再談預算控制的自動化問題

［摘 要］ 本文在對用友U8不作二次開發的前提下，通過變換項目設計思路，有效地解決了預算控制的自動化報警問題。

［關鍵詞］ 預算控制；自動化；用友U8

［中圖分類號］F275；F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）01-0069-02

為了充分調動高校內部各個二級學院的辦學積極性，目前國內各高校普遍實行了二級管理，賦予各個二級學院一定的經費支配權，在經費預算范圍內，可以自主使用相應的經費。從預算管理的角度看，財務部門既要隨時掌握各部門各類經費的預算數、已使用數、結余數等指標，也要隨時掌握整個學院（校）各類經費的預算數、已使用數和結余數等指標，還要堅決防止超預算情況的發生；相關部門的負責人也要求財務部門提供各類經費預算執行情況的信息。但是現行財務軟件所提供的功能并不能完全滿足上述需要，如用友U861“財務分析”子系統只提供了部門預算、科目預算、項目預算和利潤預算等模塊。在部門預算模塊（見圖1）中，可以輸入每個科目的預算發生額，但不能輸入每個經費項目的預算發生額。如我院2006年度進行教學水平評估，學院給各系下達了評估經費，除評估經費外，下撥的正常經費還有人員經費、辦公經費、學生經費等，財務部門需要掌握各個二級學院不同經費的預算執行情況，顯然部門預算模塊無法滿足我院經費項目的預算管理要求。在項目預算模塊（見圖2）中，可以輸入每個項目所對應會計科目的發生額，但無法確定這是哪個部門的預算數，因此這種預算管理模式仍然無法滿足高校按部門進行預算管理的要求；在科目預算模塊（見圖3）中，只能輸入每個會計科目的預算發生額，但無法確定每個部門和每個項目的預算數。因此無論是部門預算模塊、項目預算模塊還是科目預算模塊，在高校中的應用還存在著許多現實問題，這幾種預算管理模式實際上并不能完全適應高校二級管理的需要。為了解決高校預算控制問題，筆者曾在《中國會計電算化》2003年第3期《談談高校財務中的預算控制問題》一文中提出“將經費作為項目核算，通過‘待攤費用’和‘預提費用’科目將經費計劃數在賬面上反映出來；通過將支出類賬戶的輔助核算設置為部門、項目來反映每個部門每項經費項目的實際發生情況，從而將每項經費的計劃數和實際支出數都在賬簿中得以體現”的思路；在《中國管理信息化》2006年第12期《報表系統在高校二級預算管理中的應用》一文中提出“將報表系統和總賬系統進行有機的銜接，幫助財務人員在報銷時能夠隨時了解相關部門經費預算執行情況”等思路。這些思路在筆者所在學校財務部門得到了落實，提高了我校預算管理的水平。但是上述思路在我校財務部門落實過程中存在的最大問題就是計算機對超預算的經費項目不能自動提醒或發出警告，只能依靠財務人員工作中的認真細致來防范超預算情況的發生，這是嚴重影響財務人員工作效率的一個重要因素。

目前，在很多大中型企業，為了加強費用管理，對各個部門各類經費的使用都實施了計劃管理，高校財務部門遇到的問題在企業也同樣存在，因此如何使計算機能夠對超預算的經費項目進行自動提醒或發出警告，這是企事業單位加強財務管理必須解決的一個問題。筆者在對用友U8軟件不作二次開發的前提下，通過變換項目設計思路，有效地解決了預算控制的自動化報警問題。現介紹如下。

一、 經費項目設置思路

目前國內開發的財務軟件都有項目核算功能，一個項目可以在多個部門使用，如高校中每個二級學院或系部都存在“人員經費”預算項目，從財務工作角度看，財務部門需要分別設置賬戶核算每個二級學院的人員經費，因此在實際工作中，很多單位對支出類賬戶設置“項目、部門”等輔助核算。而用友U8軟件“財務分析”模塊中的“部門預算”不能區分經費項目、“項目預算”不能區分部門，因此從表面上看，用友U8軟件“財務分析”模塊不太實用。但是在設置項目時，如果能夠將“項目”內容與“部門”內容有機銜接起來，使得財務人員在項目名稱上就能區分相關部門，那么預算控制的自動化問題就能迎刃而解。假定某校有會計系、計算機系、機械系等教學單位，每個系有人員經費、辦公經費、學生經費等經費項目，現要求財務部門能夠提供每個系每一種經費的計劃數、累計使用數等指標，并實現預算控制的自動化，為實現上述目標，設置如下經費項目（見圖4）：

在圖4中，項目名稱將項目內容與部門巧妙結合，可以比較方便地區分不同部門的經費項目，從而借助用友軟件中的“項目預算”模塊實現項目經費的自動化控制。

二、 設置中應該注意的問題

1. 財務分析模塊對部門、項目預算提供了兩種類型的分析方式，一種是精細預算分析，另一種是粗放預算分析。精細預算是指對某個部門或某個項目中的核算科目制定預算數，按科目控制預算。粗放預算就是將某個部門或某個項目里需要進行預算控制的各科目按照用戶選定的控制方向控制預算總數。究竟采用精細預算還是采用粗放預算，取決于預算管理制度。如果對經費使用范圍有嚴格的比例限制，應考慮采用精細預算；如果對經費使用范圍不作限制，應考慮采用粗放預算。

2. 預算數有月份預算、季度預算和年度預算之分。錄入年度預算數時，可在任一月錄入預算數；當要錄入季度預算數時，可在該季度中的任一月錄入預算數；當要錄入月預算數時，應直接在該月中錄入預算數。

3. 在“設置—選項”菜單中，不能對“超出預算允許保存”欄打勾，但務必對“預算控制”欄打勾，見圖5。

4. 在實際工作中，很多經費項目用途比較廣泛，財務部門事先無法確定這些經費項目可能涉及的支出類科目。為了確保所有支出類科目都納入預算監控的范圍，在輸入項目預算時務必將所有待選的支出類科目都選中，見圖6。

上述幾個方面的工作完成后，即可實現經費預算控制的自動化，見圖7。