淺談基于ＥＲＰ環(huán)境下的中小型印刷企業(yè)采購(gòu)管理

[摘要] 供應(yīng)商管理是ERP(Enterprise Resourse Planning)管理中重要的一個(gè)模塊。本文首先介紹了傳統(tǒng)印刷企業(yè)采購(gòu)的弊端，并介紹印刷企業(yè)ERP的系統(tǒng)組成，最后重點(diǎn)介紹了ERP環(huán)境下印刷企業(yè)實(shí)施采購(gòu)管理模塊的流程及其優(yōu)勢(shì)。

[關(guān)鍵詞] 印刷企業(yè) ERP 采購(gòu)管理

目前中國(guó)的印刷業(yè)中，隨著競(jìng)爭(zhēng)的激烈和工藝的日趨成熟，印刷企業(yè)的利潤(rùn)已相當(dāng)微薄。采用ERP(Enterprise Resourse Planning)系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以降低庫(kù)存量、減少延期交貨、縮短采購(gòu)提前期，使企業(yè)在信息化的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。這使得ERP在印刷業(yè)逐漸升溫，越來(lái)越多的印刷企業(yè)開(kāi)始采用ERP管理系統(tǒng)。面向訂單生產(chǎn)的中小型印刷企業(yè)，其生產(chǎn)模式為多品種、小批量、系列化，按訂單組織生產(chǎn)，按計(jì)劃采購(gòu)原料。面對(duì)不同的訂單，所需采購(gòu)的原料可能各異，供應(yīng)商也不相同，但印刷企業(yè)一般對(duì)印品交貨期要求很高，這就要求嚴(yán)格控制原料采購(gòu)交貨期和質(zhì)量等指標(biāo)。而從物流管理的角度看，最初采購(gòu)執(zhí)行的是否成功將直接影響后繼的生產(chǎn)和企業(yè)利潤(rùn)，因此采購(gòu)在印刷企業(yè)中是必須控制好的一個(gè)環(huán)節(jié)。

一、印刷企業(yè)傳統(tǒng)采購(gòu)方式及其弊端

印刷業(yè)屬于加工型行業(yè)，采購(gòu)物資的質(zhì)量直接決定印品質(zhì)量的好壞。在印刷企業(yè)各項(xiàng)支出中，采購(gòu)對(duì)印品成本影響較大，采購(gòu)費(fèi)用約占成本的10％～30％。因此采購(gòu)在印刷企業(yè)中占有重要的地位和作用。

印刷業(yè)在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式中，采購(gòu)的目的很簡(jiǎn)單，就是為了補(bǔ)充庫(kù)存，即為庫(kù)存而采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)并不關(guān)心企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程，不了解生產(chǎn)的進(jìn)度和產(chǎn)品需求的變化，因此采購(gòu)過(guò)程缺乏主動(dòng)性，采購(gòu)部門(mén)制定的采購(gòu)計(jì)劃很難適應(yīng)制造需求的變化。在傳統(tǒng)的模式中，采購(gòu)職能通常相對(duì)分散，采購(gòu)信息零散，采購(gòu)單價(jià)高；采購(gòu)部門(mén)龐大，占用較多人力而效率低下，錯(cuò)誤率高；不透明的采購(gòu)流程造成暗箱操作，導(dǎo)致企業(yè)資本流失；供應(yīng)與采購(gòu)雙方在信息的溝通方面缺乏及時(shí)的信息反饋，在市場(chǎng)需求發(fā)生變化的情況下，易出現(xiàn)庫(kù)存原料積壓和采購(gòu)不到的問(wèn)題。在印刷企業(yè)利潤(rùn)最大化過(guò)程中，有效的降低采購(gòu)成本已經(jīng)刻不容緩。因此，不少中小型印刷企業(yè)已經(jīng)采用了ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)采購(gòu)管理。本文淺議了在ERP環(huán)境下中小企業(yè)實(shí)施采購(gòu)管理的優(yōu)勢(shì)。

二、ERP環(huán)境下印刷企業(yè)采購(gòu)管理模塊的實(shí)施及其優(yōu)勢(shì)

印刷業(yè)ERP系統(tǒng)一般包括系統(tǒng)維護(hù)、人力資源管理、生產(chǎn)管理、物流管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)價(jià)管理及訂單管理。采購(gòu)管理子系統(tǒng)是企業(yè)資金流的重點(diǎn)，所以采購(gòu)子系統(tǒng)必須要能夠做到合理的價(jià)格分析和制定準(zhǔn)確的計(jì)劃采購(gòu)。這樣，才能使得企業(yè)以最低的價(jià)格購(gòu)入合理數(shù)量的物料。一般情況下，印刷企業(yè)采購(gòu)管理流程如下:

1.制定采購(gòu)計(jì)劃。印刷企業(yè)制定采購(gòu)計(jì)劃分為兩種情況，一是根據(jù)庫(kù)存量和各部門(mén)的申請(qǐng)計(jì)劃制定所需基本輔料采購(gòu)計(jì)劃;二是在接到客戶訂單后，根據(jù)客戶提供的訂單物料需求量、庫(kù)存系統(tǒng)提供的實(shí)際庫(kù)存量、采購(gòu)系統(tǒng)提供的在途采購(gòu)量等數(shù)據(jù)為依據(jù)，計(jì)算出為滿足計(jì)劃生產(chǎn)所需的物料，并以此作為采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)。采用采購(gòu)管理系統(tǒng)制定采購(gòu)計(jì)劃，可以節(jié)省大量的時(shí)間，同時(shí)可降低企業(yè)非合理庫(kù)存。

2.確定供應(yīng)商。確定采購(gòu)計(jì)劃后，通過(guò)采購(gòu)管理子系統(tǒng)的供應(yīng)商管理模塊查詢是否有合適的供應(yīng)商。若有合適的供應(yīng)商，根據(jù)供應(yīng)商檔案記錄的相關(guān)信息對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和分析，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行洽談。若沒(méi)有合適的供應(yīng)商，進(jìn)行貨源調(diào)查，通過(guò)評(píng)審確定新的供應(yīng)商并將其基本資料添加到供應(yīng)商基本信息中。對(duì)供應(yīng)商信息維護(hù)，主要是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的歸檔管理，將供應(yīng)商的基本信息統(tǒng)一記錄在系統(tǒng)中，建立合格的供應(yīng)商列表，并為各種采購(gòu)物料指定是否要求采用合格的供應(yīng)商。通過(guò)系統(tǒng)提供一系列供應(yīng)商的評(píng)估報(bào)表，可以通過(guò)定期運(yùn)行“供應(yīng)商價(jià)格績(jī)效分析報(bào)表”、“供應(yīng)商質(zhì)量報(bào)表”、“供應(yīng)商服務(wù)表現(xiàn)分析報(bào)表”、“供應(yīng)商過(guò)期發(fā)貨報(bào)表”和“過(guò)量發(fā)貨報(bào)表”來(lái)考核供應(yīng)商業(yè)績(jī)。統(tǒng)一的供應(yīng)商管理可以使提供的供應(yīng)商信息全面、準(zhǔn)確，也便于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和分析，使下一次采購(gòu)時(shí)供應(yīng)商的選擇更加科學(xué)。

3.制定采購(gòu)訂單。根據(jù)實(shí)際的生產(chǎn)計(jì)劃，核準(zhǔn)采購(gòu)的必要性和采購(gòu)條件的正確性，并與供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，以確定交貨的日期、數(shù)量、地點(diǎn)和付款方式等。核準(zhǔn)并制定采購(gòu)訂單，將所需信息錄入系統(tǒng)。各部門(mén)的物料需求請(qǐng)購(gòu)單要由采購(gòu)部門(mén)編寫(xiě)采購(gòu)訂單，經(jīng)過(guò)主管審核后，下達(dá)給供應(yīng)商所需的采購(gòu)物料。采購(gòu)訂單下達(dá)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將請(qǐng)購(gòu)單的狀態(tài)轉(zhuǎn)化為“已確認(rèn)”。當(dāng)采購(gòu)的物品入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將采購(gòu)訂單狀態(tài)轉(zhuǎn)化為“已完成”。入庫(kù)單被財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)清貨款時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將采購(gòu)訂單狀態(tài)轉(zhuǎn)化為“已結(jié)清”。在采購(gòu)訂單管理窗口中，首先會(huì)以紅色警示急需的物料，采購(gòu)人員要注意跟蹤，以免造成生產(chǎn)線因缺料停工。系統(tǒng)可以依據(jù)供應(yīng)商、物料名稱、時(shí)間段、采購(gòu)訂單的審核狀態(tài)、下達(dá)狀態(tài)、完成狀態(tài)等條件非常方便的進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析，使采購(gòu)訂單的制定更加準(zhǔn)確省時(shí)。

4.訂單跟蹤。采購(gòu)過(guò)程中，通過(guò)控制采購(gòu)的進(jìn)度和抽檢貨物質(zhì)量等方法進(jìn)行采購(gòu)訂單跟蹤。系統(tǒng)可以對(duì)執(zhí)行該訂單的各個(gè)環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)即時(shí)跟蹤和監(jiān)控，同時(shí)還可以設(shè)置各個(gè)環(huán)節(jié)的完成時(shí)間限制，并實(shí)現(xiàn)預(yù)警功能。每一個(gè)任務(wù)和環(huán)節(jié)做出變動(dòng)時(shí)，相關(guān)人員都能接到通知，便于做進(jìn)一步的查詢和確定下一步的操作準(zhǔn)備等。通過(guò)訂單的跟蹤，可以將采購(gòu)過(guò)程中的差錯(cuò)降低到最低程度。

5.采購(gòu)收貨。采購(gòu)部門(mén)在接到收貨單據(jù)后，查找要貨記錄并核對(duì)(或填寫(xiě))本次進(jìn)貨價(jià)格，在要貨記錄上進(jìn)行標(biāo)記，修改庫(kù)存管理系統(tǒng)中的庫(kù)存記錄，以備察看。系統(tǒng)要記錄每個(gè)供應(yīng)商的到貨情況，同時(shí)還要把供應(yīng)商資料及相關(guān)聯(lián)的收貨數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，提供查詢統(tǒng)計(jì)功能。對(duì)采購(gòu)收貨的數(shù)字化管理，為準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)供應(yīng)商提供了合理的依據(jù)，也使采購(gòu)過(guò)程中供應(yīng)商的確定更加科學(xué)。

總之，在ERP環(huán)境下，印刷企業(yè)如果能積極的實(shí)施采購(gòu)管理模塊的功能，企業(yè)必將最大程度實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存，企業(yè)的采購(gòu)成本也一定能得到較大幅度的降低。

參考文獻(xiàn):

張利王余慶張建軍:ERP環(huán)境下的采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].信息技術(shù)與信息化開(kāi)發(fā)與應(yīng)用.2006.1:77～79