煙草商業(yè)企業(yè)三級(jí)預(yù)算管理中實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)的研究

［摘 要］ 本文對(duì)煙草商業(yè)企業(yè)預(yù)算管理模式進(jìn)行了分析，總結(jié)出該行業(yè)預(yù)算管理中的一些特點(diǎn)，查找出該行業(yè)預(yù)算管理中的一些不足，提出構(gòu)建實(shí)時(shí)預(yù)算控制系統(tǒng)的設(shè)想，以期為煙草行業(yè)預(yù)算的有效執(zhí)行提供保障。

［關(guān)鍵詞］ 煙草行業(yè)；實(shí)時(shí)控制；預(yù)算；網(wǎng)絡(luò)

［中圖分類號(hào)］F232；F275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194(2008)03-0055-03

自財(cái)政部于2002年4月10日下發(fā)《關(guān)于企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)預(yù)算管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》以來(lái)，煙草商業(yè)企業(yè)即開(kāi)始推行預(yù)算管理，其覆蓋面也比較廣泛。但是目前預(yù)算管理運(yùn)行過(guò)程中的某些環(huán)節(jié)不夠完善和準(zhǔn)確，不能全面體現(xiàn)預(yù)算管理的效果。究其原因，除了企業(yè)在編制財(cái)務(wù)預(yù)算過(guò)程中存在一些問(wèn)題，如企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算編制與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和外部市場(chǎng)環(huán)境相脫離，導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，另外一個(gè)重要的原因是企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算管理過(guò)程中，重預(yù)算編制， 輕預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的管理。針對(duì)目前煙草商業(yè)企業(yè)在預(yù)算管理實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，預(yù)算的監(jiān)控是決定企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算管理成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、煙草行業(yè)預(yù)算管理模式的特點(diǎn)

1. 預(yù)算編制以上級(jí)任務(wù)和目標(biāo)利潤(rùn)為起點(diǎn)

煙草行業(yè)屬于國(guó)家專賣行業(yè)，計(jì)劃性很強(qiáng)，企業(yè)占有相對(duì)較高、較穩(wěn)定的市場(chǎng)份額。因此，企業(yè)在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)多注重上級(jí)任務(wù)和計(jì)劃，對(duì)市場(chǎng)的觀察和預(yù)測(cè)相對(duì)較少，很多預(yù)算指標(biāo)與企業(yè)的外部環(huán)境不相適應(yīng)。

2. 預(yù)算控制的重點(diǎn)是費(fèi)用和成本的控制

煙草商業(yè)企業(yè)計(jì)劃性強(qiáng)，每年的卷煙和煙葉的產(chǎn)量和銷量以及上繳的利稅都是固定的，要實(shí)現(xiàn)上級(jí)任務(wù)和公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)利潤(rùn)，最主要的是在成本和費(fèi)用的控制上下功夫。因此，預(yù)算管理的重點(diǎn)也是成本和費(fèi)用的編制、控制和考評(píng)。

3. 預(yù)算管理的體系是省、市、縣三級(jí)組織體系

煙草商業(yè)企業(yè)按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，建立以省局（公司）、市局（公司）、縣級(jí)局（分公司，營(yíng)銷部）、企業(yè)（單位）內(nèi)部職能部門為預(yù)算責(zé)任主體的預(yù)算管理組織體系。預(yù)算管理組織體系中責(zé)任主體的眾多和地域的廣闊給預(yù)算的編制和執(zhí)行控制帶來(lái)一定的難度，很難確保各級(jí)單位信息的及時(shí)傳遞。

二、煙草商業(yè)企業(yè)預(yù)算管理實(shí)施實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)的必要性

預(yù)算管理中最重要的環(huán)節(jié)就是預(yù)算控制，它的實(shí)施效果最終決定著預(yù)算管理作用的大小。控制類型根據(jù)控制時(shí)點(diǎn)的不同，可以分為事先控制、事中控制、事后控制。事先控制是對(duì)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果影響因素的控制，是控制原因，是在偏差發(fā)生之前采取措施，即“防患于未然”；事中控制是預(yù)算控制之中，即時(shí)糾偏，從而保證預(yù)算活動(dòng)的質(zhì)量；事后控制是在預(yù)算執(zhí)行之后，它對(duì)本次預(yù)算的執(zhí)行活動(dòng)意義不大，而是積累經(jīng)驗(yàn)。它的作用是“亡羊補(bǔ)牢”。

雖然煙草行業(yè)已經(jīng)意識(shí)到全面預(yù)算的重要性，也編制了全面預(yù)算，但是，由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下集中管理模式，無(wú)法得到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的實(shí)際數(shù)據(jù)，結(jié)果預(yù)算控制都是事后進(jìn)行。但是，在很多情況下，事后層層匯總的實(shí)際數(shù)據(jù)已經(jīng)失去了與預(yù)算數(shù)對(duì)比的意義，因此，預(yù)算在一定意義上也就成為一種“擺設(shè)”，沒(méi)有真正起到控制作用。而在預(yù)算系統(tǒng)中正是通過(guò)預(yù)算控制功能，為實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理目標(biāo)、提高經(jīng)濟(jì)效益提供了切實(shí)保障。

三、實(shí)時(shí)預(yù)算控制系統(tǒng)的構(gòu)建

1. 基于網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)預(yù)算控制的管理流程

預(yù)算執(zhí)行是實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)的關(guān)鍵， 是預(yù)算管理的核心環(huán)節(jié)。在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)， 必須對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況做好真實(shí)、完整的記錄， 有效進(jìn)行相關(guān)預(yù)算信息的收集與反饋。日常發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)只需通過(guò)憑證錄入一次， 計(jì)算機(jī)就會(huì)按照預(yù)算管理的要求， 按科目和部門歸集和匯總實(shí)際發(fā)生額， 并保存于賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中， 作為各責(zé)任中心的下級(jí)單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)地向預(yù)算管理委員會(huì)報(bào)送預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)度， 為預(yù)算管理委員會(huì)對(duì)預(yù)算進(jìn)行過(guò)程監(jiān)控提供依據(jù)。

上級(jí)單位的財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的管理和控制工作。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中， 上級(jí)單位的財(cái)務(wù)部門一方面利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看預(yù)算執(zhí)行記錄， 對(duì)下級(jí)單位的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤; 另一方面利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)從下級(jí)單位數(shù)據(jù)庫(kù)中提取實(shí)際數(shù)與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較， 分析差異和原因，指導(dǎo)和監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行， 并根據(jù)差異情況協(xié)助下級(jí)單位進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。同時(shí)， 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤分析， 這樣不僅可以對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)控制， 而且可以進(jìn)一步控制會(huì)計(jì)信息失真的源頭， 減少虛假會(huì)計(jì)信息，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的事中控制（見(jiàn)圖1）。

2. 基于網(wǎng)絡(luò)的預(yù)算實(shí)時(shí)控制的方法

預(yù)算實(shí)時(shí)控制的方法主要從兩個(gè)角度來(lái)看，一是從控制的方式上來(lái)看，主要有柔性控制和剛性控制。柔性控制是指實(shí)際數(shù)大于計(jì)劃數(shù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給上級(jí)主管發(fā)郵件或信息，通過(guò)調(diào)整預(yù)算或特殊審批此項(xiàng)事件方可進(jìn)行，或者給出提示，指導(dǎo)編制人員進(jìn)行下一步的操作；剛性控制是指實(shí)際數(shù)大于計(jì)劃數(shù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)毫無(wú)情面地拒絕此項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事件的發(fā)生。二是從控制的層次上來(lái)看，主要由總額控制和分項(xiàng)控制。總額控制指系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)若干個(gè)預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行綜合控制，只要總項(xiàng)目額度不超出預(yù)算，此事件可以繼續(xù)進(jìn)行。如管理費(fèi)用又細(xì)化分為差旅費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)，總額控制就是指管理費(fèi)用總額是否超預(yù)算，如果管理費(fèi)用總額超預(yù)算，無(wú)論分項(xiàng)是否超預(yù)算，都不允許該事件發(fā)生；分項(xiàng)控制指對(duì)每個(gè)預(yù)算項(xiàng)目都分別進(jìn)行控制，只要某項(xiàng)額度不超預(yù)算，就允許事件進(jìn)行，反之，不允許該事件發(fā)生。此外，還應(yīng)提供預(yù)算的預(yù)警功能，可以針對(duì)各項(xiàng)預(yù)算項(xiàng)目設(shè)置相應(yīng)的預(yù)警條件，由系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)，并及時(shí)生成預(yù)警信息傳給相關(guān)責(zé)任人。在實(shí)施基于網(wǎng)絡(luò)的預(yù)算實(shí)時(shí)控制時(shí)，煙草行業(yè)可以根據(jù)要控制項(xiàng)目的不同特點(diǎn)和不同情況設(shè)置適合本項(xiàng)目的控制方法，既有體現(xiàn)靈活、柔性的一面，又不失剛性、嚴(yán)肅的一面；既考慮總體，又兼顧具體，以達(dá)到最優(yōu)控制。

3. 系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

根據(jù)實(shí)際的需求情況和現(xiàn)有的硬件環(huán)境狀況，本系統(tǒng)采用3層B / S和C / S相結(jié)合的開(kāi)發(fā)模式（見(jiàn)圖2），這是目前較為流行的應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式。系統(tǒng)既可以獨(dú)立運(yùn)行，也可以與企業(yè)內(nèi)部其他管理系統(tǒng)連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。與傳統(tǒng)的單純客戶/服務(wù)器(Client / Server，C / S)模式相比較，采用B / S和C / S相結(jié)合的開(kāi)發(fā)模式具有易用性、開(kāi)放性、分布性和良好的可維護(hù)性等優(yōu)點(diǎn)， 能夠很好地滿足處理大批量數(shù)據(jù)同步進(jìn)行的要求.非常適合于地域分布廣闊的應(yīng)用。

四、煙草商業(yè)企業(yè)預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)的管理與維護(hù)

（1）煙草商業(yè)企業(yè)預(yù)算管理主體部門負(fù)責(zé)預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)的軟件修改、完善和維護(hù); 負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)硬件的維修和維護(hù)， 確保硬件設(shè)施完好運(yùn)用; 負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)各級(jí)單位之間網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)木S護(hù)， 確保系統(tǒng)時(shí)時(shí)暢通無(wú)阻。

（2）各單位要及時(shí)處理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)， 特別是管理費(fèi)用中的各項(xiàng)費(fèi)用要及時(shí)納入預(yù)算管理的實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)， 要按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理， 確保全面預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)反映經(jīng)營(yíng)管理信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（3）各級(jí)單位要確保各項(xiàng)信息的及時(shí)傳遞。當(dāng)天的業(yè)務(wù)信息應(yīng)在當(dāng)天及時(shí)傳遞到預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)。

（4）全局應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各級(jí)單位財(cái)務(wù)人員及系統(tǒng)應(yīng)用人員的培訓(xùn)工作， 確保各級(jí)單位的應(yīng)用人員能進(jìn)行系統(tǒng)日常維護(hù)和熟練應(yīng)用程序操作。

五、結(jié)束語(yǔ)

煙草商業(yè)企業(yè)要想在業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)上實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，獲得更高的效益，必須不斷加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行控制和對(duì)預(yù)算結(jié)果的監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)技術(shù)和工具的不斷創(chuàng)新。因此，需要建立及時(shí)、高效的預(yù)算實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)，以便管理層和各單位管理者能隨時(shí)了解預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)展情況，并根據(jù)反饋信息做出相應(yīng)的決策，保證預(yù)算目標(biāo)的完成。

主要參考文獻(xiàn)

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