綜合多欄賬在高校預算管理中的應用

［摘 要］ 預算管理是高校財務資金管理的重要內容。在二級預算管理體制下，通過UFO報表和賬務系統的銜接，可以有效地控制二級預算單位經費預算總量的執行和使用，但還無法提供比較綜合的預算支出明細數。通過綜合多欄賬可以有效地解決核算和核算執行過程中存在的不足。

［關鍵詞］ 高校；預算管理；綜合多欄賬

［中圖分類號］F232；F275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194(2008)03-0052-04

近年來，隨著我國高等教育改革的不斷深化，高等教育由精英教育逐步向大眾化教育轉變，高校在校生規模迅速擴大。隨著政府對教育重視程度的提高，對高校撥款大幅增加，加之學雜費收入及社會捐資等，高校財務資金來源渠道得到了很大的改善。因此，如何管理并使用好財務資金，已經成為高校財務管理的重中之重。預算管理作為高校財務管理的重要組成部分，越來越受到重視，已成為高校財務管理的重要內容。

一、問題的提出

目前，大多數高校財務采用“經費本”來控制學院經費預算。每個經費責任人手中都有經費本，即每報銷一筆經費，財務都要在“經費本”上登記。經費責任人員可以直接看到自己可以使用的經費數。但使用經費本有許多不足之處：一是在財務賬上不能及時反映各部門的預算控制數；二是如有追加預算經費，不能及時在經費本上反映；三是報銷經費比較麻煩，也增加了不必要的工作量；四是經費本容易丟失。有部分高校采用上海復旦天翼預算管理軟件，雖然可以在財務賬上實時得到分配數、實際分配數、尚未分配數，但缺乏統計功能。現在大部分高校采用用友財務軟件，在原有總賬模塊的基礎上，在高校預算管理中運用綜合多欄賬。

以溫州職業技術學院為例，學院財務實行一級核算、二級管理的預算管理體制。學院所有財務核算統一由院計財處執行，在此基礎上，將系（部）或二級學院作為相對獨立的二級預算單位進行經費使用管理。學院賦予各個二級單位一定的經費自主支配權，在經費預算范圍內，二級單位可以自主使用相應的經費。由于每個二級預算單位下有多個可使用的經費項目，如學生思政工作經費、學生團經費、學生業務費、招生宣傳費等，而且每個經費項目又都可能涉及多個會計科目，如學生思政工作經費，包括工作人員為思政工作所花費的差旅費、思政工作宣傳費等。因此，針對這種情況，為保證賬務處理的正確分類、分項，同時也為了能夠實現對預算經費的執行和使用情況的實時監控，避免預算經費超支使用，采用預提計劃支出數的辦法進行相關財務管理和核算。其具體操作步驟如下：

（1）將支出類會計科目的輔助核算定義為部門、項目核算。

（2）專門設置“計劃支出——計劃支出總數”和“計劃支出——學院支出數”兩個會計科目，并將“計劃支出——學院支出數”科目的輔助核算定義為部門、項目核算，每個部門經費預算下達后，通過編制分錄將各個二級預算單位的可支配預算數在賬面上進行反映，編制分錄如下：

借：計劃支出——計劃支出總數

貸：計劃支出——學院支出數

（3）利用UFO報表系統功能編制經費預算執行情況表，如圖1所示。

通過編制UFO表，并巧妙地將報表系統和總賬系統數據進行銜接，使財務人員可以隨時了解到各二級預算單位的預算執行情況，加強了對預算的實時、有效控制，避免超預算的報銷。

然而，隨著二級預算管理體制的開展和不斷深入，學院的領導和各二級預算部門的經費責任人員，同樣也需要隨時了解自己所管理的各個經費項目的使用和執行情況。不僅要隨時了解各經費項目總的執行情況，同時也需要財務部門進一步提供詳細的經費預算支出數據。這就對財務核算部門提出了更高的要求，對財務核算管理的要求也就越來越細化。如圖1所示，截至2007年4月26日累計支出欄中學生思政工作經費4 650元，具體包括幾項支出，如果該二級單位的經費責任人需要了解更詳細的支出數據，從這張報表中是不能直接反映出明細支出情況的，在總賬系統中同樣也不能一目了然地反映出來，需要查看每個項目的明細支出賬后才能提供相關數據。如果項目多，那么需要提供的資料也就越多，從而增加了經費責任人了解信息的難度。

二、綜合多欄賬在高校賬務管理系統中的應用

針對上述核算和預算執行過程存在的不足，可以通過在賬務系統中運用綜合多欄賬的方式來彌補。綜合多欄賬是在多欄賬的基礎上新增的一種賬簿查詢方式，除了可以用科目為分析欄目查詢明細賬外，還可以以輔助項及定義項為分析欄目來查詢明細賬，可實現多個不同科目在同一賬頁中的查詢功能，如圖2、圖3所示。通過綜合多欄賬，可以清晰地了解到每一個經費項目的每一筆經費開支和使用以及累計使用情況，能夠較好地滿足各經費管理責任部門和人員適時掌握經費預算情況的需要。

在賬務系統下，運用綜合多欄賬功能的操作步驟如下：

（1）在用友財務軟件賬務系統中，打開業務工作財務總賬系統下的科目賬中的綜合多欄賬頁面，如圖4、圖5所示。

（2）如圖5所示，在“多欄賬名稱”對應框內輸入××經費項目明細賬，輔助核算中選擇項目核算，項目大類自動顯示項目核算。“欄目組”是綜合多欄賬所要分析的對象。經費預算執行情況表中的累計支出數所選對象一般是教育事業支出。

以下以教育事業支出為分析對象來介紹綜合多欄賬的具體操作。如圖6所示，點擊增加欄目。一是進行核算科目選擇，這里選擇的是“521教育事業支出”科目；二是在欄目自定義欄中增加欄目，輸入方向，如輸入借方，表示計算機默認借方發生額是正數，貸方發生額是負數；三是輸入“教育事業支出”的科目編碼，輔助項中輸入要查看的項目編碼，這里只輸入編碼，不用輸入文字，只要編碼一輸入，欄目名稱自動會跳出（如圖7所示），如果欄目名稱字數太多，也可在欄目名稱中直接輸入；四是分析方式有兩種：金額分析法和余額分析法，如圖8所示。金額分析法指只輸出與分析方向相同的經濟業務，與分析方向不同的經濟業務不能輸出，這時只能看到符合條件的經濟業務，因此這種方式下，其顯示的余額就不是“教育事業支出”明細科目的真正余額。余額分析法指系統在專欄輸出經濟業務時，與分析方向相同的發生額按正數輸出，與分析方向不同的發生額按負數輸出。這樣可以使得預算經費責任人能夠真正了解所發生的與該明細科目有關的所有經濟業務，以及真正意義上的期末余額，滿足了他們的實際需要，是一種比較科學的方法。因此，通常情況下分析方式應選擇采用余額分析法。另外，如果采用余額分析法，綜合多欄賬上分別顯示了各欄目的“期初余額”、 “本月合計”和“本年累計”數據，而“本年累計”是“期初余額”和“本月合計”兩者之和，是會計賬上的期末余額，即預算執行情況表中的累計支出數（如圖3所示）。使UFO報表系統中的經費預算執行情況表和賬務系統中的經費項目明細表上的數據得到相互對比，兩種報表的數據就有了參照性和可分析性。

通過預算執行情況表和經費項目明細表的結合對比，其優點是顯而易見的。主要體現在以下幾個方面：

第一，對各二級預算單位的經費使用實行實時監控，可以隨時向各經費責任人提供經費使用結余數，使他們做到心中有數，以便及時掌控經費，避免超預算審批。

第二，可以減少不必要的成本開支。

第三，規范了財務核算基礎工作，加強了財務核算，有利于提高財務人員的綜合業務素質，正確使用會計科目，合理歸集各項經費支出經濟業務。

總之，為了加強對二級預算管理體制的運行，嚴格執行二級單位預算，應建立起一套事前指導、事中控制、事后監督的管理機制。作為高校的財務核算和管理業務部門，要注重創新財務管理方法，提倡重視預算、強化管理、規范核算、提高效益，使預算管理工作逐步深化，同時增強預算管理的透明度，為高校理財創造良好的財務工作環境。

主要參考文獻

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