充分利用Ｅｘｃｅｌ實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)集中支付方式改革運(yùn)行

［摘 要］ 本文利用Excel，并以財(cái)務(wù)局域網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)支付方式改革后國(guó)庫(kù)資金支付憑證、國(guó)庫(kù)備查賬、國(guó)庫(kù)對(duì)賬單的電算化，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。

［關(guān)鍵詞］ 國(guó)庫(kù)集中支付；Excel；財(cái)務(wù)局域網(wǎng)

［中圖分類號(hào)］F812.4［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194(2008)03-0104-03

2007年江西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱我院）對(duì)國(guó)庫(kù)集中支付方式進(jìn)行了改革，將原先13個(gè)預(yù)算單位零余額賬戶進(jìn)行國(guó)庫(kù)資金支付，合并為由一個(gè)預(yù)算單位零余額賬戶辦理，全院各單位通過(guò)填制國(guó)庫(kù)支付委付單交由國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)辦理財(cái)政授權(quán)支付和直接支付。2007年實(shí)行政府收支分類改革后，國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)中預(yù)算指標(biāo)核算更加明細(xì)化，按支出功能科目的項(xiàng)、支出經(jīng)濟(jì)分類科目的類、支出項(xiàng)目名稱、支出項(xiàng)目類別、指標(biāo)文件編號(hào)、支付方式來(lái)列示指標(biāo)，錄入“財(cái)政支付憑證”時(shí)要選擇支出經(jīng)濟(jì)分類科目的款項(xiàng)，一個(gè)支出經(jīng)濟(jì)分類科目的款項(xiàng)就打印一張憑證。為使國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)錄入人員能正確錄入支付憑證，要求各單位填制委付單時(shí)要按國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)反映的內(nèi)容在委付單中完整地注明各項(xiàng)信息，國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)錄入人員再根據(jù)各單位的委付單在國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)中錄入。由于支出科目要細(xì)分到款項(xiàng)，各預(yù)算單位要填制很多的憑證，國(guó)庫(kù)核算部門錄入國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)的工作量更大，而且還要審核各預(yù)算單位是否按下達(dá)的用款額度使用。月末按不同的單位、不同的支出功能科目的項(xiàng)、不同的支出經(jīng)濟(jì)分類的類、不同的發(fā)文文號(hào)、不同的支出項(xiàng)目名稱、不同的支出類別、不同的支付方式來(lái)編制對(duì)賬單與系統(tǒng)和各單位對(duì)賬。如果如此復(fù)雜的工作通過(guò)手工來(lái)完成，工作量不但很大而且很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。筆者結(jié)合我院國(guó)庫(kù)集中支付方式改革實(shí)際，談一談如何利用Excel強(qiáng)大的功能，并以財(cái)務(wù)局域網(wǎng)作為依托來(lái)實(shí)現(xiàn)我院國(guó)庫(kù)支付方式改革后國(guó)庫(kù)資金支付憑證、國(guó)庫(kù)備查賬、國(guó)庫(kù)對(duì)賬單的電算化。

一、建立要進(jìn)行國(guó)庫(kù)集中支付的工作簿

根據(jù)國(guó)庫(kù)支付網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能分別建立預(yù)算指標(biāo)、用款計(jì)劃、國(guó)庫(kù)支付文件夾。現(xiàn)主要介紹“國(guó)庫(kù)支付”工作簿如何設(shè)置，“國(guó)庫(kù)支付”工作簿按月分設(shè)，放在國(guó)庫(kù)支付文件夾中。

二、“國(guó)庫(kù)支付”工作簿的初始化工作

第一步：設(shè)置“代碼”工作表。為了簡(jiǎn)化以后“支付申請(qǐng)書(shū)”、“計(jì)劃調(diào)整”、“用款計(jì)劃余額”的錄入量，提高準(zhǔn)確度，并有利于統(tǒng)一名稱、便于準(zhǔn)確取數(shù)，將政府收支分類的支出功能科目的“項(xiàng)”和支出經(jīng)濟(jì)分類科目的“類”和“款”的代碼作為錄入碼，將代碼與科目名稱建立聯(lián)系（如圖1所示）。功能科目代碼設(shè)置為7位，不夠部分用零填補(bǔ)，如22999其他支出；支出經(jīng)濟(jì)分類科目“類”代碼為3位；支出經(jīng)濟(jì)分類科目款項(xiàng)代碼設(shè)置為7位，不夠部分也用零填補(bǔ)。代碼設(shè)置位數(shù)相同便于以后通過(guò)公式能正確檢索到名稱。

第二步：設(shè)置“支付申請(qǐng)書(shū)”工作表的格式和公式。在國(guó)庫(kù)集中支付網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將“查詢功能”中“支付憑證查詢”的格式導(dǎo)入Excel格式并作為“支付申請(qǐng)書(shū)”格式（見(jiàn)圖2）。本表主要是作為各單位授權(quán)支付和直接支付的申請(qǐng)單，也可作為單位的備查簿。

（1）將B列、D列、F列單元格設(shè)置為數(shù)值型，以便定義的函數(shù)公式能自動(dòng)檢索到名稱，名稱、賬號(hào)設(shè)置為文本型。定義C4公式=IF(ISNA(VLOOKUP（$B4，代碼!$A$1：代碼!$B$100，2，0）)，＂＂，VLOOKUP（$B4，代碼!$A$1：代碼!$B$100，2，0）))，并向下拖曳復(fù)制C4。本公式的作用在于當(dāng)B列中輸入代碼時(shí)，在本單元格中生成功能科目名稱。VLOOKUP函數(shù)為查找函數(shù)，IF為條件函數(shù)，ISNA函數(shù)用于判斷值是否為錯(cuò)誤值“#N/A”（值不存在）。公式中用ISNA結(jié)合IF進(jìn)行錯(cuò)誤判斷，如果VLOOKUP（$B4，代碼!$A$1：代碼!$B$100，2，0）找不到查詢的值，則單元格顯示為空，否則就執(zhí)行原來(lái)的查詢。本表如果出現(xiàn)“#N/A”錯(cuò)誤值提示會(huì)使“用款計(jì)劃余額”計(jì)算無(wú)法進(jìn)行。其他E列、G列公式設(shè)置類同。

（2）將“支出項(xiàng)目類別”、“項(xiàng)目名稱”、“文件編號(hào)”、“支付類型”列設(shè)置下拉箭。在T列列出支出項(xiàng)目類別名稱、在U列列出支付類型名稱、在V列列出所有的指標(biāo)文號(hào)名稱可在下拉箭中選擇。設(shè)置如下：選中H列，在[數(shù)據(jù)]/[數(shù)據(jù)有效性]中[設(shè)置]選項(xiàng)卡，[允許]下拉單中選擇[序列]，在公式文本框中輸入=$T$2:$T$5。J列、L列設(shè)置類同。設(shè)置完成后可將T、U、V列隱藏，保證支付申請(qǐng)書(shū)的完整。

（3）設(shè)置“銀行已確認(rèn)或生成支付令”打“√”錄入確認(rèn)。輸入“√”要在“數(shù)學(xué)符號(hào)鍵盤”中選擇，為了避免以后錄入時(shí)鍵盤轉(zhuǎn)換的麻煩，可將S列設(shè)置為輸入數(shù)字1顯示為“√”。方法如下：選中S列，在[格式]/[單元格]，打開(kāi)[單元格格式]對(duì)話框，選取[數(shù)值]選項(xiàng)卡，在“分類”列表中選取“自定義”項(xiàng)，在“類型”中輸入代碼“［＝１］＂√＂；Ｇ／通用格式”。

（4）保護(hù)“銀行已確認(rèn)或生成支付令”的業(yè)務(wù)不被修改。委托辦理的支付業(yè)務(wù)代理銀行已確認(rèn)或直接支付已生成了支付令，證明業(yè)務(wù)交易已完成。下面的方法可以防止已有確認(rèn)符號(hào)（“√”）的數(shù)據(jù)被修改。選取B列到R列，打開(kāi)[數(shù)據(jù)有效性]對(duì)話框，選取［允許］下拉框中的“自定義”，然后在公式文本框中輸入公式“=$S=”。

第三步：設(shè)置“計(jì)劃調(diào)整”工作表格式和公式。本表用于各單位之間內(nèi)部指標(biāo)劃轉(zhuǎn)，格式和公式設(shè)置類同“計(jì)劃申請(qǐng)書(shū)”（見(jiàn)圖3）。

第四步：設(shè)置“用款計(jì)劃余額”工作表格式和公式。“用款計(jì)劃余額”工作表格式如圖4所示，可在國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)“額度查詢”功能中將其導(dǎo)為Excel格式，這樣還包括了全院的經(jīng)費(fèi)情況，免于錄入，格式設(shè)置同“支付申請(qǐng)表”。國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)將本表作為全院各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的結(jié)余表并作為與國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)的對(duì)賬單，各單位將其作為單位經(jīng)費(fèi)結(jié)余表和對(duì)賬單。

（1）將全院目前在國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)中所有的預(yù)算指標(biāo)按以上格式列出，以后財(cái)政部門下達(dá)的指標(biāo)加在后面。

（2） “上月結(jié)余”為上月“國(guó)庫(kù)支付”工作簿中本表的“本月余額”，除1月份為零，其他月份的“國(guó)庫(kù)支付”工作簿可復(fù)制上月的“國(guó)庫(kù)支付”工作簿，將“本月余額”列復(fù)制，選用“選擇性粘貼”中“數(shù)值”粘貼。

（3）“本月到賬額度”按國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)下達(dá)的“授權(quán)支付到賬通知書(shū)”和“直接支付用款計(jì)劃通知書(shū)”中的數(shù)據(jù)，按不同功能科目、支出經(jīng)濟(jì)分類、支出類別、項(xiàng)目名稱、文件編號(hào)、支付類型分別錄入。

（4）“本月支出”是從“支付申請(qǐng)書(shū)”中按相同的功能科目、支出經(jīng)濟(jì)分類、項(xiàng)目類別、支付類型匯總，公式設(shè)置為M4=SUMPRODUCT((支付申請(qǐng)書(shū)!$C$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$C$500=\"農(nóng)業(yè)事業(yè)機(jī)構(gòu)\")*(支付申請(qǐng)書(shū)!$E$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$E$500=\"工資福利支出\")*(支付申請(qǐng)書(shū)!$H$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$H$500=\"基本支出\")*(支付申請(qǐng)書(shū)!$J$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$J$500=\"贛財(cái)農(nóng)(通)(2007)3號(hào)\")*(支付申請(qǐng)書(shū)!$L$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$L$500=\"授權(quán)支付\")*(支付申請(qǐng)書(shū)!$R$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$R$500)) ，SUMPRODUCT函數(shù)是對(duì)區(qū)域內(nèi)多條件求和，用“*”為選取條件同時(shí)存在時(shí)求和。設(shè)置公式時(shí)“條件”中的名稱要注意輸入法的半角和全角，文字要與“支付申請(qǐng)書(shū)”一致，否則會(huì)取不到數(shù)據(jù)。可以通過(guò)代碼、下拉箭對(duì)此種情況進(jìn)行防范。

（5）“調(diào)整計(jì)劃增（減）”公式設(shè)置為K4= SUMPRODUCT((計(jì)劃調(diào)整!$B$4: 計(jì)劃調(diào)整!$B$500=\"農(nóng)業(yè)事業(yè)機(jī)構(gòu)\")*(計(jì)劃調(diào)整!$E$4: 計(jì)劃調(diào)整!$E$500=\"工資福利支出\")*(計(jì)劃調(diào)整!$F$4: 計(jì)劃調(diào)整!$F$500=\"基本支出\")*(計(jì)劃調(diào)整!$I$4: 計(jì)劃調(diào)整!$I$500=\"贛財(cái)農(nóng)(通)(2007)3號(hào)\")*(計(jì)劃調(diào)整!$J$4: 計(jì)劃調(diào)整!$J$500=\"授權(quán)支付\")*(計(jì)劃調(diào)整!$R$4: 計(jì)劃調(diào)整!$R$500))。此表不能反映調(diào)整情況，但在各單位的余額表中可以反映出來(lái)。

（6）本月可用額度合計(jì)L4=SUM（I4：K4）

（7）“本月余額”N4=L4-M4

第五步：將設(shè)置好的“國(guó)庫(kù)支付”工作簿（只含代碼、支付申請(qǐng)書(shū)、計(jì)劃調(diào)整、用款計(jì)劃余額工作表）放在網(wǎng)上鄰居的共享文檔中，每個(gè)單位復(fù)制一份并重命名為××單位國(guó)庫(kù)支付。

第六步：國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)再將“國(guó)庫(kù)支付”工作簿增加國(guó)庫(kù)核算單位工作表，將“用款計(jì)劃余額”復(fù)制到“機(jī)關(guān)”的工作表中，并對(duì)M列、K列公式中增加一個(gè)條件(支付申請(qǐng)書(shū)!$A$4:支付申請(qǐng)書(shū)!$A$500=\"機(jī)關(guān)\")和(計(jì)劃調(diào)整!$A$3:計(jì)劃調(diào)整!$A$500=\"機(jī)關(guān)\")，編制好“機(jī)關(guān)”工作表后復(fù)制到其他單位的工作表，并通過(guò)查找/替換單位名稱來(lái)完成其他單位的設(shè)置。這樣就可以在“支付申請(qǐng)表”中檢索到各單位的支出并計(jì)算出各單位的用款計(jì)劃余額（見(jiàn)圖5）。

第七步：國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)在“用款計(jì)劃余額”各單位工作表錄入“本月到賬額度”，如果有上月結(jié)余也要錄入；各單位也在本單位“××單位國(guó)庫(kù)支付”工作簿中錄入“本月到賬額度”和“上月余額”。這樣整個(gè)“國(guó)庫(kù)支付”初始化工作就完成了。

三、日常工作

初始化工作完成后，各單位國(guó)庫(kù)支付日常工作變得比較簡(jiǎn)單。

1. 業(yè)務(wù)錄入工作。單位出納主要是將單位要進(jìn)行國(guó)庫(kù)支付的業(yè)務(wù)錄入“支付申請(qǐng)書(shū)”，單位錄入業(yè)務(wù)過(guò)程中可以向國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)及時(shí)通過(guò)“用款計(jì)劃余額”查詢并掌握各項(xiàng)指標(biāo)的余額。單位將要辦理的業(yè)務(wù)（原先已辦理的隱藏起來(lái)）打印兩份，單位會(huì)計(jì)確認(rèn)蓋章后送交國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)。國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)接到單位送來(lái)的“支付申請(qǐng)書(shū)”后，核對(duì)單位在網(wǎng)上鄰居共享文檔中的“××單位國(guó)庫(kù)支付”并將相關(guān)業(yè)務(wù)復(fù)制到“全院國(guó)庫(kù)支付”中的“支付申請(qǐng)書(shū)”，再核對(duì)“××單位”是否在用款計(jì)劃內(nèi)。國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)收集完各單位的“支付申請(qǐng)書(shū)”數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)/篩選后錄入國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)，送代理銀行確認(rèn)后在各單位送來(lái)的“支付申請(qǐng)書(shū)”上填寫(xiě)國(guó)庫(kù)支付憑證編號(hào) ，“授權(quán)支付”再按“財(cái)政資金支付憑證”中的國(guó)庫(kù)編號(hào)填上編號(hào)，到銀行辦理成功后，在“銀行已確認(rèn)或生成支付令”列打“√”。直接支付在收到國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)的“直接支付入賬通知書(shū)”中注明國(guó)庫(kù)生成的支付令號(hào)填上，并在“銀行已確認(rèn)或生成支付令”列打“√”。國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)蓋章退回一份給單位做賬。

2. 月末對(duì)賬工作。各預(yù)算單位出納通過(guò)“用款計(jì)劃余額”及“支付申請(qǐng)書(shū)”與會(huì)計(jì)賬或報(bào)表和國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)的對(duì)賬單對(duì)賬；國(guó)庫(kù)核算機(jī)構(gòu)通過(guò)全院的“用款計(jì)劃余額”與國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)指標(biāo)對(duì)賬后再給各單位下發(fā)對(duì)賬單，即“國(guó)庫(kù)支付”工作簿中各單位的工作表。這項(xiàng)工作其實(shí)在平常就隨著支付業(yè)務(wù)完成了，月末對(duì)賬變得簡(jiǎn)化。

手工方式下，國(guó)庫(kù)支付備查賬按不同的功能科目和指標(biāo)文號(hào)分設(shè)多欄明細(xì)賬，再按支出經(jīng)濟(jì)分類科目的“類”和“支付類型”設(shè)置不同欄次。一些單位由于指標(biāo)較多，造成登記備查賬的困難，在對(duì)賬時(shí)也是很麻煩的。可見(jiàn)，使用Excel能輕松實(shí)現(xiàn)“國(guó)庫(kù)支付委付單”和“國(guó)庫(kù)備查簿”、“國(guó)庫(kù)對(duì)賬單”電算化，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。