主流財務軟件利潤表的編制與比較

［摘 要］ 報表登記、表樣設計、定義取數公式、表頁管理、生成利潤表是主流財務軟件編制利潤表的基本程序。本文介紹并比較了使用金蝶、用友、速達軟件編制利潤表的技巧，并對用友軟件的小缺陷進行了分析。

［關鍵詞］ 金蝶；用友；速達；利潤表；編制與比較

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）01-0024-05

一、金蝶軟件利潤表的編制

目前流行的金蝶系列軟件有金蝶K3 ERP、金蝶KIS、金蝶標準財務軟件等。這些軟件編制利潤表的方法一致，均是通過ACCT函數從總賬系統取數，下面以2006年的“金蝶K3”V10.1為例進行介紹。

（一）利潤表取數公式的設置

在“金蝶K3主界面”，選擇“財務會計”系統的“報表\\報表與分析”子功能，單擊“自定義報表”明細功能進入自定義報表界面；再雙擊該界面的“利潤表”選項進入利潤表編輯界面（如圖1）。

1. 取數函數介紹。使用金蝶軟件編制利潤表時，需要從總賬系統取數，其取數函數名為“ACCT”。該函數用6個參數表達為“ACCT（\"科目代碼\"，\"取數類型\"，\"幣別\"，年度，起始期間，結束期間，\"\"）”；各參數之間用半角逗號分隔，缺省取數一般為空或用“0”表示。編制利潤表的取數類型中，“SY”表示損益類科目本期實際發生額、“SL”表示損益類科目本年實際發生額。

2. 定義賬務取數公式。主營業務收入本年累計的取數公式定義方法為，選定D2單元格，再通過上部“插入”菜單中的“函數”命令進入“報表函數”界面；在該界面選擇“常用報表函數”中的“ACCT”函數并單擊“確定”按鈕進入“函數表達式”界面（如圖2）。在該界面參照鍵入（按下“F7”鍵）或直接鍵入主營業務收入的科目編碼“5101”、取數類型為“SL”，其他參數可以為空（缺省取數）；再單擊“確認”按鈕回到利潤表編輯界面（見圖1），則利潤表的D2單元格顯示為“=ACCT（\"5101\"，\"SL\"，\"\"\"，0，0，0，\"\"\"）”，意為“從總賬中取主營業務收入科目、缺省年、期的本年實際發生額”。用類似的方法定義利潤表其他項目本年累計數的取數公式。

主營業務收入本月數（C2單元格）的取數公式為“=ACCT（\"5101\"，\"SY\"，\"\"，0，0，0，\"\"）”。定義方法與D2單元格類似，只是取數類型為“SY”。用類似的方法定義利潤表其他項目本月數的取數公式。

3. 定義表內計算公式，如主營業務利潤項目本月數（C5單元格）為“=C2-C3-C4”等。

4. 查看公式。選取利潤表上部“視圖”菜單的“顯示公式”命令，可查看利潤表各項目的取數公式。

（二）表頁管理

每月編制利潤表時均可使用預設的取數公式，但應增加表頁（全年有12張利潤表）。選取利潤表上部“格式\\表頁管理”命令進入“表頁管理”界面（如圖3）；在該界面“表頁管理”頁簽中，通過中部的相關按鈕，對左部表頁進行增加、刪除、排序。

系統預設了單位名稱、年、月、日4項關鍵字，以標識區分各表頁。還可在“關鍵字”頁簽中編輯（增刪改）其他關鍵字。當表頁編輯完畢不再修改時，可單擊“表頁鎖定”頁簽，將該表頁鎖定；需要編輯時則在此取消鎖定。

（三）利潤表的自動生成

1. 顯示數據。選取利潤表上部“視圖”菜單的“顯示數據”命令，則表內的取數公式消失，全部顯示為“0”，是因為取數公式中缺省的年、期等參數尚未設置。同時報表窗口的左下部出現12個頁簽（當前表頁顯示為紅色）；單擊頁簽可查看不同的表頁，雙擊則調出“表頁管理”界面。

2. 設置取數公式中的缺省參數。選定某張表頁，通過上部“工具”菜單的“公式取數參數”命令進入“設置公式取數參數”界面（如圖4）。在此設置取數公式中沒有定義的缺省年、期，并可勾選“ACCT公式取數時包括總賬當前期間未過賬憑證”（該界面右上部起始日期為“ACCTEXT”日期取數函數的參數）。

報表取數結果單位為元，若需轉換為以萬元為單位，或需將美元報表轉換為人民幣報表時，可在該界面進行“數值轉換”；轉換方法是將報表取數額乘以或除以一個固定的轉換系數，作為報表輸出數值（如圖4）。

3. 編制利潤表。編制某月的利潤表時，通過上部的“數據”菜單的“整表重算”命令，系統將按預置的公式、參數，自動計算出該月的利潤表。對于多張報表重算，可按下快捷鍵“F11”進行“報表重算方案”設置。

二、用友軟件利潤表的編制

目前流行的用友系列軟件是用友ERP-U8、用友通、用友UFERP-M8等。在用友V8.20以前的版本中，沒有“對方科目發生（DFS）”取數函數，編制利潤表很煩瑣；在V8.21以后的版本中增加了“DFS”函數，利潤表的編制變得較為簡單。下面介紹2006年的“用友ERP-U8”V8.6編制利潤表的方法。

在“用友U8門戶”界面進入“財務會計”系統的“UFO報表”界面，通過上部“文件”菜單的“打開”命令，選擇系統預設的“LRB.REP”即可調出“利潤表”，單擊左下部的“數據\\格式”轉換開關，使之顯示為“格式”狀態下的UFO報表界面（如圖5）。

（一）定義取數公式

1. 取數函數介紹。在利潤表界面雙擊主營業務收入本月數（C5單元格）進入“定義公式”界面（如圖6），顯示為“C5=fs（5101，月，\"貸\"，，年）”；意為“C5單元格取5101科目當年、當月貸方發生額”（“FS”為發生額、“LFS”為累計發生額的拼音縮寫）。雙擊主營業務收入本年累計（D5單元格）則顯示為“D5=?C5+select（?D5，年@=年 and 月@=月+1）”；意為“D5單元格的數值為，用本表本頁C5單元格的數據，加上本表本年上月D5單元格的數據”。實際上，在UFO報表系統中，編制利潤表用“對方科目發生（DFS）”函數更為科學，它用11個參數表達為“DFS（\"科目編碼\"，\"對方科目編碼\"，會計期間，方向，摘要，摘要匹配方式，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2，是否包括未記賬，）”；定義公式時沒有選擇的參數則顯示為空。

2. 定義本年累計的取數公式。定義主營業務收入本年累計取數公式，格式狀態下將光標置于D5單元格，通過上部“數據”菜單中“編輯公式”命令進入“定義公式”界面（如圖6）并清除其中的公式；單擊該界面下部的“函數向導”按鈕進入函數向導的“函數分類”界面，在該界面選取“用友賬務函數”中的“對方科目發生（DFS）”選項（如圖7），單擊“下一步”按鈕進入“業務函數”界面（如圖8）；在該界面單擊下部的“參照”按鈕進入“賬務函數”界面（如圖9）。

在賬務函數界面選取主營業務收入的科目代碼“5101”、本年利潤（對方科目）代碼“3131”、方向為“借”、期間為“全年”、賬套號及年度選“默認”（即圖9）；再單擊下部的“確定”按鈕，回到“業務函數”界面（即圖8），該界面的“函數錄入”框中顯示為“\"5101\"，\"3131\"，全年，借， ， ， ， ， ，”；單擊該界面下部的“確定”按鈕，回到“定義公式”界面（即圖6）；公式顯示為“DFS（\"5101\"，\"3131\"，全年，借， ， ， ， ， ，）”，其含意為“取借記主營業務收入、貸記本年利潤的全年記賬憑證中的記錄”；單擊該界面的“確定”按鈕回到UFO報表界面（見圖5）。

同樣地，主營業務成本本年累計（D6單元）取數公式為“DFS（\"5401\"，\"3131\"，全年，貸， ， ， ， ， ，）”；管理費用本年累計取數公式為“DFS（\"5502\"，\"3131\"，全年，貸， ， ， ， ， ，）等。

3. 定義本月數取數公式。主營業務收入本月數（C5單元格）取數公式為“DFS（\"5101\"，\"3131\"，月，借， ， ， ， ， ，）”；除在“賬務函數”界面（即圖9）的“期間”中選“月”外，與本年累計取數的定義方法相同。

同樣地，其他業務利潤本月數為“DFS（\"5102\"，\"3131\"，月，借， ， ， ， ， ，）-DFS（\"5405\"，\"3131\"，月，貸， ， ， ， ， ，）”。財務費用的本月數的取數公式為“DFS （\"5503\"，\"3131\"，月，貸， ， ， ， ， ，）”等。

4. 定義表內計算公式。如主營業務利潤本月數為“C8=C5-C6-C7”，本年累計數為“D8=D5-D6-D7”等。

5. 查看公式。單擊UFO窗口上部“數據”菜單的“公式列表”命令，彈出的界面中，列示了利潤表所有的單元格中已定義的公式。

（二）設置關鍵字

在UFO報表界面的格式狀態下，選定A3單元格（編制單位），通過“數據”菜單中的“關鍵字\\設置”命令進入“設置關鍵字”界面（如圖10）；勾選“單位名稱”后單擊“確定”按鈕。

再將B3、C3單元格的關鍵字設為“年”、“月”。

（三）利潤表的自動生成

單擊UFO報表窗口下部“格式\\數據”轉換按鈕使之處于“數據”狀態；通過“數據”菜單中“關鍵字\\錄入”命令進入“錄入關鍵字”界面；在此錄入單位名稱、年、月，單擊“確認”按鈕后系統自動生成該公司指定年、月的利潤表。

若要生成其他月份的利潤表，則在數據狀態下，通過“編輯”菜單中“插入\\表頁”命令進入“插入表頁”界面，再單擊該界面“確認”按鈕，UFO報表窗口左下部出現“第1頁”、“第2頁”的頁簽；選定第1頁，再通過“數據”菜單中“關鍵字\\錄入”命令，即可生成其他月份的利潤表。

三、速達軟件利潤表的編制

目前流行的速達系列軟件有速達E3 Pro、速達5000、速達財務等。這些軟件編制利潤表的方法一致，均是通過ASC函數從總賬系統取數，下面以2006年的“速達5000”V2.33為例進行介紹。

（一）定義取數公式

在速達5000主界面，通過“報表”菜單的“業務報表\\自定義報表”命令進入“自定義報表選擇”界面；在該界面通過“報表模板”進入利潤表界面（如圖11）。

1. 取數函數介紹。編制利潤表需用“取科目期間數據”的函數，該函數用7個參數表達為“ASC（\"ZW，科目代碼1，科目代碼2，會計年度，會計期間1，會計期間2，數據參數\"）”。

2. 定義科目取數公式。選定C5單元格（主營業務收入本月數），通過利潤表上部“報表”菜單的“公式向導”命令，選擇“取科目期間數據”后進入“公式向導”界面（如圖12）；在該界面中部選擇主營業務收入的科目代碼“5101”，再選擇右部的“本期實際發生額”，然后單擊“填入公式”按鈕，則上部顯示為“ASC（\"ZW，5101，5101， ， ， ，本期實際發生額\"）”。再單擊該界面的“確定”按鈕即可。

主營業務收入本年累計（D5單元格）的取數公式為“ASC（\"ZW，5101，5101， ， ， ，本年實際發生額\"）”；與本月數的定義方法相似，只是數據參數應選“本年實際發生額”。

同樣地，主營業務成本本年累計（D6單元格）的取數公式為“ASC（\"ZW，5401，5401， ， ， ，本年實際發生額\"）”；其他業務利潤本月數（C9單元格）的取數公式為“ASC

（\"ZW，5102，5102， ， ， ，本期實際發生額\"）-ASC（\"ZW，5405，5405， ， ， ，本期實際發生額\"）”等。

3. 定義表內計算公式。如主營業務利潤項目本月數公式為“C8=C5-C6-C7”等。

（二）自動生成利潤表

在速達5000的“自定義報表選擇”界面，單擊“查詢及生成”按鈕進入利潤表界面（如圖11）；選取該界面上部“報表”菜單的“生成報表”命令，在彈出的界面選擇“年度”、“月份”，然后單擊“確定”按鈕，系統自動生成利潤表。

四、利潤表編制方法的比較

綜上所述，報表登記、表樣設計、定義取數公式、表頁管理、自動生成利潤表，是主流財務軟件編制利潤表的基本操作步驟。

1. 報表登記一般是將系統預設的報表文件打開。金蝶、速達軟件均用“自定義報表”的圖形界面進行管理，用友軟件則用文件夾進行管理。

2. 表樣設計主要是對報表的字體、字號、邊框、對齊方式等進行設置。其中對表頭的處理，用友、速達軟件直接在電子表格中設置，所見即所得；金蝶軟件則采用“頁眉頁腳”方式進行設置。

3. 定義取數公式的目的是為了從總賬系統自動取數，利潤表的取數公式用一個函數即可表達。

用友V8.20以前的版本，若用區分借、貸方的發生額取數（如圖6及圖7的“FS”、“LFS”函數），當投資收益的借貸方均有實際發生額、有銷售退回借記主營業務收入、利息收入貸記財務費用等情況時，編制的利潤表必然出錯且無法解決。若使用發生凈額取數（如圖7的“JE”函數），則取數結果為“0”，因為發生凈額包括結轉本年利潤的數額在內（不是“實際發生凈額”）；解決的方法是結轉本年利潤前先編利潤表并鎖定，且不能報表重算，顯然也是極不科學的。用友公司顯然發現了這一重大缺陷，V8.21以后版本用“對方科目發生”取數（如圖7的“DFS”函數）能克服以上缺陷，但編制的利潤表仍可能出錯且無法解決（只能手工錄入），如某公司8月份才新建賬套，用“DFS”函數取1~7月的發生額時必然為“0”（因為1~7月沒有記賬憑證）。所以“DFS”函數雖然有11個參數，但無法解決這個缺陷。

速達、金蝶軟件均用不包括結轉本年利潤、不區分借貸方的“實際發生凈額”取數；即便是年中新建的賬套，由于在初始數據錄入時要錄入以前期間的“實際發生凈額”，編制的利潤表不會出錯。

4. 表頁管理主要是增加表頁、設置關鍵字，金蝶軟件在一個界面完成全部設置，用友軟件需在多個界面分散設置，速達軟件由系統預設；其目的是用同一報表模板生成不同年、月的報表。

5. 利潤表的產生應在數據狀態下由系統自動生成，不同年、月的利潤表通過錄入關鍵字區分。