會計(jì)電算化的質(zhì)量控制

世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，大量跨國公司的出現(xiàn)，更新的金融衍生工具的產(chǎn)生，使從未有過的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劇增，對我國傳統(tǒng)的手工會計(jì)產(chǎn)生了巨大沖擊。許多中小企業(yè)開始實(shí)施會計(jì)電算化，大大提高了會計(jì)工作質(zhì)量，改變了會計(jì)工作面貌，會計(jì)核算和會計(jì)管理環(huán)境發(fā)生了很大變化。但是，隨著會計(jì)電算化的飛速發(fā)展，利用電算化系統(tǒng)的弱點(diǎn)進(jìn)行貪污、舞弊等違法犯罪活動也有所增加，企業(yè)的質(zhì)量控制遇到了許多前所未有的新問題。

一、會計(jì)電算化質(zhì)量控制中存在的問題

（一）會計(jì)工作者的道德素質(zhì)水平及職業(yè)操守有待提高。

1．人為的舞弊行為。電算化系統(tǒng)的內(nèi)部工作人員為了達(dá)到竊取或泄露商業(yè)秘密、非法轉(zhuǎn)移資金、掩蓋各種舞弊行為等非法目的，有意協(xié)助競爭對手獲取和破壞會計(jì)數(shù)據(jù)，從而對會計(jì)軟件、數(shù)據(jù)等進(jìn)行非法篡改、刪除，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

2．工作人員的無意行為。由于電算化系統(tǒng)內(nèi)工作人員素質(zhì)不高或責(zé)任心不強(qiáng)等原因造成的數(shù)據(jù)錄入錯誤、操作步驟失誤、監(jiān)控力度不夠等，使會計(jì)數(shù)據(jù)錄入或處理出現(xiàn)錯誤，從而導(dǎo)致會計(jì)信息的不真實(shí)、不可靠、不完整。

（二）會計(jì)工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平相對較低。

1．在我國，會計(jì)電算化從核算型向管理型轉(zhuǎn)變是其發(fā)展的必然趨勢。核算層的電算化人員大多是由過去的會計(jì)、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來。有的會計(jì)人員職業(yè)判斷能力不強(qiáng)，對政策法規(guī)的運(yùn)用和業(yè)務(wù)處理不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理中估計(jì)、判斷偏差較大，會計(jì)信息失真；有的會計(jì)人員不認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)知識，工作敷衍了事，不能履行會計(jì)人員的職責(zé)，使得單位實(shí)有財(cái)產(chǎn)物資與賬面數(shù)字相差較大；有的會計(jì)人員雖然經(jīng)過正規(guī)的學(xué)習(xí)，但由于滿足于現(xiàn)狀，不注重提高自身的業(yè)務(wù)水平和技能，主動學(xué)習(xí)意識十分淡薄；有的會計(jì)人員知識結(jié)構(gòu)老化、更新較慢，不認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識，不積極參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，對電算化會計(jì)的運(yùn)用存在局限性，不能靈活運(yùn)用軟件，遇到超出范圍的問題，只能找軟件維護(hù)人員，而維護(hù)人員又基本是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對財(cái)務(wù)知識知之較少，雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過會計(jì)電算化的考試，也只是掌握了一些計(jì)算機(jī)的基本應(yīng)用知識，不能靈活運(yùn)用軟件處理會計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)信息加工和分析，滿足各方對財(cái)務(wù)信息的需求。

2. 會計(jì)人員知識結(jié)構(gòu)失衡，與我國日新月異的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相稱。前不久某市對會計(jì)人員的學(xué)歷水平進(jìn)行了實(shí)際調(diào)查。被調(diào)查的308人中碩士研究生1人，占總數(shù)的0.3%；本科生25人，占總數(shù)的8.1%；大專生150人，占總數(shù)的48.7%；中專生47人，占總數(shù)的15.26%；高中生59人，占總數(shù)的19.15%；高中以下21人，占總數(shù)的6.8%。被調(diào)查的會計(jì)人員中最多的是大專學(xué)歷，說明近年來我國會計(jì)大專學(xué)歷教育取得了很大成果，但是大專以下會計(jì)人員明顯偏多，大專以上明顯偏少，兩者形成鮮明對比，反映出結(jié)構(gòu)失衡。在同樣的308人中，既會記賬、編制會計(jì)報(bào)表、寫報(bào)表分析，又能參與管理和決策的只有4人，占總數(shù)的1.3%，明顯偏少，說明高素質(zhì)的會計(jì)人員短缺。此外，我國會計(jì)人員還存在知識結(jié)構(gòu)陳舊老化的現(xiàn)象，該市屬于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，會計(jì)人員的學(xué)歷水平高于全國平均水平，但是還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。

（三）職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則難以落實(shí)。

傳統(tǒng)手工會計(jì)信息處理的一條重要原則就是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則。電算化后，這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，會計(jì)工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相牽制的效力。如有些會計(jì)人員既從事數(shù)據(jù)輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)報(bào)送，這樣就增加了他們在未批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改、復(fù)制或刪除等操作的可能性，從而使會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性受到威脅，也增大了作假舞弊的可能性。

二、保證會計(jì)電算化質(zhì)量控制的對策和措施

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高道德素質(zhì)水平。

熟悉法律法規(guī)是會計(jì)人員職業(yè)道德規(guī)范的重要基礎(chǔ)。會計(jì)人員應(yīng)當(dāng)熟悉財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)、規(guī)章和國家統(tǒng)一會計(jì)制度，并結(jié)合會計(jì)工作進(jìn)行會計(jì)法規(guī)的廣泛宣傳，加強(qiáng)道德修養(yǎng)，強(qiáng)化職業(yè)道德。為了達(dá)到這一目的，應(yīng)鼓勵會計(jì)人員不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，本著以學(xué)習(xí)促應(yīng)用，以考試促提高的宗旨，不斷參加各種學(xué)習(xí)班，進(jìn)行較好的繼續(xù)教育，努力提高自身的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。通過培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)會計(jì)新發(fā)展、新信息，將自己培養(yǎng)成知識全面、懂業(yè)務(wù)、會管理的復(fù)合型財(cái)務(wù)人員。

會計(jì)工作人員應(yīng)當(dāng)做到愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、廉潔自律、客觀公正、堅(jiān)持準(zhǔn)則、提高技能、參與管理、強(qiáng)化服務(wù)。通過調(diào)整會計(jì)工作中的人際關(guān)系，激發(fā)會計(jì)人員的工作熱忱，把提高會計(jì)水平作為自身的道德責(zé)任，達(dá)到為企業(yè)、社會更好地服務(wù)的目的。

（二）盡快提高會計(jì)工作人員的素質(zhì)水平。

對于大多數(shù)核算層的會計(jì)工作者來說，基本上從事的都是基層的填制憑證等日常賬務(wù)處理工作，要處理好這些日常的工作，就必須熟悉會計(jì)處理的法規(guī)規(guī)則，做到規(guī)范化操作。

1．操作規(guī)范化。指嚴(yán)格按操作程序進(jìn)行操作，不得隨意超出操作程序。為了保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件和軟件，確保會計(jì)信息的安全、完整，避免人為因素產(chǎn)生破壞，要求每個上機(jī)人員必須按操作程序開機(jī)、關(guān)機(jī)；用正確的命令進(jìn)入、退出網(wǎng)絡(luò)和財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)；當(dāng)網(wǎng)絡(luò)、賬務(wù)報(bào)表還處于使用狀態(tài)時(shí)，不準(zhǔn)隨意關(guān)機(jī)；使用每個電算系統(tǒng)功能，要按照菜單提示正確操作，避免非法操作造成損失。

2. 錄入會計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化。使用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，大量會計(jì)信息要靠會計(jì)人員手工錄入，這就對會計(jì)人員錄入會計(jì)信息提出了標(biāo)準(zhǔn)化的要求。每個單位財(cái)務(wù)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來做這個工作，具體來說，錄入會計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化是指：A.會計(jì)分錄標(biāo)準(zhǔn)化：對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、歸納，整理出標(biāo)準(zhǔn)會計(jì)分錄清單，并使每個會計(jì)人員掌握；同時(shí)，要先借后貸、方向一致的科目按編碼順序排列；錯賬更正一律采用紅字更正法，避免借、貸方出現(xiàn)虛增、虛減的現(xiàn)象；B.會計(jì)分錄中的摘要標(biāo)準(zhǔn)化：做到摘要簡明、扼要、準(zhǔn)確、完整；C.建立標(biāo)準(zhǔn)化專用詞組和定義常用的記賬憑證，提高記賬憑證錄入速度。標(biāo)準(zhǔn)化的會計(jì)信息，將提高其使用標(biāo)準(zhǔn)摘要或摘要中的標(biāo)準(zhǔn)詞，統(tǒng)計(jì)出其他相關(guān)信息，為財(cái)務(wù)分析提供更詳細(xì)的數(shù)據(jù)。

3. 賬務(wù)處理流程化，也叫會計(jì)核算程序化。具體指對會計(jì)信息的記錄、分類、匯總、陳報(bào)的步驟和方法。即原始憑證的整理、匯總，記帳憑證的填制，日記賬、明細(xì)賬的登記，會計(jì)報(bào)表的編制等。合理地組織賬務(wù)處理流程，對加強(qiáng)會計(jì)電算化的質(zhì)量控制，提高會計(jì)工作的效率，充分發(fā)揮會計(jì)的職能，具有重要意義。

4.加強(qiáng)學(xué)習(xí)。一名合格的管理層會計(jì)人員不僅要有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而且還要有一定的政策理論水平，面對新形勢、新情況和新問題，會計(jì)人員只有通過專業(yè)知識學(xué)習(xí)和在職短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)來刻苦鉆研業(yè)務(wù)，了解和掌握國家財(cái)經(jīng)法規(guī)及審計(jì)、稅務(wù)、統(tǒng)計(jì)、電算化經(jīng)營管理等方面的基本知識，才能逐步提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，要將學(xué)習(xí)與實(shí)際工作相結(jié)合，不斷提高職業(yè)判斷能力和解決實(shí)際問題的能力。其次，要加大高層次會計(jì)人員的培養(yǎng)教育。我國各級各類教育機(jī)構(gòu)要結(jié)合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，及時(shí)調(diào)整辦學(xué)思路，設(shè)置科學(xué)合理的課程，加大高層次會計(jì)人員的培養(yǎng)數(shù)量，從數(shù)量結(jié)構(gòu)和知識層面提高我國會計(jì)人員的整體素質(zhì)。再次，隨著我國改革開放的逐步深入，世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，會計(jì)人員同國外同行打交道的機(jī)會也越來越多，客觀上也要求他們能熟練地掌握和運(yùn)用一門外語。

（三）工作控制分工。

1．崗位劃分。會計(jì)電算化已由單機(jī)操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，將會計(jì)電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、擋案保管等，使各項(xiàng)工作之間相互聯(lián)系，相互制約。

2．崗位權(quán)限與責(zé)任。各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)管理維護(hù)人員擁有較高權(quán)限，負(fù)責(zé)日常軟、硬件的管理維護(hù)，并給其他人員授權(quán)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會計(jì)信息的準(zhǔn)確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯時(shí)應(yīng)及時(shí)通知操作錄入人員改正，未經(jīng)審核的會計(jì)數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。

3．崗位勝任。為確保工作質(zhì)量，在工作分工時(shí)應(yīng)考慮將工作分派給那些接受過培訓(xùn)并有能力完成該項(xiàng)工作的人員，以免對工作質(zhì)量控制帶來較大的負(fù)面影響。