淺析會計電算化內部控制問題

[摘要] 會計電算化是計算機技術、現代通信技術與會計技術相結合的產物，這不僅僅是會計工作工具的改變；還會引起會計工作程序和會計工作方法的變革，并導致會計電算化系統的內部控制的方法、手段的變化。因此加強會計電算化條件下的內部控制，是推動我國會計電算化快速發展的一個重要問題。

[關鍵詞] 會計電算化 內部控制

隨著科技的發展，電子計算機數據技術在會計領域已得到廣泛應用，使會計進入了一個向生產技術、經營管理領域深度和廣度滲透的新領域。會計基本上從單純的記賬、算賬、報賬中解脫出來，轉向經營管理，但它也給電算化會計的內部控制帶來了新的問題。

一、問題表現

1.會計軟件本身的程序控制缺乏效力

為了保證儲存在磁性介質中的會計信息的安全可靠，財政部制定的《規范》對會計軟件必有程序做了規定。大部分用戶單位也或多或少地制定相應的管理制度，但軟件本身的漏洞也比較多，不足以確保會計系統的安全。許多商化會計軟件中，設置了一些諸如“反復核”“反記賬”“反結賬”等不應有的功能，一方面違背了《規范》的相關規定:記賬后不能再直接修改憑證，結賬后不允許再輸入或修改當月憑證等;另一方面為做假賬、提供虛假會計信息等經濟違法犯罪行為提供了方便之門。再有如果軟件功能使用不當．可能會導致賬務混亂。一些軟件可以直接將會計賬簿恢復至指定年份、月份各賬簿未復核、未登賬前的發生額和余額的狀態，指定年份、月份后已經登賬的會計賬簿全部取消，只保留取消復核的會計憑證；還有一些軟件允許用戶數月一直不結賬（除跨年）而繼續進行以后各月賬務處理等等。

2.電算化會計系統現狀與用戶要求不相適應，系統的開發與維護控制薄弱

計算機會計信息系統的建立是一個復雜的過程，需要一定的計算機和通訊技術知識，單純依靠用戶本身往往難以勝任，一般憑借本身單位或者專業公司的計算機專業人員進行。系統開發由用戶提出具體要求，由計算機專業人員進行相應設計，而由于用戶和審計人員知識背景的差異，往往造成理解上的障礙，使得設計出來的計算機系統不能滿足用戶的需要，當然也會加大維護控制的難度。

二、幾點建議

1.建立健全有關的管理控制制度，加強會計電算化系統的組織控制

其目的主要是減少電子數據處理部門發生錯誤和舞弊行為的可能性，主要包括職責分工和人事控制兩方面。職責分工就是將會計系統中不相容職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規章與之配置。人事控制就是在實施會計電算化管理的企業中，對有關人員知識、技能有了更高的要求，而且在道德標準、工作態度上也有一定更高的要求。為了保證人的素質，必須在人員的招聘、使用等環節建立起必要的控制措施。

2.加強對會計電算化系統的應川組織控制

(1)輸入控制。系統所處理的數據與輸入的原始數據直接相關，因此在輸入的每一種原始數據時都應根據該原始數據的特點加入適當的控制功能，以保證數據的準確性、如建立科目名稱與代碼對照文件，以防止會計科目輸入錯誤；設立借貸平衡校驗和數據有效性檢驗 確保輸入金額的準確性；彩順序檢查法，防止憑證編號重復；二次輸入法，將數據先后兩次輸入或同時由兩人分別輸入，經過對比后確定輸入是否正確；還可采用校驗碼控制、手續控制等來保證輸入數據的準確性。

(2)計算機處理與數據文件控制。在系統開發時應加入以下措施到程序指令中，以進行處理過程中的自動控制:登賬條件控制，即系統要有確認數據經復核后才能登賬的控制能力;防錯、糾錯控制，即系統要有防止或及時發現在處理過程中數據丟失、重復或出錯的控制能力;修改權限與修改痕跡控制，即對已入賬的憑證，系統要能提供修改有痕跡的控制，已經入賬的憑證與賬簿以及計算機內賬簿生成的報表數據，系統不提供更改功能等。

(3)輸出控制。這是對系統的輸出結果進行的控制。輸出控制包括輸出內容經過必要的校驗和輸出資料按權限閱存，只有具有相應權限的人才執行輸出操作，并要登記操作記錄，從而達到限制接觸輸出信息的日的；打印輸出的資料要進行登記，并按會計檔案要求保管。

3.加強電算化系統的安全保護控制

加強電算化系統的安全保護控制是為了保證計算機系統的運行安全，避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患而采取的借施。包括：接觸控制、環境保護和安個控制。接觸控制是防止未經授權人把擅自用系統的各種資源，以保證各資源的正確性。內容主要有:(1)訂立內部操作制度．禁止非電腦操作人員操作公司電腦;（2）設備操作權限限制;(3)操作人員身份的密碼控制;(4)數據存貯和處理相隔離;（5)設備接觸與操作的日志控制。環境保護則是為了盡量防止外界因素所致的計算機故障，以保證機器正常運行。主要包括：機房環境保護，保護性設備配備，安全供電系統的安裝等。隨著網絡技術快速發展。公司應加強網絡安全的控制，設置網絡安全性指標，包括數據保密、訪問控制、身份識別等，并且針對企業的特定狀況，開發相應的技術來保護系統。

4.加強會計電算化系統的內部審計

內部審計既是企業內部控制系統的主要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。會計電算化采用了“人機對話”的特殊形式，所以對內部審計的要求也更高、更嚴。隨著電算化程度的提高，審計人員必須“穿過計算機審計”和“利用計算機審計”，主要包括:(1)定期對會計資料進行審計，審計其賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及相關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合企業內部制度，憑證附件是否規范完整;(2)審查機內數據與書而資料是否一致，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理及時高速監督數據保存方式的安個性、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象;（3)對系統運行各環節進行審夜，防止存在漏洞。