協同、協同管理與協同管理系統

摘要：文章對協同的概念進一步做了解讀，著重探討了組織協同管理的原由和含義，最后揭示了協同管理系統或協同軟件與組織協同管理的關系。

關鍵詞：協同：協同管理：協同管理系統(CMS)：協同軟件

協同管理系統，業界通常稱呼其為協同管理軟件或簡稱為協同軟件。協同管理系統(CMS)作為一種軟件，其產生的時間非常短，但“協同”這一概念由來已久?，F在，越來越多的用戶意識到當前的市場大環境不可能離開協同，于是更多的認同并開始實踐協同應用——不僅是架設協同應用軟件，更多的在于實踐協同的管理理念。所以，探討協同、協同管理和協同管理系統之間的關系就顯得非常有必要和十分有價值。

一、協同的概念

協同一詞來自古希臘語，或曰協和、同步、和諧、協調、協作、合作，是協同學(Synergetics)的基本范疇。

協同的定義，《說文》提到“協，眾之同和也。同，合會也”。

一般地講，所謂協同。就是指協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體。使它們一致地完成某一目標的過程或能力。這樣，“協同”概念就有著廣泛的含義，不僅包括人與人之間的協作，也包括不同應用系統之間、不同數據資源之間，不同終端設備之間、不同應用情景之間、人與機器之間、科技與傳統之間等全方位的協同。

不過，我們更關注組織中的協同。在這里。協同泛指組織中多人共同完成同一或多個事務的行為方式和過程。協同工作是組織行為的基本模式和狀態。能夠通過組織內部協同工作，高效實現組織目標的一種活動就是協同。由于電子工具的發展，互聯網的發展，軟件的發展。使得協同理念能夠在組織當中真正實現。

從技術角度看，協同的概念始于20世紀80年代。如以Novell Netware為代表的工作組類軟件、微軟的Ex，change、IBM的Lotus/Notes，到后來的電子郵件、OA、CRM、ERP等，都有協同的概念在里面。從所基于的信息技術講，協同則體現在三個層面：一是基于通信技術的人與人之間的協同；二是基于工作流技術的組織與組織之間的協同：三是基于企業信息集成技術的系統與系統之間的協同。

即便對協同有一個明確解釋。但協同的指向仍然模糊。什么是互相協作?所協作的是什么內容?是人、財、物等資源?還是產、供、銷等部門?所有這些疑問。都給協同軟件的推廣和應用造成了困惑。從企業系統角度看，完整的協同概念包含了五個方面的含義：面向人的協同、流程協同、信息協同、應用協同和企業管理的協同。我們倡導的協同管理系統(CMS)實際上就是基于完整的協同概念形成的管理系統。

二、組織協同管理

1 組織的協同本性。人們要結成各式各樣的組織。其目的就是要協同。因為，企業、政府機構、公共部門，所有這些社會性組織存在的基本理由。就是要有多人共同做同一件或者相互關聯的事情，如此就需要同時或者順序使用相同或者相關的資源，需要行為、步調的協調和合作。

組織通過部門劃分、層級結構、角色分配、流程設計、資源規劃、工作計劃和日程安排來實現各類工作任務的協同。這種協同的基本條件是連接、溝通、共享和交互。因此聯接、溝通、共享和交互是各類組織的基本功能，換言之，這些功能決定了組織的效率。這些功能就是組織所必須具備的協同性，因此我們說組織本性協同。

2 組織協同管理的概念。企業是一個有機的整體。企業的每一個員工、每一項任務、每一單位資源都緊密關聯。只有整體協調配合才能發揮最大的效益。企業是內部眾多業務單元的組合，采購、生產、營銷、管理等等，如果把各個分散的活動單元協同起來，就能創造大于各部分簡單加和的企業價值，使企業真正在較高層次上成為一個整體。

協同可以使企業的任何一項活動都不再獨立。個人的工作也不再是單打獨斗，而是建立在協同的基礎之上，依靠團隊和內外部各種資源的協同配合，從而獲得資源的最大效用，從而使得企業內部資源(管理者、員工)和外部資源(客戶和伙伴)能夠在一個統一的平臺上高度共享信息、協同完成各種復雜的業務處理。

管理學中最早引入協同思想是在1965年，美國戰略管理學家H·伊戈爾·安索夫(H.lgor Ansoff)在出版的《公司戰略(Corporate Strategy)》一書中首次提出了協同的概念。書中指出，所謂協同，就是指企業通過各業務單元的相互協作，可以使企業整體的價值大于各獨立組成部分價值的簡單加總。協同表達了“1+1>2”的理念，即公司整體的價值大于公司各獨立組成部分價值的簡單總和。自從協同的理念引入企業管理領域。協同理論就成為企業管理戰略的理論基礎和重要依據。協同應該超越具體的業務、組織和模式，擺脫實際應用的局限，成為企業的一種文化和精神，傳達一種先進的理念，從而成為一種戰略的協同，通過自上而下的貫徹和滲透來指引企業具體業務，強化優勢?；趨f同理念的戰略可以像紐帶一樣把企業的業務有機聯系起來，從而使企業可以更有效地利用現有的資源和優勢開拓新的發展空間。

在供應鏈管理中。協同就更具體地指出了各相關部門的協調合作的重要性。全球制造和經濟一體化使得傳統的企業與企業之間的競爭正逐漸演變為以核心企業為主導的供應鏈與供應鏈之間的競爭。傳統的企業管理思想從企業內部人手，如企業資源計劃(ERP)就是源自封閉的管理思想。供應鏈管理將企業管理視角拓展，不僅僅考慮單個企業內部資源的協同與優化，更是從整個供應鏈的角度研究如何以更小的成本，更有效地滿足客戶需求。供應鏈管理的靈魂是跨企業的協同管理，它包括整個供應鏈中所有上下游企業的信息共享及業務協作，只有這樣才能減少供應鏈各環節的無效作業，產生增值。在供應鏈管理環境下。協同管理把視野擴展到了企業的外部，涵蓋了企業供應商、分銷商、業務伙伴及客戶在內的整條價值鏈。通過價值鏈上下游的各成員的信息共享和對資源，技術，制度三要素的協同實現高效而緊密的協作，通過與企業上下游合作伙伴的關系協同。從而達到以敏銳的洞察力和快速的反應能力應對瞬息萬變的市場的目標?？梢?，協同管理是一種面向供應鏈管理的先進管理思想和業務模式。

從系統學角度看。協同管理就是要通過對有若干子系統組成的系統進行時間、空間和功能結構的重組。產生一種具有“競爭——合作——協調”的能力，其效應遠遠大于各子系統之和的新的時間、空間、功能結構。這里所說的時間結構、空間結構或功能結構就是自組織。所謂自組織是指在沒有外界因素驅使下，開放式(與環境有物質、能量和信息交換)的系統。將原來有序度低(高熵)的分散成員變成有序度高(低熵)的動態公司，使之在功能、時間和空間上出現新的結構，發揮出強大的市場競爭力。協同學是一種關于自組織的理論，它研究系統各要素之間、要素與系統之間、系統與環境之間協調、同步、合作、互補的關系，研究新的有序結構的形成，揭示系統進化的動力。協同學為解決協同管理問題提供了有力的理論工具，它既處理確定論問題。又處理隨機過程。這種自發形成有序結構的機制，就是所謂的“競爭——合作——協調”機制。

借助以上分析，我們把協同管理定義為：運用協同學自組織原理。通過建立“競爭——合作——協調”的協同運行機制，把系統中價值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的“自組織”體系。共同實現統一的目標，是系統利益最大化的管理體系。

可以從以下幾個方面理解協同管理的概念：(1)協同管理以系統為研究對象。(2)協同學是協同管理的重要理論武器。(3)“競爭——合作——協調”的協同運行機制，是協同管理區別傳統生產管理的重要特征。也是協同管理的重要標志。(4)協同管理價值鏈的形成過程是指將價值低的原材料轉換成價值高的產品的一系列活動。它不是一些獨立生產經營活動的集合，而是一些相互依賴的活動。是競爭優勢的基石。(5)由于組成系統的各子系統具有不同的目標，地理上分散、組織上獨立，只是為了實現共同任務而組成的一個臨時系統，因此，協同管理必須通過建立的自組織協同運行機制，協調各子系統的行為，以實現系統整體目標。(6)協同管理的目標是合理利用系統中各子系統的各種優勢，高效、靈活地提供目標群體的要求，最終實現系統整體利益的最大化。

概括地說，協同管理就是將企業的各種資源(包括人、客戶、財物、信息、流程)關聯起來，使之能夠為了完成共同的任務或目標而進行的協調或運作，通過對有限資源的最大化開發利用，實現這些資源的利益最大化，消除在協作的過程中產生的各種壁壘和障礙。

三、協同管理的實現——協同管理系統

1 協同管理需求協同軟件。協同管理并不是一個新概念。但這并不說明協同軟件早已成熟。因為組織協同所面對的是一個人——機——社會系統，先進的管理思想需要技術條件和環境支撐。網絡通訊、移動終端、無線接入等基礎設施和技術環境對于協同應用的實現具有約束和支撐作用。這些條件不成熟，就不可能有相對成熟的協同應用軟件。

企業作為一個社會系統，其效率的提高取決于其效率最低的環節，這就是瓶頸效應。在“產品為王”的時代后期。通訊和計算機技術的進步和普及應用，開始為企業組織的效率提高助力。這一階段信息技術企業應用的特點是單點、個人和單個業務線信息處理能力的提升，協同還處于信息整合層面，而且還是處于單項任務的信息整合——信息匯集和整合處理，這是協同的最低層次，甚至還不是真正意義上的協同。典型應用為CAD、文字處理、電子表格、財務電算化等?？萍嫉倪M步和知識的廣泛傳播，使得企業能夠迅速獲取新技術和生產方法，提高產品的質量，產品同質化現象普遍出現。企業效率的決定因素和競爭力因素開始偏重于資源配置和運營管理。這使得企業進入了以“流程規范化”為標志的“業務流程管理”時代，此時信息技術的典型應用為各類MIS、工作流、SCM、ERP、CRM等。相對于此前“產品創造效益”的時期，這一時期被稱為“資源創造效益”的時代。而企業級軟件的典型代表則是“企業資源規劃”。因而這一時期也稱為企業級應用的ERP階段。與此同時通訊和計算機技術的發展出現了一條主線，這就是網絡技術。網絡技術實際上一直是協同技術核心——溝通的基礎和平臺。網絡技術使得企業協同進入了接入和互聯階段，這使得企業信息資源的協同具備了條件和實現工具。此時雖然企業級管理軟件還因為業務領域和職能部門的區隔。在數據信息和應用上處于以部門和業務為中心的“獨立”狀態，但是在這一個個“信息孤島”之間已經具備了聯接的條件。通過互聯網接入這些企業系統完全可以跨越廣闊的地域，雖然實現了信息資源的整合和關聯，但畢竟難以實現真正的信息同步與共享，且完全是以業務信息流程為中心的，即使做得最好的充其量也不過是信息資源的協同而已。隨著企業的運營管理理念越來越重視人和人的行為，團隊精神和協作被認為是提高企業效率和創造性的根本。此時協同軟件(準確說是協同管理軟件，學名叫協同管理系統)應運而生。此時協同軟件的出現就有了明顯的必然性，首先是信息技術發展的必然結果：軟件、網絡與通訊技術的融合是IT發展必然趨勢。這三大技術及其依賴的硬件與電信基礎設施的成熟，協同軟件水到渠成。其次是現代敏捷組織管理的迫切需求：現代組織追求敏捷性，應對內外變革，提高競爭力，要求其管理體系具備實時、動態、開放的特點。協同軟件浮出水面。

具體地看。由于在合作的基礎上還存在著一些信息的共享問題，所以，各方之間是否能達成相互的信任，以及是否能打破傳統組織之間各種壁壘?是否能關于業務流程達成一致或統一?是否能讓合作方連接到企業的內部運作網絡中來?是否在跨平臺、跨應用等達成協同應用和管理?是否能處理好業務合作過程中遇到的各種意外情況?等等這些問題都非常鮮明地擺在了合作各方的面前?；趨f同學觀點，是否能夠幫助企業構建與固定組織架構有區別而互為補充的信息化協作平臺，這應該是協同軟件區別于非協同軟件的標志。

2 協同軟件促進管理變革。在新經濟時代。企業管理的基礎還是團隊，但是團隊的性質已經發生了極大的變化?，F代團隊已經由過去完全集中在一個辦公室、物理的協作方式變為跨部門、跨企業、跨地區、跨時區、跨網絡、跨系統的團隊協同模式。種種跡象表明，組織內管理與跨組織協作、信息溝通緊密與組織形式松散、固定流程向可變流程的變化三大矛盾是新經濟條件下協同發展的必然。這樣的矛盾已經給傳統的企業管理帶來了極大挑戰。

解決三大矛盾需要對管理形式進行新的探索。動態團隊呼之欲出。將企業管理提升到新高度打破固定模式。在“動態”中完成分工與協作，作為解決“組織內與跨組織、緊密與松散、固定與變化”三大矛盾的新形式。動態團隊顯然還只是一種管理上的需求。信息技術的應用才使這種動態的協同最終得以實現。

信息技術作為工業化的加速器。促進組織的協同效率責無旁貸，因此對信息化——MIS、ERP、CRM、HRM等一切企業級應用軟件，必然提出提高協同效率的當然要求。特別是當社會和企業在跨越了“產品為王”時代之后。更多的注意力自然放在了組織的行為協同上，這是技術發展的必然。也是企業商業模式演變的必然。

協同軟件是指那些以團隊協作為目標的溝通協作軟件，主要包括辦公自動化、電子政務、工作流管理、知識管理、項目管理、信息門戶等應用。在協同中提到的許多東西。之前我們也提到過，只不過我們更關注個體而沒有從企業和團隊的角度去做一個思考。協同軟件實際是從團隊和組織的角度對我們過去關注的人才、流程和知識進行一個重新思考。由此可見協同應用就是從個人到團隊的革命。

協同應用對企業的作用，可以用一個比喻來說明。企業的運作和人體的運作在本質上十分相象。如果我們把企業比喻為一個人體，企業的各個資源便相當于組織人體的各種神經、血脈、器官，企業的策略和領導組織相當于人的大腦，而企業的外部環境便是這個人所處于的環境。

例如，協同應用中所提倡的“信息的共享”，在很多企業中更多的是“信息的獨享”。究其原因，一方面是由于各種孤立系統造成的信息孤島，對信息的高度共享產生了技術上的障礙；另一方面，或許也是更重要的方面，則是企業沒有把“信息的共享”作為一種工作方式、一種管理體制、一種企業文化來進行固化?！毙畔⒌墓蚕怼逼涓叩膶用鎰t是“知識的共享”，然而這些信息和知識被封存在人員自己的電腦中、筆記本中?；蛘叽竽X里。人員沒有意識到，或者不愿意把這些信息和知識拿出來共享，而是更多的將其視為“個人文檔”來保管。這樣長期發展下去，一方面是給企業的管理帶來不便。使企業人員無法獲取真實、全面、有效的信息?；蛘邿o法及時獲取信息；另一方面，當這些信息是以知識的形態所存在時，由于它無法釋放自身的價值，因而必然造成企業資源的浪費。阻礙企業的發展。協同應用提倡的是全新的工作方式。它要求人員必須把與工作相關的各種信息錄入系統中。并為其設立恰當的共享權限，并固化成行為習慣。而一旦人員從信息和知識的共享中得到了幫助，嘗到了甜頭。他們就會自然而然的把“信息的高度共享”主動推進下去。讓更多的人從中得到益處，形成良性的循環。

又例如，實現跨部門、跨組織的“隨需而應”的協作，要求的是每個人員必須打破固有的責權體系，為實現共同的目標而充分發揮自己的價值。部門制明晰了每個人的權責，但也在某種程度上助長了“事不關己，高高掛起”的態度。事實上，在現有的商業體系中，事務與事務之間有著千絲萬縷的關聯。同時任務的日益復雜性決定了很多事情都不可能由單獨的個人。單獨的部門，甚至單獨的企業來完成。如果不對各種力量進行整合，企業就仿佛一盤散沙，這時每個部門之間的關系不是相互協助。而是相互牽制。管理業上有個名詞叫“流程制企業”，其實也是類似的道理，即企業以流程來劃分責權。每個流程的終點就是這個流程需要達到的企業目標。而流程上的每個節點則是與這個流程相關的各業務部門、各人員。這些部門和人員為實現一致性的目標而突破組織的邊界，相互之間緊密協作，發揮自己的能力，并接受統一的調配。

總之，與其說協同應用帶來了軟件業的創新，不如說它引發了企業管理體系的變革。