利用用友總賬和ＵＦＯ報表實現企業成本核算

［摘 要］ 本文以中小型企業的成本核算為研究對象，介紹一種利用用友總賬系統和UFO報表實現企業成本核算的方法。首先從經濟性和技術兩個方面分析該方法的實施可行性，進而闡述設計原理、設計步驟。該方法可為中小型企業節約信息化費用開支，同時又避免了枯燥乏味耗時費力的登賬、記賬、成本歸集分配、結賬工作，減少了財務人員的工作量，提高了中小型企業生產管理效率。

［關鍵詞］ 用友總賬；UFO報表；中小企業；函數；成本核算

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194(2008)03-0004-05

一、引 言

信息技術的應用和發展已經成為一個國家技術經濟實力和國際競爭力的重要標志。據統計，在發達國家，信息技術對經濟增長的貢獻率達60%以上，1996年美國GDP增幅中的1/3來自以數字化和網絡化為特征的信息產業。發展中國家和地區也紛紛以應用信息技術和發展信息產業為突破口，采用跨越式發展戰略，揚長避短，發揮優勢，大力發展自身的信息化，從而帶動工業化及相關產業以至整個國民經濟的快速增長。而作為中國企業信息化中堅力量的中小企業，其信息化程度直接影響信息技術的應用和發展。在信息化過程中，中小企業普遍存在著資金薄弱、資金來源渠道少以及人力資源缺乏等情況，過多的信息化費用會給中小型企業帶來沉重的經濟負擔。為此筆者設計了一種利用用友總賬和UFO報表系統實現企業成本核算的方法，中小企業利用這種方法即可實現成本核算，不必投資購買成本核算系統。

二、可行性分析

（一）經濟可行性分析

現代企業的成本管理意識正在逐步加強，每當企業實施一個新項目時總是先進行效用費用比分析，它直接影響到新項目的取舍。所謂效用費用比是指企業實施某個新項目后，該項目為企業帶來的效益與彌補因實施新項目而發生的費用的比值，這個比值越大，說明新實施的項目能給企業帶來更多的收益。利用用友總賬和UFO報表系統就能實現企業成本核算，而不必投資購買成本核算系統，其效用費用比很高。

（二）技術可行性分析

中小型企業所生產的產品品種相對較少，生產工藝及流程較為簡單，這一特點正是利用用友總賬系統和UFO報表實現企業成本核算的前提和基礎。反之，利用用友總賬系統和UFO報表進行成本核算就會顯得力不從心。

1.選擇UFO報表作為開發工具的理由

UFO報表與Excel相比，UFO報表在可操作性方面比Excel略遜一籌，但在賬務處理方面，它比Excel有過之而無不及。UFO報表屬于用友ERP-U8軟件的一個組成部分，與總賬系統兼容性比Excel好，即總賬與UFO報表的數據接口比較完善，UFO報表具有從總賬系統中取數功能，利用用友賬務函數可以從總賬系統中提取任意科目的借、貸方發生額，累計發生額，余額等，利用UFO報表用友賬務函數可以方便地查詢總賬系統中某個科目、某個部門或某個項目的實時或累計發生額。

2.用友總賬系統、憑證數據庫以及UFO報表數據可實現無縫連接

用友總賬系統、憑證數據庫以及UFO報表可以實現無縫連接，即用友總賬系統、憑證數據庫以及UFO報表三方的數據相互之間可以順利傳遞，這也是利用用友總賬系統和UFO報表實現企業成本核算的前提。

三、設計原理

首先，由用友總賬系統完成各科目成本數據（直接材料、直接人工、直接動力、制造費用等）的歸集；其次，利用UFO報表的用友賬務函數從憑證數據庫或從賬表—科目賬—明細賬中提取待分配的發生額并通過設計好的UFO報表計算出分配結果；然后，利用總賬系統中“期末處理—轉賬生成”功能，從UFO報表中取出將要分配給下一個生產環節的生產成本，并對轉賬生成的憑證進行審核、記賬。再經過幾次這樣的循環就能夠將企業的生產成本一步步地核算出來，具體模式見圖1。

如何從憑證數據庫中取出待分配的成本費用，又如何將計算出來的分配額導入總賬系統或憑證數據庫中，如何使數據在總賬系統或是憑證數據庫與成本計算表之間傳遞，是本文的關鍵所在。下面介紹的兩個函數就能實現這個功能。

1. 用友賬務函數

用友賬務函數可以將憑證數據庫中某個科目的發生額、凈額、期末余額等數據提取到UFO報表，為總賬系統、憑證數據庫與UFO報表三者之間建立起一座橋梁。

2. UFO報表取數函數

UFO報表取數函數是總賬系統中自定義轉賬功能用到的函數，它可以將UFO報表中單元格數值提取到總賬系統中，從而實現了數據從UFO報表到總賬系統的傳遞，并由總賬系統生成憑證保存在憑證數據庫。

四、案例應用

（一）企業的基本情況及生產成本核算流程

1. 企業基本情況

該企業名為***股份有限公司，企業注冊資本6 000萬元，主要從事立竣一號機床和立竣二號機床的生產，并有委托加工、委托代銷、受托代銷業務。該公司為一般納稅人企業，財務崗位設有總會計師、會計主管、出納員、記賬員、成本核算員。材料日常收發按計劃成本核算，產成品的收發按實際成本核算，固定資產折舊使用平均年限法。

2. 企業成本核算流程

該企業設有鑄造車間、加工車間、裝配車間，成本項目為直接材料、直接人工、直接動力和制造費用，另設有供汽車間和機修車間兩個輔助生產車間，主要從事蒸汽生產和提供機械設備維修，供汽車間和機修車間相互提供勞務的實際成本按其受益數量采用一次交互分配法進行分配，制造費用按工人工時數分配。該企業實行全廠和車間兩級成本核算形式，各車間成本計算采用簡單算法，全廠成本計算采用逐步結轉法，半成品采用約當產量法逐步結轉。

產品工藝流程如圖2所示。首先，由鑄造車間根據生產計劃澆鑄各種所需的鑄鐵件和鑄鋁件，完工后交送半成品庫。加工車間從半成品倉庫領用各種鑄件，并加工成不同的機床零部件，完工后交送裝配車間，裝配車間將收到的零部件連同由倉庫領來的各種外購零部件組裝成各種機床。各車間成本結轉順序為：結轉輔助車間生產成本—結轉3個車間的制造費用—結轉鑄造車間生產成本—結轉加工車間生產成本—結轉裝配車間生產成本。

（二）模型設計

1. 初始化設置

（1）部門檔案設置

在部門檔案設置中錄入以下5個車間：

車間名稱 代碼

鑄造車間 401

加工車間 402

裝配車間 403

機修車間 404

供汽車間 405

（2）會計科目設置

該企業為制造業企業，生產成本科目下設基本生產成本和輔助生產成本，為便于核算、減少會計科目，成本類科目設置了輔助核算，其中基本生產成本設置為部門項目核算，輔助生產成本和制造費用均設為部門核算，會計科目設置如下：

科目代碼 會計科目 核算類型

4101 生產成本

410101 基本生產成本

41010101 直接材料 部門項目

41010102 直接人工 部門項目

41010103 直接動力 部門項目

41010104 制造費用 部門項目

410102 輔助生產成本

41010101 直接材料 部門核算

41010102 直接人工 部門核算

41010103 直接動力 部門核算

41010104 制造費用 部門核算

4105 制造費用

410501 工資 部門核算

410502 職工福利費 部門核算

…… …… ……

410506 低值易耗 部門核算

410507 其他 部門核算

（3）項目目錄設置

在項目檔案中增加“成本核算”項目大類，并為其指定基本生產成本下的4個明細科目（直接材料、直接人工、直接動力、制造費用），項目分類定義中添加“1.輔助成本核算；2.生產成本核算”，項目目錄中錄入內容如下：

項目編號 項目名稱 所屬分類碼

1 鑄鐵件 1

2 鑄鋁件 1

3 立竣一號機床 2

4 立竣二號機床 2

5 立竣一號機床 2

6 立竣二號機床 2

2. UFO報表模板設置

根據生產流程和核算的要求，在UFO報表系統中共設置了輔助生產成本分配表、各車間制造費用分配表、鑄造車間生產成本分配表、加工車間生產成本分配表、裝配車間生產成本分配表，共5個模板。這些模板的主要作用是實現從總賬系統提取數據，進行費用分配。具體設計步驟如下：

（1）輔助生產成本分配表

此表分為兩個區域，一個為基本數據輸入區，另一個為計算結果顯示區，分配的方法采用交互分配法，具體格式見圖3、圖4。基本數據區的各個數值均是由車間統計人員匯總上報而來，作為對內、對外分配的依據；計算結果顯示區的作用是把總賬系統中取出的總金額按照基本數據輸入區所給數據進行分配，首先進行供汽車間與機修車間交互分配，D19單元格是機修車間耗用的供汽費用。E18是供汽車間耗用的機修費，D20、E20單元格為經過內部交互分配后對外待分配的供汽、機修費用。

其中圖4中主要公式如下：

D16=QM（\"410102\"，月，，，，\"405\"，，，，，） ，其含義為從總賬系統中提取科目代碼為410102（輔助生產成本），車間代碼為405（供汽車間）的期末數。

E16=QM（\"410102\"，月，，，，\"404\"，，，，，），其含義為從總賬系統中提取科目代碼為410102（輔助生產成本），車間為代碼為404（機修車間）的期末數。

（2）各車間制造費用分配表

本例中制造費用是以工人工時數為依據進行制造費用分配的，圖5中基本數據輸入區為該月各車間所產產品的工人工時數；計算結果顯示區將按照輸入的各產品耗費的工人工時數進行分配。待分配金額列均為從制造費用科目下的鑄造車間、加工車間、裝配車間取來的。其主要計算公式如圖5。

C18=QM（\"4105\"，月，，，，\"401\"，，，，，） ，其含義為從總賬系統中提取科目代碼為4105（制造費用），車間代碼為401（鑄造車間）的期末數。

C20=QM（\"4105\"，月，，，，\"402\"，，，，，） ，其含義為從總賬系統中提取科目代碼為4105（制造費用），車間代碼為402（加工車間）的期末數。

C22=QM（\"4105\"，月，，，，\"403\"，，，，，） ，其含義為從總賬系統中提取科目代碼為4105（制造費用），車間代碼為403（裝配車間）的期末數。

分配率=各車間待分配金額/各車間工人工時數之和

分配金額=各產品或半成品工人工時數*分配率

（3）鑄造車間生產成本分配

由于生產工藝和產品的特性，鑄造車間生產的鑄鐵件和鑄鋁件不存在末完工的半成品，所以期初余額和期末余額均為零。圖6中C6~F7、C17~F18單元區域的數據都是從總賬系統中鑄造車間下鑄鐵件和鑄鋁件科目中取來，生產費用合計是月初在產品成本與本月生產費用的合計，鑄造車間沒有在產品，所以完工鑄件總成本就是生產費用合計額，單位成本是用完工鑄件總成本除以完工鑄件數量計算得出。

表中其主要公式如下：

C6=QC（\"41010101\"，月，，，，\"401\"，\"1\"，，，，），其含義為從總賬系統中提取科目代碼為41010101（基本成產成本下的直接材料），部門編碼為401（鑄造車間），項目編號為1（鑄鐵件）的期初數。D6~F6單元格區域的公式分別用來提取部門編碼為401（鑄造車間），項目編號為1（鑄鐵件）的直接動力、直接人工和制造費用的期初數，另外，C17~F17單元格區域公式為提取鑄鋁件的直接材料、直接動力、直接人工和制造費用的期初余額，公式略。

C7=FS（\"41010101\"，月，\"借\"，，，\"401\"，\"1\"，），其含義為從總賬系統中提取科目代碼為41010101（基本成產成本下的直接材料），部門編碼為401（鑄造車間），項目編號為1（鑄鐵件）的借方發生數。D7~F7單元格的公式分別用來提取部門編碼為401（鑄造車間），項目編號為1（鑄鐵件）的直接動力、直接人工和制造費用借方發生額，另外，C18~F18單元格公式為提取鑄鋁件的直接材料、直接動力、直接人工和制造費用的借方發生額，公式略。

（4）加工車間生產成本分配

加工車間生產成本核算時產生了月末在產品，本案例采用約當產量法進行月末在產品的核算，約當產量是指將尚未完工的在產品按其完工程度或投料程度折算成完工產品的數量。如圖7所示，加工車間生產成本分配表的基本數據輸入區中，月初在產品、本月投產數、本月完工數、月末在產品數是由成本會計人員呈報而來，各費用項目的完工程度則是由生產車間管理部門測算得來。在圖8中計算結果顯示區中與鑄造車間生產成本分配表不同之處在于多了一項“分配率”，分配率=生產費用合計/（完工產品數+月末在產品數*約當產量），完工產品總成本=完工產品數量*分配率，月末在產品=月末在產品數量*分配率。用到的主要函數如下：

C20=QC（\"41010101\"，月，，，，\"402\"，\"3\"，，，，），其含義為從總賬系統中提取科目代碼為41010101（基本成產成本下的直接材料），部門編碼為402（加工車間），項目編號為3（一號機床半成品）的期初數。D20~F20單元格區域的公式分別用來提取部門編碼為402（加工車間），項目編號為3（一號機床半成品）直接動力、直接人工和制造費用的期初數，同理，C34~F34單元格區域公式為提取二號機床的直接材料、直接動力、直接人工和制造費用的期初余額。

C21=FS（\"41010101\"，月，\"借\"，，，\"402\"，\"3\"，），其含義為從總賬系統中提取科目代碼為41010101（基本成產成本下的直接材料），部門編碼為402（加工車間），項目編號為3（一號機床半成品）的借方發生數。D21~F21單元格的公式分別用來提取部門編碼為402（加工車間），項目編號為3（一號機床半成品）的直接動力、直接人工和制造費用借方發生額，同理，C35~F35單元格公式為提取鑄鋁件的直接材料、直接人工、直接動力和制造費用的借方發生額。

（5）裝配車間生產成本分配

由于裝配車間的成本核算與加工車間的成本核算方法相同，產品成本分配表的設計原理、所用到的公式等也都相同，可借鑒加工車間生產成本分配表來設計裝配車間生產成本分配表，如圖9、圖10所示。

3.將UFO報表分配后的數據引入總賬系統，生成憑證

前面已經做好了輔助生產成本分配表，接下來需要做的就是如何讓計算得到數據回歸總賬系統，并生成憑證，從賬本上體現數據的歸集與分配。

（1）自定義轉賬設置

在期末自定義轉賬功能中需增加5個轉賬憑證設置，分別為分配并結轉輔助生產成本、分配并結轉制造費用、分配并結轉鑄造車間、加工車間和裝配車間生產成本。在每張轉賬憑證設置中大量運用了“UFO報表取數函數”，其功能是從UFO報表中提取分配數據傳遞到憑證中，以實現憑證的自動生成。例如：分配并結轉輔助生產成本，轉賬序號：0001；轉賬說明：分配并結轉輔助生產成本。

需說明的是：表1中管理費用——其他科目的金額公式定義為CE（），其含義是取借貸平衡差額，目的是調整由于小數保留位數的原因造成的計算結果借貸不平衡，由管理費用——其他科目承擔差額。

根據企業生產流程，并參照輔助生產成本分配設置，同理定義其他轉賬憑證。

轉賬序號 轉賬說明

0002 分配并結轉各車間制造費用

0003分配并結轉鑄造車間生產成本

0004分配并結轉加工車間生產成本

0005分配并結轉裝配車間生產成本

（2）轉賬生成

運行期末—轉賬生成功能，選擇并生成上述自定義轉賬憑證，并審核記賬。就這樣，經過自定義轉賬設置、轉賬生成兩個步驟實現了數據從UFO報表傳遞到總賬系統。需注意的是，對于生成憑證的順序有著嚴格的規定，輔助生產成本憑證生成完畢后，才能進行制造費用分配、鑄造車間生產成本、加工車間生產成本和裝配車間生產成本憑證的生成。

（三）運行效果分析

經過上述操作，實現了輔助生產成本分配、制造費用分配、完工產品與半成品費用分配，從而實現了利用用友總賬和UFO報表完成企業成本核算。今后進行生產成本核算時，只要改變關鍵字就可以使成本核算表自動從總賬系統中取出待分配金額，經過計算，得出分配給下一個生產環節各科目的金額，再經過轉賬定義、轉賬生成兩個環節生成記賬憑證。

五、有待探討的問題

在模型設計過程中，筆者曾設想在定義公式時用“關聯條件”實現表與表之間取數，即輔助生產成本分配完畢后，制造費用分配以及鑄造車間、加工車間和裝配車間完工產品與在產品的分配不是從總賬系統中取數，而是相互間從UFO報表中取數，待產品分配歸集完畢后，再生成憑證、審核和記賬。但與本模式相比，賬本上反映成本信息的時間可能會拖延，另外，本模式憑證審核環節可以更早地發現錯誤或問題，避免錯誤被進一步蔓延。

在應用過程中，不同的企業也許還會遇到各種各樣的難題，這就需要逐步完善利用用友總賬系統和UFO報表實現企業成本核算的方法，提高中小型企業生產管理效率。

主要參考文獻

［1］ 武新華等. 會計電算化系統實務操作教程（用友ERP-U8版）［M］. 北京： 機械工業出版社，2006.

［2］ 韓慶蘭. 會計信息系統［M］. 北京：清華大學出版社，2004.