關(guān)于檔案概念“非現(xiàn)行性”問題的思考

在研究檔案定義時(shí)，不少論者從來源角度出發(fā)，把文件作為檔案的屬概念。如果按文件的作用性質(zhì)將其劃分為現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件(或稱歷史文件)，那么檔案概念應(yīng)建立在現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，還是建立在非現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，對(duì)于這一問題的認(rèn)識(shí)在過去也是一致的，在今天則不然。例如，《檔案學(xué)通訊》1996年第2期發(fā)表的何嘉蘇同志的《檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎(chǔ)合理嗎?》一文就是一例(以下簡稱何文)。檔案概念到底應(yīng)以何者為基礎(chǔ)，不是一個(gè)簡單的提法之爭，它直接涉及到檔案的定義、屬性與范疇，是一個(gè)應(yīng)該討論清楚的理論問題。本文談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎(chǔ)是合理的

我國的檔案學(xué)理論首先是在研究文書檔案管理理論的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，隨后又受到前蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的影響，盡管50年代末科技檔案管理理論的建立，80年代末專門檔案管理理論的興起，使我國的檔案學(xué)理論有了較大發(fā)展，但這一研究歷史的痕跡至今仍然存在。我國在檔案的概念上以非現(xiàn)行文件或歷史文件為基礎(chǔ)是合理的。理由如下：1 在我國的檔案中確有部分所謂的現(xiàn)行文件，但更大量的是非現(xiàn)行文件，且隨著事物的發(fā)展。當(dāng)前暫時(shí)為現(xiàn)行陸的文件終歸要變?yōu)闅v史文件。從歷史長河的角度看，歷史文件是檔案的主體，檔案終究只能是一種歷史記錄。我們之所以認(rèn)為把檔案概念建立在現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上是不合理的，是因?yàn)檫@不符合也不能表明檔案的基本屬性。同樣，把檔案概念建立在一般文件的基礎(chǔ)上也是不科學(xué)的，因?yàn)檫@不能表明檔案與一般文件的區(qū)別，缺乏檔案的時(shí)間特征。檔案概念以非現(xiàn)行文件或歷史文件為基礎(chǔ)，這是由其本質(zhì)屬性所決定的。2 在談及文件的現(xiàn)行性與歷史性時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)有一個(gè)廣義的理解，并理解為一個(gè)相對(duì)的概念。凡事物的發(fā)展過程即為歷史，我們不能認(rèn)為非到過程結(jié)束之時(shí)文件才能成為歷史文件。我們之所以認(rèn)為歷史是一個(gè)相對(duì)概念，就是基于事物發(fā)展的過程就是歷史的觀點(diǎn)。因而，不能因?yàn)楫a(chǎn)品仍在生產(chǎn)、設(shè)備仍在運(yùn)轉(zhuǎn)、房屋仍需維修，而把相應(yīng)的產(chǎn)品圖紙、設(shè)備文件、竣工圖視為現(xiàn)行文件。如果這觀點(diǎn)成立的話。那么有相當(dāng)——部分檔案要從檔案的范疇中隊(duì)掉，其結(jié)果必然造成實(shí)際工作的混亂。例如，保存設(shè)備檔案的目的是為了設(shè)備的使用和維修，其保存期限一般與設(shè)備實(shí)體同存，當(dāng)設(shè)備報(bào)廢時(shí)，相應(yīng)的設(shè)備檔案也就沒有什么保存價(jià)值了。如果認(rèn)為因設(shè)備還在運(yùn)轉(zhuǎn)使用，相應(yīng)的設(shè)備文件就是現(xiàn)行文件，而不是相對(duì)地視為歷史文件，那就無所謂設(shè)備檔案了，因?yàn)槟膫€(gè)單位都不會(huì)花費(fèi)人力和財(cái)力去保存管理那些實(shí)物對(duì)象已報(bào)廢的所謂歷史文件。總之，單純以文件的使命為劃分標(biāo)準(zhǔn)，那就不可能存在產(chǎn)品檔案、基建檔案、人事檔案等這類概念，我們也正是從這一認(rèn)識(shí)出發(fā)，認(rèn)定作為檔案概念基礎(chǔ)的歷史文件的“歷史”是一個(gè)相對(duì)概念，而不能把歷史文件理解為事物發(fā)展過程終結(jié)后的產(chǎn)物。3 我國的檔案工作與西方國家的檔案工作有著不少差異，對(duì)檔案概念的理解不同就是其中之一。西方國家一般把進(jìn)入檔案館的文件稱為檔案，在此之前稱為現(xiàn)行文件。把檔案工作范圍由檔案館延伸到基層單位檔案室，是我國檔案工：作的一大特色，由此，檔案概念的外延較西方國家有所擴(kuò)大。如果用西方檔案學(xué)的觀點(diǎn)看，我國的檔案中的確包括一部分所謂的現(xiàn)行文件，即“并不失其行政和法律效力”的文件。因?yàn)榘凑瘴覈臋n案學(xué)理論，“所謂現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢，是相對(duì)而言的，主要是指為履行當(dāng)時(shí)的職責(zé)而直接使用材料告一段落。或完成了文書處理程序，并不是說以后不再利用，或文件內(nèi)容針對(duì)的具體事務(wù)全部辦完，該文件才算是‘處理完畢”’，事實(shí)上。我國對(duì)科技檔案、專門檔案的成功管理，證明了我國廣大檔案工作者對(duì)歷史文件的理解是基本正確的，我國的檔案學(xué)理論把檔案概念建立在歷史文件的基礎(chǔ)上，是符合我國檔案工作實(shí)際情況的。

二、“非現(xiàn)行性”的概念不應(yīng)絕對(duì)化

檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)是正確的，但這并非說由此就不會(huì)產(chǎn)生矛盾了。比如過分強(qiáng)調(diào)檔案的歷史性。將非現(xiàn)行性的概念絕對(duì)化，都是不利于檔案工作健康開展的。但因此而把檔案概念建立在一般文件或現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上則是不可取的。因?yàn)椋@樣會(huì)產(chǎn)生文件何時(shí)成為檔案的問題，造成工作的混亂和思想的不一致。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用。文檔管理一體化在基層單位已是大勢(shì)所趨。如何實(shí)行文檔管理一體化及如何設(shè)置歸檔關(guān)口等問題值得認(rèn)真研究。只是鑒于這方面的實(shí)踐尚處在初始階段，有關(guān)理論的問世尚需一定時(shí)日。但不管情況如何變化。檔案是文件運(yùn)動(dòng)某一階段的產(chǎn)物這個(gè)結(jié)論不會(huì)變，檔案概念應(yīng)以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)這個(gè)命題仍然成立，

三、有關(guān)“非現(xiàn)行性”若干問題的探討

《何文》引用文件生命周期理論。把文件運(yùn)動(dòng)的全過程分為制作、現(xiàn)行、暫存和歷史四個(gè)階段，認(rèn)為檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)。導(dǎo)致檔案階段有的從暫存階段開始，有的從現(xiàn)行階段開始，歸檔關(guān)口“對(duì)有關(guān)文件而言設(shè)在文件的第二階段和第三階段之間，而對(duì)另一些文件而言就設(shè)在第一階段和第二階段之間，而且同一種文件在不同單位，其檔案階段的起始點(diǎn)也不相同”，即所謂檔案起始點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)的雙重性，如果這一問題確實(shí)是由于檔案概念以非現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)所引發(fā)的，那么當(dāng)檔案概念改為以文件或現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)，是否就能解決這一矛盾呢，是否就能統(tǒng)一檔案起始點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)呢?假如檔案以現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)，按照《何文》說法現(xiàn)行期是個(gè)相當(dāng)長的歷史階段，同樣也會(huì)產(chǎn)生是把現(xiàn)行階段的起點(diǎn)作為檔案的起始點(diǎn)呢?還是把現(xiàn)行階段的終點(diǎn)作為檔案的起始點(diǎn)的問題。即使檔案以文件為基礎(chǔ)，又該以文件的哪一個(gè)階段作為檔案的起始點(diǎn)呢?鑒于檔案工作的廣域性和文件類型的復(fù)雜性，在這紛繁多變的世界上，采用“一刀切”的辦法硬要統(tǒng)一找出所有文件轉(zhuǎn)化為檔案的起始點(diǎn)是不現(xiàn)實(shí)的。就文件轉(zhuǎn)化為檔案的問題，從我國檔案工作的現(xiàn)實(shí)出發(fā)，模糊處理比精確界定可能更為適宜。至于《何文》中談到“設(shè)備檔案是在設(shè)備開箱時(shí)就先行歸檔”的問題，并不能說是由檔案起始點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)雙重性所引起的。因?yàn)椋@種開箱歸檔的做法并不是檔案工作中的普遍現(xiàn)象，而是為維護(hù)檔案的完整性而采取的一種變通措施。

如果能保證設(shè)備隨機(jī)文件在設(shè)備調(diào)試安裝后歸檔的完整性，設(shè)備開箱時(shí)隨機(jī)文件不先行歸檔也未嘗不可。事實(shí)上有不少單位采取了將隨機(jī)文件先登記后歸檔的做法，即使設(shè)備隨機(jī)文件先行歸檔，也只是履行一個(gè)手續(xù)，檔案部門立即進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)制件或原件交設(shè)備部門使用。關(guān)于科技檔案修改與傳統(tǒng)的強(qiáng)調(diào)非現(xiàn)行性的觀念相矛盾的問題，對(duì)這一似是矛盾的表面現(xiàn)象應(yīng)作深層次的分析。第一，科技檔案的非現(xiàn)行陸也是一個(gè)相對(duì)的概念，否則就無法解釋對(duì)一些研制周期長的科技文件采取分階段歸檔的做法，也無法解釋科技檔案可以更改的問題：第二，科技檔案更改時(shí)有嚴(yán)格的更改原則、更改方法和更改手續(xù)，其中更改通知單是更改的憑證，必須歸檔保存：為保持更改前的原始面貌，原圖作廢但不銷毀，仍作為檔案保存。因此，從科技活動(dòng)的發(fā)展過程看，這種更改仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)，不存在按自己的觀點(diǎn)與需要去篡改檔案的問題。第三，科技檔案與文書檔案不同，文書檔案所記載的活動(dòng)已成為不可更改的歷史，相應(yīng)的歷史記錄當(dāng)然不允許更改。科技檔案則不然，它所反映的科技活動(dòng)仍在繼續(xù)之中。因此，從某種意義上講科技檔案具有一定的現(xiàn)實(shí)使用性。

關(guān)于歸檔制度問題。在我國確實(shí)存在文件歸檔以后才能成為檔案的問題，致使檔案部門對(duì)部分未歸檔文件的失控。但這個(gè)問題的產(chǎn)生是不是由檔案概念以非現(xiàn)行陸為基礎(chǔ)所引發(fā)的，值得研究。由于我國檔案工作延伸到行政管理與科技活動(dòng)實(shí)踐之中，在基層檔案部門自然會(huì)產(chǎn)生文件歸檔的問題，在文件歸檔問題上有相當(dāng)一部分問題的產(chǎn)生是由于歸檔制度執(zhí)行不力，或歸檔范圍規(guī)定不細(xì)。或部分工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)所致。既然問題出在歸檔制度不健全或執(zhí)行不力上，就應(yīng)該通過強(qiáng)化歸檔制度和提高人們的檔案意識(shí)來加以克服。