用友ＥＲＰ－Ｕ８．５在教學實驗中常見問題的解讀

［摘 要］ 本文主要針對學生應用用友ERP-U8.5軟件進行上機實驗過程中遇到各種各樣的問題，進行仔細分析研究，總結出解決問題的思路和方法，希望能為教師、學生在教學、學習、應用用友軟件過程中提供一些幫助和啟示。在多年的實驗教學過程中，筆者感覺到用友ERP-U8中的系統管理模塊，既是重點，又是難點，尤其對初學者來說，碰到的疑難問題會更多。本文僅對系統管理模塊容易出現的問題進行具體分析。

［關鍵詞］ 用友ERP-U8.5軟件；系統管理；系統管理員；賬套主管

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）05-0112-02

系統管理是用友ERP-U8管理系統中一個非常特殊的組成部分，用于對整個系統的公共任務進行統一管理。為了實現各個產品之間相互聯系、數據共享，完全實現財務業務一體化的管理，用友軟件以系統管理模塊為工具，在此對賬套實現統一管理，設置統一的安全機制。系統管理主要包括賬套管理、年度賬管理、操作員及其權限管理、系統安全運行的管理與控制等。鑒于系統管理平臺的重要性和獨特性，因此對登錄系統管理的人員做了嚴格界定。系統只允許以兩種身份注冊進入系統管理：一種是以系統管理員（admin）的身份；另一種是以賬套主管（demo）的身份。系統管理員是系統預置的，而賬套主管是需要設置的。

1. 正確區分系統管理員和賬套主管的職責范圍

系統允許用戶以系統管理員（admin）的身份或賬套主管的身份注冊進入系統管理，但在什么情況下以系統管理員的身份注冊登錄系統管理，在什么情況下以賬套主管的身份注冊登錄系統管理，卻是始終困擾學生的難題。有的學生在上機過程中，在建立賬套過程中有些參數設錯，如編碼方案、基礎信息等項目，但學生不知道怎樣修改。這些問題的出現都是由于對系統管理員和賬套主管的職責權限沒有劃分清楚。

系統管理員主要負責整個系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。以系統管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。賬套主管負責所選賬套的維護工作，主要包括對所選賬套進行修改，對年度賬的管理（包括創建、清空、引入、輸出以及各子系統的年末結轉，所選賬套的數據備份等），以及該賬套操作員權限的設置。

學生了解系統管理員和賬套主管的職責權限之后，上述問題就可以解決了。學生在上機過程中，在建立賬套過程中有些參數設置錯誤，可以賬套主管的身份注冊進入系統管理，如果此前是以系統管理員的身份注冊進入系統管理，那么需要首先執行“系統”—“注銷”命令，注銷當前系統操作員，再以賬套主管的身份登錄。選擇“賬套”菜單中的“修改”命令，打開“修改賬套—賬套信息”對話框，系統自動列出所有已建立完成的賬套信息，該賬套主管可以通過單擊“下一步”按鈕修改相應的賬套信息。如果確認已修改的內容，應在修改完成后單擊“完成”按鈕，修改就完成了。

2. 是否為系統管理員設置口令

由于在第一次運行該軟件時還沒有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應由系統管理員進行注冊登錄，此時并沒有為管理員設置口令，即其密碼為空，在實際工作中應及時為系統管理員設置口令，但在實際教學過程中，由于一臺計算機供多個學生使用，為了避免由于他人不知道系統管理員的口令而無法以系統管理員的身份進入系統管理，因此，為了方便多個學生使用則建議不為系統管理員設置口令。

3. 建立賬套是在設置用戶之前還是之后的問題

關于建立賬套是在設置用戶之前還是之后，筆者看了許多這方面的教材，一般是先建立賬套，后設置用戶；或者是建立賬套和設置用戶二者誰在前均可。初次使用本系統時，由于建立賬套時需指定本賬套的賬套主管，因此可以先將擔任本賬套主管的操作員在設置操作員中設置。而其他操作員既可以在建立賬套前設置，也可以在建立賬套后設置。在實際教學中，建議先設置用戶，后建立賬套。

4. 系統管理操作流程

對于初學者來說，應該明確系統管理的操作流程，這一點是非常重要的，它會直接影響到以后子系統的操作。第一次使用本系統，應該按照以下步驟進行操作：啟動系統管理→以系統管理員身份注冊進入系統管理→設置用戶→新建賬套→設置操作員權限→啟動子系統。

5. 關于設置操作員權限的問題

（1）系統管理員和賬套主管設置操作員權限問題。操作員權限管理功能是用于對操作員進行賦權或取消賦權。只有系統管理員和賬套主管有權對操作員權限進行設置，但兩者的權限又有所區別。系統管理員可以指定或取消各賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置；而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權限管理。

（2）設置操作員權限應注意的問題。由于操作員權限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權限，因此，在設置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員設置功能中對非賬套主管的操作員進行操作員權限的設置。系統默認賬套主管自動擁有該賬套的全部權限，故對賬套主管操作員來講，就沒有增加和刪除權限的操作。如果用戶是以賬套主管的身份注冊登錄的，在“操作員權限”窗口中只顯示出非賬套主管的操作員，不顯示賬套主管。

在增加操作員權限過程中，有一些學生經常碰到把操作員權限賦錯，啟用子系統時該操作員沒有此權限，而無法運行的問題。這是因為在具體操作過程中，只選擇了操作員，而沒有選擇或者忘記選擇本企業的核算賬套名稱，這樣就會把權限設置在其他同學的賬套上（因為是多個學生使用同一臺機器），而沒把操作員的權限設置在自己的賬套上。因此設置權限時應注意分別選中“用戶”及相應的“賬套”。

6. 賬套的輸出與引入

賬套的輸出與引入，幾乎是學生每次上機實驗過程中都要使用的功能。因為財務軟件應用課程的上機實驗，其賬套模擬數據處理都是連續進行的，學生每次上機所做的新內容，都要在前一次所做的實驗內容基礎上進行。而校內的計算機房，為使學生用機系統維護方便，大多安裝了硬盤保護卡，學生下機前所輸入的所有賬套數據，在計算機重啟時都不被保存。

由于計算機在運行時經常會受到來自各方面的干擾，如人的因素、硬件的因素、軟件或計算機病毒等因素，有時會造成會計數據被破壞。因此，系統管理模塊窗口中提供了賬套輸出功能。

賬套輸出（即會計數據備份）就是將ERP-U8應用系統所產生的數據備份到硬盤的安全位置或移動存儲介質上保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成硬盤數據丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數據，使系統數據得到盡快恢復以保證業務正常進行。但學生具體操作時，經常也會出現備份錯誤。上機操作時，首先把所有的子系統一一退出，在賬套輸出前，在移動硬盤上建立一個空的文件夾，以便把備份數據存放在文件夾中。然后以系統管理員的身份注冊登錄系統管理，在“系統管理”窗口中單擊“賬套”菜單的“輸出”命令，進入“賬套輸出”對話框。選擇將要進行輸出的賬套，系統自動壓縮所選賬套數據，并要求用戶選擇備份目標，才能按要求完成賬套輸出。最后，再打開硬盤上自己的文件夾時就會出現兩個壓縮文件：UFDATA.BA和UFErpAct.Lst。

賬套引入功能是指將系統外某賬套數據引入到本系統中。以系統管理員的身份注冊登錄系統管理，在“系統管理”窗口單擊“賬套”菜單的“引入”命令，進入“引入賬套數據”對話框。在對話框中選擇所要引入的賬套數據備份文件。賬套數據備份文件是系統卸出的文件，這時顯示一個文件名：UFErpAct.Lst，確認后，即可將賬套備份數據引入到系統中。

7. 系統出現運行異常的處理

學生在上機操作過程中，經常會遇到死機、網絡阻斷等造成系統出現異常，無法運行的問題。針對系統異常，系統管理中提供了“清除單據鎖定”和“清除異常任務”兩項功能。

在使用過程中，由于不可預見的原因造成單據鎖定時，有關單據的操作不能正常進行，此時選擇“視圖”菜單中的“清除單據鎖定”命令，即可恢復正常功能的使用。

系統除了提供手工清除異常任務之外，還增加了自動處理異常任務的功能，不用每次必須由系統管理員登錄系統管理后手工清除。用戶在使用過程中，可以在U8服務管理器中設置服務端異常超時和服務端失效時的時間，提高使用中的安全性和高效性。如果用戶服務端超過限制時間未工作或由于不可預見的原因非法退出某系統，則視此為異常任務，在系統管理主界面顯示“運行狀態異常”提示信息，系統會在到達服務端失效時間內自動清除異常任務。在等待時間內，用戶也可選擇“視圖”菜單中的“清除異常任務”命令，自動刪除異常任務，以釋放異常任務所占用的系統資源。

8. 在系統管理中應注意的其他問題

（1）增加用戶。操作員的編號在系統中必須唯一，不能重復，且不能修改。所設置的操作員一旦被使用，則不能刪除，但可注銷。

（2）建立賬套。如果系統啟用、編碼方案、數據精度設置有誤或沒有設置，可以在“企業門戶”—“基礎信息”進入“基本信息”功能進行修改或設置。

（3）權限。賬套主管擁有該賬套的所有權限，因此無需為賬套主管另外賦權。

9. 結束語

在多年的實驗教學中，筆者感到用友ERP-U8軟件中的系統管理模塊是非常重要的，特別是對于初學者來說，對系統管理中的這些知識點的理解和操作更是一個難點。

主要參考文獻

［1］ 孫蓮香. 財務軟件實用教程［M］. 北京：清華大學出版社，2004.