規范管理 不斷創新

撫州市審計局成立于1983年12月16日，由于審計工作的需要，1986年建立了“機關綜合檔案室”，20年來，在全局審計人員和檔案管理人員的共同努力以及主管部門的指導下，檔案建設從無到有，發展較快。無論是檔案門類，還是庫房條件、設備配制都有很大的改善。1990年，經省、地檔案局考核批準，機關綜合檔案室晉升為省二級先進檔案管理單位，1992年還被國家審計署授予檔案工作優秀獎。1996年底，機關綜合檔案室在原省二級檔案管理單位的基礎上，躍升為省特級先進檔案管理單位。在局黨組的高度重視下，在檔案主管部門的定期復查、測評、考核以及大力支持和指導下，在全體檔案管理工作人員的共同努力下，10年來，我局綜合檔案室一直保持省特級先進檔案管理榮譽稱號。近年來，我局的檔案工作規范化管理水平邁進了一大步，工作更呈全新面貌。2007年7月，我局又向江西省檔案局提交了申報晉升省特級檔案工作規范化管理請求報告，10月份，省、市檔案局考評組對我局檔案工作進行了考核、評審，考評組聽取了匯報，查看印正材料、實地檢查，按照《江西省檔案綜合管理升級考核標準》作了綜合評議，達到了省特級檔案工作規范化管理單位標準，并于12月20日頒發了牌匾及證書。檔案管理工作各項制度更加規范和完善，充分發揮了檔案管理在審計工作中的作用。

一、領導重視 措施有力

我局檔案工作在局黨組的正確領導下，堅持以鄧小平和“三個代表”重要思想為指導，緊緊圍繞撫州改革開放經濟建設服務的主題，認真執行國家《檔案法》和《六號令》，局長、黨組書記多次強調：“要把檔案管理工作放到重要位置來抓，突出對重點領域、重點部門、重點資金的審計監督，加大對違紀違法問題和經濟案件的查處力度，在維護財經秩序，加強廉政建設，推進依法治國，促進國民經濟發展等方面發揮檔案工作的職能作用，一定要把檔案工作抓實抓好?！狈止茴I導經常聽取檔案工作情況匯報，及時解決工作中遇到的困難和問題；辦公室分管領導和檔案管理人員一道認真分析研究本局檔案管理現狀，并采取相應的措施和辦法，完善了內部管理制度和崗位責任制，做到分工明確，責任到人，使我局檔案管理工作納入了規范化、制度化的軌道。

二、業務建設 規范管理

我局自1986年開始建立了機關綜合檔案室，集中統一管理了本單位的文書檔案、審計檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案和實物檔案等各門類檔案，截止2006年室藏檔案共計5 328卷（冊、盒、件）；編研了十余種檔案檢索工具及各種實用的檔案參考資料。在日常的文書處理工作中，注重原始資料的收集、整理和保存，做到事事有回音，件件有著落，堅持執行歸檔制度，確定歸檔范圍，明確歸檔時期，把握處理好文書立卷中每一個環節，保證全局檔案資料的全面性，完整性和系統性，扎扎實實地進行規范性的檔案整理、歸檔、編目等初始工作，把好分類組卷關。立卷質量的好壞是檢驗一個機關檔案工作水平高低的重要標志，也是優質服務的物資基礎。為了把好檔案質量關，每個環節都實行全過程、全方位的質量管理，完善了檔案管理體制，加強了基礎業務建設。

我國入世以來，為了使檔案管理工作迅速走上規范化、制度化、科學化、系列化的軌道，檔案人員積極向領導建議，在領導的重視下，檔案室的軟硬件建設有了很大改觀，更新了設備，更換了軟件（科易軟件），機關各門類檔案嚴格執行新的檔案管理條例和要求，實行國際標準化分類、組卷、裝訂、編目、歸檔。為了盡快掌握新的管理方法，檔案人員不斷更新知識，積極參加專業培訓，虛心學習兄弟單位檔案室的建設和管理經驗，極大地豐富了專業理論知識，提高了業務水平，并總結摸索出一套務實、高效、優質、行之有效的工作方法，使我局檔案管理工作取得了新成績。

（一）積極推行檔案數字化建設：（1）檔案信息化與本單位辦公自動化同步規劃、建設，加強了電子公文的管理，逐步完善使用OA辦公自動化公文處理系統，通過電腦鏈接，將形成的電子文件及時傳輸到檔案室保存，為建立全文數據庫打下了基礎，對產生的電子文件備份成磁盤和光盤保存。通過使用一定的命令進入到局域網上查詢到檔案室收藏的紙質、照片等不同載體的檔案內容和案卷目錄及卷內目錄，檔案數字化建設穩步推進。（2）運用科易檔案管理軟件，對室藏檔案目錄進行了全部輸入，建立了目錄數據庫，共輸入檔案目錄3 031條。（3）積極開展全文數據庫和多媒體數據庫的建設。對重要的圖片、重大的活動圖片、單位主要領導人物的聲相材料進行微機管理貯存，逐步建立了初級的多媒體數據庫。

（二）建立健全了檔案的管理、保密、保衛、登記、統計、鑒定、銷毀制度和檔案人員的崗位責任制以及檔案開發利用等制度，使檔案人員有章可循，能做到機關文書檔案每年六月前整理完畢，上年度的業務檔案，在結論下達兩個月內驗收入庫，并能做到庫房、調閱、辦公三分開。目前檔案庫房面積為80平方米，室內配有空調、去濕機、微機、吸塵器、溫濕度檢測儀、滅火器各1臺（只）；安裝了防盜門窗和防光窗簾；定期更換了防蟲防霉藥品；1998年換掉了原來的70只鐵皮檔案箱，重新添置了10列30組檔案密集架，檔案裝具全部符合國標要求。制訂了《文書檔案分類大綱》、《審計檔案制作暫行標準》、《檔案管理期限》；對本局1983年成立以來至2000年的文書、會計、科技等檔案，按照原國標要求進行了分類整理；我國入世后，對2001年至2006年文書檔案按照現行國標要求進行分類整理；對破損檔案進行了復印、抄寫、裱糊等搶救工作；對銷毀清退和準備移送的檔案進行了造冊登記。單位發文實行二套制，其歸檔率、完整率都在100%。

三、開發信息 全力服務

積極開發檔案信息資源，不斷強化了服務意識，拓寬了服務領域，改進了服務方式，提高了服務質量，圍繞市委、市政府的中心工作和審計工作，大力開發利用了局機關檔案信息資源，采用審計管理系統軟件管理審計檔案，建立了較完善的檔案檢索體系，室藏有案卷目錄，全引目錄、卷內目錄、專題目錄等檢索工具；編纂了全宗介紹、大事記、組織引革、基礎數據匯編、干部任免情況匯編、審計志等史料，并輸入了微機，且能做到隨時調用。在查閱檔案資料時，能夠做到手續簡便，執行制度嚴格，查全率、查準率在99%以上。年接待查閱利用人次計100余次，充分利用檔案資源，為領導決策、為審計工作服務效果顯著。

四、自身建設 提升素質

檔案管理工作是一項復雜繁瑣的系統工作，要求檔案管理人員必須有工作崗位上默默奉獻精神，嫻熟的業務素質，進取創新的意識和嚴肅認真的工作態度，我局檔案管理人員本著全心全意為人民服務的宗旨，立足于服務，愛崗敬業，潛心鉆研業務，任勞任怨、拼搏奉獻，傾注了心血和責任，使檔案工作再度出現了亮點——2007年晉升為“江西省特級檔案工作規范管理單位”，這是本局自1996年以來第三次獲此殊榮。單位和檔案工作人員曾先后受國家審計署、省審計廳、省、市檔案局的表彰。檔案人員恪盡職守，嚴格管理，規范操作，自覺遵守有關保密規定，嚴守國家秘密，加強防范，確保了檔案資料的齊全完整，無一泄密和丟失資料現象的發生，檔案管理人員全身心地投入到檔案工作中去于2007年被評為江西省優秀檔案工作者。

（作者單位：撫州市審計局）