經理和項目組成員缺乏現代項目管理相關知識，致使信息系統開發過程中，從項目管理所涉及的九大知識領域，即范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、采購管理、溝通管理、集成管理進行分析，都程度不同的存在各種各樣的問題，從而導致許多項目延期、超預算甚至失敗。從本職看，項目九大管理緊密相關，不可分離，但是項目管理中時間、成本、質量、人力、風險、采購等很大一部分的工作是與人的溝通、涉及人的管理。因此，分析信息系統開發項目管理中，造成項目不成功或失敗的首要原因很多是由于缺乏良好的溝通管理造成的。故管理信息系統開發項目管理中，要對溝通管理引起高度重視。

一、信息系統開發項目中溝通管理涉及問題分析

信息系統開發項目管理中，從系統規劃、系統分析到系統設計，乃至項目的整個生命周期中，都存在大量的且涉及各種任務層次的溝通管理工作。分析通常情況下，信息系統開發項目中溝通管理所涉及的問題及其影響，可歸納為以下幾個方面：

1.項目經理與用戶主管之間的溝通

項目組與用戶是對立的統一體，雙方均希望將開發項目做好。但用戶可能對信息開發技術缺乏全面的了解，而項目組對用戶的需求目標、基礎、條件等細節了解不充分，使得雙方對項目開發過程的理解存在著差異。而這種認識上的差異與理解的不同會導致開發成果與實際需求偏差甚遠。因此，溝通管理的首要目標便是要建立一個便于項目經理與用戶主管之間進行交流的環境。

2.項目組成員與用戶之間的溝通

信息系統開發項目從立項開始，就要求項目組成員與用戶就其現有的以及所需要的管理功能、業務流程、操作要求等進行認真細致的調研和交流，但由于此項工作瑣碎，需要花費的時間和精力較多，故項目組成員很多人不大愿意去多做相關方面的溝通工作。事實證明，這些方面溝通工作的不到位，將會給后續開發工作帶來很多麻煩或造成返工。

3.項目經理與項目組成員之間的溝通

信息系統開發項目管理中，項目經理與項目組成員之間的良好溝通是直接影響到項目成敗的關鍵。項目過程中溝通的目的是為了保持項目進展，識別潛在問題，征求建議以改進項目績效。但在項目實施過程中，不少項目經理不重視經常性的、隨時隨地的與項目組成員的溝通或交換意見，喜歡在辦公室聽匯報，或自以為是，憑個人印象或經驗辦事。而項目成員在具體工作中，清楚項目第一線各方面的情況、問題和困難，但不善于及時與項目經理及相關成員溝通。如果在項目管理中，項目經理與項目成員之間的溝通不暢，就會在很多方面影響項目的進度、成本和質量。

4.項目組成員與項目干系人之間的溝通

信息系統開發項目管理中，與項目關聯最多，涉及活動最多的是項目干系人。項目干系人一般包括客戶或者用戶、項目團隊、項目公司的管理層等一些主要的利害關系者。項目組成員應站在這些項目干系人的角度，從他們的需要及利益出發，最大限度的通過項目實現他們的價值，如果脫離這些，那么項目也是很難獲得成功的。

5.項目組成員與軟件開發人員的溝通

項目組成員與軟件編程人員的關系處理得如何將直接影響軟件編程人員的積極性。當使用人員對系統提出問題，并改動要求時，軟件開發人員往往找出各種理由予以否定，而這正是引起項目組與用戶矛盾的最經常的原因。在信息系統開發項目管理中，項目組成員需要經常協調用戶和軟件開發人員的溝通，既要滿足用戶的需求變化，又要充分調動開發人員的積極性。否則，項目結束過程中的驗收、評價和移交等工作難以順利完成。

二、信息系統開發項目中強化溝通管理的對策

1.提高溝通管理作用的認識

項目溝通管理就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目團隊內部的信息暢通，溝通的好壞直接關系到團隊的目標、功能和組織結構，對于項目的成功有著重要的意義。因此，首先要提高項目組成員特別是各方主要領導人對溝通的必要性和重要性的認識，從而保證溝通工作嚴格按計劃、按要求、按步驟、按規范進行，以及取得領導對溝通工作給予必需的人員、經費和時間等的大力支持。

2.構建項目型組織機構

信息系統開發項目管理中，如何協調各方，如何使得相關信息能夠在各方共享是一個非常需要關注的課題。在溝通上容易犯的一個錯誤就是項目組的人員各自為政。另外一個比較容易犯的錯誤為在定期的例會中，許多項目成員不能準時參加，這也導致一些信息在例會中不能共享，一些決策在會議中不能決定。針對這兩方面的問題究其原因，承擔開發任務的項目團隊是弱矩陣型的組織機構，才導致了溝通存在著這些障礙。只有項目的組織機構能夠成為項目型的組織機構，才能保證項目管理的其他方面得以順利實施。

3.制定項目溝通計劃

信息系統開發項目從立項開始，就要在了解項目相關角色與人物的基本情況，了解他們對項目的期望，需要得到的項目信息及時間的基礎上，制定一份詳細的溝通計劃，用以確定和指導項目實施中信息的溝通工作。項目溝通計劃是對項目實施過程中需要溝通的內容與工作進行科學合理的安排，比如對包括信息名稱、信息類別、相關角色、時間、溝通方式、頻率等要素進行充分的考慮和充分的準備等。

4.做好項目實施過程中的溝通

在項目實施過程中，項目相關人都不同程度地需要且及時得到項目的各種狀態信息和進展信息。而這方面溝通的方式應該包括：定期會議，其目的是要讓項目相關人等通過會議得到項目執行過程與階段性的結果，包括在項目當前時刻，花了多少時間、成本和資源、還需要花費多少時間、成本和資源等；周期性文檔溝通，意指項目主要負責人和相關人之間定期的以電子郵件等形式進行溝通，以保證項目實施過程中有關決策問題和管理問題的及時解決；項目組成員之間的溝通，以保證系統在實施過程中的細節問題實時解決；還有項目組成員與項目相關骨干業務人員的溝通。運用各種方法和技巧，做好這些溝通，對于保證全員參與項目管理，使得所開發系統更好地滿足用戶需求有著相當重要的作用。同時能最大程度地減少項目實施阻力。

5.及時化解溝通管理中的沖突

項目實施過程中難免會有或大或小的各種沖突發生，沖突解決不好，對于項目實施的影響不可估量，也可能會造成危機和風險?；鉀_突的方法和技巧應該是首先本著相互理解、解決問題的態度與相關人員進行開誠布公的溝通。其次，是在堅持大原則的基礎上，可做適度的妥協，比如，在用戶提出項目某方面內容變更請求時，可以采用期望值轉移的方法獲得用戶的認可。值得強調的是，當溝通陷入僵局時，適當的妥協往往是最有效的化解沖突方式。

6.注重盡早溝通和主動溝通

在信息系統開發項目管理中，很多人也重視去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和技巧需要掌握，盡早溝通和主動溝通就是其中之一。盡早溝通要求項目經理要有前瞻性，定期和項目成員及用戶建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目管理中出現問題并不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大；主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在溝通管理中，需要大力提倡主動溝通，尤其是溝通任務已經明確的時候。當溝通是項目經理面對用戶或上級、項目組成員面對項目經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯系，更能表明你對項目管理的重視和參與，會使溝通的對方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。

三、結語

總而言之，信息系統開發項目中的溝通管理就是項目干系人之間傳遞和溝通信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。 在信息系統開發項目管理中如何正確地使用溝通管理這門藝術，靈活地運用溝通管理的方法和技巧，對保證項目最大限度地滿足客戶的需要、引導項目邁向成功的目標有著至關重要的作用。每個項目經理和項目組成員都應對此高度重視，并積極主動地去進行探索和實踐。

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