Ｅｘｃｅｌ在支票套打印模板設計中的應用

［摘 要］ Microsoft Excel作為Windows環境下的電子表格軟件，它是一種集數據庫、工作表和圖形為一體的工作環境，但它并不直接為財務人員提供所需的可操作的具體功能，而是為客戶提供各種抽象的工具和方法庫，雖然拓展了使用范圍，但用途與需求尚有距離。本文根據出納工作的實際需要，靈活應用設計技巧，設計出支票套打印模板，消除了手工填寫支票費時費力易出錯等弊端，提高了出納工作效率，滿足了工作需要。

［關鍵詞］ Excel；支票套打印模板；設計；應用

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）01-0035-03

Microsoft Excel是一個功能強大的工作平臺，在財務工作中根據實際工作需要靈活設計應用Excel，對于減少重復、煩瑣的工作，提高工作效率大有裨益。本文結合出納工作實際，談談如何在Excel中設置支票套打印模板。

1 支票套打印模板的特點

支票套打印模板作為一種實用性工具，具有以下特點：一是經濟實用。不用購買專門的支票打印機，在Excel中設置支票套打印模板后在普通打印機上就可打印。二是操作方便快捷。現在一些單位用支票打印機套打印支票要分3次進行操作，先輸入日期套打印，其次輸入金額套打印，最后收款人、用途、密碼都不能打印，需要手工填寫，這樣每次輸入、套定位框、手寫，不但麻煩，而且容易出錯。而在Excel支票套打印模板中（如圖1），除①收款人、②金額、③用途（或④選擇常用用途）、⑤密碼需要一次性錄入外，其余單元格內容設置保護后不能改動，日期大寫和小寫根據計算機系統時間每天自動更新生成，支票收款人根據支票頭①收款人自動生成，支票尾金額欄及人民幣大寫均根據支票頭②金額自動產生，不易出現錯誤，減少了工作量。另外根據平時工作需要，設置了一些常用的快捷功能鍵，達到了事半功倍的效果。

2 支票套打印模板的設置

設置支票套打印模板需要在Excel中應用很多設計技巧，但作為財務人員，只要對Excel函數、公式、控件、宏等應用知識有所了解，借助Excel強大的公式編輯器和靈活自如的設計風格，就可以設計比較理想的支票套打印模板，實現所需要的操作功能。

2. 1設置自動更新生成小寫日期

如圖1所示，在C10單元格內輸入公式“=YEAR（TODAY（））”，自動產生當前小寫年份“2007”，在G10 單元格內輸入公式“=MONTH（TODAY（））”，自動產生當前小寫月份“3”，在I10單元格內輸入公式“=DAY（TODAY（））”，自動產生當前小寫日“20”。

2. 2設置自動更新生成大寫日期

利用函數MID（文本字符串，起始位數，返回指定長度）從文本字符串起始位數返回指定長度的字符串，用函數TEXT（數值，\"[DBNum2]\"）將數值轉換成大寫，在M5單元格內輸入公式\"=TEXT（LEFT（C10，1），\"[DBNum2]\"）TEXT（MID（C10，2，1），\"[DBNum2]\"）TEXT（MID（C10，3，1），\"[DBNum2]\"）TEXT（MID（C10，4，1），\"[DBNum2]\"）\"，這樣在M5單元格中把C10單位格中的小寫年份轉換成大寫年份\"貳零零柒\"。在R5單元格內設置月份大寫，因1~10月份大寫前需加“零”，用條件公式設置，在R5單元格內輸入公式“=IF（G10<11，\"零\"TEXT（G10，\"[DBNum2]\"），TEXT（G10，\"[DBNum2]\"））”，產生當前月份大寫“零叁”。在R5單元格設置返回I10單元格當前日大寫，因1~10日、20日、30日大寫前均需加“零”，可用函數LEN（字符串），返回字符串長度，結合條件函數，在R5單元格中輸入公式“=IF（LEN（（I10）/10）=1，\"零\"TEXT（I10，\"[DBNum2]\"），IF（I10<10，\"零\"TEXT（I10，\"[DBNum2]\"），TEXT（I10，\"[DBNum2]\"）））”，則返回當前大寫日“零貳拾”。這樣日期大小寫根據計算機系統時間變化而自動更新。

2. 3設置自動返回收款人

合并L6至S6單元格，在L6中設置公式“=IF（C11=\"\"，\"\"，C11）”，自動返回支票頭①所填收款人，如“××電力公司××縣供電分公司”，為防止收款人名稱過長而溢出單元格，可在C11、L6“單元格格式”對話框“對齊”選項卡中“文本控制”欄選“自動換行”和“合并單位格”，或只選“縮小字體填充”。

2. 4設置支票頭金額欄格式

合并C13至J13單元格，在C13單元格式“數字”選項卡中設置自定義項目，在類型框中輸入“￥#，##0.00#\"元\"”，則自動使用千位分隔符，自動在所輸入金額前后加“￥”、“元”，打開“數據”菜單中“數據有效性”對話框，設置有效條件為：允許“小數”，介于最小值“0”，最大值為“99 999 999.99”，并選擇“忽略空值”選項，在輸入信息、出錯警告中輸入提示語，在輸入法模式中選“關閉（英文模式）”，有效防止加位和涂改。

2. 5設置常用用途下拉選擇框

合并C14至F14單元格，先在某區域如A18至A30中根據實際工作依次輸入一些常用用途，如：備用金、周轉金、差旅費、事業費、材料款、退役費、伙食費、工程款、接待費等等，在C14單元格執行“數據”菜單“有效性”命令，設置有效性條件為“序列”，選擇“忽略空值”和“提供下拉箭頭”選項，在來源框中輸入“=$A$17 ∶ $A$30”，A17單元格中為空，以便于用途不在常用用途下拉列中時選空白，則C14單元格無內容顯示，在G14單元格中錄入用途。

2. 6設置自動生成人民幣大寫

合并L7至T8單元格，在L7設置根據C13所輸入金額自動生成人民幣大寫，需先把金額分成整數、角和分3個部分的大寫，再用條件函數組合設置公式。在K18單元格設置公式“= C13”，取消C13格式的影響，在N19單元格設置公式“=TEXT（INT（（K18*100））-INT（（K18*10））*10，\"[DBNum2]\"）”， 函數INT（數值）可返回數值整數部分，根據C13所輸入金額生成其分位數的大寫，在M19單元格設置公式“＝TEXT（INT（（K18*10））-INT（（K18））*10，\"[DBNum2]\"）”，生成金額角位的大寫，在K19單元格設置公式“=TEXT（INT（（K18）），\"[DBNum2]\"）”， 生成金額整數部分的大寫，但此公式對整數部分萬位為“0”，千位數不為“0”時，不能自動加“零”，如1 008 206元，用上面公式轉換成大寫為“壹佰萬捌仟貳佰零陸元”，按規定應為“壹佰萬零捌仟貳佰零陸元”，為實現這一功能，在K19單元格設置以下公式“=IF（LEN（K18*100）>=8，IF（INT（K18 / 10 000）-INT（K18 / 100 000）*10=0，IF（INT（K18 / 1 000）-INT（K18 / 10 000）*10>0，IF（INT（K18*10）-INT（K18） *10> =0，TEXT（INT（（

K18 / 10 000））*10 000，\"[DBNum2]\"） \"零\" TEXT（INT（K18-INT（K18/10 000）*10 000），\"[DBNum2]\"），TEXT（INT（（K18）），\"[DBNum2]\"）），TEXT（INT（（K18）），\"[DBNum2]\"）），TEXT（INT（（K18）），\"[DBNum2]\"）），IF（K18=0，\"零\"，TEXT（INT（（K18）），\"[DBNum2]\"）））”。完成以上工作后在L7單元格內用字符串聯接符和條件公式把K19、M19、N19單元格中的大寫組合，大寫中除了要加“元”、“角”、“分”外，若金額分位數為“0”時，大寫元后要加“整”或角后要加“整”，可在L7單元格設置以下公式“=IF（RIGHT（K18*100，2）=\"00\"，K19\"元\" \"整\"，IF（（INT（（K18*100））-INT（（K18*10））*10）=0，K19 \"元\" M19 \"角\" \"整\"，IF（AC8=0，K19 \"元\" M19 N19 \"分\"，K19 \"元\" M19 \"角\" N19 \"分\"）））”。函數RIGHT（字符串，2）可從字符串右端數起返回2個字符串。

2. 7設置自動生成支票尾金額

如何實現T8至AD8單元格相應“億”位至“分”位根據C13單元格所輸入金額自動對應生成呢？難點就是如何自動在對應位置產生相應的位數，并且在金額的前一位自動加上人民幣符號\"￥\"，這需要從分位至億位即AD8至T8單元格逐一設置函數公式。第一步，設置分位數公式，在AD8單元格內輸入公式“=IF（LEN（C13）>=1，RIGHT（C13*100，1），\"\"）”，則分位自動取數設置完畢；第二步，設置角位數公式，在AC8單元格內輸入公式“=IF（LEN（K18*100）<=1，IF（LEN（K18*100）=1，\"￥\"，\"\"），INT（K18*10）-INT（K18）*10）”；第三步，在AC8單元格內輸入公式“=IF（LEN（K18*100）<=2，IF（LEN（K18*100）=2，\"￥\"，\"\"）， RIGHT（INT（K18），1））”，完成元位自動取數；第四步，設置十位數自動取數公式，在AA8單元格內設置公式“=IF（LEN（K18*100）<=3，IF（LEN（K18*100）=3，\"￥\"，\"\"），INT（K18 / 10）-INT（K18 / 100）*10）”；第五步，設置百位數自動取數公式，在Z8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=4，IF（LEN（C13*100）=4，\"￥\"，\"\"），INT（K18/100）-INT（K18/1 000）*10）”；第六步，設置千位數自動取數公式，在Y8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=5，IF（LEN（C13*100）=5，\"￥\"，\"\"），INT（K18/1 000）-INT（K18/10 000）*10）”；第七步，設置萬位數自動取數公式，在X8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=6，IF（LEN（C13*100）=6，\"￥\"，\"\"），INT（K18/10 000）-INT（K18/100 000）*10）”；第八步，設置十萬位數自動取數公式，在W8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=7，IF（LEN（C13*100）=7，\"￥\"，\"\"），INT（K18/100 000）-INT（K18/1 000 000）*10）”；第九步，設置百萬位數自動取數公式，在V8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=8，IF（LEN（C13*100）=8，\"￥\"，\"\"），INT（K18/1 000 000）-INT（K18/10 000 000）*10）”；第十步，設置千萬位數自動取數公式，在U8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=9，IF（LEN（C13*100）=9，\"￥\"，\"\"），INT（K18/10 000 000）-INT（K18/100 000 000）*10）”；第十一步，設置億位數自動取數公式，在T8單元格內設置公式“=IF（LEN（C13*100）<=10，IF（LEN（C13*100）=10，\"\"，\"\"），INT（K18/100 000 000）-INT（K18/10 000 000 000）*10）”；這樣，當在支票頭金額欄輸入完金額回車后，則支票尾金額欄分至億位相應位數會自動生成。

2. 8設置密碼輸入框

合并S10至AD11單元格，打開“單元格格式對話框”中“數據”選項卡，在“分類”欄中選擇“文本”，則可以顯示以0開頭的密碼，在數據有效性中可設置密碼有效條件、相關提示和出錯警告，若單位支票沒有設置密碼，則可空缺不填。

2. 9設置打印模板尺寸和修飾

打印設置中紙張大小可自定義為225mm×80mm，選中A4至AD14區域，執行“文件”菜單“打印區域”子菜單“設置打印區域”命令，在“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡中“打印”欄下選中“單色打印”。為準確套打，需設置好行高列寬，從4至14行各行高依次設置為30.75、18、18、13.5、18、8.25、20.25、5.25、15.75、14.25、15.75，從B至AD各列列寬依次設置為4、0.46、0.77、2.25、0.62、2.13、0.77、2.38、0.85、11.25、5.88、1.5、5.5、0.54、7.38、0.23、6.38、11.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25、1.25，若套打印不夠精確可進行微調。對只需要顯示而不需要打印的內容可通過插入“批注”，根據實際設置“批注”格式中的顏色、線條、透明度、疊放層次等屬性，在批注中填入不需要打印的文字和符號，執行“工具”菜單中的“選項”命令，在打開的“選項”對話框中選擇“視圖”選項卡，在“窗口選項”欄下讓“網格線”、“行號列標”、“零值”、“水平滾動條”、“垂直滾動條”復選框處于非選中狀態，不讓其在工作表中顯示，在“批注”欄下選中“批注和標識符”，這樣模板中顯示年月日、金額框等標識性圖文字符，而在打印預覽和打印中不會出現。在“編輯”選項卡選“按Enter鍵后移動（M）方向（I）”，并在下拉框選擇“向下”，這樣錄入回車時光標可在可編輯單元格內往復移動。

2. 10設置單元格及工作表保護

為了使光標只能在支票頭收款人、金額、用途及密碼單元格內移動，而其他單元格內容及格式不能被選中和改動，可以通過設置單元格保護來實現，先按“Ctrl+A”選中整張工作表，打開“單元格格式”對話框“保護”選項卡，取消“鎖定”和“隱藏”選擇，然后選擇除需要錄入收款人、金額、用途、密碼以外的所有單元格，對不連續區域按住“Ctrl”鍵選中，對連續區域執行“編輯”菜單中“定位”命令，在“引用位置”中輸入區域“A15：IV65536”，再打開“單元格格式”對話框“保護”選項卡，鉤選“鎖定”選項，最后單擊“工具”菜單中“保護”子菜單下的“保護工作表”命令，在對話框中選擇“保護工作表及鎖定的單元格內容”，在“允許此工作表所有用戶進行”欄中選擇“選定未鎖定的單元格”，并設置取消工作表保護時使用的密碼，這樣回車時光標只能在需要錄入修改的單元格來回移動，防止誤刪或改動模板格式。為使支票套打模板始終位于屏幕可視區域，可單擊AE19單元格，執行“窗口”菜單中的“凍結窗口”命令即可鎖定。

2. 11設置快捷功能按鈕

為了提高準確錄入修改效率，可設置快捷功能鍵按鈕，如“復核”、“改收款人”、“改金額”、“選用途”、“填用途”、“改密碼”、“打印”、“項清除”、“全清空”等按鍵，通過錄制宏、指定宏的辦法來實現，設置完畢后，如單擊“復核”按鈕，則出現預覽效果，提供清晰的核對視圖（見圖2）。單擊“收款人”按鈕則光標自動跳到支票頭收款人單元格并處于錄入狀態，單擊“項清除”則刪除光標所在單元格內容，單擊“全清空”，則刪除能夠錄入修改的所有單元格內容，并返回到收款人單元格內，使操作使用更加方便。設置完成后執行“文件菜單/另存為”命令，在保存類型中選擇“模板”。

這樣，就完成了支票打印模板的設計工作。以后每次只要在模板可編輯單元格內錄入相應的內容，就可快捷地實現支票套打印。

主要參考文獻

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