加強公文管理 提高工作效率

[摘要]做好高校的公文管理是高校辦公室的一項重要工作，它對確保公文的有效運轉，提高學校工作效率具有十分重要的意義。文章從建立嚴格的登記制度、采取適當的傳閱方式、建立健全催辦工作制度、做好文件共同承辦單位的協調工作、做好文件的清退、銷毀和歸卷工作等五個方面淺述如何加強公文的管理，提高工作效率。

[關鍵詞]公文管理 工作效率 管理制度

我國高等教育的迅速發展和教育管理體制改革的不斷深入，對高校公文辦理效率提出了新的更高的要求。高校的公文處理程序是一項涉及學校領導、機關和各層管理人員的工作，所以，公文處理的質量和效率直接體現著一個學校各機關處室的工作作風和辦事效率。公文處理工作時效性強、環節多、責任大，沒有一套規范化的操作規程，就無法抓住重要環節，無法做到環環相扣，也就談不上公文的高效運轉。如何提高機關公文辦理效率，以適應新形勢的需要，筆者認為，關鍵是加強文件在每個環節及各個環節間的運轉的管理，努力做到以下幾個方面。

一、建立嚴格的登記制度

公文辦理的全過程是由眾多的程序組成的，而每一個程序辦理快慢、用時多少，都直接影響著整個公文辦理過程的長短。顯而易見，提高公文辦理效率的根本途徑就是努力壓縮每個程序所用的時間。這就要求建立嚴格的運轉環節登記制度。

首先，要求各處室和院系確立專人辦文，實行辦文全程負責制。該制度要求辦文責任人在辦文過程中，負責包括“登記”程序在內的整個公文辦理過程，嚴格實行運轉環節的登記制度，要求各部門辦文人員使用統一的“收文或發文登記表”，其內容包括文件名稱、主辦責任人、運轉環節、運轉時間，這樣保證了公文的迅速運轉和保管的科學性，從而保證了工作的順利進行。

其次，公文的收發登記原則應是便于文件的運轉、統計、查找和催辦，而且應該是手續簡化，有利于提高工作效率。根據來文渠道分成國務院、教育部、衛生部、省政府、省教委、省衛生廳、其它等七大類，分別編寫順序流水號，將收文日期、單位、文號、標題、密級以及來文份數等項目登記入冊。在對來文進行登記時，要特別注意來文渠道，公文的重要程度和緩急時限，按照公文的不同要求分類，以便公文的迅速處理和日后查閱。

再次，為提高公文處理的效率，應嚴格控制進入文書實際處理體系的文書量，把好文書入口的登記關。像一般性的通知、函、電報、簡報等，有的登記后可直接處理，有的不需登記便可作處理。大大地減少了文書處理量，節省了時間，提高了工作效率。

二、采取適當的傳閱方式

公文傳閱是公文處理工作中比較重要的環節，是辦公室文秘人員當好領導參謀助手的基本功。

分傳是按照合理的傳閱程序分別將文件呈送有關領導閱批。這種傳閱方式，在管理上比較嚴密，可以有效地控制文件去向，靈便地進行調整，避免積壓和丟失，但手續繁瑣，費時較多，尤其在應閱人較多的情況下，往往需要很長時間。

專傳是指由專人將文件送傳給有關領導閱批的過程。這種傳閱方式通常用于特急件、絕密件或領導專門交代的文件。秘書必須嚴格按照限定的閱知范圍，親自將這種文件按指定時間迅速送達有關領導閱批，坐候領導閱完簽名后馬上送其他領導，直到傳完為止。采用專傳方式可以減少中間環節，加快傳閱速度。

回傳即后邊閱批人的指示意見需要向前邊已經作過批示的領導通報，是一個倒流傳閱的過程。如果遇到領導意見不一致時，應征求有關領導意見后再回傳。

集中傳閱指因緊急程度或密級所要求，一份公文需在極短的時間內由多人傳閱，而閱件人辦公地分散，采用專傳方式還不能滿足要求時，將閱件人集中在一起傳閱公文的方式。

公文傳閱的各種方式在實際操作中是互相聯系的，有時是交叉使用的。但無論采取哪種傳閱方式都必須分清傳閱的主次和先后，體現先辦事后閱知，先主辦后協辦，急件急辦，平件快辦的原則。閱件一般先傳主要領導，后傳主管領導，再傳其他領導；辦件則應先傳主管領導，請主管領導作貫徹性批示，再傳有關主要領導，而后傳分管部門。緊急公文和需要分管領導直接閱處的公文，可以按照先辦后傳，跳躍式傳閱等方法處理。

公文傳閱既要迅速，又要保證質量，應注意以下幾點。

1.給領導呈送文件時，要注意按一定的順序。如按順序分作急待處理的文件、需要批辦的文件、上級機關的指導性文件和一般參考性文件，以便領導閱文時根據文件的緩急分別處理，保證及時處理緊急文件和了解上級文件精神。

2.掌握傳閱時間，及時查看、詢問、提醒領導閱文。如遇領導長時間外出，或因其他工作短時間內不能閱文等情況，隨時調整傳閱順序，以免造成文件積壓。

3.如果文件辦理涉及幾個部門，應按先辦理、后閱知、先主辦后協辦的順序依次進行。文件傳出后，秘書人員要及時了解和掌握文件的運行情況，從而提高工作效率。并嚴格掌握傳閱范圍，以免傳閱失控，文件遺失，影響工作。

三、建立健全催辦工作制度

催辦是公文處理程序中的一個重要環節，是對公文承辦情況的查詢督促，是避免積壓、加速公文運轉的手段。領導批示的辦件，送達承辦部門后，為使來文得以及時處理，應對承辦單位進行適時的督查、催詢。對未辦理的文件，可多次催辦，直至辦結為止。對久催不辦或積留未辦件過多等情況，秘書人員應親自到承辦部門面對面了解和詢問文件的承辦情況，催促盡快辦理。

四、做好文件共同承辦單位的協調工作

對一些涉及面廣、內容復雜的公文在運傳過程中，如共同承辦單位矛盾重重，意見不一，承辦難以繼續或有些機關部門職責范圍不明，對本部門應承辦的事項推卸責任，不能主動及時辦理，這時要及時向領導請示、報告，消除辦文拖拉、扯皮的現象，提高辦事效率。

五、做好文件的清退、銷毀和歸卷工作

立卷歸檔是公文處理的最后一個環節，只有完整、準確地對文件進行歸檔，才能為文件的開發利用提供保證。堅持平時歸卷制度，對文件要分類存放、管理，為年終立卷和查閱創造條件。文件經辦完就可隨時收回，并在登記上注明后整理歸卷，避免在承辦人或領導手中積存公文材料，防止文件的散失，保證歸檔文件齊全完整和保護機密文件的安全。對借閱、借用文件，要辦理借閱、借用簽字手續，借出后要及時催還，歸還時要當面核清，隨時歸卷。對上級機關下發的機密文件，按規定時限該交的上交，該銷毀的銷毀。

參考文獻：

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［3］張繼革.《從規范公文處理入手 提高高校辦公室管理水平》［J］.《秘書之友》.2005，（5）.

（作者單位：山東大學；山東行政學院）