信息化環境下編制會計報表若干問題分析

［摘 要］ 在信息化環境下編制會計報表時，往往會出現一些在手工環境下編制會計報表所從未遇到過的一些新問題而令人不知所措，因為在信息化環境下會計報表的編制是高度程序化、自動化和透明的，用戶直接看到的就是會計報表結果本身，而編表過程完全依賴于會計信息化軟件。因此，適時全面總結和分析信息化環境下編制會計報表時經常出現的一些問題及其對策是十分必要的。本文深入分析了資產負債表、利潤表及現金流量表的編制問題，認為目前信息化環境下編制會計報表無論從理論上還是從實務上均存在一些問題，必須認真加以研究，探求其深層原因，找到合理對策，為提供真實、準確、及時的會計信息進而為輔助報表使用者進行經濟決策打下堅實的基礎。

［關鍵詞］ 信息化；會計報表；問題分析

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194(2008)03-0009-03

在信息化環境下編制會計報表時，往往會出現一些在手工環境下編制會計報表所從未遇到過的一些新問題而令人不知所措，因為在信息化環境下會計報表的編制是高度程序化、自動化和透明的，用戶直接看到的就是會計報表結果本身，而編表過程完全依賴于會計信息化軟件。因此，適時全面總結和分析信息化環境下編制會計報表時經常出現的一些問題及其對策是十分必要的。只有這樣，才能既知其然又知其所以然，做到胸有成竹、處變不驚。按照我國財政部2006年2月15日頒布的新企業會計準則的規定，資產負債表、利潤表和現金流量表仍然是企業必須提供的主要會計報表，而編制這些會計報表面臨的問題也最多，所以，在此重點分析這3種會計報表的編制。

一、資產負債表的編制

資產負債表是指反映企業在某一特定日期的財務狀況的會計報表，其編制依據是會計等式“資產＝負債＋所有者權益”，因此對資產負債表的基本要求便是資產合計應該等于負債及所有者權益合計。然而，在編制資產負債表時，往往會出現資產負債表不平的現象，也就是資產合計不等于負債及所有者權益合計。一旦遇到該問題，用戶頭腦里馬上想到的就是憑證是不是填錯了，于是便逐張憑證去核對，結果卻是一無所獲。這實際上是手工會計環境下思維模式的一種自然反映和慣性使然。我們知道，會計軟件會對期初余額和憑證作嚴格的平衡校驗，如果期初余額試算不平衡或者憑證借貸不平衡的話，是無法正常地進入到系統中去的，只有在系統遭遇病毒或人為蓄意破壞系統數據等意外情況下，才有可能致使期初余額或憑證借貸不平衡。因此，在確信系統安全的前提下基本可以排除這一情況發生的可能性。既然期初余額和憑證都是借貸平衡的，而在信息化環境下賬證表又都是數據同源的，那為什么資產負債表卻不平衡呢？經過分析，筆者發現有以下兩點原因可以導致資產負債表失衡。

1． 未結轉期間損益

資產負債表反映的是資產負債表日的企業資產、負債和所有者權益的余額信息，而損益類賬戶余額是不會進入資產負債表的。所以，如果存在損益類賬戶余額未結轉至本年利潤時，資產負債表肯定會出現不平衡的現象。例如，在資產負債表日，主營業務收入有貸方余額100 000元尚未結轉至本年利潤賬戶，假定不存在其他情況，此時資產負債表的借方即資產合計一定比資產負債表貸方即負債及所有者權益合計多出100 000元。如果將主營業務收入的貸方余額100 000元結轉至所有者權益中的本年利潤賬戶后再生成資產負債表，那么資產負債表一定是平衡的?？傊?，在生成資產負債表之前，一定要確保所有損益類賬戶余額已全部結轉至本年利潤賬戶并且任何一個損益類賬戶均無余額，只有這樣，生成的資產負債表才有可能是平衡的。

2． 漏掉了個別賬戶

還有一個造成資產負債表不平衡的原因，那就是定義資產負債表取數公式時漏掉了某些本應該出現在資產負債表中的資產類、負債類或權益類賬戶，那么當這些被漏掉的賬戶在資產負債表日余額不為零的情況下，就極有可能會造成資產負債表的不平衡。例如，可能未將生產成本賬戶包括在資產負債表中的存貨中，當存在期末在產品時，會使得報告的存貨余額小于其實際余額，從而有可能造成資產負債表不平衡。再如，企業平時的利潤都是在本年利潤賬戶中反映的，只有在年終決算時才將本年利潤賬戶的余額轉至未分配利潤賬戶，因此必須將本年利潤賬戶包括在資產負債表的未分配利潤中，否則在編制中期會計報表時可能會造成資產負債表的不平衡。當然，大多數情況下我們都是利用會計軟件提供的報表模板來生成資產負債表，而會計軟件制造商可能已經考慮到了這些問題，所以此時不會發生這種情況。但是，當自定義報表時，一定切記不要漏掉任何一個本應出現在報表中的賬戶，特別是那些有余額的賬戶。

二、利潤表的編制

利潤表是指反映企業在一定會計期間的經營成果的會計報表，其編制依據是等式“收入－費用＝利潤”。在生成利潤表時，經常遇到的問題是利潤表中計算出的利潤與本期實際利潤不一致，從而導致利潤表和資產負債表之間的勾稽關系被破壞，那問題出在哪兒呢？我們知道，利潤表中的利潤是通過各損益類賬戶的發生額計算而得的，而各損益類賬戶的發生額一般是通過會計軟件提供的發生額函數來從賬務子系統自動提取的。因為程序是固定的，發生額函數只能從各損益類賬戶固定的貸方或借方取得發生額，所以當各損益類賬戶在日常業務中既有借方發生額又有貸方發生額時，軟件將無法區分正常發生額和結轉至本年利潤的發生額，從而造成取出的發生額與各損益類賬戶實際發生額不符，因而也就造成了利潤計算的錯誤。為了避免此類錯誤的發生，在日常填制記賬憑證時應該將各收入類賬戶的發生額固定填寫在貸方，如確實出現借方金額時，應以負數記入貸方，而借方只登記結轉至本年利潤的發生額；同理，應將各費用類賬戶的發生額固定填寫在借方，如確實出現貸方金額時，應以負數記入借方，而貸方只登記結轉至本年利潤的發生額。這樣，就可以保證發生額函數取出的各損益類賬戶的發生額與其實際發生額相符，也就保證了利潤計算的正確性。例如，某企業當月實際銷售貨物100 000元，發生銷售退貨10 000元，應記入當月的各成本費用共計50 000元，假定不考慮其他情況，此時當月的實際利潤為40 000元。如果填制憑證時，將銷售退貨的10 000元登記到主營業務收入借方的話，當利用發生額函數提取主營業務收入賬戶貸方發生時得到的金額將是100 000元，如圖1所示，因而利潤表中計算出的利潤將是50 000元，與實際利潤40 000元不等；如果填制憑證時，將銷售退貨的10 000元以－10 000登記到主營業務收入貸方的話，當利用發生額函數提取主營業務收入賬戶貸方發生額時得到的金額將是90 000元，如圖2所示，因而利潤表中計算出的利潤將是40 000元，與實際利潤相等。

當然，有些會計軟件可以根據某些條件如對方科目、摘要等有選擇地提取賬戶發生額數據。顯然，這對會計人員的要求較高，使用起來有一定難度。因此，筆者還是提倡采用前述的方法，將各損益類賬戶的所有日常發生額都固定登記在正常方向，而只將結轉至本年利潤的金額登記在相反方向，這樣操作既簡單，又保證了利潤計算的正確性。

三、現金流量表的編制

現金流量表是指反映企業在一定會計期間的現金和現金等價物流入和流出的會計報表?，F金流量表的編制較資產負債表和利潤表而言要復雜得多，往往令會計人員望而卻步，仍然手工編制現金流量表。即便利用會計軟件編制現金流量表，也不清楚其編制原理和流程，只是機械地模仿操作，出現問題后便不知所措，表不平時便“巧妙”地利用“其他”項目充當蓄水池，手工把表軋平。因此，充分了解信息化環境下現金流量表的編制原理、編制流程是十分必要的。

從我國會計信息化實務來看，編制現金流量表主要有兩種方法：一種方法是利用賬務子系統的輔助核算功能來實現現金流量表的編制；另一種方法是使用專門的現金流量表軟件來編制現金流量表。

1． 利用輔助核算編制現金流量表

通過該種方法編制現金流量表無需額外投資，只要充分利用賬務子系統提供的輔助核算功能（目前，大部分會計軟件都提供該功能）即可達到編制現金流量表的目的。使用該種方法編制現金流量表的基本方法和流程如下：首先，將各現金流量表項目設置為項目檔案；其次，將各現金類科目設置為項目輔助核算；然后，在處理日常業務填制憑證時，如果用到了現金科目，應該根據提示選擇某一個現金流量表項目，于是在填制憑證時便將各現金流量歸集到了相應的現金流量表項目中去；最后，根據系統提供的輔助核算賬表查詢功能查詢到各現金流量項目的金額并抄錄到資產負債表中即可。當然，有些軟件在報表子系統提供了現金流量表模板，可以利用賬務函數直接提取各現金流量項目金額從而快速生成現金流量表。這種方法的優勢在于使用簡單，數據準確，并且可以留下明顯的審計線索，但對制單人的要求較高，增加了填制憑證的負擔，并且重復操作較多，效率不高，例如同類業務的多張憑證可能需要重復選擇現金流量表項目。但不可否認，該種方法仍然是目前信息化環境下編制現金流量表的常用方法。

2． 使用專門的現金流量表軟件編制現金流量表

通過該種方法編制現金流量表需要額外投資，單獨購買現金流量表軟件。目前，現金流量表軟件編制現金流量表的核心思想是：首先，設置好各現金流量表項目的數據來源；然后，將涉及現金類科目的所有記賬憑證分解為一借一貸的憑證；最后，根據各項目的數據來源對分解后的一借一貸憑證進行遍歷，將符合條件的憑證金額進行匯總便得出現金流量表項目金額。這種實現方法符合計算機數據處理的特征，重復性低，編表效率高，自動化程度高，對于同類業務的現金流量表項目無需手工重復選擇。但是，這種方式也存在很多問題。例如，設置項目來源較為復雜，而且一旦設置有遺漏將會導致現金流量表的錯誤。再如，當多借多貸憑證較多時，需要手工分解憑證，操作較為煩瑣。因此，這種方法在實務中的應用不是很多。

應當指出，以上兩種方法都是針對現金流量表主表而言的。按照《企業會計準則第31號——現金流量表》的規定，企業應當在附注中披露將凈利潤調節為經營活動現金流量的信息。目前，無論是按照第一種方法還是按照第二種方法，會計軟件主要是利用賬務函數來提取這些信息，但這種粗放型的處理方法往往不能一步到位，結果多需要手工調整，而一旦“擺不平”，便會“巧妙地”利用“其他”項目將表軋平。按照廈門大學汪一凡教授的觀點，這一附注信息是完全可能實現精確編制的。當然，這還需要理論上的進一步完善和實踐中大規模的檢驗。因此，如何快速準確地生成現金流量表及其附注信息仍然是會計信息化理論界和實務界必須關注的課題。

綜上所述，在信息化環境下編制會計報表，無論從理論上還是從實務上均存在一些問題，必須認真加以研究，探求其深層原因，找到合理對策，為提供真實、準確、及時的會計信息進而為輔助報表使用者進行經濟決策打下堅實的基礎。

主要參考文獻

［1］ 黃水平. 會計電算化下損益類科目處理方法分析［J］. 中國管理信息化，2007，（2）.

［2］ 呂志明. 會計信息化環境下現金流量表的編制［J］. 中國管理信息化，2006，（2）.

［3］ 王曉煒，呂志明主編. 會計信息系統與實驗［M］. 北京:清華大學出版社，北京交通大學出版社，2006.